Przepisy narzucają na firmy, które chcą wykonywać zarobkowy transport drogowy konieczność uzyskania stosownej licencji. Rodzaj licencji zależy od dopuszczalnej masy całkowitej wykorzystywanych pojazdów (lub liczby miejsc do przewożenia pasażerów) oraz od zasięgu wykonywanego transportu (krajowy lub międzynarodowy). Najpopularniejszym dokumentem jest zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, które uprawnia do wykonywania krajowych przewozów pojazdami o dmc powyżej 3,5 tony w transporcie rzeczy oraz powyżej 9 osób łącznie z kierowcą w transporcie osób. Jeśli firma ma zamiar wykonywać przewozy międzynarodowe, to poza zezwoleniem musi uzyskać również licencję wspólnotową.

Przedsiębiorca, który chce uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (oraz opcjonalnie licencję wspólnotową) musi spełniać następujące wymagania:

1. posiadać rzeczywistą i stałą siedzibę
2. cieszyć się dobrą reputacją
3. posiadać wymaganą zdolność finansową
4. posiadać wymagane kompetencje zawodowe

Spełnianie poszczególnych warunków dokumentuje się na dedykowanych wnioskach oraz dołączonych dokumentach składanych do właściwego urzędu.

Cena urzędowa wydania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego to 1000 zł (oraz 110 zł za każdy wypis). Wydanie licencji wspólnotowej w transporcie rzeczy to dodatkowy koszt 4000 zł przy licencji na 5 lat (440 zł za każdy wypis) oraz 8000 zł przy licencji na 10 lat (880 zł za każdy wypis). Wydanie licencji wspólnotowej w transporcie osób to dodatkowy koszt 3600 zł przy licencji na 5 lat (396 zł za każdy wypis) oraz 7200 zł przy licencji na 10 lat (792 zł za każdy wypis).

Poza wymienionymi kosztami urzędowymi, na przedsiębiorcę mogą czekać dodatkowe koszty związane z uzyskaniem zabezpieczenia finansowego, uzyskaniem Certyfikatu Kompetencji Zawodowych, pobraniem informacji o niekaralności czy wynajęciem bazy eksploatacyjnej.

Licencja jest dokumentem wydawanym konkretnej firmie i tylko dana firma może się nią posługiwać. Często myli się "użyczenie licencji" z "użyczeniem Certyfikatu Kompetencji Zawodowych", czyli dokumentu niezbędnego do wydania licencji. Co do zasady, nie da się użyczyć ani licencji ani Certyfikatu, jednak w przypadku Certyfikatu użyczeniem potocznie określa się podpisanie umowy z osobą posiadającą Certyfikat.

Urząd rozpatruje wnioski w ciągu 30 dni, a w sprawach szczególnie zawilych - w ciagu 3 miesięcy. W praktyce rozpatrzenie wniosku o wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego najczęściej odbywa się niezwłocznie po złożeniu wniosku, zaś na licencję wspólnotową czeka się ok. 2-3 tygodni.

Wypis z licencji to dokument wydawany razem z licencją potwierdzający posiadanie uprawnień do wykonywania zawodu przewoźnika przez przedsiębiorcę. Wypis musi znajdować się w pojeździe w trakcie realizacji zlecenia przewozowego. Co ważne, wypis nie jest przypisany do konkretnego auta.

Nie. Przedstawienie osoby zarządzającej transportem, która posiada Certyfikat Kompetencji Zawodowych to tylko jeden z kroków do uzyskania przez firmę licencji transportowej.

Przewóz na potrzeby własne został ujęty w prawie jako przewóz pomocniczy w stosunku do podstawowej działalności przedsiebiorcy. W przypadku wykonywania tego rodzaju działalności pojazdami powyżej 3,5 tony lub 9 osób łącznie z kierowcą firma zobowiązana jest do uzyskania zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne (krajowego lub międzynarodowego). Nie musi natomiast uzyskiwać licencji transportowej.

Busami potocznie określa się pojazdy do przewozu rzeczy o dopuszczalnej masie całkowitej 2,5-3,5 tony. Jeżeli takie pojazdy wykonują przewozy wyłącznie po kraju to licencja nie jest wymagana. W odniesieniu to międzynarodowego przewozu zarobkowego wymagane są takie same dokumenty jak przy przewozie pojazdami powyżej 3,5 tony (zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz licencja wspólnotowa).

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wydawane jest bezterminowo. Licencję wspólnotową na międzynarodowe przewozy wydaje się na 5 lub 10 lat.  

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wydawane jest przez Starostę właściwego dla miejsca siedziby przedsiębiorcy, zaś licencję wspólnotową wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego.