Większość firm skupia dziś swoją uwagę na kwestiach technicznych: montażu tachografów, kartach kierowców czy nowych obowiązkach związanych z rejestracją czasu pracy. Tymczasem dla wielu przedsiębiorców prawdziwa rewolucja rozpocznie się dopiero w dziale kadr i płac. Bo tachograf to nie tylko urządzenie rejestrujące aktywność kierowcy. To również początek szczegółowej ewidencji czasu pracy, która bezpośrednio wpływa na sposób naliczania wynagrodzeń.
Dotychczas większość firm funkcjonowała bez tachografów, a ewidencja czasu pracy kierowców opierała się głównie na ręcznych rozpiskach, deklaracjach pracowników czy raportach GPS pokazujących głównie przebieg tras. Takie rozwiązania pozwalały oszacować, gdzie znajdował się pojazd, ale nie dawały możliwości prawidłowego ustalenia czasu pracy kierowcy w rozumieniu przepisów prawa pracy. Wraz z obowiązkowym wyposażeniem busów w tachografy przedsiębiorcy zyskają dostęp do szczegółowych danych dotyczących aktywności kierowców, takich jak czas prowadzenia pojazdu, dyspozycyjność, inna praca, przerwy czy odpoczynki. Oznacza to, że po raz pierwszy możliwe będzie precyzyjne odtworzenie rzeczywistego czasu pracy kierowcy, a tym samym prawidłowe rozliczanie nadgodzin, pracy w porze nocnej, pracy w niedziele i święta oraz innych składników wynagrodzenia. To właśnie dlatego nadchodzące zmiany nie są wyłącznie zmianą transportową – są przede wszystkim rewolucją w obszarze kadr, płac i rozliczania wynagrodzeń kierowców.
Wraz z objęciem przewozów busami przepisami rozporządzenia 561/2006 oraz rozszerzeniem stosowania ustawy o czasie pracy kierowców, wielu przewoźników po raz pierwszy będzie musiało zmierzyć się z zagadnieniami, które od lat funkcjonują w transporcie ciężkim.
Mowa między innymi o:
To właśnie tutaj może pojawić się największe wyzwanie dla przedsiębiorców. Dotychczas wiele z tych zagadnień funkcjonowało w oparciu o uproszczone rozliczenia, szacunki lub wewnętrzne praktyki stosowane w firmach. Od momentu, gdy podstawą rozliczeń staną się dane zapisane w tachografie, każda aktywność kierowcy będzie mogła zostać zweryfikowana i powiązana z konkretnymi obowiązkami pracodawcy w zakresie czasu pracy oraz wynagrodzeń. A to oznacza, że błędy, które do tej pory często pozostawały niewidoczne, mogą stać się źródłem realnych konsekwencji finansowych i prawnych dla przedsiębiorstwa.
Pierwszym istotnym ryzykiem jest niewłaściwie skonstruowana polityka wynagrodzeń. W wielu firmach funkcjonujące dziś modele rozliczeń powstawały w warunkach ograniczonej ewidencji czasu pracy i opierały się przede wszystkim na stałych stawkach dziennych lub uproszczonych zasadach rozliczeń. Po wdrożeniu tachografów każda aktywność kierowcy będzie możliwa do zweryfikowania, a ewidencja czasu pracy zacznie bezpośrednio wpływać na wysokość wynagrodzenia. Kluczowe znaczenie zyska prawidłowa konfiguracja list płac, właściwe rozliczanie dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej czy w niedziele i święta, a także wykorzystanie dostępnych ulg i rozwiązań pozwalających optymalizować koszty zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Drugim obszarem ryzyka są potencjalne roszczenia kierowców. Branża transportowa doskonale pamięta sytuację, jaka miała miejsce w 2022 roku po wejściu w życie Pakietu Mobilności, kiedy wielu pracowników zaczęło kwestionować dotychczasowe zasady rozliczeń i dochodzić swoich praw. Bardzo podobny scenariusz może powtórzyć się w sektorze busów. Kierowcy coraz częściej wymieniają się informacjami na forach branżowych, grupach internetowych czy podczas rozmów na parkingach. Problem polega na tym, że część tych informacji opiera się na niepełnej wiedzy lub powielanych mitach. Niezależnie jednak od ich źródła, rosnąca świadomość pracowników może prowadzić do składania roszczeń dotyczących nadgodzin, pracy w porze nocnej czy innych składników wynagrodzenia. W przypadku sporu sądowego to właśnie analiza danych z tachografu oraz prawidłowość prowadzonej ewidencji czasu pracy będą stanowiły podstawowy materiał dowodowy.
Trzecim ryzykiem są kontrole organów państwowych. Zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych od lat opierają swoje ustalenia w branży transportowej przede wszystkim na analizie danych z tachografów, ewidencji czasu pracy, list płac oraz potwierdzeń wypłaty wynagrodzeń. Po objęciu obowiązkiem stosowania tachografów również przewoźników wykonujących transport pojazdami do 3,5 tony, możliwości weryfikacji prawidłowości rozliczeń znacząco wzrosną. Dane zapisane w urządzeniu będą mogły zostać bezpośrednio porównane z dokumentacją kadrowo-płacową, co pozwoli szybko wychwycić wszelkie nieprawidłowości.
Wielu przewoźników może po raz pierwszy zetknąć się z sytuacją, w której każda minuta aktywności kierowcy znajdzie swoje odzwierciedlenie zarówno w ewidencji czasu pracy, jak i na liście płac. Dlatego już dziś warto przeanalizować obowiązujące w firmie procedury, sposób naliczania wynagrodzeń oraz organizację procesu rozliczania kierowców. Im wcześniej przedsiębiorca przygotuje się do nowych realiów, tym łatwiej będzie uniknąć kosztownych błędów, sporów z pracownikami i problemów podczas kontroli.
Przygotowania nie powinny ograniczać się wyłącznie do zakupu urządzeń i wyrobienia kart kierowców. Wdrożenie tachografów to dopiero początek — realna zmiana zaczyna się tam, gdzie dane z tachografu trzeba przełożyć na ewidencję czasu pracy, listę płac i konkretne kwoty wynagrodzeń.
Warto przeprowadzić kompleksowy audyt obejmujący:
Doświadczenia ostatnich lat pokazują, że największe problemy nie pojawiają się przy samym montażu tachografu, ale przy pierwszych listach płac sporządzonych na podstawie nowych danych. To właśnie wtedy okazuje się, czy firma ma prawidłowo skonstruowany model wynagrodzeń, właściwe procedury i dokumenty, które pozwalają bezpiecznie rozliczyć kierowcę. Im wcześniej przedsiębiorca zweryfikuje te obszary, tym mniejsze ryzyko błędów, sporów z kierowcami i kosztownych korekt.
Wielu przedsiębiorców obawia się, że wraz z pojawieniem się tachografów i pełnej ewidencji czasu pracy możliwości optymalizacji kosztów wynagrodzeń praktycznie znikną. W praktyce jest jednak dokładnie odwrotnie. Im większe znaczenie będą miały prawidłowe rozliczenia czasu pracy, tym większego znaczenia nabierze odpowiednio skonstruowana polityka wynagrodzeń oraz umiejętne wykorzystanie rozwiązań przewidzianych przez obowiązujące przepisy.
W dalszym ciągu istnieją instrumenty pozwalające ograniczać obciążenia podatkowe związane z zatrudnieniem kierowców. Mowa między innymi o prawidłowym stosowaniu ulg podatkowych związanych z pracą za granicą, tzw. wirtualnych dietach, rozliczaniu kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej czy wprowadzaniu ekwiwalentów związanych z używaniem i konserwacją własnej odzieży roboczej, narzędzi lub środków higieny. Choć poszczególne rozwiązania mogą wydawać się niewielkie, w skali roku oraz całej floty pojazdów przekładają się na bardzo konkretne kwoty pozostające w przedsiębiorstwie.
Kluczowe jest jednak to, że żadne z tych rozwiązań nie powinno być wdrażane schematycznie. To, co sprawdzi się w jednej firmie, nie zawsze będzie korzystne w innej. Charakter wykonywanych przewozów, liczba dni spędzanych za granicą, model pracy kierowców czy wysokość wynagrodzeń wpływają bezpośrednio na opłacalność poszczególnych składników płacowych. Dlatego skuteczna optymalizacja nie polega na szukaniu „gotowych trików”, ale na prawidłowym połączeniu rozliczania czasu pracy, polityki wynagrodzeń oraz przepisów podatkowych.
Właśnie dlatego wdrożenie tachografów warto potraktować nie tylko jako nowy obowiązek, ale również jako dobry moment do przeprowadzenia audytu wynagrodzeń kierowców. W wielu firmach analiza list płac pokazuje bowiem nie tylko potencjalne ryzyka, ale również obszary, w których koszty można ograniczyć w sposób całkowicie zgodny z przepisami.
Wdrożenie tachografów w pojazdach do 3,5 tony to znacznie więcej niż nowy obowiązek techniczny. To zmiana, która wpłynie na sposób ewidencjonowania czasu pracy kierowców, naliczania wynagrodzeń, planowania kosztów oraz przygotowania firmy do kontroli.
Podczas webinaru „Kadry i płace po zmianach 2026 – jak rozliczać kierowców busów zgodnie z przepisami?” pokażę, jakie konsekwencje dla przedsiębiorców niesie pełna ewidencja czasu pracy, jakie ryzyka pojawią się po wdrożeniu tachografów oraz jak przygotować politykę wynagrodzeń do nowych realiów.
Porozmawiamy również o praktycznych aspektach rozliczania kierowców, możliwościach legalnej optymalizacji kosztów oraz najczęstszych błędach, które mogą skutkować roszczeniami pracowników lub problemami podczas kontroli.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na nadchodzące zmiany i dowiedzieć się, jak połączyć zgodność z przepisami z efektywnym zarządzaniem kosztami wynagrodzeń – zapraszam do udziału w webinarze.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
Na wstępie warto zaznaczyć, że teoretycznie „nowe” przepisy zostały uchwalone i wpisane do tekstu Rozporządzenia (WE) 561/2006 już 20 sierpnia 2020 r. Biorąc to pod uwagę, należy spuścić zasłonę milczenia na wszelkie głosy sugerujące ewentualne odroczenie nadchodzących zmian, ponieważ od prawie 6 lat wiadomo, że – zgodnie z treścią art. 2 ust. 1 lit. aa wspomnianego rozporządzenia – obejmie ono międzynarodowy lub kabotażowy transport drogowy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 2,5 tony. Co za tym idzie, pojazdy te będą musiały zostać wyposażone w najnowsze tachografy inteligentne (G2V2), które to skrzętnie będą rejestrować informacje o aktywności kierowcy. Do tej pory stanowiło to domenę transportu powyżej 3,5t, jednak już niebawem do tego grona dołączą także kierowcy busów.
Z perspektywy polskiego przedsiębiorcy oznaczać to będzie, że niemalże każdy zarobkowy przewóz drogowy pomiędzy dwoma różnymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej wymagał będzie respektowania obowiązujących limitów w zakresie czasu prowadzenia pojazdu, przerw czy odpoczynków. Na tych samych zasadach powinny być realizowane przewozy kabotażowe, czyli te realizowane w całości wewnątrz, innego niż Polska, kraju wspólnoty.
Wątpliwości podczas kontroli może wzbudzać sformułowanie „międzynarodowy transport drogowy” niefortunnie użyte oryginalnie w polskiej wersji rozporządzenia, które to zdefiniowane w Ustawie o transporcie drogowym odnosi się do prowadzenia działalności gospodarczej w przedmiotowym zakresie. Jednocześnie jednak wyraźnie wskazano, że przepisy stosuje się do „przewozu drogowego w międzynarodowym transporcie drogowym”, co wyraźnie wskazuje na intencje ustawodawcy.
Od 1 lipca zakres obowiązywania rozporządzenia zostanie poszerzony, jednak nie obejmie on dokładnie wszystkich kierowców pracujących w transporcie drogowym. Przede wszystkim zmianie nie ulegną zasady wykonywania przewozów krajowych. Tutaj dalej obowiązywać będzie stara zasada, w myśl której tachografy instalowane i użytkowane są w ciężarówkach o DMC większej niż 3,5 t, a mniejsze pojazdy będą zwolnione z tego obowiązku. Po zmianach w międzynarodówce na nieco mniej rygorystyczne traktowanie w przedmiotowym zakresie podczas kontroli drogowych mogą liczyć kierowcy furgonów, których DMC nadal nie będzie przekraczało granicy 2,5t.
Oprócz tych wskazanych przypadków, które wynikają bezpośrednio ze znowelizowanej treści art. 2, nadal obowiązywać będą wyłączenia określone w art. 3 rozporządzenia. Zaliczają się do nich m.in. przewozy niehandlowe pojazdami o DMC nieprzekraczającym 7,5t, toteż przykładowo osoby regularnie podróżujące kamperami na zagraniczne wczasy mogą spać spokojnie. Do niniejszego katalogu dołączony został jednak kolejny punkt obejmujący kierowców wykonujących przewóz towarów busami na potrzeby własne przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że prowadzenie pojazdu nie stanowi ich głównego zajęcia, dzięki temu nowelizacja nie obejmie w znacznej części przypadków przewozów niezarobkowych, wykonywanych pomocniczo w stosunku do głównej prowadzonej działalności gospodarczej.
Zasady korzystania z urządzeń rejestrujących także pozostaną bez zmian w stosunku do tego, jak do tej pory wyglądało to w samochodach ciężarowych i autobusach. Należy zadbać o zachowanie ciągłości zapisów aktywności z ostatnich 56 dni w taki sposób, by na podstawie danych z karty kierowcy można było ustalić, jak pracował w tym okresie. W tym celu wszystkie swoje aktywności kierujący powinien zaznaczać w tachografie za pomocą odpowiedniej ikony:
Wspomniane 56 dni jest okresem podlegającym kontroli na drodze, dlatego też należy zapewnić ciągłość informacji. Jeśli w wyniku oddalenia od pojazdu kierowca nie może w danym momencie rejestrować swojej aktywności „na żywo”, niezwłocznie po powrocie do pojazdu powinien własnoręcznie wykonać wpis manualny, uzupełniając w ten sposób brakujący okres. W przeciwnym razie może narazić się na wysokie kary.
Nadciągająca reforma tak naprawdę, stanowić będzie jedynie poszerzenie grona przewoźników podlegających pod aktualnie stosowane przepisy, ponieważ rozporządzenie 561/2006 jest doskonale znane w branży. Pomimo różnych głosów pojawiających się na rynku, kierowcy busów w transporcie międzynarodowym zostaną objęci tymi samymi regulacjami w zakresie czasu pracy, którym dotychczas podlegali kierowcy ciężarówek i autobusów.
Po pierwsze, wprowadzone zostanie ograniczenie czasu, jaki potencjalnie może zostać poświęcony na prowadzenie pojazdu. Limity będą wynosić kolejno:
Po drugie, kierowcy i przewoźnicy będą zobowiązani skrupulatnie planować przerwy w pracy kierowcy tak, by w żadnym wypadku nie dopuścić do przekroczenia 4,5 godziny jazdy, ponieważ po tym czasie kierującemu przysługiwać będzie przerwa w wymiarze co najmniej 45 minut.
Dopuszczalne będzie dzielenie jej na krótsze okresy, trwające odpowiednio min. 15 i min. 30 minut, jednak należy rozplanować je w taki sposób, by nadal nie doszło do naruszenia bazowego czasu jazdy.
Po trzecie, zasadniczej zmianie ulegną zasady odbioru odpoczynku, czyli nieprzerwanego okresu wolnego od pracy, w którym kierowca swobodnie dysponuje swoim czasem. Począwszy od odpoczynków dziennych, w każdym 24-godzinnym okresie, po zakończeniu poprzedniego odpoczynku, kierowca powinien odebrać kolejny, trwający nieprzerwanie 11 godzin, z możliwością trzykrotnego skrócenia go do wymiaru 9 godzin w okresie między odpoczynkami tygodniowymi. Z tym zagadnieniem związana jest powszechnie kojarzona norma odpowiednio 13 lub 15 godzin pracy, która pozwala tak planować aktywność osoby prowadzącej pojazd, by zapewnić jej możliwość wykonania odpoczynku w tzw. „dobie”. Dopuszczalny będzie także odbiór odpoczynku w częściach jako odpoczynku dzielonego (min. 3h + min. 9h), który, pomimo że zamyka dzień kierowcy 9-godzinnym postojem, traktowany jest łącznie jako odpoczynek regularny.
Wspomniane odpoczynki tygodniowe powinny z kolei przypadać nie rzadziej niż co 6 okresów 24-godzinnych, czyli 144 godziny, licząc od zakończenia jednego do rozpoczęcia następnego. One także mogą być odebrane w 2 wymiarach:
Podobnie jednak jak w przypadku odpoczynków dziennych, skrócenie odpoczynku tygodniowego nie może stanowić normy, dlatego każde takowe skrócenie należy zrekompensować równoważnym okresem odpoczynku odbieranym razem z innym odpoczynkiem. Dla przykładu, kierowca, który wykona odpoczynek tygodniowy w wymiarze 30 godzin, powinien odebrać rekompensatę w wymiarze: 45 – 30 = 15 godzin. Należy ją dołączyć do innego odpoczynku najpóźniej przed końcem 3 tygodnia następującego po skróceniu.
Co więcej, przepisy stanowią, że w każdych dwóch następujących po sobie tygodniach należy odebrać co najmniej 2 odpoczynki regularne lub 1 odpoczynek regularny a 1 skrócony. W praktyce dopuszczalne jest zatem skracanie maksymalnie co drugiego odpoczynku tygodniowego, chociaż również w tym zakresie dopuszczalne są pewne odstępstwa. Przy okazji należy także zwrócić uwagę na obowiązujący zakaz odbywania w pojeździe odpoczynków trwających dłużej niż 45 godzin, który zabrania tym samym kierowcy odbioru regularnego odpoczynku tygodniowego na parkingu przy trasie. Stosownie do tego zapisu dłuższe okresy czasu wolnego powinny być spędzane w miejscu przystosowanym do tego celu pod kątem noclegowo-sanitarnym, a najlepiej w miejscu zamieszkania kierowcy. Zestawiając zatem powyższe aspekty planowania odpoczynków tygodniowych, otrzymujemy jeden z fundamentów popularnych systemów pracy takich jak 2/1, 3/1 itp.
To, oczywiście, jedynie pewien fundament w zakresie planowania pracy kierowców busów po zmianach. Rozporządzenie 561/2006 obfituje w wiele dodatkowych niuansów, które należy wziąć pod uwagę, ale które mogą także ułatwić planowanie podróży, pozwalając np. na przerwanie odpoczynku, kiedy kierujący towarzyszy pojazdowi transportowanemu promem czy umożliwiając odstąpienie na mocy art. 12 od stosowania przepisów w sytuacjach wyjątkowych.
Oprócz zagadnień ujętych w przepisach unijnych, wraz z 1 lipca poszerzy się również zakres stosowania rodzimej Ustawy o czasie pracy kierowców. Znajdujące się w ustawie ograniczenia dotyczące czasu pracy obowiązują aktualnie kierowców zatrudnionych na umowę o pracę, pomijając tym samym np. zleceniobiorców. Po zmianach, z racji objęcia rozporządzeniem 561, normy ustawowe obowiązywać będą bez względu na formę zatrudnienia. Do najważniejszych należy zaliczyć:
Tachograf jest urządzeniem dedykowanym dla celów rejestrowania czasu pracy kierowcy, by dalej móc jednoznacznie egzekwować przestrzeganie obowiązujących norm. Pełni tym samym funkcję swoistej „czarnej skrzynki”. Obowiązkowo powinien być instalowany we wszystkich pojazdach podlegających rozporządzeniu 561/2006, dlatego też na coraz szerszą skalę będą one instalowane w nowych pojazdach już od 2,5t DMC. Należy jednak pamiętać, że sama jego obecność w kabinie pojazdu, nie obliguje do jego użytkowania i respektowania przepisów rozporządzenia.
We wcześniejszej części artykułu wskazano, kiedy kierujący busem nie będzie podlegał zmienionym regulacjom. Co za tym idzie nie będzie musiał korzystać też z tachografu. W tej sytuacji może skorzystać z wbudowanej w urządzenie funkcji „OUT”, która sygnalizuje, że bieżący przewóz wykonywany jest poza zakresem stosowania rozporządzenia. Skorzystają z niej m.in. kierowcy wykonujący przewozy krajowe.
Z drugiej zaś strony, w transporcie międzynarodowym, obowiązek rejestrowania aktywności obejmować będzie cały przewóz drogowy, zarówno na krajowym jak i zagranicznym odcinku trasy. Opłakane w skutkach mogą okazać się próby „włączania” tachografu dopiero na granicy państwa, próbując w ten sposób obejść przepisy. Kluczowym jest fakt, że aktualnie realizowany przewóz jest międzynarodowy, nawet jeśli kierowca jeszcze nie przekroczył granicy.
Konieczność rejestrowania czasu pracy i biegłego posługiwania się normami czasu pracy wymusza na firmach i kierowcach właściwe przygotowanie. Kierowca jest zobowiązany wyrobić sobie imienną kartę do tachografu, zaś firma będzie musiała wyposażyć się w kartę przedsiębiorstwa. Wbrew różnym opiniom, do ich uzyskania, nie ma konieczności realizowania kursów kwalifikacyjnych czy zdawania żadnych egzaminów.
Przedsiębiorca powinien dodatkowo zadbać o możliwość wykonania pozostałych obowiązków, do których zaliczyć należy okresowe odczytywanie danych z karty kierowcy i tachografu, wyposażając się m.in. w odpowiednie narzędzia. Więcej informacji na ten temat można zaczerpnąć z poniższego artykułu: Zegar tyka - coraz bliżej zmiany dla przewoźników do 3,5 tony | Tachografy
Wejście w życie nowych przepisów to bez wątpienia przełomowy moment, który na nowo zdefiniuje zmieni oblicze międzynarodowego transportu drogowego. Choć konieczność montażu tachografów i skrupulatnego rejestrowania aktywności oznacza dla wielu przewoźników spore wyzwanie organizacyjne, kluczem do sukcesu pozostaje rzetelne i odpowiednio wczesne przygotowanie. Zrozumienie nowych reguł gry – od prawidłowego wykonywania wpisów manualnych po bezwzględne przestrzeganie limitów jazdy i odpoczynków – pozwoli firmom nie tylko uniknąć drastycznych kar finansowych, ale też zoptymalizować codzienne operacje logistyczne. Warto pamiętać, że nowoczesne narzędzia cyfrowe do analizy danych są dziś po to, by wspierać przedsiębiorców w tej transformacji, a nie tylko ułatwiać ich kontrolowanie.
Czas na analizy właśnie się skończył i w obliczu nadchodzących zmian liczy się już tylko błyskawiczna reakcja oraz natychmiastowe zabezpieczenie firmy przed paraliżem logistycznym.
Marek Sobczyński
Ekspert ds. licencji i transportu
Darmowy Webinar
Jak rozliczać kierowców busów zgodnie z przepisami?
9 czerwca 2026 r. godz. 10:00
