Spójrzmy na dynamikę zmian.
Jeszcze w 2022 roku składki ZUS były liczone od relatywnie niskich podstaw. Wynagrodzenie można było w dużej części „zbudować” na kosztach podróży służbowych. System był prosty, przewidywalny i relatywnie tani. Po zmianach przepisów zaczęliśmy przechodzić na model oparty o przeciętne wynagrodzenie. Podstawa składek wzrosła do poziomu 5922 zł, a całkowity koszt ZUS i podatku zaczął wynosić ponad 3 000 zł na kierowcę.
Kolejne lata przyniosły dalsze wzrosty podstaw ZUS:
Patrząc na tę dynamikę, pojawia się naturalne pytanie — czy przy takim tempie wzrostu w ogóle zostaje jakakolwiek przestrzeń do optymalizacji?
Dodatkowo dochodzimy do momentu, w którym wynagrodzenia brutto kierowców zaczynają zbliżać się do poziomu przeciętnego wynagrodzenia. Przy zarobkach rzędu 8 000 zł netto i około 20 dniach pracy za granicą, wartości brutto sięgają 10 000 – 11 000 złotych. To oznacza, że w perspektywie najbliższych góra dwóch lat granica składek może pokrywać się z realnymi wynagrodzeniami.
Jeżeli możliwości optymalizacji składek są coraz mniejsze, naturalnym kierunkiem staje się podatek. I tutaj pojawiają się obszary, które — mimo że wynikają wprost z przepisów — wciąż są bardzo często wykorzystywane nieprawidłowo.
Pierwszym z nich są tzw. wirtualne diety. Większość firm zna ten mechanizm, jednak praktyka pokazuje, że nadal popełniane są podstawowe błędy. Wirtualne diety nie są składnikiem wynagrodzenia, nie są kwotą do wypłaty i nie działają jak dawne diety delegacyjne. Są one wyłącznie narzędziem do obniżenia przychodu, a tym samym podstawy opodatkowania. Przy standardowym modelu pracy, około 20 dni za granicą oznacza nawet 1700–2000 zł przychodu zwolnionego z podatku. W przeliczeniu daje to około 200-300 zł oszczędności podatkowej na jednym kierowcy miesięcznie. Mimo to wciąż spotykamy firmy, które albo nie stosują tego rozwiązania w ogóle, albo błędnie je wypłacają.
Kolejnym elementem są tzw. sanitariaty, czyli możliwość rozliczenia kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej w trasie. W praktyce oznacza to możliwość przyjęcia określonych kosztów dziennych, często w przedziale 15–25 euro. Przy pełnym miesiącu pracy daje to nawet 1500–2000 zł wypłacone całkowicie bez naliczania zaliczki na PIT. Nie jest to rozwiązanie uniwersalne dla każdej firmy, jednak w wielu przypadkach pozwala znacząco ograniczyć konieczność „dobijania” wynagrodzenia premiami obciążonymi podatkiem.
Kolejnym, bardzo często pomijanym obszarem są ekwiwalenty BHP związane z wykonywaniem pracy. Kierowcy używają własnej odzieży, ponoszą koszty jej prania i konserwacji, korzystają z własnych narzędzi, telefonów czy nawigacji. Wszystkie te elementy mogą zostać ujęte w systemie wynagrodzeń w sposób zgodny z przepisami – jako zwrot kosztów.
W praktyce daje to możliwość wprowadzenia ekwiwalentów sięgających nawet kilkuset złotych miesięcznie. Kluczowe jest jednak ich prawidłowe uzasadnienie i dopasowanie do realiów danej firmy – a co najważniejsze ich ekwiwalentność w stosunku do przepracowanych dni w miesiącu.
Jeżeli połączymy powyższe elementy, okazuje się, że możliwe jest uzyskanie realnych oszczędności na poziomie kilkuset złotych miesięcznie na jednym kierowcy. Z perspektywy kierowcy nic się nie zmienia. Nadal oczekuje on konkretnej kwoty netto i to ona jest dla niego kluczowa. Natomiast sposób, w jaki firma dochodzi do tej kwoty, ma bezpośredni wpływ na jej rentowność.
Jednym z najważniejszych wniosków ostatnich lat jest to, że nie da się rozdzielić rozliczania czasu pracy od systemu wynagrodzeń. Każda minuta zapisana na karcie kierowcy przekłada się na konkretną kwotę na liście płac. Konstrukcja umowy, wysokość ryczałtów czy długość okresu rozliczeniowego — wszystko to ma bezpośredni wpływ na koszty.
Dlatego optymalizacja nie polega na „jednym rozwiązaniu”, lecz na spójnym podejściu do całego systemu.
Bardzo istotnym elementem jest również polityka urlopowa. W wielu firmach brak jasnych zasad powoduje, że wynagrodzenia za okresy urlopowe znacząco odbiegają od założeń. Zdarzają się sytuacje, w których koszt kilku dni urlopu przekracza oczekiwania pracodawcy o kilka tysięcy złotych. Podobne problemy pojawiają się przy urlopach bezpłatnych, które przy nieprawidłowym zaplanowaniu mogą generować dodatkowe koszty zamiast je ograniczać.
To pytanie pojawia się coraz częściej i odpowiedź nie jest jednoznaczna. W niektórych modelach pracy, szczególnie przy przewozach bilateralnych, przychody kierowców mogą być niższe, co wpływa na podstawę składek. Kluczowe jest jednak zachowanie zgodności z przepisami i odpowiednie przygotowanie do ewentualnych kontroli.
Tak, ale wymaga to zupełnie innego podejścia niż jeszcze kilka lat temu.
Nie chodzi już o proste obniżanie kosztów, lecz o świadome zarządzanie całym systemem rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, a także o właściwe wykorzystanie przepisów, spójność danych i bieżącą kontrolę nad tym, co dzieje się na styku czasu pracy i listy płac.
Kierowcy najczęściej nie analizują struktury wynagrodzenia ani wysokości składek czy podatków. Interesuje ich końcowa kwota, którą otrzymują na konto. To po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za to, aby ta kwota była osiągnięta w sposób możliwie najbardziej efektywny kosztowo. I właśnie w tym obszarze, mimo rosnących kosztów, nadal istnieje realna przestrzeń do optymalizacji.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
Podstawowym problemem, na którym skupiła się Komisja jest istnienie w obecnym obiegu dwóch rodzajów kart do tachografów – starego typu (karty wydane przed sierpniem 2023 r.) i nowego typu (wydane po tej dacie). O ile brak jest większych różnic w budowie zewnętrznej jednej i drugiej karty o tyle znacznie różnią się one wbudowaną pamięcią.
Komisja Europejska podkreśla, że podczas kontroli drogowej służby muszą mieć możliwość sprawdzenia czasu pracy kierowcy nie tylko z danego dnia, ale także z poprzednich 56 dni. Dlatego kierowca ma obowiązek okazać takie dane – najczęściej za pomocą karty kierowcy, ale też np. wydruków lub pobranych plików.
Docelowo, od sierpnia 2028 r., wszyscy kierowcy będą musieli korzystać z kart do tachografu inteligentnego drugiej generacji, które pozwalają przechowywać i okazać pełne dane z 56 dni tylko na karcie.
Już teraz (dla kart wydawanych od sierpnia 2023 r.) jest to standard. W przypadku starszych kart zazwyczaj też jest możliwe zapisanie takiego okresu, ale w niektórych sytuacjach – np. przy częstych zmianach aktywności – dane mogą się nadpisywać i kierowca nie ma na to wpływu.
W takich przypadkach, jeśli podczas kontroli brakuje części danych, można je uzupełnić na kilka sposobów:
Konkluzja: jeśli posiadasz kartę kierowcy wydaną przed sierpniem 2023 r. (kartę z mniejszą pojemnością) to Inspektor musi wziąć pod uwagę, że część danych z okresu 56 dni wstecz może nie być widoczna. W takim wypadku może poprosić o dosłanie pobranych danych lub sprawdzić dane zapisane przez tachograf (jeśli kierowca nie zmieniał w tym okresie pojazdu).
Z tego fragmentu wyjaśnień konkluzja jest tylko jedna: niezależnie od wersji posiadanej karty, korzystając z tachografu inteligentnego G2V2 (obowiązkowego w transporcie międzynarodowym od 2025 r.) kierowca nie ma obowiązku wprowadzania ręcznie znaczników krajów podczas przekraczania granic. Nie mniej KE zdaje sobie sprawę, że w większości przypadków w których kierowca używa starej karty, znacznik nie będzie widoczny na pobranych danych. Tym samym dopuszcza sytuację, w której firmy nakażą kierowcom ręczne wprowadzanie symbolu kraju rozpoczęcia pracy na granicy (chociażby w celu uproszczenia procesu rozliczenia).
Czyli nie trzeba, ale realia pracy są takie… że trzeba.
Kartę kierowcy wydaje zawsze kraj, w którym kierowca ma stałe miejsce zamieszkania – ta zasada jest taka sama zarówno w przepisach UE, jak i w umowach międzynarodowych (AETR).
Szczególną uwagę trzeba zwrócić na kierowców spoza UE (z krajów objętych AETR), którzy zaczynają pracę w firmie transportowej z UE. W praktyce najczęściej zaczynają oni podlegać przepisom unijnym, w tym obowiązkowi korzystania z karty kierowcy zgodnej z rozporządzeniem UE. Po wygaśnięciu ich dotychczasowej karty wydanej poza UE trzeba ponownie sprawdzić, gdzie znajduje się ich miejsce zamieszkania. Jeśli jest ono w UE, kierowca powinien wyrobić nową kartę kierowcy w kraju UE.
Dodatkowo starsze karty wydane poza UE mogą nie mieć wszystkich funkcji (np. związanych z tachografem drugiej generacji). Dlatego kierowca musi zadbać, aby mimo to spełniać wszystkie obowiązki – np. mieć dostęp do danych z ostatnich 56 dni. W praktyce często oznacza to konieczność wymiany karty na unijną.
Nie tylko kraje UE stosują przepisy dotyczące inteligentnych tachografów. Takie same zasady obowiązują także w: Wielkiej Brytanii, Norwegii, Islandii, Liechtensteinie i Szwajcarii.
Część krajów spoza UE (z tzw. Wspólnoty Transportowej), jak Serbia i Bośnia i Hercegowina, ma już możliwość wydawania kart do inteligentnych tachografów – dzięki odpowiednim certyfikatom.
Z kolei Ukraina również może korzystać z inteligentnych tachografów i kart, a jej pojazdy mogą być w nie wyposażone i używać ich w UE – na podstawie specjalnej umowy z Unią.
I tu pojawia się moje podstawowe zastrzeżenie do terminu wydania omawianych wyjaśnień. Ostateczną datą wymiany tachografów na inteligentne w wersji drugiej (w transporcie międzynarodowym) był 19 sierpnia 2025 r. To oznacza, że przewoźnicy w zdecydowanej większości dawno zastąpili już urządzenia starszego typu nowymi. Tymczasem KE stwierdza, że w niektórych przypadkach… nie trzeba było tego robić.
Zdaniem Komisji obowiązek wymiany tachografów dotyczy tylko tych pojazdów zarejestrowanych w UE, które wykonują transport międzynarodowy w obrębie UE (czyli jeżdżą między krajami UE lub przez inne państwa członkowskie).
Nie każdy przejazd zagraniczny oznacza jednak taki obowiązek.
👉 Jeśli pojazd jeździ wyłącznie na trasach objętych umową AETR (np. UE – kraj spoza UE), to nie ma obowiązku wymiany tachografu i to nawet wówczas gdy przejazd odbywa się przez inne kraje UE. Czyli podróżując na trasie Polska – Litwa – Białoruś przewoźnik nie musi wykorzystywać w tym celu pojazdu wyposażonego w tachograf G2V2.
Podobnie sprawa wygląda w przypadku przewozu krajowego np. z Polski do Polski, gdy przewoźnik skraca sobie trasę jadąc chwilowo np. przez Czechy.
Link do pełnych wyjaśnień KE: Pytania i odpowiedzi dotyczące tachografów w ramach pakietu mobilności.
Najnowsze wyjaśnienia Komisji Europejskiej pokazują jedno – przepisy dotyczące tachografów, kart kierowców i obowiązków przewoźników stają się coraz bardziej szczegółowe, ale jednocześnie coraz trudniejsze w praktycznej interpretacji.
Z jednej strony mamy jasne kierunki zmian:
Z drugiej strony rzeczywistość transportowa pokazuje, że:
Dlatego kluczowa jest nie tylko znajomość samych przepisów, ale przede wszystkim ich aktualna interpretacja podczas kontroli drogowych. Na takie aspekty nacisk kładziemy podczas szkoleń z czasu pracy kierowców prowadzonych przez ekspertów firmy DRIVIA.
Michał Pasik
Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec
