Kontrole i kary - na co uważać po zmianach dla busów od 1 lipca 2026 r.?

Większość firm skupia dziś swoją uwagę na kwestiach technicznych: montażu tachografów, kartach kierowców czy nowych obowiązkach związanych z rejestracją czasu pracy. Tymczasem dla wielu przedsiębiorców prawdziwa rewolucja rozpocznie się dopiero w dziale kadr i płac. Bo tachograf to nie tylko urządzenie rejestrujące aktywność kierowcy. To również początek szczegółowej ewidencji czasu pracy, która bezpośrednio wpływa na sposób naliczania wynagrodzeń.

‍

Koniec „niewidzialnego” czasu pracy kierowców

Dotychczas większość firm funkcjonowała bez tachografów, a ewidencja czasu pracy kierowców opierała się głównie na ręcznych rozpiskach, deklaracjach pracowników czy raportach GPS pokazujących głównie przebieg tras. Takie rozwiązania pozwalały oszacować, gdzie znajdował się pojazd, ale nie dawały możliwości prawidłowego ustalenia czasu pracy kierowcy w rozumieniu przepisów prawa pracy. Wraz z obowiązkowym wyposażeniem busów w tachografy przedsiębiorcy zyskają dostęp do szczegółowych danych dotyczących aktywności kierowców, takich jak czas prowadzenia pojazdu, dyspozycyjność, inna praca, przerwy czy odpoczynki. Oznacza to, że po raz pierwszy możliwe będzie precyzyjne odtworzenie rzeczywistego czasu pracy kierowcy, a tym samym prawidłowe rozliczanie nadgodzin, pracy w porze nocnej, pracy w niedziele i święta oraz innych składników wynagrodzenia. To właśnie dlatego nadchodzące zmiany nie są wyłącznie zmianą transportową – są przede wszystkim rewolucją w obszarze kadr, płac i rozliczania wynagrodzeń kierowców.

‍

Rewolucja w kadrach i płacach kierowców busów

Wraz z objęciem przewozów busami przepisami rozporządzenia 561/2006 oraz rozszerzeniem stosowania ustawy o czasie pracy kierowców, wielu przewoźników po raz pierwszy będzie musiało zmierzyć się z zagadnieniami, które od lat funkcjonują w transporcie ciężkim.

Mowa między innymi o:

To właśnie tutaj może pojawić się największe wyzwanie dla przedsiębiorców. Dotychczas wiele z tych zagadnień funkcjonowało w oparciu o uproszczone rozliczenia, szacunki lub wewnętrzne praktyki stosowane w firmach. Od momentu, gdy podstawą rozliczeń staną się dane zapisane w tachografie, każda aktywność kierowcy będzie mogła zostać zweryfikowana i powiązana z konkretnymi obowiązkami pracodawcy w zakresie czasu pracy oraz wynagrodzeń. A to oznacza, że błędy, które do tej pory często pozostawały niewidoczne, mogą stać się źródłem realnych konsekwencji finansowych i prawnych dla przedsiębiorstwa.

‍

Nowe przepisy – nowe ryzyka dla firm do 3,5 tony

Pierwszym istotnym ryzykiem jest niewłaściwie skonstruowana polityka wynagrodzeń. W wielu firmach funkcjonujące dziś modele rozliczeń powstawały w warunkach ograniczonej ewidencji czasu pracy i opierały się przede wszystkim na stałych stawkach dziennych lub uproszczonych zasadach rozliczeń. Po wdrożeniu tachografów każda aktywność kierowcy będzie możliwa do zweryfikowania, a ewidencja czasu pracy zacznie bezpośrednio wpływać na wysokość wynagrodzenia. Kluczowe znaczenie zyska prawidłowa konfiguracja list płac, właściwe rozliczanie dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej czy w niedziele i święta, a także wykorzystanie dostępnych ulg i rozwiązań pozwalających optymalizować koszty zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Drugim obszarem ryzyka są potencjalne roszczenia kierowców. Branża transportowa doskonale pamięta sytuację, jaka miała miejsce w 2022 roku po wejściu w życie Pakietu Mobilności, kiedy wielu pracowników zaczęło kwestionować dotychczasowe zasady rozliczeń i dochodzić swoich praw. Bardzo podobny scenariusz może powtórzyć się w sektorze busów. Kierowcy coraz częściej wymieniają się informacjami na forach branżowych, grupach internetowych czy podczas rozmów na parkingach. Problem polega na tym, że część tych informacji opiera się na niepełnej wiedzy lub powielanych mitach. Niezależnie jednak od ich źródła, rosnąca świadomość pracowników może prowadzić do składania roszczeń dotyczących nadgodzin, pracy w porze nocnej czy innych składników wynagrodzenia. W przypadku sporu sądowego to właśnie analiza danych z tachografu oraz prawidłowość prowadzonej ewidencji czasu pracy będą stanowiły podstawowy materiał dowodowy.

Trzecim ryzykiem są kontrole organów państwowych. Zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych od lat opierają swoje ustalenia w branży transportowej przede wszystkim na analizie danych z tachografów, ewidencji czasu pracy, list płac oraz potwierdzeń wypłaty wynagrodzeń. Po objęciu obowiązkiem stosowania tachografów również przewoźników wykonujących transport pojazdami do 3,5 tony, możliwości weryfikacji prawidłowości rozliczeń znacząco wzrosną. Dane zapisane w urządzeniu będą mogły zostać bezpośrednio porównane z dokumentacją kadrowo-płacową, co pozwoli szybko wychwycić wszelkie nieprawidłowości.

Wielu przewoźników może po raz pierwszy zetknąć się z sytuacją, w której każda minuta aktywności kierowcy znajdzie swoje odzwierciedlenie zarówno w ewidencji czasu pracy, jak i na liście płac. Dlatego już dziś warto przeanalizować obowiązujące w firmie procedury, sposób naliczania wynagrodzeń oraz organizację procesu rozliczania kierowców. Im wcześniej przedsiębiorca przygotuje się do nowych realiów, tym łatwiej będzie uniknąć kosztownych błędów, sporów z pracownikami i problemów podczas kontroli.

Jak przygotować firmę do nowych obowiązków?

Przygotowania nie powinny ograniczać się wyłącznie do zakupu urządzeń i wyrobienia kart kierowców. Wdrożenie tachografów to dopiero początek — realna zmiana zaczyna się tam, gdzie dane z tachografu trzeba przełożyć na ewidencję czasu pracy, listę płac i konkretne kwoty wynagrodzeń.

Warto przeprowadzić kompleksowy audyt obejmujący:

Doświadczenia ostatnich lat pokazują, że największe problemy nie pojawiają się przy samym montażu tachografu, ale przy pierwszych listach płac sporządzonych na podstawie nowych danych. To właśnie wtedy okazuje się, czy firma ma prawidłowo skonstruowany model wynagrodzeń, właściwe procedury i dokumenty, które pozwalają bezpiecznie rozliczyć kierowcę. Im wcześniej przedsiębiorca zweryfikuje te obszary, tym mniejsze ryzyko błędów, sporów z kierowcami i kosztownych korekt.

Wynagrodzenia kierowców po zmianach – jak połączyć zgodność z przepisami i optymalizację kosztów?

Wielu przedsiębiorców obawia się, że wraz z pojawieniem się tachografów i pełnej ewidencji czasu pracy możliwości optymalizacji kosztów wynagrodzeń praktycznie znikną. W praktyce jest jednak dokładnie odwrotnie. Im większe znaczenie będą miały prawidłowe rozliczenia czasu pracy, tym większego znaczenia nabierze odpowiednio skonstruowana polityka wynagrodzeń oraz umiejętne wykorzystanie rozwiązań przewidzianych przez obowiązujące przepisy.

W dalszym ciągu istnieją instrumenty pozwalające ograniczać obciążenia podatkowe związane z zatrudnieniem kierowców. Mowa między innymi o prawidłowym stosowaniu ulg podatkowych związanych z pracą za granicą, tzw. wirtualnych dietach, rozliczaniu kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej czy wprowadzaniu ekwiwalentów związanych z używaniem i konserwacją własnej odzieży roboczej, narzędzi lub środków higieny. Choć poszczególne rozwiązania mogą wydawać się niewielkie, w skali roku oraz całej floty pojazdów przekładają się na bardzo konkretne kwoty pozostające w przedsiębiorstwie.

Kluczowe jest jednak to, że żadne z tych rozwiązań nie powinno być wdrażane schematycznie. To, co sprawdzi się w jednej firmie, nie zawsze będzie korzystne w innej. Charakter wykonywanych przewozów, liczba dni spędzanych za granicą, model pracy kierowców czy wysokość wynagrodzeń wpływają bezpośrednio na opłacalność poszczególnych składników płacowych. Dlatego skuteczna optymalizacja nie polega na szukaniu „gotowych trików”, ale na prawidłowym połączeniu rozliczania czasu pracy, polityki wynagrodzeń oraz przepisów podatkowych.

Właśnie dlatego wdrożenie tachografów warto potraktować nie tylko jako nowy obowiązek, ale również jako dobry moment do przeprowadzenia audytu wynagrodzeń kierowców. W wielu firmach analiza list płac pokazuje bowiem nie tylko potencjalne ryzyka, ale również obszary, w których koszty można ograniczyć w sposób całkowicie zgodny z przepisami.

Bezpłatny webinar: Tachografy w busach a wynagrodzenia kierowców – jak przygotować firmę na zmiany od 1 lipca 2026 r.?

Wdrożenie tachografów w pojazdach do 3,5 tony to znacznie więcej niż nowy obowiązek techniczny. To zmiana, która wpłynie na sposób ewidencjonowania czasu pracy kierowców, naliczania wynagrodzeń, planowania kosztów oraz przygotowania firmy do kontroli.

Podczas webinaru „Kadry i płace po zmianach 2026 – jak rozliczać kierowców busów zgodnie z przepisami?” pokażę, jakie konsekwencje dla przedsiębiorców niesie pełna ewidencja czasu pracy, jakie ryzyka pojawią się po wdrożeniu tachografów oraz jak przygotować politykę wynagrodzeń do nowych realiów.

Porozmawiamy również o praktycznych aspektach rozliczania kierowców, możliwościach legalnej optymalizacji kosztów oraz najczęstszych błędach, które mogą skutkować roszczeniami pracowników lub problemami podczas kontroli.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na nadchodzące zmiany i dowiedzieć się, jak połączyć zgodność z przepisami z efektywnym zarządzaniem kosztami wynagrodzeń – zapraszam do udziału w webinarze.

‍

‍

‍

Paulina Bis

Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie

Kogo będą dotyczyły tachografy po 1 lipca 2026?

Na wstępie warto zaznaczyć, że teoretycznie „nowe” przepisy zostały uchwalone i wpisane do tekstu Rozporządzenia (WE) 561/2006 już 20 sierpnia 2020 r. Biorąc to pod uwagę, należy spuścić zasłonę milczenia na wszelkie głosy sugerujące ewentualne odroczenie nadchodzących zmian, ponieważ od prawie 6 lat wiadomo, że – zgodnie z treścią art. 2 ust. 1 lit. aa wspomnianego rozporządzenia – obejmie ono międzynarodowy lub kabotażowy transport drogowy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony. Co za tym idzie, pojazdy te będą musiały zostać wyposażone w najnowsze tachografy inteligentne (G2V2), które to skrzętnie będą rejestrować informacje o aktywności kierowcy. Do tej pory stanowiło to domenę transportu powyżej 3,5t, jednak już niebawem do tego grona dołączą także kierowcy busów.  

Z perspektywy polskiego przedsiębiorcy oznaczać to będzie, że niemalże każdy zarobkowy przewóz drogowy pomiędzy dwoma różnymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej wymagał będzie respektowania obowiązujących limitów w zakresie czasu prowadzenia pojazdu, przerw czy odpoczynków. Na tych samych zasadach powinny być realizowane przewozy kabotażowe, czyli te realizowane w całości wewnątrz, innego niż Polska, kraju wspólnoty.

Wątpliwości podczas kontroli może wzbudzać sformułowanie „międzynarodowy transport drogowy” niefortunnie użyte oryginalnie w polskiej wersji rozporządzenia, które to zdefiniowane w Ustawie o transporcie drogowym odnosi się do prowadzenia działalności gospodarczej w przedmiotowym zakresie. Jednocześnie jednak wyraźnie wskazano, że przepisy stosuje się do „przewozu drogowego w międzynarodowym transporcie drogowym”, co wyraźnie wskazuje na intencje ustawodawcy.

‍

Zwolnienia z tachografów w busach

Od 1 lipca zakres obowiązywania rozporządzenia zostanie poszerzony, jednak nie obejmie on dokładnie wszystkich kierowców pracujących w transporcie drogowym. Przede wszystkim zmianie nie ulegną zasady wykonywania przewozów krajowych. Tutaj dalej obowiązywać będzie stara zasada, w myśl której tachografy instalowane i użytkowane są w ciężarówkach o DMC większej niż 3,5 t, a mniejsze pojazdy będą zwolnione z tego obowiązku. Po zmianach w międzynarodówce na nieco mniej rygorystyczne traktowanie w przedmiotowym zakresie podczas kontroli drogowych mogą liczyć kierowcy furgonów, których DMC nadal nie będzie przekraczało granicy 2,5t.  

Oprócz tych wskazanych przypadków, które wynikają bezpośrednio ze znowelizowanej treści art. 2, nadal obowiązywać będą wyłączenia określone w art. 3 rozporządzenia. Zaliczają się do nich m.in. przewozy niehandlowe pojazdami o DMC nieprzekraczającym 7,5t, toteż przykładowo osoby regularnie podróżujące kamperami na zagraniczne wczasy mogą spać spokojnie. Do niniejszego katalogu dołączony został jednak kolejny punkt obejmujący kierowców wykonujących przewóz towarów busami na potrzeby własne przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że prowadzenie pojazdu nie stanowi ich głównego zajęcia, dzięki temu nowelizacja nie obejmie w znacznej części przypadków przewozów niezarobkowych, wykonywanych pomocniczo w stosunku do głównej prowadzonej działalności gospodarczej.  

‍

Jak korzystać z tachografu w busie?

Zasady korzystania z urządzeń rejestrujących także pozostaną bez zmian w stosunku do tego, jak do tej pory wyglądało to w samochodach ciężarowych i autobusach. Należy zadbać o zachowanie ciągłości zapisów aktywności z ostatnich 56 dni w taki sposób, by na podstawie danych z karty kierowcy można było ustalić, jak pracował w tym okresie. W tym celu wszystkie swoje aktywności kierujący powinien zaznaczać w tachografie za pomocą odpowiedniej ikony:

Wspomniane 56 dni jest okresem podlegającym kontroli na drodze, dlatego też należy zapewnić ciągłość informacji. Jeśli w wyniku oddalenia od pojazdu kierowca nie może w danym momencie rejestrować swojej aktywności „na żywo”, niezwłocznie po powrocie do pojazdu powinien własnoręcznie wykonać wpis manualny, uzupełniając w ten sposób brakujący okres. W przeciwnym razie może narazić się na wysokie kary.

‍

Czas pracy kierowcy busa

‍

Nadciągająca reforma tak naprawdę, stanowić będzie jedynie poszerzenie grona przewoźników podlegających pod aktualnie stosowane przepisy, ponieważ rozporządzenie 561/2006 jest doskonale znane w branży. Pomimo różnych głosów pojawiających się na rynku, kierowcy busów w transporcie międzynarodowym zostaną objęci tymi samymi regulacjami w zakresie czasu pracy, którym dotychczas podlegali kierowcy ciężarówek i autobusów.  

Po pierwsze, wprowadzone zostanie ograniczenie czasu, jaki potencjalnie może zostać poświęcony na prowadzenie pojazdu. Limity będą wynosić kolejno:  

‍

‍

Po drugie, kierowcy i przewoźnicy będą zobowiązani skrupulatnie planować przerwy w pracy kierowcy tak, by w żadnym wypadku nie dopuścić do przekroczenia 4,5 godziny jazdy, ponieważ po tym czasie kierującemu przysługiwać będzie przerwa w wymiarze co najmniej 45 minut.

‍

‍

Dopuszczalne będzie dzielenie jej na krótsze okresy, trwające odpowiednio min. 15 i min. 30 minut, jednak należy rozplanować je w taki sposób, by nadal nie doszło do naruszenia bazowego czasu jazdy.

‍

‍

Po trzecie, zasadniczej zmianie ulegną zasady odbioru odpoczynku, czyli nieprzerwanego okresu wolnego od pracy, w którym kierowca swobodnie dysponuje swoim czasem. Począwszy od odpoczynków dziennych, w każdym 24-godzinnym okresie, po zakończeniu poprzedniego odpoczynku, kierowca powinien odebrać kolejny, trwający nieprzerwanie 11 godzin, z możliwością trzykrotnego skrócenia go do wymiaru 9 godzin w okresie między odpoczynkami tygodniowymi. Z tym zagadnieniem związana jest powszechnie kojarzona norma odpowiednio 13 lub 15 godzin pracy, która pozwala tak planować aktywność osoby prowadzącej pojazd, by zapewnić jej możliwość wykonania odpoczynku w tzw. „dobie”. Dopuszczalny będzie także odbiór odpoczynku w częściach jako odpoczynku dzielonego (min. 3h + min. 9h), który, pomimo że zamyka dzień kierowcy 9-godzinnym postojem, traktowany jest łącznie jako odpoczynek regularny.

‍

Wspomniane odpoczynki tygodniowe powinny z kolei przypadać nie rzadziej niż co 6 okresów 24-godzinnych, czyli 144 godziny, licząc od zakończenia jednego do rozpoczęcia następnego. One także mogą być odebrane w 2 wymiarach:

‍

‍

Podobnie jednak jak w przypadku odpoczynków dziennych, skrócenie odpoczynku tygodniowego nie może stanowić normy, dlatego każde takowe skrócenie należy zrekompensować równoważnym okresem odpoczynku odbieranym razem z innym odpoczynkiem. Dla przykładu, kierowca, który wykona odpoczynek tygodniowy w wymiarze 30 godzin, powinien odebrać rekompensatę w wymiarze: 45 – 30 = 15 godzin. Należy ją dołączyć do innego odpoczynku najpóźniej przed końcem 3 tygodnia następującego po skróceniu.  

Co więcej, przepisy stanowią, że w każdych dwóch następujących po sobie tygodniach należy odebrać co najmniej 2 odpoczynki regularne lub 1 odpoczynek regularny a 1 skrócony. W praktyce dopuszczalne jest zatem skracanie maksymalnie co drugiego odpoczynku tygodniowego, chociaż również w tym zakresie dopuszczalne są pewne odstępstwa. Przy okazji należy także zwrócić uwagę na obowiązujący zakaz odbywania w pojeździe odpoczynków trwających dłużej niż 45 godzin, który zabrania tym samym kierowcy odbioru regularnego odpoczynku tygodniowego na parkingu przy trasie. Stosownie do tego zapisu dłuższe okresy czasu wolnego powinny być spędzane w miejscu przystosowanym do tego celu pod kątem noclegowo-sanitarnym, a najlepiej w miejscu zamieszkania kierowcy. Zestawiając zatem powyższe aspekty planowania odpoczynków tygodniowych, otrzymujemy jeden z fundamentów popularnych systemów pracy takich jak 2/1, 3/1 itp.  

To, oczywiście, jedynie pewien fundament w zakresie planowania pracy kierowców busów po zmianach. Rozporządzenie 561/2006 obfituje w wiele dodatkowych niuansów, które należy wziąć pod uwagę, ale które mogą także ułatwić planowanie podróży, pozwalając np. na przerwanie odpoczynku, kiedy kierujący towarzyszy pojazdowi transportowanemu promem czy umożliwiając odstąpienie na mocy art. 12 od stosowania przepisów w sytuacjach wyjątkowych.  

Oprócz zagadnień ujętych w przepisach unijnych, wraz z 1 lipca poszerzy się również zakres stosowania rodzimej Ustawy o czasie pracy kierowców. Znajdujące się w ustawie ograniczenia dotyczące czasu pracy obowiązują aktualnie kierowców zatrudnionych na umowę o pracę, pomijając tym samym np. zleceniobiorców. Po zmianach, z racji objęcia rozporządzeniem 561, normy ustawowe obowiązywać będą bez względu na formę zatrudnienia. Do najważniejszych należy zaliczyć:

‍

‍

Kiedy należy używać tachografu w busie?

Tachograf jest urządzeniem dedykowanym dla celów rejestrowania czasu pracy kierowcy, by dalej móc jednoznacznie egzekwować przestrzeganie obowiązujących norm. Pełni tym samym funkcję swoistej „czarnej skrzynki”. Obowiązkowo powinien być instalowany we wszystkich pojazdach podlegających rozporządzeniu 561/2006, dlatego też na coraz szerszą skalę będą one instalowane w nowych pojazdach już od 2,5t DMC. Należy jednak pamiętać, że sama jego obecność w kabinie pojazdu, nie obliguje do jego użytkowania i respektowania przepisów rozporządzenia.  

We wcześniejszej części artykułu wskazano, kiedy kierujący busem nie będzie podlegał zmienionym regulacjom. Co za tym idzie nie będzie musiał korzystać też z tachografu. W tej sytuacji może skorzystać z wbudowanej w urządzenie funkcji „OUT”, która sygnalizuje, że bieżący przewóz wykonywany jest poza zakresem stosowania rozporządzenia. Skorzystają z niej m.in. kierowcy wykonujący przewozy krajowe.

Z drugiej zaś strony, w transporcie międzynarodowym, obowiązek rejestrowania aktywności obejmować będzie cały przewóz drogowy, zarówno na krajowym jak i zagranicznym odcinku trasy. Opłakane w skutkach mogą okazać się próby „włączania” tachografu dopiero na granicy państwa, próbując w ten sposób obejść przepisy. Kluczowym jest fakt, że aktualnie realizowany przewóz jest międzynarodowy, nawet jeśli kierowca jeszcze nie przekroczył granicy.

‍

Przygotowania do zmian

Konieczność rejestrowania czasu pracy i biegłego posługiwania się normami czasu pracy wymusza na firmach i kierowcach właściwe przygotowanie. Kierowca jest zobowiązany wyrobić sobie imienną kartę do tachografu, zaś firma będzie musiała wyposażyć się w kartę przedsiębiorstwa. Wbrew różnym opiniom, do ich uzyskania, nie ma konieczności realizowania kursów kwalifikacyjnych czy zdawania żadnych egzaminów.  

Przedsiębiorca powinien dodatkowo zadbać o możliwość wykonania pozostałych obowiązków, do których zaliczyć należy okresowe odczytywanie danych z karty kierowcy i tachografu, wyposażając się m.in. w odpowiednie narzędzia. Więcej informacji na ten temat można zaczerpnąć z poniższego artykułu: Zegar tyka - coraz bliżej zmiany dla przewoźników do 3,5 tony | Tachografy

‍

Podsumowanie

Wejście w życie nowych przepisów to bez wątpienia przełomowy moment, który na nowo zdefiniuje zmieni oblicze międzynarodowego transportu drogowego. Choć konieczność montażu tachografów i skrupulatnego rejestrowania aktywności oznacza dla wielu przewoźników spore wyzwanie organizacyjne, kluczem do sukcesu pozostaje rzetelne i odpowiednio wczesne przygotowanie. Zrozumienie nowych reguł gry – od prawidłowego wykonywania wpisów manualnych po bezwzględne przestrzeganie limitów jazdy i odpoczynków – pozwoli firmom nie tylko uniknąć drastycznych kar finansowych, ale też zoptymalizować codzienne operacje logistyczne. Warto pamiętać, że nowoczesne narzędzia cyfrowe do analizy danych są dziś po to, by wspierać przedsiębiorców w tej transformacji, a nie tylko ułatwiać ich kontrolowanie.  

Czas na analizy właśnie się skończył i w obliczu nadchodzących zmian liczy się już tylko błyskawiczna reakcja oraz natychmiastowe zabezpieczenie firmy przed paraliżem logistycznym.

‍

Nagranie webinaru

‍

Marek Sobczyński

Ekspert ds. licencji i transportu

Kogo dotyczy SENT? Jakie towary podlegają zgłoszeniu do SENT?

System wprowadzono mocą przepisów ustawy z dnia 9 marca 2017r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Już z tytułu owego aktu prawnego daje się wyciągnąć wniosek, iż przepisy w nim zapisane mają być narzędziem śledzenia przewozów różnych towarów. Stanowią też narzędzie nadzoru nad obrotem paliwami opałowymi. Oczywiście nie wszystkie towary, które w naszym kraju, czy też przez terytorium Polski są transportowane musza być śledzone. Prawodawca, pierwotnie ograniczył ten obowiązek do artykułów których obrót pociągał za sobą przypadki wyłudzeń podatku VAT, zaniżania jego wymiaru, czy też nieodprowadzania innych danin publicznych. Stopniowo jednak katalog towarów objętych systemem był rozszerzany. Ostatnie działania organów państwa doprowadziły np. do objęcia monitorowaniem odzieży i obuwia, przyprawiając o ból głowy nawet drobnych handlowców, oferujących takie produkty choćby na targowiskach. W niedługim czasie monitorowaniem objęty zostanie przewóz betonu towarowego i innych, podobnych mieszanek organicznych wykorzystywanych w budownictwie.  

O zmianach w systemie SENT pisaliśmy więcej w tym miejscu: SENT Miesiąc z nowymi przepisami o monitorowaniu – wcale nie miodowy | Regulacje Prawne

‍

Jak zrobić zgłoszenie do SENT?

Przed rozpoczęciem przewozu towarów wskazanych w ustawie z dnia 9 marca 2017r. lub też rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2022r. w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi, operacja taka musi zostać zgłoszona organom za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo – Celnych. Oczywiście przed dokonaniem zgłoszenia, firma wysyłająca towar, odbierająca go lub przewoźnik, musi założyć konto elektroniczne, pozwalające na jego dokonanie. Proces zgłoszenia kończy się uzyskaniem numeru referencyjnego, jak i kluczy cyfrowych dla przewoźnika i ewentualnie dla podmiotu, który to w pewnych sytuacjach zgłoszenie takie ma obowiązek zamknąć, deklarując odbiór towarów w konkretnej ilości. Już na etapie kreowania zgłoszenia możliwe jest wezwanie do siedziby któregoś z urzędów celnych w celu dokonania przez organy kontroli, zadeklarowanego do przewozu towaru. Taką informację należy przekazać przewoźnikowi, który zobowiązany jest do przedstawienia towaru do kontroli wraz z towarzyszącymi mu dokumentami.

‍

Obowiązki przewoźnika w systemie SENT

Liczne obowiązki w zakresie przewozów objętych systemem SENT ciążą na przewoźniku. Musi wyposażyć pojazd, którym dana operacja jest wykonywana w sprawny i pracujący lokalizator. Można  skorzystać z aplikacji dostarczanej przez organy państwa lub też zamontować w pojeździe zewnętrzny nadajnik pozycjonujący. Kierowca z kolei, obciążony jest obowiązkiem czuwania nad prawidłową pracą tego sprzętu. Każde z opisanych rozwiązań ma swoje dobre i złe strony. Aplikacja jest darmowa, lecz istnieje ryzyko, iż kierowca zapomni ją uruchomić. Z kolei sprzęt pozycjonujący podłączony w pojeździe na stałe, wymaga wnoszenia opłat za usługę firmie zewnętrznej, która zajmuje się transmisją danych. Sytuacja jest tu analogiczna do modelu wnoszenia opłat drogowych e-toll. Przewoźnik przed rozpoczęciem przejazdu ma też obowiązek uzupełnienia zgłoszenia, przez wpisanie pewnych informacji dotyczących własnej firmy a w przypadku tranzytu przez Polskę z innego kraju Unii Europejskiej, nawet dokonania zgłoszenia. Ważne jest też wyposażenie kierowcy w numer referencyjny zgłoszenia jak i numer lokalizatora, pozostającego w pojeździe.

‍

Jakie kary grożą za niezgłoszenie przewozu do SENT?

Ustawa o monitorowaniu, jak wiele innych aktów prawnych zawiera sankcje nakładane za niewypełnienie zapisanych w niej obowiązków. Przy czym ten właśnie akt prawny jest nośnikiem bardzo wysokich kar, których nałożenie może powodować daleko idące kłopoty po stronie ukaranego podmiotu. Już mandaty nakładane na kierowców ukształtowane zostały przez ustawodawcę na bardzo wysokim poziomie. Zatem osoba, która rozpoczęła przejazd z towarem monitorowanym nie wiedząc o tym, choćby dlatego, że nadawca zagraniczny nie mając świadomości w zakresie polskiego prawa, nie poinformował nikogo, iż dana przesyłka musi być śledzona, zapłaci grzywnę w wysokości od 5000 do 7500 zł. Na podobną sankcję narażony jest kierowca, który nie zauważy przerwy w pracy lokalizatora i w wymaganym czasie nie zatrzyma pojazdu. Dodać warto w tym miejscu, iż w całym systemie odpowiedzialność personalna (osobista) dotyczy w zasadzie kierowców. W przypadku innych naruszeń prawa, bez względu na to kto je spowodował, odpowiedzialność ponosi firma – a nie jej pracownik, który np. błędnie uzupełnił dane zgłoszenia. Wyłom od tej zasady znajdziemy przy zamykaniu zgłoszenia dostawy paliw opałowych. Tam na sankcję w wysokości 1 000 zł. naraża się osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, która nie zadeklarowała odbioru tych właśnie paliw.

‍

Co grozi za zaniedbanie obowiązków w systemie SENT?

Zdecydowanie większe kary dotykają podmioty zobowiązane do wykreowania zgłoszenia na PUESC. Będą to z reguły podmioty wysyłające lub odbierające. Za zaniechanie dokonania zgłoszenia, kara ukształtowana została na poziomie 46% wartości przewożonego towaru, przy czym jej wymiar nie może być niższy, niż 20 000 zł. Przykładowo więc, niedokonanie zgłoszenia przesyłki o wartości 100 000 zł skutkować będzie sankcją w wysokości 46 000 zł. Niejednokrotnie taka sankcja może stać się przyczyną utraty płynności finansowej i w perspektywie dłuższego czasu i niesprzyjających okoliczności zdecydować o zamknięciu firmy. Z kolei przewoźnik, który nie dokona zgłoszenia przejazdu tranzytowego przez terytorium naszego kraju, naraża się na karę w wysokości 20 000 zł. Zatem sankcje są wysokie.

‍

Jak przygotować firmę do obsługi SENT?

Firma Drivia pozostaje oczywiście do dyspozycji Klientów w zakresie doradztwa przy wykonywaniu przewozów objętych obowiązkiem monitorowania. Jej pracownicy dysponują ekspercką wiedzą na ten temat, zapraszamy zatem do współpracy.

‍

Maciej Wyrzykowski

Ekspert ds. transportu, wykładowca