Podczas audytu okazało się jednak, że ustawienia i przyjęte zasady rozliczania wymagały uporządkowania. Szczególne znaczenie miały granice niedziel i świąt oraz sposób kwalifikowania postojów i naliczania dyżurów. Do tego dochodziły brakujące znaczniki krajów w danych z kart. W raportach pojawiały się duże różnice w czasie pracy i dyżurach, które mają znaczenie przy ustalaniu należności kierowców.
Przedstawione dane pochodzą z rzeczywistego audytu rozliczeń za lipiec 2026 r. Dane firmy i kierowców zostały zanonimizowane. Przykłady pokazują wybrane ustalenia dotyczące tego klienta.
Przeczytaj także: Case study: Tachograf w busie to dopiero początek. Jak zmieniło się rozliczanie wynagrodzeń kierowców po lipcu 2026? | Kadry i płace
Klient korzystał z jednego z popularnych na rynku programów do rozliczania czasu pracy kierowców. W DRIVIA przeanalizowaliśmy przekazane dane z kart w programie TSR i porównaliśmy wyniki z dotychczasowymi raportami klienta za lipiec 2026 r.
Sprawdziliśmy również zapisy regulaminu oraz sposób naliczania poszczególnych składników wynagrodzenia. Chcieliśmy ustalić, z czego wynikają rozbieżności i które elementy wymagają poprawy.
Sama różnica między raportami dwóch programów nie przesądza jeszcze o błędzie. Trzeba wrócić do danych, dokumentów i ustawień. W tym przypadku takie porównanie pokazało kilka konkretnych problemów.
Jednym z najważniejszych ustaleń audytu był sposób wyznaczania niedziel i świąt. W dokumentacji firmy oraz w programie przyjęto przedział od 6:00 danego dnia do 6:00 następnego dnia. W efekcie praca wykonywana w poniedziałek przed godziną 6:00 była zaliczana do pracy w niedzielę.
Przykładowo, rozpoczęcie pracy w poniedziałek o 3:00 oznaczało, że godziny pracy od 3:00 do 6:00 przypadały jeszcze na niedzielę w rozumieniu zasad rozliczenia. Powstawał więc obowiązek jej rekompensaty, choć według kalendarza kierowca pracował już w poniedziałek. Analogiczny mechanizm dotyczył pracy przed 6:00 w dniu następującym po święcie.
Za pracę w niedzielę należy zapewnić dzień wolny w ciągu 6 dni kalendarzowych przed nią lub po niej, a jeżeli nie jest to możliwe - do końca okresu rozliczeniowego. Za pracę w święto, dzień wolny przysługuje w okresie rozliczeniowym. Brak możliwości udzielenia dnia wolnego w wymaganym terminie oznacza obowiązek wypłaty dodatku 100% za każdą godzinę takiej pracy (art. 151¹¹ Kodeksu pracy).
Przepisy pozwalają pracodawcy ustalić inne granice niedzieli i święta, np. od 0:00 do 0:00 (art. 151⁹ § 2 Kodeksu pracy). Przy takim wariancie praca w poniedziałek od 0:00 do 6:00 nie należy już do niedzieli. W audycie porównaliśmy rozliczenie z takim ustawieniem.
Przedział 6:00-6:00 sam w sobie nie był błędem prawnym. Problemem było niedopasowanie przyjętych granic do organizacji pracy kierowców i wynikające z tego obowiązki rekompensaty. Wprowadzenie wariantu 0:00-0:00 wymaga odpowiedniej zmiany dokumentacji firmy oraz zgodnej konfiguracji programu. Co ważne, nie usuwa to również wstecz należności powstałych według dotychczasowych zasad.
Kolejna z rozbieżności dotyczyła dyżuru 50%. W regulaminie klienta uwzględniono nieusprawiedliwione postoje, oznaczane w programie jako NPO. Nie znajdowało to jednak odzwierciedlenia w sposobie wyliczania ewidencji.
W porównywanych raportach, przy odmiennym sposobie kwalifikowania postojów i z uwzględnieniem NPO w analizie audytowej, wykazano znacznie różniące się wartości dyżuru 50%.
Porównanie trzech kierowców na podstawie raportu audytowego. Wszystkie wartości pokazano w godzinach i minutach.
U kierowcy B różnica między raportami wyniosła aż 65 godz. 08 min w jednym miesiącu. Taka rozbieżność wymaga wyjaśnienia przed naliczeniem należności za dyżur i oceną, czy ustalony ryczałt jest wystarczający.
NPO nie jest dowolną etykietą służącą do obniżenia dyżuru. Art. 7 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców wyłącza z czasu pracy nieusprawiedliwione postoje w czasie prowadzenia pojazdu. Kwalifikację trzeba jednak ustalić na podstawie przyczyny postoju i rzeczywistych obowiązków kierowcy. Oczekiwania związanego z przewozem, ustawowej przerwy lub odpoczynku nie można automatycznie zakwalifikować jako NPO.
Przykładowo: oczekiwanie na załadunek, podczas którego kierowca musi pozostać na stanowisku i nie zna z góry długości tego okresu, zalicza się do czasu pracy na zasadach art. 6 ust. 2 ustawy. Inaczej ocenia się postój w trakcie trasy wyłącznie na załatwienie spraw prywatnych, niezwiązany z przewozem i niebędący wymaganą przerwą lub odpoczynkiem. W tym drugim przypadku możliwość zakwalifikowania postoju jako NPO wymaga ustalenia jego okoliczności.
Zasady dyżuru i jego wynagradzania wynikają z art. 9, a kwalifikowania przerw w prowadzeniu pojazdu i odpoczynków - z art. 27 ustawy. Regulamin i ustawienia programu muszą być z nimi zgodne. Sama zmiana oznaczenia postoju w programie nie zmienia tego, co kierowca faktycznie robił.
Kolejnym problemem była włączona opcja traktowania znacznika kraju jako minuty innej pracy. Jej zastosowanie wpływało na sumę wykazywanej pracy, a także na wyznaczanie początku i końca doby kierowcy.
W rozliczeniu klienta dla jednego z kierowców wykazano 38 godz. 51 min innej pracy, a w analizie audytowej, wykonanej bez tej opcji - 29 godz. 17 min. U kolejnego było to odpowiednio 41 godz. 14 min oraz 29 godz. 38 min. Są to wyniki porównania raportów, a nie pomiar wpływu wyłącznie jednego ustawienia.
Mechanizm może wykraczać poza samo dodanie minuty. Jeżeli program wprowadza zapis pracy w miejscu wpisu kraju, może inaczej wyznaczyć początek doby lub podzielić odcinek traktowany wcześniej jako odpoczynek. To z kolei może zmienić przypisanie godzin do doby, wyliczenie nadgodzin i dyżurów oraz wskazania dotyczące odpoczynku. Dlatego takie wyniki trzeba sprawdzić na konkretnych zapisach. Sam znacznik kraju nie przesądza, że kierowca faktycznie wykonywał w tym czasie pracę.
Audyt wykazał również naliczanie dodatków związanych z nachodzeniem się dób pracowniczych. Ten element wymagał sprawdzenia w powiązaniu z przyjętą organizacją czasu pracy oraz dokumentacją firmy.
Zauważyliśmy też brak uwzględnienia powrotu jednego z kierowców z Niemiec samochodem osobowym. Ewidencja klienta kończyła się na wyjęciu karty z tachografu. Po otrzymaniu informacji o powrocie uwzględniliśmy w analizie 6 godzin dyspozycji.
Audyt obejmował zarówno weryfikację naliczonych pozycji, jak i uzupełnienie brakujących aktywności. Celem było ustalenie rzeczywistych należności kierowcy na podstawie pełnych danych.
Podczas analizy zauważyliśmy również brak znaczników krajów rozpoczęcia i zakończenia pracy. Część starszych wpisów, potrzebnych do odtworzenia początku analizowanego okresu, nie była widoczna w pobranych danych. W lipcu u jednego z kierowców odnotowano 16 przypadków brakujących oznaczeń, u kolejnego 9, a u dwóch następnych po 7.
Jako możliwą przyczynę wskazaliśmy zbyt rzadkie pobieranie danych. Karta kierowcy ma ograniczoną pojemność dla poszczególnych rodzajów wpisów. Gdy pamięć przeznaczona na te informacje się zapełnia, starsze wpisy mogą zostać zastąpione nowymi. Zachowane aktywności nie oznaczają więc, że dostępne są wszystkie starsze znaczniki krajów. Należało sprawdzić również poprawność obsługi tachografu i ewentualne problemy techniczne z zapisem.
Niepełne informacje o krajach wymagają uzupełnienia przed rozliczeniem pobytu za granicą.
Braki te mają znaczenie dla rozliczenia pobytu za granicą i operacji transportowych. Jeżeli nie zostaną wyjaśnione, mogą prowadzić do nieuwzględnienia właściwego kraju lub czasu pobytu przy naliczaniu ulg ZUS i PIT oraz wynagrodzenia zagranicznego. Do prawidłowej kwalifikacji przewozów potrzebne są również dane o załadunkach i rozładunkach. Sam znacznik kraju nie rozstrzyga, czy kierowca wykonywał kabotaż, przewóz między państwami czy tranzyt.
Zaleciliśmy pobieranie danych z kart co najmniej dwa razy w miesiącu oraz sprawdzenie, czy problem ustąpił. W razie braków dane trzeba uzupełnić i zweryfikować na podstawie dostępnych zapisów z tachografu, dokumentów przewozowych i informacji o trasie. Brak znacznika kraju nie może być automatycznie uznany za pobyt kierowcy w Polsce.
Przygotowaliśmy porównanie rozliczeń, wskazaliśmy źródła różnic i przekazaliśmy zalecenia dotyczące konfiguracji programu, dokumentacji oraz sposobu analizy danych. Obejmowały one także granice niedziel i świąt oraz częstsze pobieranie danych z kart kierowców.
W audycie wskazaliśmy również możliwość zmiany organizacji czasu pracy. Firma stosowała trzymiesięczny okres rozliczeniowy, a my rekomendowaliśmy rozważenie okresu miesięcznego. To propozycja wymagająca dostosowania dokumentacji, a nie ustawienie, które można po prostu przełączyć w programie.
Klient otrzymał konkretne przykłady pokazujące, które elementy wpływały na naliczane należności i co należy uporządkować. To pozwala oceniać rozliczenie na podstawie danych, zamiast przyjmować każdą kwotę wygenerowaną przez program za prawidłową.
Przeczytaj także: Optymalizacja wynagrodzeń kierowców – czy w 2026 roku da się jeszcze zaoszczędzić? | Kadry i płace
Ten przypadek pokazuje, że zakup programu i przyjęcie rekomendowanych ustawień nie wystarczą. Konfiguracja musi odpowiadać dokumentacji firmy, organizacji pracy i zasadom naliczania wynagrodzeń. Równie ważna jest wiedza osoby, która analizuje dane i przygotowuje rozliczenie.
Jeżeli w Twojej firmie pojawiają się wysokie dopłaty, duże wartości dyżurów albo różnice między raportami, warto sprawdzić, skąd się biorą.
W DRIVIA podczas audytu porównujemy dane z kart kierowców, ewidencję, dokumentację i naliczone składniki wynagrodzenia. Wskazujemy błędy oraz możliwości poprawy rozliczeń, z uwzględnieniem należności, które rzeczywiście przysługują kierowcom.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy ustawienia Twojego programu odpowiadają zasadom obowiązującym w Twojej firmie.
Izabela Nowakowska
Kierownik Działu Rozliczeń
Nasi zachodni sąsiedzi z uporem godnym lepszej sprawy nakładają sankcje na przewoźników za niezablokowanie urządzenia rejestrującego kartą przedsiębiorstwa. Warto więc prześledzić regulacje. Dochodzi się do oczywistego wniosku, iż z przepisów nie wynika obowiązek skierowany do przewoźników, który definiuje konieczność założenia blokady kartą przedsiębiorstwa. W przepisach wspólnotowych, określających wymogi dla tachografów zadekretowano, że każde urządzenie rejestrujące musi mieć możliwość jego zablokowania. Jednak jest to jedna z funkcjonalności, której zaistnienie w menu urządzenia, niezbędne jest do zatwierdzenia typu danego modelu tachografu. Tym samym możliwość blokowania kartą firmową jest niezbędna do uzyskania urzędowej akceptacji do rynkowej sprzedaży danego typu tachografów – oczywiście obok innych, ważnych do wypełnienia warunków. Jest więc to wymóg kierowany do producentów tachografów, jak i organów wydających na te urządzenia świadectwa zatwierdzenia typu. Nie można natomiast na jego podstawie twierdzić, iż umieszczenie regulujących tę kwestię przepisów w załączniku do rozporządzenia unijnego powoduje po stronie przewoźnika konieczność zablokowania tachografów w pojazdach. Tym samym okazuje się, że organy kontrolne z Niemiec egzekwują wobec przewoźnika nieistniejący i niezadekretowany prawnie obowiązek. Do naszej firmy docierają protokoły kontroli i kary nałożone przez rożne organy europejskie. Warto w tym kontekście zauważyć, iż to jedynie formacje kontrolne zza Odry nakładają tego typu sankcje.
Jedną z nowych funkcjonalności w tachografach produkowanych obecnie jest możliwość oznaczania załadunków i rozładunków. W tym celu stworzone zostały w urządzeniach G2V2 odpowiednie wersje oprogramowania. Ma to służyć rożnym celom, jednak wydaje się że głównym jest możliwość kontroli czy przewoźnik wynagradza kierowców zgodnie z obowiązującymi standardami płac sektorowych w transporcie, jak i kontrola nad ilością wykonywanych kabotaży. W żadnym z aktów unijnych, prawodawca wspólnotowy nie wskazał jednak w jakich okolicznościach znaczniki świadczące o załadunkach i rozładunkach w formie ukośnych strzałek, winny być przez kierowców wprowadzane. Mimo braku regulacji w tym zakresie do naszej firmy trafiła kara, nałożona przez organ węgierski w wysokości 2 800 forintów, będąca następstwem braku zadeklarowanych załadunków i rozładunków. Zatem Węgrzy uczą się od Niemców. Rozpoczęli egzekwowanie przepisów, których nie ma.
Organy kontrolne z naszego kraju nie pozostają w tyle, lokując się wysoko w klasyfikacji naciągania przewoźników na całkowicie bezpodstawne sankcje. Koronnym argumentem są tu sprawy związane pojazdami nienormatywnymi. Jak wiadomo, jednostka drogowa, której wymiary albo też masa całkowita zostały przekroczone w odniesieniu do określonych w przepisach normatywów, zyskuje status pojazdu nienormatywnego. Podobnie dzieje się w sytuacji, w której przekroczone zostają dopuszczalne naciski osi na nawierzchnię danej drogi. Rodzime formacje kontrolne w sytuacji stwierdzenia przejazdu pojazdem nienormatywnym nakładają podwójne kary za ten sam stan faktyczny. Jedna z nałożonych sankcji ma swoje źródło w przepisach ustawy z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym, druga natomiast oparta jest zwykle o zapisy innego aktu normatywnego, tj. ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym. Przez kilka lat sądy uznawały taki model reakcji państwa na przeładowane pojazdy, co z pewnością budziło pośród przewoźników i innych zainteresowanych podmiotów niemałe zdziwienie. Wszakże są to dwie kary, nałożone wobec jednego podmioty, za ten sam stan faktyczny. Dopiero w ostatnich miesiącach orzecznictwo zaczyna się tutaj zmieniać. Warto wskazać na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego, wydany w dniu 27 maja 2026r. w sprawie oznaczonej sygnaturą: II GSK 1435 / 26. W jego uzasadnieniu skład orzekający zakwestionował praktykę podwójnego karania. Jednak wydaje się, że minie dużo czasu, zanim polskie organy kontrolne z niej zrezygnują. Tym samym i na krajowym podwórku nie jest dobrze. Nakładane są kary po to tylko, aby do budżetu państwa wpłynęły pieniądze.
Oczywistym jest, że polski przewoźnik, wobec którego sankcje nałożył rodzimy organ kontrolny nie powinien rezygnować z prawa do odwołania, czy też wniesienia skargi do sądu administracyjnego. Oczywiście chodzi o sytuacje w których sprawa nie jest oczywista. Odwołanie od decyzji organu I instancji nie jest obciążone żadnymi opłatami. Skarga do sądu wymaga natomiast zapłaty wpisu - jego wysokość jest jednak rozsądna. Inaczej sprawa przedstawia się w różnych krajach wspólnoty. Przykładem niech będą Węgry, gdzie wniesienie odwołania obciążone jest opłatą a samo przetłumaczenie pisma na język węgierski sprawia już problem. Oczywiste jest, iż skorzystanie z tłumaczy internetowych prowadzi często do opłakanych skutków i całkowitej zmiany kontekstu przekładanego pisma. Trzeba więc zapłacić za usługę tłumacza, który dokona wiernego przekładu – a to w przypadku języka bratanków nie jest tanie. Są też kraje, w których po rozpatrzeniu odwołania lub złożonej do sądu skargi, kara może zostać podwyższona. Dochodzi do tego kwestia wynagrodzenia prawników, znających system prawny kraju, w którym dane postępowanie się toczy. Często jego wysokość przewyższa znacznie wymiar nałożonej sankcji. Zatem w sprawach z innych krajów trzeba zalecać ostrożność. Próbować jednak można.
Maciej Wyrzykowski
Ekspert ds. transportu, wykładowca
