Zacznijmy od podstaw. Obowiązek użytkowania tachografów dotyczy kierowców, którzy prowadzą pojazdy i wykonują przewozy podlegające pod Rozporządzenie WE nr 561/2006. I tak w art. 2 czytamy:
Nie trzeba być zatem wybitnym znawcą prawa oraz branży transportowej żeby stwierdzić, że 1 lipca nastąpi ogromna zmiana - dotychczasowa granica 3,5 tony zostanie obniżona do 2,5 tony. To z kolei oznacza, że cała masa firm transportowych i kierowców, którzy do tej pory nie używali urządzeń do rejestracji czasu pracy, niedługo będą musieli to robić.
Nie. Przytoczony art. 2 Rozporządzenia 561/2006 wyraźnie ogranicza, do których kierowców będą miały zastosowanie jego zasady. Chodzić będzie dokładnie o wykonywanie międzynarodowego lub kabotażowego transportu drogowego. Mówiąc prościej – z obowiązku użytkowania tachografu nadal będą zwolnieni kierowcy wykonujący transport krajowy lub na potrzeby własne. Podobnie będzie z firmami, które wykonywać będą wyłącznie przewozy niepodlegające pod Rozporządzenie – np. do i z krajów trzecich (nienależących do UE, EOG oraz poza Szwajcarią).
Nie mniej – bez żadnego znaczenia dla wyżej wymienionego obowiązku pozostaje to, czy pojazd o dmc powyżej 2,5 tony był już wcześniej wyposażony w tachograf czy też zostanie wprowadzony do ruchu po 1 lipca 2026 r. Jeżeli taki pojazd ma być użytkowany w międzynarodowym transporcie zarobkowym w UE to będzie musiał posiadać tachograf. Co ważne – tachograf ten będzie musiał być inteligentny, czyli tzw. G2V2.
Szacuje się, że nowe regulacje mogą dotyczyć w Polsce nawet około 40 tys. lekkich pojazdów dostawczych o DMC od 2,5 do 3,5 t, wykorzystywanych przez krajowe firmy w międzynarodowym przewozie towarów. Wprowadzenie obowiązku stosowania tachografów w tej grupie pojazdów oznacza dla branży istotne wyzwanie – zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Zmiany te mogą znacząco wpłynąć na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw transportowych, a część z nich będzie zmuszona do modyfikacji swojego modelu działalności, np. poprzez ograniczenie operacji lub przejście na pojazdy o wyższej dopuszczalnej masie całkowitej.
Odpowiedź ponownie brzmi: nie. Jedno z drugim nie ma bezpośredniego związku przyczynowo- skutkowego i póki co nie ma oficjalnych planów wprowadzenia ograniczników prędkości w pojazdach do 3,5 tony.
Do głowy przychodzą mi przede wszystkim dwa aspekty. Po pierwsze – konieczność użytkowania tachografu przez kierowcę rodzi obowiązek posiadania przez niego spersonalizowanej karty kierowcy. Ta 5-letnia karta wydawana jest przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych. Cały proces uzyskania karty nie jest specjalnie długi ani skomplikowany aczkolwiek trzeba pomyśleć o tym wcześniej. Od siebie zalecam złożenie wniosku najpóźniej z początkiem czerwca. Najlepiej wykorzystać do tego portal: Info-Car
Po drugie – sama obecność w pojeździe tachografu oraz posiadanie przez kierowcę karty nie wystarczy. Najważniejsze z punktu widzenia kierowcy jest to, żeby poznać tajniki obsługi tego urządzenia a nade wszystko – nowe zasady organizacji własnego czasu pracy. Limity czasu jazdy, obowiązkowe przerwy, regularne i skrócone odpoczynki, pora nocna – to tylko wierzchołek góry lodowej przepisów, które wkrótce będą stanowiły codzienność w pracy międzynarodowego kierowcy busa. W tym aspekcie polecić mogę jedno – rzetelne szkolenie z czasu pracy kierowców i obsługi tachografów. A później nauka…poprzez praktykę.
W tym miejscu pozwolę sobie wypunktować najważniejsze aspekty i stworzyć swego rodzaju checklistę dla firm wykorzystujących lżejsze pojazdy do transportu towarów.
Rok 2026 przyniesie jedną z największych zmian w segmencie transportu lekkiego od lat. Obowiązek stosowania tachografów w busach powyżej 2,5 t w transporcie międzynarodowym oznacza, że tysiące firm będą musiały wejść w zupełnie nową rzeczywistość regulacyjną. I choć wokół zmian narosło wiele mitów, fakty są jasne – nie każdy bus będzie objęty przepisami, ale dla tych, którzy realizują przewozy międzynarodowe, zmiana jest nieunikniona.
W praktyce nie chodzi jednak wyłącznie o montaż tachografu. Kluczowe będą nowe obowiązki administracyjne: regularne pobieranie danych, ich archiwizacja, analiza naruszeń oraz przede wszystkim prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców na podstawie plików z kart i tachografów. To obszar wymagający wiedzy, narzędzi i systematyczności – a błędy mogą oznaczać poważne konsekwencje finansowe.
Dlatego coraz więcej firm transportowych decyduje się nie tylko na wdrożenie tachografów, ale także na powierzenie obsługi całego procesu zewnętrznym specjalistom. Współpraca z firmą taką jak DRIVIA pozwala zdjąć z przedsiębiorcy ciężar interpretacji przepisów, pilnowania terminów odczytów czy przygotowywania rozliczeń. To nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim bezpieczeństwo – zarówno w codziennym funkcjonowaniu, jak i podczas ewentualnych kontroli.
Jeśli chcesz przejść przez zmiany związane z tachografami w busach 2026 bez chaosu i ryzyka błędów, warto rozważyć wsparcie partnera, który zajmie się tym kompleksowo. DRIVIA może przeprowadzić Twoją firmę przez cały proces – od wdrożenia, przez bieżącą obsługę danych, aż po pełne rozliczenie czasu pracy kierowców.
Michał Pasik
Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec
Spójrzmy na dynamikę zmian.
Jeszcze w 2022 roku składki ZUS były liczone od relatywnie niskich podstaw. Wynagrodzenie można było w dużej części „zbudować” na kosztach podróży służbowych. System był prosty, przewidywalny i relatywnie tani. Po zmianach przepisów zaczęliśmy przechodzić na model oparty o przeciętne wynagrodzenie. Podstawa składek wzrosła do poziomu 5922 zł, a całkowity koszt ZUS i podatku zaczął wynosić ponad 3 000 zł na kierowcę.
Kolejne lata przyniosły dalsze wzrosty podstaw ZUS:
Patrząc na tę dynamikę, pojawia się naturalne pytanie — czy przy takim tempie wzrostu w ogóle zostaje jakakolwiek przestrzeń do optymalizacji?
Dodatkowo dochodzimy do momentu, w którym wynagrodzenia brutto kierowców zaczynają zbliżać się do poziomu przeciętnego wynagrodzenia. Przy zarobkach rzędu 8 000 zł netto i około 20 dniach pracy za granicą, wartości brutto sięgają 10 000 – 11 000 złotych. To oznacza, że w perspektywie najbliższych góra dwóch lat granica składek może pokrywać się z realnymi wynagrodzeniami.
Jeżeli możliwości optymalizacji składek są coraz mniejsze, naturalnym kierunkiem staje się podatek. I tutaj pojawiają się obszary, które — mimo że wynikają wprost z przepisów — wciąż są bardzo często wykorzystywane nieprawidłowo.
Pierwszym z nich są tzw. wirtualne diety. Większość firm zna ten mechanizm, jednak praktyka pokazuje, że nadal popełniane są podstawowe błędy. Wirtualne diety nie są składnikiem wynagrodzenia, nie są kwotą do wypłaty i nie działają jak dawne diety delegacyjne. Są one wyłącznie narzędziem do obniżenia przychodu, a tym samym podstawy opodatkowania. Przy standardowym modelu pracy, około 20 dni za granicą oznacza nawet 1700–2000 zł przychodu zwolnionego z podatku. W przeliczeniu daje to około 200-300 zł oszczędności podatkowej na jednym kierowcy miesięcznie. Mimo to wciąż spotykamy firmy, które albo nie stosują tego rozwiązania w ogóle, albo błędnie je wypłacają.
Kolejnym elementem są tzw. sanitariaty, czyli możliwość rozliczenia kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej w trasie. W praktyce oznacza to możliwość przyjęcia określonych kosztów dziennych, często w przedziale 15–25 euro. Przy pełnym miesiącu pracy daje to nawet 1500–2000 zł wypłacone całkowicie bez naliczania zaliczki na PIT. Nie jest to rozwiązanie uniwersalne dla każdej firmy, jednak w wielu przypadkach pozwala znacząco ograniczyć konieczność „dobijania” wynagrodzenia premiami obciążonymi podatkiem.
Kolejnym, bardzo często pomijanym obszarem są ekwiwalenty BHP związane z wykonywaniem pracy. Kierowcy używają własnej odzieży, ponoszą koszty jej prania i konserwacji, korzystają z własnych narzędzi, telefonów czy nawigacji. Wszystkie te elementy mogą zostać ujęte w systemie wynagrodzeń w sposób zgodny z przepisami – jako zwrot kosztów.
W praktyce daje to możliwość wprowadzenia ekwiwalentów sięgających nawet kilkuset złotych miesięcznie. Kluczowe jest jednak ich prawidłowe uzasadnienie i dopasowanie do realiów danej firmy – a co najważniejsze ich ekwiwalentność w stosunku do przepracowanych dni w miesiącu.
Jeżeli połączymy powyższe elementy, okazuje się, że możliwe jest uzyskanie realnych oszczędności na poziomie kilkuset złotych miesięcznie na jednym kierowcy. Z perspektywy kierowcy nic się nie zmienia. Nadal oczekuje on konkretnej kwoty netto i to ona jest dla niego kluczowa. Natomiast sposób, w jaki firma dochodzi do tej kwoty, ma bezpośredni wpływ na jej rentowność.
Jednym z najważniejszych wniosków ostatnich lat jest to, że nie da się rozdzielić rozliczania czasu pracy od systemu wynagrodzeń. Każda minuta zapisana na karcie kierowcy przekłada się na konkretną kwotę na liście płac. Konstrukcja umowy, wysokość ryczałtów czy długość okresu rozliczeniowego — wszystko to ma bezpośredni wpływ na koszty.
Dlatego optymalizacja nie polega na „jednym rozwiązaniu”, lecz na spójnym podejściu do całego systemu.
Bardzo istotnym elementem jest również polityka urlopowa. W wielu firmach brak jasnych zasad powoduje, że wynagrodzenia za okresy urlopowe znacząco odbiegają od założeń. Zdarzają się sytuacje, w których koszt kilku dni urlopu przekracza oczekiwania pracodawcy o kilka tysięcy złotych. Podobne problemy pojawiają się przy urlopach bezpłatnych, które przy nieprawidłowym zaplanowaniu mogą generować dodatkowe koszty zamiast je ograniczać.
To pytanie pojawia się coraz częściej i odpowiedź nie jest jednoznaczna. W niektórych modelach pracy, szczególnie przy przewozach bilateralnych, przychody kierowców mogą być niższe, co wpływa na podstawę składek. Kluczowe jest jednak zachowanie zgodności z przepisami i odpowiednie przygotowanie do ewentualnych kontroli.
Tak, ale wymaga to zupełnie innego podejścia niż jeszcze kilka lat temu.
Nie chodzi już o proste obniżanie kosztów, lecz o świadome zarządzanie całym systemem rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, a także o właściwe wykorzystanie przepisów, spójność danych i bieżącą kontrolę nad tym, co dzieje się na styku czasu pracy i listy płac.
Kierowcy najczęściej nie analizują struktury wynagrodzenia ani wysokości składek czy podatków. Interesuje ich końcowa kwota, którą otrzymują na konto. To po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za to, aby ta kwota była osiągnięta w sposób możliwie najbardziej efektywny kosztowo. I właśnie w tym obszarze, mimo rosnących kosztów, nadal istnieje realna przestrzeń do optymalizacji.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
