Przez lata obsługą płacową firmy zajmowała się księgowość. Kierowcy busów byli rozliczani w dużej mierze tak, jak pozostali pracownicy. Na liście płac znajdowało się przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 9000 zł brutto – jako jeden składnik, nie odnoszący się nawet do stawki na umowie.
Jednocześnie rzeczywiste ustalenia z kierowcami zakładały wynagrodzenie na poziomie około 7000 – 8000 zł netto miesięcznie. Dopóki firma nie prowadziła szczegółowej ewidencji czasu pracy na podstawie danych z tachografów, system funkcjonował w dotychczasowej formule. Sytuacja zmieniła się po wejściu nowych obowiązków.
Po wprowadzeniu tachografów firma rozpoczęła szczegółowe rozliczanie czasu pracy kierowców. I nagle okazało się, że wynagrodzenie kierowcy to znacznie więcej niż jedna pozycja „wynagrodzenie zasadnicze”.
Z ewidencji zaczęły wynikać m.in.:
Tachograf nie stworzył tych obowiązków. Sprawił natomiast, że rzeczywisty czas pracy kierowcy stał się widoczny, policzalny i możliwy do zweryfikowania.
A to oznacza, że powinien znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie również na liście płac.
Klient przekazał dane do księgowości, która nadal odpowiadała za przygotowanie list płac. I tutaj pojawił się kolejny problem. Samo posiadanie prawidłowo przygotowanej ewidencji czasu pracy nie oznacza jeszcze, że wynagrodzenie kierowcy zostanie prawidłowo naliczone.
Trzeba bowiem wiedzieć, jak przełożyć dane z ewidencji na poszczególne składniki listy płac.
W przypadku naszego klienta system kadrowo-płacowy nie był odpowiednio dostosowany do specyfiki rozliczania kierowców wykonujących transport międzynarodowy. W konsekwencji wynagrodzenie wynikające z rzeczywistego czasu pracy kierowców nie znajdowało prawidłowego odzwierciedlenia na listach płac.
Ale to nie był jedyny problem.
W ramach audytu zweryfikowaliśmy również sposób stosowania tzw. wirtualnych diet, czyli mechanizmu mającego wpływ na ustalanie podstaw składkowych i podatkowych kierowcy wykonującego przewozy międzynarodowe.
Okazało się, że system kadrowo-płacowy księgowości został skonfigurowany według nieaktualnych zasad. Przy ustalaniu przychodu stosowano pomniejszenie odpowiadające 30% diety, zamiast zasad obowiązujących od 2023 roku (60 euro/20 euro – za każdy dzień).
W efekcie mechanizm, który powinien być jednym z elementów prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia kierowcy międzynarodowego, był stosowany błędnie. Konsekwencją były nie tylko nieprawidłowości w naliczeniu podatku, ale również brak wykorzystania dostępnych możliwości optymalizacji wynagrodzenia. A przypomnijmy – firma zakładała, że kierowca ma finalnie otrzymywać około 7000 – 8000 zł netto.
To bardzo ważny element tego przypadku. Celem naszego klienta nie było obniżenie wynagrodzenia kierowców. Kierowca nadal miał otrzymywać umówioną kwotę. Problem polegał na czymś innym: firma wypłacała założoną kwotę netto, ale lista płac nie pokazywała prawidłowo, z czego wynagrodzenie kierowcy rzeczywiście wynikało.
Z jednej strony mieliśmy więc szczegółową ewidencję czasu pracy.
Z drugiej – listę płac, która nie odzwierciedlała prawidłowo wszystkich wynikających z niej składników.
Do tego dochodziły błędy w naliczaniu obciążeń podatkowych oraz niewykorzystane możliwości prawidłowego ułożenia struktury wynagrodzenia. Taka sytuacja oznacza nie tylko potencjalnie wyższe koszty. To również ryzyko w przypadku kontroli albo sporu z pracownikiem.
Klient zgłosił się do DRIVIA w celu przeprowadzenia audytu kadrowo-płacowego. Nie ograniczyliśmy się wyłącznie do sprawdzenia końcowej kwoty na liście płac.
Przeanalizowaliśmy cały proces:
Zweryfikowaliśmy m.in. prawidłowość naliczania nadgodzin, dyżurów i pracy w porze nocnej oraz sposób rozliczania czasu pracy za granicą.
Sprawdziliśmy zasady stosowania wirtualnych diet oraz sposób ustalania podstaw składkowych i podatkowych.
Przeanalizowaliśmy również możliwości zastosowania innych świadczeń związanych z zatrudnieniem kierowców – w tym świadczeń dotyczących sanitariatów oraz ekwiwalentów BHP – oczywiście przy spełnieniu warunków pozwalających na ich prawidłowe zastosowanie.
Po przeprowadzonym audycie kadrowo płacowym przygotowaliśmy nowy model rozliczenia wynagrodzeń.
Kierowca nadal otrzymywał założone przez pracodawcę wynagrodzenie na poziomie około 7000-8000 zł netto. Zmieniło się natomiast to, w jaki sposób wynagrodzenie zostało naliczone i przede wszystkim wykazane.
Lista płac zaczęła odzwierciedlać pełną kwotę netto i rzeczywisty czas pracy wynikający z ewidencji. Pojawiły się na niej właściwe składniki wynagrodzenia – m.in. wynagrodzenie zasadnicze, nadgodziny, dyżury, dodatki za pracę w porze nocnej oraz składniki wynikające z wykonywania pracy za granicą. Prawidłowo zastosowano również mechanizmy mające wpływ na rozliczenie składek i podatku.
Dodatkowo – po analizie warunków ich stosowania – uwzględniono świadczenia związane z sanitariatami oraz ekwiwalentami BHP.
W efekcie udało się uporządkować i zalegalizować strukturę wynagrodzenia, zachowując zbliżony poziom obciążeń ZUS, a jednocześnie istotnie ograniczając obciążenie podatkowe.
Co równie ważne, klient otrzymał listę płac, którą można było powiązać z rzeczywistą ewidencją czasu pracy kierowcy oraz wykonanym przelewem.
Od lipca 2026 roku właściciele firm transportowych powinni spojrzeć na tachograf znacznie szerzej niż wyłącznie jak na urządzenie służące do kontroli czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku.
Jeżeli na podstawie tych danych powstaje ewidencja czasu pracy, jej konsekwencją mogą być nadgodziny, dyżury, dodatki nocne i inne należności. Jeżeli kierowca wykonuje przewozy międzynarodowe, dochodzą kolejne elementy związane z pracą za granicą, wynagrodzeniem oraz zasadami ustalania podstaw ZUS i PIT.
A wszystkie te informacje powinny ostatecznie spotkać się w jednym miejscu: na prawidłowo przygotowanej liście płac.
Dlatego po zmianach z lipca 2026 roku warto zadać sobie nie tylko pytanie:
„Czy prawidłowo rozliczamy tachograf?”
ale również:
„Czy nasza księgowość potrafi prawidłowo przełożyć ewidencję czasu pracy kierowcy na jego wynagrodzenie?”
Bo nawet prawidłowo przygotowana ewidencja nie zabezpieczy firmy, jeżeli później dane zostaną niewłaściwie wykorzystane przy naliczaniu płac.
Opisany przypadek nie jest wyłącznie historią jednej firmy. Po zmianach z lipca 2026 roku coraz więcej przewoźników musi zmierzyć się z pytaniem, jak prawidłowo przełożyć dane z tachografu i ewidencji czasu pracy na wynagrodzenie kierowcy busa.
Dlatego podczas naszego wydarzenia online:
„Alert branżowy – pierwsze problemy z rozliczaniem kierowców busów”
pokażemy, na co zwrócić szczególną uwagę przy naliczaniu wynagrodzeń po zmianach, jakie błędy pojawiają się w praktyce oraz jak powinien wyglądać cały proces – od danych z tachografu, przez ewidencję czasu pracy, aż po prawidłowo przygotowaną listę płac.
Jeżeli zatrudniasz kierowców busów w transporcie międzynarodowym albo odpowiadasz za ich kadry i płace, zapraszamy do udziału.
Zapisz się na Alert branżowy i sprawdź, czy prawidłowo rozliczasz wynagrodzenia swoich kierowców po zmianach z lipca 2026 roku.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
W codziennej nomenklaturze określenie przewozu na potrzeby własne nagminnie stosowane jest w nieprawidłowym kontekście. A przecież ustawa o transporcie drogowym w art. 4 pkt 4 dokładnie definiuje, jakiego rodzaju transport można nazwać przewozem na potrzeby własne. Pojęcie to oznacza każdy przejazd pojazdu po drogach publicznych z pasażerami lub bez, załadowanego lub bez ładunku, przeznaczonego do nieodpłatnego krajowego i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej.
Z definicji ustawowej wyraźnie zatem wynika, że przewóz na potrzeby własne stanowi czynność, którą jest wykonywana w związku z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, nie stanowiąc jednocześnie samego przedmiotu działalności. Jest to transport, który należy wykonać wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowego i stałego obrotu w firmie, który jednak w sposób bezpośredni nie przynosi przychodów. Kluczowe są tu dwie cechy: nieodpłatność i pomocniczy charakter.
Sam transport niezarobkowy w ustawie podzielono dodatkowo na krajowy i międzynarodowy, odpowiednio do trasy, jaką pokonuje pojazd. Podczas przewozów wykonywanych w całości w granicach Polski mówimy o krajowym, zaś przy przekroczeniu granicy o międzynarodowym przewozie na potrzeby własne.
Okazuje się jednak, że nie każdy przewóz, który z pozoru wydaje się niezarobkowym rzeczywiście nim jest. Wynika to z faktu, że oprócz braku zysku i wspierającego charakteru, taka operacja powinna spełniać łącznie jeszcze cztery dodatkowe kryteria, żeby została potraktowana jako przewóz na potrzeby własne:
Zanim przewóz zostanie zakwalifikowany jako wykonywany na potrzeby własne, należy sprawdzić, czy spełnia wszystkie wskazane wyżej warunki. Niespełnienie choćby jednego z nich może skutkować uznaniem go za transport drogowy, wymagający posiadania odpowiedniej licencji. Jej uzyskanie wiąże się natomiast ze spełnieniem znacznie bardziej rygorystycznych wymogów.
Opłakanym w skutkach mogłoby okazać się stwierdzenie, że transport niezarobkowy nie podlega branżowym przepisom. Co prawda, ustawa o transporcie drogowym swoim zakresem stosowania nie obejmuje wszystkich przewozów na potrzeby własne, jednak znaczącej części z nich został poświęcony obszerny rozdział ustawy. Zwolnieni będą przedsiębiorcy przewożący na potrzeby własne rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) nieprzekraczającej 3,5t oraz osoby samochodami osobowymi i 7-9-miejscowymi busami.
W pozostałych przypadkach transport niezarobkowy podlegał będzie pod wspomnianą ustawę w zakresie m.in. obowiązku uzyskania zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne czy warunków zatrudnienia kierowcy.
Oprócz przewozów, które ze względu na swoją specyfikę mieszczą się w przytoczonej na wstępie definicji, przepisy dotyczące niezarobkowego transportu drogowego stosuje się także do przewozów w ramach:
W odniesieniu do innych ustaw mających znaczenie dla transportu drogowego, należy każdorazowo weryfikować czy charakter przewozu mieści się w zakresie wyłączeń ze stosowania danego aktu prawnego. Zwykle bowiem niemożliwe jest przyjęcie jednego uniwersalnego stanowiska dla wszystkich przewozów niezarobkowych. Dla przykładu, obowiązek stosowania tachografów będzie dotyczył większości kierujących, którzy wykonują transport na potrzeby własne, ale w gronie zwolnionych z tego obowiązku znajdą się m.in. kierowcy przewożący pojazdami o DMC nieprzekraczającej 7,5t w odległości do 100 km od bazy materiały, sprzęt i narzędzia potrzebne im do pracy w trakcie postoju. Ten przykład wyraźnie ilustruje, że nie każdy przewóz na potrzeby własne można potraktować jako zwolniony ze stosowania danych przepisów.
Spełnienie wszystkich przesłanek z art. 4 pkt 4 ustawy nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorca może swobodnie wyruszyć w trasę. Ustawa wymaga bowiem dopełnienia formalności administracyjnej – uzyskania zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku podstawowej. To rozróżnienie bywa mylące: sam fakt, że przewóz merytorycznie kwalifikuje się jako przewóz na potrzeby własne, nie zwalnia z obowiązku posiadania dokumentu, który to potwierdza. Brak zaświadczenia naraża przedsiębiorcę na karę pieniężną.
Organ właściwy do wydania zaświadczenia zależy od zasięgu wykonywanego przewozu. Przy transporcie krajowym będzie to starosta (lub prezydent miasta na prawach powiatu) właściwy dla siedziby przedsiębiorstwa, a wydane zaświadczenie zachowuje ważność bezterminowo. Inaczej sytuacja wygląda w przewozach międzynarodowych – tu dokument wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego, i to jedynie na okres do pięciu lat, po którym konieczne jest jego odnowienie. Zgodnie z art. 33 ust. 6 ustawy o transporcie drogowym, wniosek o wydanie zaświadczenia musi zawierać:
Wysokość opłaty zależy od rodzaju zaświadczenia oraz – w przypadku międzynarodowego – okresu, na jaki ma zostać wydane. W przewozach krajowych wynosi ona 500 zł, plus 100 zł za każdy wypis dla zgłoszonego pojazdu. W przypadku zaświadczenia międzynarodowego, wydawanego przez GITD, opłata jest naliczana proporcjonalnie do wnioskowanego okresu ważności i wynosi maksymalnie 500 zł.
Nie każdy przedsiębiorca musi jednak przechodzić przez tę procedurę. Ustawa przewiduje szereg zwolnień z obowiązku posiadania zaświadczenia – dotyczy to między innymi przewozów realizowanych w ramach powszechnych usług pocztowych, przedsiębiorców posiadających już uprawnienia do wykonywania transportu drogowego (w zakresie nimi objętym), a także rolników wykonujących działalność wytwórczą w rolnictwie. Do tego dochodzą także przewozy w ogóle niepodlegające reżimowi ustawy – realizowane pojazdami poniżej progów wagowych i liczby miejsc, o których była mowa wcześniej.
Przewóz na potrzeby własne, tak jak każdy inny rodzaj transportu drogowego, podlega kontroli uprawnionych służb – Inspekcji Transportu Drogowego, Policji, Straży Granicznej czy Służby Celno-Skarbowej. Kierowca musi liczyć się z tym, że w każdej chwili zostanie poproszony o okazanie wypisu z zaświadczenia, a niekiedy także dokumentów potwierdzających związek przewożonego ładunku lub osób z działalnością przedsiębiorstwa. To właśnie na etapie kontroli najczęściej ujawniają się uchybienia, które przy pobieżnej analizie łatwo przeoczyć.
Konsekwencje takich uchybień bywają dotkliwe, choć przedsiębiorcy zwykle nie zdają sobie z tego sprawy, dopóki nie dojdzie do kontroli drogowej. Wykonywanie przewozu bez wymaganego zaświadczenia skutkuje nałożeniem na przedsiębiorcę kary pieniężnej w wysokości 1000 zł, a brak wypisu w pojeździe – odrębną karą dla kierowcy. To jednak nie jedyne ryzyko. Jeśli okaże się, że przewóz wykonywany był niezgodnie z posiadanym zaświadczeniem, starosta (a w przypadku transportu międzynarodowego – Główny Inspektor Transportu Drogowego) stwierdzi jego nieważność, a o nowe zaświadczenie przedsiębiorca będzie mógł ubiegać się dopiero po upływie trzech lat.
Znacznie poważniejsze konsekwencje czekają jednak tam, gdzie kontrolujący w ogóle zakwestionuje kwalifikację przejazdu jako przewozu na potrzeby własne. Wówczas – jak wspomniano wcześniej – transport taki traktowany jest jak zwykły transport drogowy, do którego wykonywania niezbędna jest licencja przewoźnika. Konsekwencje jej braku są nieporównywalnie surowsze niż w przypadku braku zaświadczenia a kara może opiewać nawet na 12 000 zł, dlatego tak istotne jest prawidłowe zaklasyfikowanie przewozu.
Przewóz na potrzeby własne, choć może wydawać się mniej sformalizowany niż transport zarobkowy, również wymaga spełnienia określonych warunków ustawowych i dopełnienia formalności administracyjnych. Przed rozpoczęciem przewozu przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy ma on charakter pomocniczy wobec podstawowej działalności firmy, czy pojazd, kierowca i ładunek spełniają wymagania określone w przepisach oraz czy konieczne jest uzyskanie odpowiedniego zaświadczenia. Dopiero spełnienie wszystkich wymaganych warunków pozwala uznać taki przejazd za legalny przewóz na potrzeby własne, a nie transport drogowy wykonywany bez wymaganej licencji.
Marek Sobczyński
Ekspert ds. licencji i transportu
