Jak współpracujemy z firmami transportowymi 

Inaczej niż wszyscy nie będziemy jednak wywoływali sztucznej paniki: publikacja wykazu nie oznacza konieczności natychmiastowego skierowania wszystkich pojazdów do warsztatów tachografów. Warto jednak wiedzieć o co zapytać na kalibracji oraz co czeka nas przy najbliższej wizycie u technika.

‍

Warto przeczytać: Nowe wytyczne w zakresie użytkowania tachografów

‍

Skąd pomysł na zaktualizowanie tachografów?

Podstawę prawną podejmowanych działań stanowi art. 20 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014. Przepis zobowiązuje producentów do projektowania, badania i przeglądania urządzeń rejestrujących w taki sposób, aby możliwe było wykrywanie ich podatności na błędy i ingerencję w pracę.  

Jeżeli podatność zostanie wykryta w urządzeniach znajdujących się już na rynku, producent lub jednostka certyfikująca informuje właściwy organ, który może zarządzić odpowiednie środki naprawcze. Informacja o takich działaniach przekazywana jest następnie Komisji Europejskiej.

Na tej podstawie JRC prowadzi oficjalny wykaz tachografów objętych obowiązkowymi aktualizacjami bezpieczeństwa. W tabeli wskazywane są m.in. modele urządzeń, podatne wersje oprogramowania, wersje wymagane po aktualizacji oraz daty rozpoczęcia obowiązku.

Aktualizacja nie jest więc dobrowolnym ulepszeniem proponowanym przez producenta, lecz działaniem służącym usunięciu zidentyfikowanych podatności systemu.

Wykaz dostępny jest na stronie: Digital Tachograph Vehicle Unit Status

‍

Które tachografy trzeba zaktualizować?

Według wykazu JRC obowiązkowa aktualizacja obejmuje obecnie następujące urządzenia:

‍

Obowiązek nie obejmuje automatycznie wszystkich tachografów danego producenta. Decydujące znaczenie mają model urządzenia, jego rewizja oraz zainstalowana wersja oprogramowania.

‍

Czy trzeba natychmiast pojechać do warsztatu?

Nie. Zgodnie z tabelą opublikowaną przez JRC termin aktualizacji został określony jako: „najpóźniej podczas następnego okresowego sprawdzenia lub przy pierwszej instalacji”.

Oznacza to, że jeżeli tachograf jest już zamontowany w pojeździe i posiada ważną kalibrację wykonaną przed rozpoczęciem obowiązku aktualizacji, przewoźnik nie musi skracać jej ważności ani umawiać dodatkowej wizyty w warsztacie wyłącznie w celu wgrania nowego oprogramowania.

Aktualizację należy przeprowadzić przy pierwszym okresowym sprawdzeniu przypadającym:

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 23 rozporządzenia (UE) nr 165/2014 tachografy podlegają regularnym badaniom wykonywanym przez zatwierdzone warsztaty co najmniej raz na dwa lata.

‍

Przykład: kalibracja wykonana przed 15 lipca

Załóżmy, że pojazd jest wyposażony w tachograf VDO DTCO 4.1 z oprogramowaniem 04.01.26, a jego okresowe sprawdzenie zostało prawidłowo wykonane w czerwcu 2026 r.

W takim przypadku właściciel pojazdu nie musi ponownie kierować go do warsztatu już w lipcu 2026 r. Aktualizacja powinna zostać przeprowadzona podczas kolejnej wizyty w serwisie tachografów.  

Sama data 15 lipca 2026 r. nie unieważnia wcześniej wykonanego sprawdzenia i nie powoduje automatycznego skrócenia jego ważności.

‍

Przykład: kalibracja tachografu wykonana po 15 lipca/1 września

Inaczej należy ocenić sytuację, w której okresowe sprawdzenie tachografu zostało przeprowadzone:

Warsztat powinien wówczas zweryfikować model oraz wersję oprogramowania. Jeżeli urządzenie znajduje się w wykazie JRC, konieczne jest przeprowadzenie aktualizacji.

Jeżeli okresowe sprawdzenie odbyło się już po właściwej dacie, ale oprogramowanie nie zostało zaktualizowane, rekomendujemy kontakt z warsztatem. Należy ustalić, czy urządzenie rzeczywiście jest objęte obowiązkiem oraz dlaczego aktualizacja nie została przeprowadzona podczas wizyty.

‍

Jak samodzielnie sprawdzić wersję oprogramowania?

Informacji o wersji oprogramowania najczęściej nie można odczytać w standardowym programie służącym do analizy czasu pracy kierowców. Można ją jednak sprawdzić bezpośrednio na wydruku z tachografu oraz wyświetlić na ekranie.  

Należy wybrać kolejno: Wydruk → Pojazd → Dane techniczne

Na wydruku „Dane techniczne” znajduje się sekcja zawierająca informacje o producencie i urządzeniu. Wersja oprogramowania jest wskazana obok oznaczenia „V”.

W przypadku tachografu VDO zapis na wydruku może wyglądać następująco:

W tachografach Stoneridge z kolei:

‍

‍

Co powinien zrobić przewoźnik?

Przewoźnicy posiadający pojazdy z inteligentnymi tachografami drugiej wersji powinni przede wszystkim ustalić modele oraz wersje oprogramowania zainstalowanych urządzeń. Nie oznacza to jednak konieczności organizowania dodatkowej wizyty w warsztacie dla każdego pojazdu.

Najważniejsze zasady są następujące:

Nie ma zatem potrzeby podejmowania nerwowych działań ani natychmiastowego wyłączania pojazdów z eksploatacji. Warto jednak zweryfikować posiadane urządzenia i dopilnować aktualizacji podczas najbliższego obowiązkowego sprawdzenia. Pozwoli to uniknąć wątpliwości dotyczących zgodności tachografu z aktualnymi wymaganiami bezpieczeństwa.

‍

Michał Pasik

Kierownik działu szkoleń i rozwoju

Kogo dotyczą zakazy?

Wakacyjne zakazy ruchu w Polsce, tak jak wszystkie pozostałe obowiązujące m.in. w weekend majowy, regulowane są Rozporządzeniem Ministra Transportu w sprawie okresowych ograniczeń oraz zakazu ruchu niektórych rodzajów pojazdów na drogach. Zgodnie z jego §1 grupę objętą restrykcjami stanowią kierowcy pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 12 ton z wyłączeniem autobusów, którzy w okresach wskazanych w rozporządzeniu nie mogą poruszać się po wszystkich drogach publicznych w Polsce.

‍

Harmonogram zakazów ruchu w wakacje 2026

Na całe szczęście, nie cały okres wakacji objęty jest ograniczeniami. Obowiązują one pomiędzy piątkiem, w którym kończy się rok szkolny, a ostatnią niedzielą poprzedzającą rozpoczęcie zajęć w placówkach i obejmują następne przedziały czasowe:

Dodatkowo, co roku zakaz ruchu obowiązuje także w dn. 15 sierpnia ze względu na przypadające wówczas święto państwowe, jednak w 2026 r. przypada ono na sobotę. Tym samym, biorąc pod uwagę, że w tym dniu ograniczenia obowiązują od 8:00 do 22:00, ten weekend będzie wyjątkowy, a przewoźnicy muszą uważać, żeby nie „wjechać” na minę.

W praktyce oznacza to, że transport może być normalnie realizowany w tygodniu aż do godz. 18:00 w piątek, kiedy to należy zaplanować postój. W weekendy zaś pojazdy ciężarowe poruszać będą mogły się wyłącznie popołudniu lub nocą:

‍

Dokładny harmonogram zakazów obowiązujących w Polsce w wakacje znajduje się w tabeli poniżej.

‍

Kary za nieprzestrzeganie zakazów

Niedostosowanie się do ograniczeń wiąże się z ryzykiem w postaci nałożenia grzywny. Dotyczy to zarówno kierowcy, przedsiębiorcy wykonującego przewóz oraz – jeśli będzie to firma transportowa – zarządzającego transportem. Wysokości kar finansowych różnią się między sobą i wynoszą odpowiednio:

Najbardziej dotkliwą sankcją może być jednak sam fakt zatrzymania pojazdu, ponieważ kierowca nie będzie mógł kontynuować przewozu, co może wydatnie wpłynąć na działania operacyjne przedsiębiorcy i jego kontrahentów.

‍

Zwolnienia z zakazów ruchu

W przytoczonym wcześniej rozporządzeniu wskazany został obszerny katalog wyłączeń, które uprawniają do realizacji transportu bez obaw o konsekwencje, pomimo obowiązywania zakazu w tym czasie. Dotyczy to pojazdów, które ze względu na specyfikę wykonywanych obowiązków lub charakterystykę danej operacji transportowej powinny zostać dopuszczone do ruchu w tym okresie. Do najważniejszych zwolnień należy zaliczyć m.in.:

Wskazane powyżej wyłączenia stanowią jedynie część całkowitej listy, którą znaleźć można w §3 rozporządzenia, którego treść znajduje się pod tym linkiem: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002423  

Warto w tym miejscu wspomnieć, że wyłączenia zawsze należy traktować literalnie zgodnie z treścią przepisów. Próby „podciągnięcia” przewozu pod zwolnienie, które wprost go nie dotyczy, mogą wiązać się z konsekwencjami. Dodatkowo kierowcy realizujący przejazdy w oparciu o wyłączenie powinni mieć przy sobie dokumenty jednoznacznie potwierdzające jego podstawę: zlecenie przewozu, dokumenty CMR, specyfikację ładunku lub inne dokumenty identyfikujące charakter transportu. Samo twierdzenie o zakwalifikowaniu się do wyjątku bez dokumentacji może być ryzykowne w razie kontroli.

‍

Wakacyjne zakazy ruchu za granicą

Analogiczne ograniczenia sezonowe obowiązują niemal we wszystkich krajach europejskich, jednak ich szczegółowe parametry – zakres podmiotowy, godziny obowiązywania oraz okresy ochronne – różnią się między sobą i nie są zharmonizowane na poziomie unijnym. Większość państw sąsiednich stosuje niższy próg masowy niż Polska: w Niemczech, Austrii, Czechach czy Słowacji zakazy dotyczą już pojazdów od 7,5 tony DMC. Terminy obowiązywania zakazów w poszczególnych krajach są zmienne i mogą ulegać corocznym modyfikacjom, dlatego przed każdym wyjazdem zagranicznym należy je bezwzględnie zweryfikować w aktualnych źródłach.

Bieżący status zakazów ruchu w krajach europejskich sprawdzić można na naszej stronie internetowej w sekcji „Baza wiedzy > Aktualności”.  

Link do strony:  https://drivia.pl/baza-wiedzy  

‍

Podsumowanie

Wakacyjny zakaz ruchu pojazdów ciężarowych jest stałym elementem polskiego porządku prawnego w transporcie drogowym. W 2026 roku obowiązuje od 26 czerwca do 30 sierpnia, a jego szczególnie wymagającym fragmentem jest kumulacja zakazów w dniach 14–16 sierpnia, wynikająca ze świątecznego charakteru 15 sierpnia. Znajomość harmonogramu, zakresu podmiotowego i rozbudowanego katalogu wyłączeń stanowi kluczowy element profesjonalnego warsztatu kierowcy zawodowego i dyspozytora. Przestrzeganie ograniczeń to nie tylko kwestia unikania sankcji finansowych i administracyjnych, lecz także wyraz odpowiedzialności za bezpieczeństwo wszystkich uczestników ruchu drogowego w sezonie wzmożonych wyjazdów turystycznych.

‍

Marek Sobczyński

Ekspert ds. licencji i transportu

Kogo dotyczą zmiany od 1 lipca 2026 r.?

Obowiązek montażu tachografu nie obejmie każdego busa. Najważniejsze są trzy elementy: masa, rodzaj przewozu i trasa. Nowe przepisy dotyczą przewozu rzeczy wykonywanego pojazdem lub zespołem pojazdów o DMC powyżej 2,5 tony, jeżeli przewóz ma charakter międzynarodowy albo kabotażowy. W praktyce może to dotyczyć wielu firm realizujących transport ekspresowy, przewozy dla e-commerce, dostawy między magazynami w różnych państwach UE lub kabotaż po rozładunku za granicą.

Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każdy pojazd w firmie musi mieć tachograf. Sama zmiana od 1 lipca 2026 r. nie dotyczy typowego transportu krajowego w zakresie 2,5–3,5 tony. Przepisy spod regulacji wyłączają także m.in. określone przewozy niezarobkowe (na potrzeby własne) pod warunkiem, że prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia kierowcy.

Dlatego pierwszym krokiem przed 1 lipca 2026 r. powinien być audyt floty. Trzeba sprawdzić nie tylko DMC samego pojazdu, ale również konfiguracje z przyczepą, typowe trasy, charakter przewozu i to, czy firma wykonuje przewozy kabotażowe.

‍

Co będzie sprawdzane podczas kontroli drogowej?

Kontrola busa z tachografem nie będzie ograniczała się do pytania, czy tachograf jest zamontowany. Organ kontrolny może weryfikować sposób jego używania, dane z karty kierowcy, zapisy aktywności, wydruki, dokumenty przewozowe oraz zgodność czasu jazdy i odpoczynków.

Do kontroli drogowej w Polsce uprawnieni są funkcjonariusze Policji, inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego, funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej i Straży Granicznej. Przepisy dotyczące dokumentów wskazują, że kierowca podczas przewozu drogowego powinien mieć przy sobie i okazywać na żądanie m.in. kartę kierowcy, wykresówki, zapisy odręczne, wydruki z tachografu oraz wymagane dokumenty przewozowe. W przypadku transportu rzeczy dochodzą dokumenty związane z ładunkiem, a w transporcie międzynarodowym także świadectwo kierowcy (w przypadku kierowcy z kraju trzeciego).  

Przy kontroli drogowej dotyczącej aspektów czasu pracy kierowca musi być przygotowany na okazanie zapisów z bieżącego dnia oraz poprzednich 56 dni. Chodzi m.in. o kartę kierowcy, wpisy manualne, wydruki oraz wykresówki z tego okresu, jeżeli kierowca prowadził także pojazd z tachografem analogowym.  

To oznacza, że problemem może być nie tylko przekroczenie czasu jazdy. Problemem może okazać się brak spójnej historii aktywności. Jeżeli kierowca przez część miesiąca jeździł busem bez tachografu, przez część wykonywał inne obowiązki, a tylko okazjonalnie prowadził pojazd objęty rozporządzeniem 561/2006, firma musi umieć to udokumentować.

‍

56 dni wstecz — największa pułapka dla firm z busami

W transporcie ciężkim obowiązek dokumentowania aktywności kierowcy jest codziennością. W firmach posiadających flotę do 3,5 tony często będzie to nowość. Tymczasem podczas kontroli nie wystarczy powiedzieć: „kierowca dopiero dziś jedzie na tachografie” albo „wcześniej jeździł po kraju”.

Kontrolujący może sprawdzić dane z karty, wpisy manualne, wydruki i dokumenty potwierdzające okresy nieprowadzenia pojazdu. Jeżeli aktywność z poprzednich dni nie będzie prawidłowo udokumentowana, firma naraża się na zarzut naruszenia obowiązków ewidencyjnych.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na kierowców, którzy pracują mieszanie: jednego dnia prowadzą busa w przewozie międzynarodowym, innego dnia wykonują załadunki, obsługę magazynu, przewozy krajowe albo zadania administracyjne. Po zmianach każda taka aktywność może mieć znaczenie dla poprawnego rozliczenia czasu pracy.

‍

Jakie naruszenia będą najbardziej ryzykowne?

Po 1 lipca 2026 r. najczęstsze problemy mogą dotyczyć kilku obszarów.

Pierwszy to odcinki krajowe podróży międzynarodowych. To ryzyko szczególnie dla firm, które będą próbowały „przejechać do granicy” bez tachografu i dopiero tam rozpocząć rejestrację. Taka praktyka jest bardzo ryzykowna, bo decydujące znaczenie ma charakter całego przewozu, a nie miejsce, w którym kierowca uzna, że zaczyna stosować przepisy.

Drugi obszar to nieprawidłowe używanie tachografu: brak wpisów manualnych, jazda bez karty, zła obsługa selektora aktywności, brak wydruków w sytuacjach wymaganych albo nieudokumentowane okresy pracy i odpoczynku.

Trzeci obszar to manipulacje. Używanie cudzej karty, korzystanie z kilku kart, ingerencja w tachograf, odłączenie urządzenia albo stosowanie niedozwolonego oprogramowania to naruszenia, które mogą uderzyć zarówno w kierowcę powodując zatrzymanie jego prawa jazdy jak i w firmie doprowadzając do utraty licencji.

Czwarty obszar to pobieranie danych. Sam montaż tachografu nie wystarczy. Firma musi zorganizować cykliczne pobieranie danych z tachografu i kart kierowców. Brak pobrania danych w terminie może skutkować karą pieniężną oraz doprowadzić do nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy i rozliczeniu kierowcy.

‍

Kary: odpowiedzialność kierowcy, firmy i zarządzającego

Kontrola drogowa może zakończyć się konsekwencjami dla trzech stron: kierowcy, podmiotu wykonującego przewóz oraz zarządzającego transportem.

Naruszenia stwierdzone podczas kontroli drogowej mogą oznaczać grzywnę dla kierującego, karę administracyjną dla firmy oraz karę administracyjną dla zarządzającego transportem. Zgodnie z Ustawą o transporcie drogowym suma kar podczas jednej kontroli drogowej nie może przekroczyć:

Szczególnie niebezpieczne są naruszenia kwalifikowane jako najpoważniejsze, w tym te związane z manipulacją tachografem lub rażącym naruszeniem obowiązków dotyczących czasu pracy. Najpoważniejsze naruszenia (NN) mogą doprowadzić do utraty przez przewoźnika dobrej reputacji, czyli w konsekwencji do zawieszenia licencji.

‍

Czy busy będą częściej kontrolowane?

Nie da się zagwarantować, jak będzie wyglądała praktyka kontrolna po 1 lipca 2026 r., ale firmy powinny założyć, że busy wykonujące przewozy międzynarodowe staną się bardziej widoczne dla organów. Skoro przepisy rozszerzają obowiązki na lekkie pojazdy dostawcze, to kontrole naturalnie będą obejmować także tę grupę.

Warto pamiętać, że kontrola może dotyczyć nie tylko drogi. Błędy wykryte na trasie mogą uruchomić dalsze czynności wobec przedsiębiorcy. Brak procedur, brak pobranych danych, niespójna ewidencja czasu pracy lub błędy w rozliczeniach szybko przestaną być małym problemem, a staną się problemem rzutującym na przyszłość.

‍

Jak przygotować firmę przed 1 lipca 2026 r.?

Najgorszą strategią jest czekanie do ostatniego tygodnia czerwca 2026 r. Montaż tachografu to tylko jeden element. Firma musi przygotować cały system pracy.

Przede wszystkim należy ustalić, które pojazdy faktycznie podlegają nowym przepisom. Trzeba uwzględnić DMC pojazdu i zestawu, rodzaj przewozu, trasy międzynarodowe, kabotaż oraz ewentualne wyłączenia. Następnie warto zaplanować montaż tachografów z wyprzedzeniem, bo przed wejściem przepisów warsztaty mogą być przeciążone.

Kolejny krok to karty kierowców i karta przedsiębiorstwa. Bez nich firma nie będzie w stanie prawidłowo obsługiwać danych. Równolegle trzeba wdrożyć procedurę pobierania, archiwizacji i analizy plików z tachografu oraz kart kierowców.

Niezbędne będę również zmiany w kwestiach kadrowo- płacowych.  Dotychczas wiele z tych zagadnień funkcjonowało w oparciu o uproszczone rozliczenia, szacunki lub wewnętrzne praktyki stosowane w firmach. Od momentu, gdy podstawą rozliczeń staną się dane zapisane w tachografie, każda aktywność kierowcy będzie mogła zostać zweryfikowana i powiązana z konkretnymi obowiązkami pracodawcy w zakresie czasu pracy oraz wynagrodzeń. A to oznacza, że błędy, które do tej pory często pozostawały niewidoczne, mogą stać się źródłem realnych konsekwencji finansowych i prawnych dla przedsiębiorstwa. Więcej na ten temat pisaliśmy tutaj: Tachograf w busie to dopiero początek. Jak nowe przepisy wpłyną na listy płac kierowców busów? | Kadry i płace

Na końcu trzeba przeszkolić kierowców i dział operacyjny. Kierowca musi wiedzieć, jak używać tachografu, kiedy wykonać wpis manualny, jakie dokumenty mieć przy sobie i co zrobić podczas kontroli. Spedytor lub dyspozytor musi natomiast planować trasę tak, aby nie wymuszać naruszeń. Więcej o nowych zasadach: Czas pracy kierowców busów – jakie zasady będą obowiązywać? | Rozliczenie czasu pracy

‍

Podsumowanie

Zmiany dla busów od 1 lipca 2026 r. nie sprowadzają się do technicznego montażu tachografu. To zmiana całego sposobu organizacji przewozów międzynarodowych pojazdami powyżej 2,5 t DMC. Kontrola będzie mogła objąć czas jazdy, odpoczynki, dane z tachografu, aktywność z 56 dni wstecz, dokumenty przewozowe i sposób używania urządzenia.

Firmy, które przygotują się wcześniej, potraktują nowe obowiązki jako element zarządzania ryzykiem. Firmy, które zlekceważą temat, mogą boleśnie przekonać się, że w transporcie busami od 2026 r. liczenie na brak kontroli przestaje być strategią.

Marek Dorabiała

CEO / Założyciel