W codziennej nomenklaturze określenie przewozu na potrzeby własne nagminnie stosowane jest w nieprawidłowym kontekście. A przecież ustawa o transporcie drogowym w art. 4 pkt 4 dokładnie definiuje, jakiego rodzaju transport można nazwać przewozem na potrzeby własne. Pojęcie to oznacza każdy przejazd pojazdu po drogach publicznych z pasażerami lub bez, załadowanego lub bez ładunku, przeznaczonego do nieodpłatnego krajowego i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej.
Z definicji ustawowej wyraźnie zatem wynika, że przewóz na potrzeby własne stanowi czynność, którą jest wykonywana w związku z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, nie stanowiąc jednocześnie samego przedmiotu działalności. Jest to transport, który należy wykonać wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowego i stałego obrotu w firmie, który jednak w sposób bezpośredni nie przynosi przychodów. Kluczowe są tu dwie cechy: nieodpłatność i pomocniczy charakter.
Sam transport niezarobkowy w ustawie podzielono dodatkowo na krajowy i międzynarodowy, odpowiednio do trasy, jaką pokonuje pojazd. Podczas przewozów wykonywanych w całości w granicach Polski mówimy o krajowym, zaś przy przekroczeniu granicy o międzynarodowym przewozie na potrzeby własne.
Okazuje się jednak, że nie każdy przewóz, który z pozoru wydaje się niezarobkowym rzeczywiście nim jest. Wynika to z faktu, że oprócz braku zysku i wspierającego charakteru, taka operacja powinna spełniać łącznie jeszcze cztery dodatkowe kryteria, żeby została potraktowana jako przewóz na potrzeby własne:
Zanim przewóz zostanie zakwalifikowany jako wykonywany na potrzeby własne, należy sprawdzić, czy spełnia wszystkie wskazane wyżej warunki. Niespełnienie choćby jednego z nich może skutkować uznaniem go za transport drogowy, wymagający posiadania odpowiedniej licencji. Jej uzyskanie wiąże się natomiast ze spełnieniem znacznie bardziej rygorystycznych wymogów.
Opłakanym w skutkach mogłoby okazać się stwierdzenie, że transport niezarobkowy nie podlega branżowym przepisom. Co prawda, ustawa o transporcie drogowym swoim zakresem stosowania nie obejmuje wszystkich przewozów na potrzeby własne, jednak znaczącej części z nich został poświęcony obszerny rozdział ustawy. Zwolnieni będą przedsiębiorcy przewożący na potrzeby własne rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) nieprzekraczającej 3,5t oraz osoby samochodami osobowymi i 7-9-miejscowymi busami.
W pozostałych przypadkach transport niezarobkowy podlegał będzie pod wspomnianą ustawę w zakresie m.in. obowiązku uzyskania zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne czy warunków zatrudnienia kierowcy.
Oprócz przewozów, które ze względu na swoją specyfikę mieszczą się w przytoczonej na wstępie definicji, przepisy dotyczące niezarobkowego transportu drogowego stosuje się także do przewozów w ramach:
W odniesieniu do innych ustaw mających znaczenie dla transportu drogowego, należy każdorazowo weryfikować czy charakter przewozu mieści się w zakresie wyłączeń ze stosowania danego aktu prawnego. Zwykle bowiem niemożliwe jest przyjęcie jednego uniwersalnego stanowiska dla wszystkich przewozów niezarobkowych. Dla przykładu, obowiązek stosowania tachografów będzie dotyczył większości kierujących, którzy wykonują transport na potrzeby własne, ale w gronie zwolnionych z tego obowiązku znajdą się m.in. kierowcy przewożący pojazdami o DMC nieprzekraczającej 7,5t w odległości do 100 km od bazy materiały, sprzęt i narzędzia potrzebne im do pracy w trakcie postoju. Ten przykład wyraźnie ilustruje, że nie każdy przewóz na potrzeby własne można potraktować jako zwolniony ze stosowania danych przepisów.
Spełnienie wszystkich przesłanek z art. 4 pkt 4 ustawy nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorca może swobodnie wyruszyć w trasę. Ustawa wymaga bowiem dopełnienia formalności administracyjnej – uzyskania zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku podstawowej. To rozróżnienie bywa mylące: sam fakt, że przewóz merytorycznie kwalifikuje się jako przewóz na potrzeby własne, nie zwalnia z obowiązku posiadania dokumentu, który to potwierdza. Brak zaświadczenia naraża przedsiębiorcę na karę pieniężną.
Organ właściwy do wydania zaświadczenia zależy od zasięgu wykonywanego przewozu. Przy transporcie krajowym będzie to starosta (lub prezydent miasta na prawach powiatu) właściwy dla siedziby przedsiębiorstwa, a wydane zaświadczenie zachowuje ważność bezterminowo. Inaczej sytuacja wygląda w przewozach międzynarodowych – tu dokument wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego, i to jedynie na okres do pięciu lat, po którym konieczne jest jego odnowienie. Zgodnie z art. 33 ust. 6 ustawy o transporcie drogowym, wniosek o wydanie zaświadczenia musi zawierać:
Wysokość opłaty zależy od rodzaju zaświadczenia oraz – w przypadku międzynarodowego – okresu, na jaki ma zostać wydane. W przewozach krajowych wynosi ona 500 zł, plus 100 zł za każdy wypis dla zgłoszonego pojazdu. W przypadku zaświadczenia międzynarodowego, wydawanego przez GITD, opłata jest naliczana proporcjonalnie do wnioskowanego okresu ważności i wynosi maksymalnie 500 zł.
Nie każdy przedsiębiorca musi jednak przechodzić przez tę procedurę. Ustawa przewiduje szereg zwolnień z obowiązku posiadania zaświadczenia – dotyczy to między innymi przewozów realizowanych w ramach powszechnych usług pocztowych, przedsiębiorców posiadających już uprawnienia do wykonywania transportu drogowego (w zakresie nimi objętym), a także rolników wykonujących działalność wytwórczą w rolnictwie. Do tego dochodzą także przewozy w ogóle niepodlegające reżimowi ustawy – realizowane pojazdami poniżej progów wagowych i liczby miejsc, o których była mowa wcześniej.
Przewóz na potrzeby własne, tak jak każdy inny rodzaj transportu drogowego, podlega kontroli uprawnionych służb – Inspekcji Transportu Drogowego, Policji, Straży Granicznej czy Służby Celno-Skarbowej. Kierowca musi liczyć się z tym, że w każdej chwili zostanie poproszony o okazanie wypisu z zaświadczenia, a niekiedy także dokumentów potwierdzających związek przewożonego ładunku lub osób z działalnością przedsiębiorstwa. To właśnie na etapie kontroli najczęściej ujawniają się uchybienia, które przy pobieżnej analizie łatwo przeoczyć.
Konsekwencje takich uchybień bywają dotkliwe, choć przedsiębiorcy zwykle nie zdają sobie z tego sprawy, dopóki nie dojdzie do kontroli drogowej. Wykonywanie przewozu bez wymaganego zaświadczenia skutkuje nałożeniem na przedsiębiorcę kary pieniężnej w wysokości 1000 zł, a brak wypisu w pojeździe – odrębną karą dla kierowcy. To jednak nie jedyne ryzyko. Jeśli okaże się, że przewóz wykonywany był niezgodnie z posiadanym zaświadczeniem, starosta (a w przypadku transportu międzynarodowego – Główny Inspektor Transportu Drogowego) stwierdzi jego nieważność, a o nowe zaświadczenie przedsiębiorca będzie mógł ubiegać się dopiero po upływie trzech lat.
Znacznie poważniejsze konsekwencje czekają jednak tam, gdzie kontrolujący w ogóle zakwestionuje kwalifikację przejazdu jako przewozu na potrzeby własne. Wówczas – jak wspomniano wcześniej – transport taki traktowany jest jak zwykły transport drogowy, do którego wykonywania niezbędna jest licencja przewoźnika. Konsekwencje jej braku są nieporównywalnie surowsze niż w przypadku braku zaświadczenia a kara może opiewać nawet na 12 000 zł, dlatego tak istotne jest prawidłowe zaklasyfikowanie przewozu.
Przewóz na potrzeby własne, choć może wydawać się mniej sformalizowany niż transport zarobkowy, również wymaga spełnienia określonych warunków ustawowych i dopełnienia formalności administracyjnych. Przed rozpoczęciem przewozu przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy ma on charakter pomocniczy wobec podstawowej działalności firmy, czy pojazd, kierowca i ładunek spełniają wymagania określone w przepisach oraz czy konieczne jest uzyskanie odpowiedniego zaświadczenia. Dopiero spełnienie wszystkich wymaganych warunków pozwala uznać taki przejazd za legalny przewóz na potrzeby własne, a nie transport drogowy wykonywany bez wymaganej licencji.
Marek Sobczyński
Ekspert ds. licencji i transportu
Nie zawsze jednak usunięcie danego auta z floty oznacza wymianę modelu na nowszy. W dobie trudnych czasów dla przewoźników drogowych często mamy do czynienia ze stopniową redukcją skali działalności lub czasowym zawieszeniem funkcjonowania całej firmy. Sprzedaż pojazdów to naturalna konsekwencja takich działań.
Niezależnie od przyczyny, zbycie pojazdu wykorzystywanego do działalności transportowej wiąże się z pewnymi obowiązkami natury prawnej oraz formalnej. W tym artykule postaram się przybliżyć najważniejsze z nich.
Nie prowadzę co do tego szczegółowych statystyk, jednak, jeśli miałbym wskazać najczęstszą wątpliwość, z którą dzwonią do mnie klienci pozbywający się części swojej floty, to byłby to bez wątpienia problem związany z wypisem lub licencją.
Załóżmy zatem, że przedsiębiorca ma auto zgłoszone do licencji transportowej a w pojeździe znajduje się stosowny wypis. Wypis ma zadanie potwierdzić, że przewoźnik realizujący transport danym pojazdem posiada uprawnienia do podejmowania i wykonania działalności gospodarczej w tym zakresie. Po pierwsze zatem – zanim pozbędziemy się auta, należy pamiętać, aby wspomniany przed chwilą wypis koniecznie z niego wyciągnąć. Dla nowego właściciela jest to dokument całkowicie zbędny, którym nie może się posłużyć.
Co zrobić z pozostawionym wypisem? Tutaj wiele zależy od tego, jakie są przyszłe plany przedsiębiorcy. Wypis nie jest bowiem dokumentem przypisanym do konkretnego numeru rejestracyjnego i może dalej pełnić swoją rolę w innym pojeździe wykorzystywanym przez tą samą firmę. Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia na przykład w przypadku wymiany pojazdów – jeden pojazd zostanie sprzedany i na jego miejsce pojawia się nowy. Wówczas wypis ze zbywanego pojazdu bez problemu można przełożyć do auta nabytego. Najważniejsze to pamiętać, aby liczba posiadanych wypisów nie przekroczyła liczby pojazdów, dla których przewoźnik udokumentował swoją zdolność finansową w urzędzie. Ustawa o transporcie drogowym stwierdza bowiem, że:
Przedsiębiorca jest obowiązany zwrócić ponadliczbowe wypisy do organu, który je wydał w terminie 7 dni od dnia, w którym łączna liczba wypisów przekroczyła liczbę pojazdów, dla których został udokumentowany wymóg zdolności finansowej, zgodnie z art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009.
Zgodnie z pozycją 1.2 taryfikatora znajdującego się w załączniku 3 do Ustawy posiadanie wypisów w łącznej liczbie przekraczającej liczbę pojazdów, dla których został udokumentowany wymóg zdolności finansowej zagrożone jest karą w wysokości 500 zł za każdy ponadliczbowy wypis.
Niezależnie od tego, czy dochodzi do redukcji floty czy jedynie do wymiany aut, zaistniałą sytuację należy zgłosić do urzędu, który wydał firmie zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (licencję krajową). Sprawę trzeba zatem skierować do Starostwa Powiatowego, Urzędu Miasta lub też do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD). Najprostszym sposobem potwierdzenia danych wydawcy dokumentu jest przeczytanie tej informacji wprost z wypisu lub odwiedziny strony Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD): Ewidencja przedsiębiorców transportu drogowego - Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego
Na zgłoszenie zmian ustawodawca daje przewoźnikowi 28 dni od daty ich zaistnienia. Czasu jest zatem sporo.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie zgłoszenia zmian w licencji – zapraszamy do kontaktu.
W odniesieniu do tachografu najważniejszym obowiązkiem po stronie przewoźnika, przed finalizacją sprzedaży auta, jest pobranie danych zarejestrowanych przez urządzenie. Ich późniejsze odzyskanie może być bardzo kłopotliwe a ciągłość danych ma niezwykle istotne znaczenie w kontekście przyszłej kontroli oraz bieżącej analizy czasu pracy.
Wczytanie pełnych informacji z tachografu możliwe jest wyłącznie w przypadku użycia karty przedsiębiorstwa danego przewoźnika oraz aktywnej blokady firmowej. Czy koniecznie należy ją dezaktywować jeszcze przed usunięciem auta z floty? Takie postępowanie zalecam, aczkolwiek nowy nabywca automatycznie zdejmie starą blokadę wsuwając do tachografu swoją kartę przedsiębiorstwa. Taryfikator nie przewiduje również żadnej sankcji za niedopilnowanie tej kwestii.
Pisząc artykuł pod koniec sierpnia 2026 roku nie można zapomnieć również o kwestii refinansowania wymiany tachografów. Zbliża się bowiem 31 dzień miesiąca – termin, do którego należało utrzymać zgłoszenie pojazdu (objętego wsparciem) do licencji wspólnotowej. Wcześniejsza sprzedaż auta z tachografem, na który otrzymało się refinansowanie, możliwa była wyłącznie za zgodą Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Po tej dacie przewoźnik będzie jedynie zobowiązany do przechowywania dokumentów świadczących o wymianie tachografu (np. faktur) oraz wydruków danych technicznych i informacji o kalibracji.
Zbycie pojazdu zarejestrowanego w Polsce wiąże się z koniecznością zawiadomienia właściwego organu. Na dokonanie tej czynności sprzedający ma 30 dni kalendarzowych od dnia zbycia, czyli najczęściej od daty wystawienia faktury albo podpisania umowy. Niedopełnienie obowiązku może skutkować karą administracyjną w wysokości 250 zł.
Zawiadomienie należy skierować do wydziału komunikacji właściwego ze względu na miejsce zamieszkania albo siedzibę dotychczasowego właściciela. Można je złożyć osobiście, wysłać pocztą lub przekazać elektronicznie. Potrzebne będą dane nabywcy oraz kopia dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Usługa jest bezpłatna, a potwierdzenie zgłoszenia warto zachować na wypadek późniejszych mandatów, opłat drogowych lub innych należności związanych z pojazdem.
Wyrejestrowanie jest odrębną procedurą i dotyczy między innymi kradzieży, demontażu, trwałej utraty oraz sprzedaży lub wywozu pojazdu za granicę. Zwykła sprzedaż auta innemu podmiotowi w Polsce nie stanowi podstawy do jego wyrejestrowania.
Sprzedaż pojazdu nie powoduje automatycznego rozwiązania umowy OC. Polisa przechodzi z mocy prawa na nabywcę, dlatego sprzedający powinien przekazać mu potwierdzenie zawarcia ubezpieczenia.
O sprzedaży trzeba jednak poinformować zakład ubezpieczeń w terminie 14 dni. W zgłoszeniu należy podać dane nabywcy - w przypadku osoby fizycznej imię, nazwisko, adres i numer PESEL, a w przypadku osoby prawnej nazwę, adres siedziby oraz numer REGON.
Do chwili skutecznego powiadomienia ubezpieczyciela sprzedający i nabywca odpowiadają solidarnie za zapłatę składki przypadającej za okres po sprzedaży. Nie warto więc odkładać zgłoszenia, ponieważ zakład ubezpieczeń może dochodzić nieopłaconej części składki również od poprzedniego właściciela.
Nabywca może korzystać z dotychczasowego OC do końca okresu ubezpieczenia albo wypowiedzieć polisę i zawrzeć nową. W razie wypowiedzenia sprzedającemu przysługuje zwrot składki za niewykorzystany okres ochrony. Trzeba również pamiętać, że przejęta polisa nie przedłuży się automatycznie na kolejny rok.
Inaczej może wyglądać sytuacja z dobrowolnymi ubezpieczeniami, takimi jak AC czy assistance. Ich dalszy los zależy od warunków konkretnej umowy, dlatego po sprzedaży należy skontaktować się z ubezpieczycielem.
Pojazd wykorzystywany w transporcie jest zwykle przypisany nie tylko do licencji i polisy, lecz także do wielu dodatkowych systemów. Przed jego przekazaniem warto zatem sprawdzić konto w systemie e-TOLL. Urządzenie OBU albo ZSL należy odłączyć od sprzedawanego pojazdu w Internetowym Koncie Klienta, a następnie dezaktywować, zwrócić lub przypisać do innego auta. Pozostawienie aktywnego urządzenia może prowadzić do naliczania opłat na konto dotychczasowego właściciela. Podobne działania trzeba wykonać w zagranicznych systemach opłat drogowych oraz u operatorów urządzeń działających w ramach EETS.
Pojazd należy również usunąć lub przepisać w systemach telematycznych, GPS, kartach paliwowych, aplikacjach flotowych i umowach serwisowych. Przed przekazaniem auta warto skasować zapisane dane firmy, kierowców, tras i kontaktów, a także odebrać wyposażenie należące do przedsiębiorstwa. Dotyczy to między innymi kart paliwowych, urządzeń lokalizacyjnych, telefonów, dokumentów przewozowych i elementów wyposażenia kabiny.
Sprzedaż trzeba także prawidłowo udokumentować pod względem księgowym i podatkowym. Jeżeli pojazd stanowił środek trwały przedsiębiorstwa, należy wystawić odpowiedni dokument sprzedaży, rozliczyć przychód i podatek VAT zgodnie z sytuacją firmy oraz wykreślić auto z ewidencji środków trwałych. Szczególnej uwagi wymaga pojazd będący przedmiotem leasingu, kredytu lub zabezpieczenia- przed sprzedażą należy potwierdzić, czy przedsiębiorca rzeczywiście może nim swobodnie rozporządzać.
Sprzedaż pojazdu wykorzystywanego w firmie transportowej nie kończy się na podpisaniu umowy i przekazaniu kluczyków. Wycofanie auta z floty wiąże się z kilkoma obowiązkami dotyczącymi licencji transportowej, tachografu, rejestracji oraz ubezpieczenia.
Zakres wymaganych działań zależy między innymi od tego, czy pojazd zostanie zastąpiony nowym, czy jego sprzedaż oznacza trwałe zmniejszenie floty. Warto więc wcześniej sprawdzić dokumenty związane z autem, pobrać potrzebne dane i dopilnować wymaganych zgłoszeń. Pozwoli to uporządkować sytuację formalną firmy i uniknąć problemów, które mogą ujawnić się dopiero podczas kontroli lub po przekazaniu pojazdu nowemu właścicielowi.
Michał Pasik
Kierownik ds. szkoleń i rozwoju
