Case study: Błędne ustawienia programu a wynagrodzenia kierowców. Co pokazał audyt?
Podczas audytu okazało się jednak, że ustawienia i przyjęte zasady rozliczania wymagały uporządkowania. Szczególne znaczenie miały granice niedziel i świąt oraz sposób kwalifikowania postojów i naliczania dyżurów. Do tego dochodziły brakujące znaczniki krajów w danych z kart. W raportach pojawiały się duże różnice w czasie pracy i dyżurach, które mają znaczenie przy ustalaniu należności kierowców.
Przedstawione dane pochodzą z rzeczywistego audytu rozliczeń za lipiec 2026 r. Dane firmy i kierowców zostały zanonimizowane. Przykłady pokazują wybrane ustalenia dotyczące tego klienta.
Przeczytaj także: Case study: Tachograf w busie to dopiero początek. Jak zmieniło się rozliczanie wynagrodzeń kierowców po lipcu 2026? | Kadry i płace
Audyt zaczęliśmy od porównania rozliczeń
Klient korzystał z jednego z popularnych na rynku programów do rozliczania czasu pracy kierowców. W DRIVIA przeanalizowaliśmy przekazane dane z kart w programie TSR i porównaliśmy wyniki z dotychczasowymi raportami klienta za lipiec 2026 r.
Sprawdziliśmy również zapisy regulaminu oraz sposób naliczania poszczególnych składników wynagrodzenia. Chcieliśmy ustalić, z czego wynikają rozbieżności i które elementy wymagają poprawy.
Sama różnica między raportami dwóch programów nie przesądza jeszcze o błędzie. Trzeba wrócić do danych, dokumentów i ustawień. W tym przypadku takie porównanie pokazało kilka konkretnych problemów.
Poniedziałkowy poranek był rozliczany jak niedziela
Jednym z najważniejszych ustaleń audytu był sposób wyznaczania niedziel i świąt. W dokumentacji firmy oraz w programie przyjęto przedział od 6:00 danego dnia do 6:00 następnego dnia. W efekcie praca wykonywana w poniedziałek przed godziną 6:00 była zaliczana do pracy w niedzielę.
Przykładowo, rozpoczęcie pracy w poniedziałek o 3:00 oznaczało, że godziny pracy od 3:00 do 6:00 przypadały jeszcze na niedzielę w rozumieniu zasad rozliczenia. Powstawał więc obowiązek jej rekompensaty, choć według kalendarza kierowca pracował już w poniedziałek. Analogiczny mechanizm dotyczył pracy przed 6:00 w dniu następującym po święcie.
Za pracę w niedzielę należy zapewnić dzień wolny w ciągu 6 dni kalendarzowych przed nią lub po niej, a jeżeli nie jest to możliwe - do końca okresu rozliczeniowego. Za pracę w święto, dzień wolny przysługuje w okresie rozliczeniowym. Brak możliwości udzielenia dnia wolnego w wymaganym terminie oznacza obowiązek wypłaty dodatku 100% za każdą godzinę takiej pracy (art. 151¹¹ Kodeksu pracy).
Przepisy pozwalają pracodawcy ustalić inne granice niedzieli i święta, np. od 0:00 do 0:00 (art. 151⁹ § 2 Kodeksu pracy). Przy takim wariancie praca w poniedziałek od 0:00 do 6:00 nie należy już do niedzieli. W audycie porównaliśmy rozliczenie z takim ustawieniem.
Przedział 6:00-6:00 sam w sobie nie był błędem prawnym. Problemem było niedopasowanie przyjętych granic do organizacji pracy kierowców i wynikające z tego obowiązki rekompensaty. Wprowadzenie wariantu 0:00-0:00 wymaga odpowiedniej zmiany dokumentacji firmy oraz zgodnej konfiguracji programu. Co ważne, nie usuwa to również wstecz należności powstałych według dotychczasowych zasad.
Zasady były w regulaminie, ale nie w rozliczeniu
Kolejna z rozbieżności dotyczyła dyżuru 50%. W regulaminie klienta uwzględniono nieusprawiedliwione postoje, oznaczane w programie jako NPO. Nie znajdowało to jednak odzwierciedlenia w sposobie wyliczania ewidencji.
W porównywanych raportach, przy odmiennym sposobie kwalifikowania postojów i z uwzględnieniem NPO w analizie audytowej, wykazano znacznie różniące się wartości dyżuru 50%.
Porównanie trzech kierowców na podstawie raportu audytowego. Wszystkie wartości pokazano w godzinach i minutach.
U kierowcy B różnica między raportami wyniosła aż 65 godz. 08 min w jednym miesiącu. Taka rozbieżność wymaga wyjaśnienia przed naliczeniem należności za dyżur i oceną, czy ustalony ryczałt jest wystarczający.
NPO nie jest dowolną etykietą służącą do obniżenia dyżuru. Art. 7 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców wyłącza z czasu pracy nieusprawiedliwione postoje w czasie prowadzenia pojazdu. Kwalifikację trzeba jednak ustalić na podstawie przyczyny postoju i rzeczywistych obowiązków kierowcy. Oczekiwania związanego z przewozem, ustawowej przerwy lub odpoczynku nie można automatycznie zakwalifikować jako NPO.
Przykładowo: oczekiwanie na załadunek, podczas którego kierowca musi pozostać na stanowisku i nie zna z góry długości tego okresu, zalicza się do czasu pracy na zasadach art. 6 ust. 2 ustawy. Inaczej ocenia się postój w trakcie trasy wyłącznie na załatwienie spraw prywatnych, niezwiązany z przewozem i niebędący wymaganą przerwą lub odpoczynkiem. W tym drugim przypadku możliwość zakwalifikowania postoju jako NPO wymaga ustalenia jego okoliczności.
Zasady dyżuru i jego wynagradzania wynikają z art. 9, a kwalifikowania przerw w prowadzeniu pojazdu i odpoczynków - z art. 27 ustawy. Regulamin i ustawienia programu muszą być z nimi zgodne. Sama zmiana oznaczenia postoju w programie nie zmienia tego, co kierowca faktycznie robił.
Znacznik kraju wpływał na interpretację zapisów
Kolejnym problemem była włączona opcja traktowania znacznika kraju jako minuty innej pracy. Jej zastosowanie wpływało na sumę wykazywanej pracy, a także na wyznaczanie początku i końca doby kierowcy.
W rozliczeniu klienta dla jednego z kierowców wykazano 38 godz. 51 min innej pracy, a w analizie audytowej, wykonanej bez tej opcji - 29 godz. 17 min. U kolejnego było to odpowiednio 41 godz. 14 min oraz 29 godz. 38 min. Są to wyniki porównania raportów, a nie pomiar wpływu wyłącznie jednego ustawienia.
Mechanizm może wykraczać poza samo dodanie minuty. Jeżeli program wprowadza zapis pracy w miejscu wpisu kraju, może inaczej wyznaczyć początek doby lub podzielić odcinek traktowany wcześniej jako odpoczynek. To z kolei może zmienić przypisanie godzin do doby, wyliczenie nadgodzin i dyżurów oraz wskazania dotyczące odpoczynku. Dlatego takie wyniki trzeba sprawdzić na konkretnych zapisach. Sam znacznik kraju nie przesądza, że kierowca faktycznie wykonywał w tym czasie pracę.
Program wymaga także danych spoza karty kierowcy
Audyt wykazał również naliczanie dodatków związanych z nachodzeniem się dób pracowniczych. Ten element wymagał sprawdzenia w powiązaniu z przyjętą organizacją czasu pracy oraz dokumentacją firmy.
Zauważyliśmy też brak uwzględnienia powrotu jednego z kierowców z Niemiec samochodem osobowym. Ewidencja klienta kończyła się na wyjęciu karty z tachografu. Po otrzymaniu informacji o powrocie uwzględniliśmy w analizie 6 godzin dyspozycji.
Audyt obejmował zarówno weryfikację naliczonych pozycji, jak i uzupełnienie brakujących aktywności. Celem było ustalenie rzeczywistych należności kierowcy na podstawie pełnych danych.
Brakujące kraje mogły wpływać na ulgi i płacę zagraniczną
Podczas analizy zauważyliśmy również brak znaczników krajów rozpoczęcia i zakończenia pracy. Część starszych wpisów, potrzebnych do odtworzenia początku analizowanego okresu, nie była widoczna w pobranych danych. W lipcu u jednego z kierowców odnotowano 16 przypadków brakujących oznaczeń, u kolejnego 9, a u dwóch następnych po 7.
Jako możliwą przyczynę wskazaliśmy zbyt rzadkie pobieranie danych. Karta kierowcy ma ograniczoną pojemność dla poszczególnych rodzajów wpisów. Gdy pamięć przeznaczona na te informacje się zapełnia, starsze wpisy mogą zostać zastąpione nowymi. Zachowane aktywności nie oznaczają więc, że dostępne są wszystkie starsze znaczniki krajów. Należało sprawdzić również poprawność obsługi tachografu i ewentualne problemy techniczne z zapisem.
Niepełne informacje o krajach wymagają uzupełnienia przed rozliczeniem pobytu za granicą.
Braki te mają znaczenie dla rozliczenia pobytu za granicą i operacji transportowych. Jeżeli nie zostaną wyjaśnione, mogą prowadzić do nieuwzględnienia właściwego kraju lub czasu pobytu przy naliczaniu ulg ZUS i PIT oraz wynagrodzenia zagranicznego. Do prawidłowej kwalifikacji przewozów potrzebne są również dane o załadunkach i rozładunkach. Sam znacznik kraju nie rozstrzyga, czy kierowca wykonywał kabotaż, przewóz między państwami czy tranzyt.
Zaleciliśmy pobieranie danych z kart co najmniej dwa razy w miesiącu oraz sprawdzenie, czy problem ustąpił. W razie braków dane trzeba uzupełnić i zweryfikować na podstawie dostępnych zapisów z tachografu, dokumentów przewozowych i informacji o trasie. Brak znacznika kraju nie może być automatycznie uznany za pobyt kierowcy w Polsce.
Co klient otrzymał po audycie
Przygotowaliśmy porównanie rozliczeń, wskazaliśmy źródła różnic i przekazaliśmy zalecenia dotyczące konfiguracji programu, dokumentacji oraz sposobu analizy danych. Obejmowały one także granice niedziel i świąt oraz częstsze pobieranie danych z kart kierowców.
W audycie wskazaliśmy również możliwość zmiany organizacji czasu pracy. Firma stosowała trzymiesięczny okres rozliczeniowy, a my rekomendowaliśmy rozważenie okresu miesięcznego. To propozycja wymagająca dostosowania dokumentacji, a nie ustawienie, które można po prostu przełączyć w programie.
Klient otrzymał konkretne przykłady pokazujące, które elementy wpływały na naliczane należności i co należy uporządkować. To pozwala oceniać rozliczenie na podstawie danych, zamiast przyjmować każdą kwotę wygenerowaną przez program za prawidłową.
Przeczytaj także: Optymalizacja wynagrodzeń kierowców – czy w 2026 roku da się jeszcze zaoszczędzić? | Kadry i płace
Masz program do rozliczeń kierowców? Sprawdź jego ustawienia
Ten przypadek pokazuje, że zakup programu i przyjęcie rekomendowanych ustawień nie wystarczą. Konfiguracja musi odpowiadać dokumentacji firmy, organizacji pracy i zasadom naliczania wynagrodzeń. Równie ważna jest wiedza osoby, która analizuje dane i przygotowuje rozliczenie.
Jeżeli w Twojej firmie pojawiają się wysokie dopłaty, duże wartości dyżurów albo różnice między raportami, warto sprawdzić, skąd się biorą.
W DRIVIA podczas audytu porównujemy dane z kart kierowców, ewidencję, dokumentację i naliczone składniki wynagrodzenia. Wskazujemy błędy oraz możliwości poprawy rozliczeń, z uwzględnieniem należności, które rzeczywiście przysługują kierowcom.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy ustawienia Twojego programu odpowiadają zasadom obowiązującym w Twojej firmie.
Izabela Nowakowska
Kierownik Działu Rozliczeń
O czym przeczytasz w artykule?
Podczas audytu okazało się jednak, że ustawienia i przyjęte zasady rozliczania wymagały uporządkowania. Szczególne znaczenie miały granice niedziel i świąt oraz sposób kwalifikowania postojów i naliczania dyżurów. Do tego dochodziły brakujące znaczniki krajów w danych z kart. W raportach pojawiały się duże różnice w czasie pracy i dyżurach, które mają znaczenie przy ustalaniu należności kierowców.
Przedstawione dane pochodzą z rzeczywistego audytu rozliczeń za lipiec 2026 r. Dane firmy i kierowców zostały zanonimizowane. Przykłady pokazują wybrane ustalenia dotyczące tego klienta.
Przeczytaj także: Case study: Tachograf w busie to dopiero początek. Jak zmieniło się rozliczanie wynagrodzeń kierowców po lipcu 2026? | Kadry i płace
Audyt zaczęliśmy od porównania rozliczeń
Klient korzystał z jednego z popularnych na rynku programów do rozliczania czasu pracy kierowców. W DRIVIA przeanalizowaliśmy przekazane dane z kart w programie TSR i porównaliśmy wyniki z dotychczasowymi raportami klienta za lipiec 2026 r.
Sprawdziliśmy również zapisy regulaminu oraz sposób naliczania poszczególnych składników wynagrodzenia. Chcieliśmy ustalić, z czego wynikają rozbieżności i które elementy wymagają poprawy.
Sama różnica między raportami dwóch programów nie przesądza jeszcze o błędzie. Trzeba wrócić do danych, dokumentów i ustawień. W tym przypadku takie porównanie pokazało kilka konkretnych problemów.
Poniedziałkowy poranek był rozliczany jak niedziela
Jednym z najważniejszych ustaleń audytu był sposób wyznaczania niedziel i świąt. W dokumentacji firmy oraz w programie przyjęto przedział od 6:00 danego dnia do 6:00 następnego dnia. W efekcie praca wykonywana w poniedziałek przed godziną 6:00 była zaliczana do pracy w niedzielę.
Przykładowo, rozpoczęcie pracy w poniedziałek o 3:00 oznaczało, że godziny pracy od 3:00 do 6:00 przypadały jeszcze na niedzielę w rozumieniu zasad rozliczenia. Powstawał więc obowiązek jej rekompensaty, choć według kalendarza kierowca pracował już w poniedziałek. Analogiczny mechanizm dotyczył pracy przed 6:00 w dniu następującym po święcie.
Za pracę w niedzielę należy zapewnić dzień wolny w ciągu 6 dni kalendarzowych przed nią lub po niej, a jeżeli nie jest to możliwe - do końca okresu rozliczeniowego. Za pracę w święto, dzień wolny przysługuje w okresie rozliczeniowym. Brak możliwości udzielenia dnia wolnego w wymaganym terminie oznacza obowiązek wypłaty dodatku 100% za każdą godzinę takiej pracy (art. 151¹¹ Kodeksu pracy).
Przepisy pozwalają pracodawcy ustalić inne granice niedzieli i święta, np. od 0:00 do 0:00 (art. 151⁹ § 2 Kodeksu pracy). Przy takim wariancie praca w poniedziałek od 0:00 do 6:00 nie należy już do niedzieli. W audycie porównaliśmy rozliczenie z takim ustawieniem.
Przedział 6:00-6:00 sam w sobie nie był błędem prawnym. Problemem było niedopasowanie przyjętych granic do organizacji pracy kierowców i wynikające z tego obowiązki rekompensaty. Wprowadzenie wariantu 0:00-0:00 wymaga odpowiedniej zmiany dokumentacji firmy oraz zgodnej konfiguracji programu. Co ważne, nie usuwa to również wstecz należności powstałych według dotychczasowych zasad.
Zasady były w regulaminie, ale nie w rozliczeniu
Kolejna z rozbieżności dotyczyła dyżuru 50%. W regulaminie klienta uwzględniono nieusprawiedliwione postoje, oznaczane w programie jako NPO. Nie znajdowało to jednak odzwierciedlenia w sposobie wyliczania ewidencji.
W porównywanych raportach, przy odmiennym sposobie kwalifikowania postojów i z uwzględnieniem NPO w analizie audytowej, wykazano znacznie różniące się wartości dyżuru 50%.
Porównanie trzech kierowców na podstawie raportu audytowego. Wszystkie wartości pokazano w godzinach i minutach.
U kierowcy B różnica między raportami wyniosła aż 65 godz. 08 min w jednym miesiącu. Taka rozbieżność wymaga wyjaśnienia przed naliczeniem należności za dyżur i oceną, czy ustalony ryczałt jest wystarczający.
NPO nie jest dowolną etykietą służącą do obniżenia dyżuru. Art. 7 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców wyłącza z czasu pracy nieusprawiedliwione postoje w czasie prowadzenia pojazdu. Kwalifikację trzeba jednak ustalić na podstawie przyczyny postoju i rzeczywistych obowiązków kierowcy. Oczekiwania związanego z przewozem, ustawowej przerwy lub odpoczynku nie można automatycznie zakwalifikować jako NPO.
Przykładowo: oczekiwanie na załadunek, podczas którego kierowca musi pozostać na stanowisku i nie zna z góry długości tego okresu, zalicza się do czasu pracy na zasadach art. 6 ust. 2 ustawy. Inaczej ocenia się postój w trakcie trasy wyłącznie na załatwienie spraw prywatnych, niezwiązany z przewozem i niebędący wymaganą przerwą lub odpoczynkiem. W tym drugim przypadku możliwość zakwalifikowania postoju jako NPO wymaga ustalenia jego okoliczności.
Zasady dyżuru i jego wynagradzania wynikają z art. 9, a kwalifikowania przerw w prowadzeniu pojazdu i odpoczynków - z art. 27 ustawy. Regulamin i ustawienia programu muszą być z nimi zgodne. Sama zmiana oznaczenia postoju w programie nie zmienia tego, co kierowca faktycznie robił.
Znacznik kraju wpływał na interpretację zapisów
Kolejnym problemem była włączona opcja traktowania znacznika kraju jako minuty innej pracy. Jej zastosowanie wpływało na sumę wykazywanej pracy, a także na wyznaczanie początku i końca doby kierowcy.
W rozliczeniu klienta dla jednego z kierowców wykazano 38 godz. 51 min innej pracy, a w analizie audytowej, wykonanej bez tej opcji - 29 godz. 17 min. U kolejnego było to odpowiednio 41 godz. 14 min oraz 29 godz. 38 min. Są to wyniki porównania raportów, a nie pomiar wpływu wyłącznie jednego ustawienia.
Mechanizm może wykraczać poza samo dodanie minuty. Jeżeli program wprowadza zapis pracy w miejscu wpisu kraju, może inaczej wyznaczyć początek doby lub podzielić odcinek traktowany wcześniej jako odpoczynek. To z kolei może zmienić przypisanie godzin do doby, wyliczenie nadgodzin i dyżurów oraz wskazania dotyczące odpoczynku. Dlatego takie wyniki trzeba sprawdzić na konkretnych zapisach. Sam znacznik kraju nie przesądza, że kierowca faktycznie wykonywał w tym czasie pracę.
Program wymaga także danych spoza karty kierowcy
Audyt wykazał również naliczanie dodatków związanych z nachodzeniem się dób pracowniczych. Ten element wymagał sprawdzenia w powiązaniu z przyjętą organizacją czasu pracy oraz dokumentacją firmy.
Zauważyliśmy też brak uwzględnienia powrotu jednego z kierowców z Niemiec samochodem osobowym. Ewidencja klienta kończyła się na wyjęciu karty z tachografu. Po otrzymaniu informacji o powrocie uwzględniliśmy w analizie 6 godzin dyspozycji.
Audyt obejmował zarówno weryfikację naliczonych pozycji, jak i uzupełnienie brakujących aktywności. Celem było ustalenie rzeczywistych należności kierowcy na podstawie pełnych danych.
Brakujące kraje mogły wpływać na ulgi i płacę zagraniczną
Podczas analizy zauważyliśmy również brak znaczników krajów rozpoczęcia i zakończenia pracy. Część starszych wpisów, potrzebnych do odtworzenia początku analizowanego okresu, nie była widoczna w pobranych danych. W lipcu u jednego z kierowców odnotowano 16 przypadków brakujących oznaczeń, u kolejnego 9, a u dwóch następnych po 7.
Jako możliwą przyczynę wskazaliśmy zbyt rzadkie pobieranie danych. Karta kierowcy ma ograniczoną pojemność dla poszczególnych rodzajów wpisów. Gdy pamięć przeznaczona na te informacje się zapełnia, starsze wpisy mogą zostać zastąpione nowymi. Zachowane aktywności nie oznaczają więc, że dostępne są wszystkie starsze znaczniki krajów. Należało sprawdzić również poprawność obsługi tachografu i ewentualne problemy techniczne z zapisem.
Niepełne informacje o krajach wymagają uzupełnienia przed rozliczeniem pobytu za granicą.
Braki te mają znaczenie dla rozliczenia pobytu za granicą i operacji transportowych. Jeżeli nie zostaną wyjaśnione, mogą prowadzić do nieuwzględnienia właściwego kraju lub czasu pobytu przy naliczaniu ulg ZUS i PIT oraz wynagrodzenia zagranicznego. Do prawidłowej kwalifikacji przewozów potrzebne są również dane o załadunkach i rozładunkach. Sam znacznik kraju nie rozstrzyga, czy kierowca wykonywał kabotaż, przewóz między państwami czy tranzyt.
Zaleciliśmy pobieranie danych z kart co najmniej dwa razy w miesiącu oraz sprawdzenie, czy problem ustąpił. W razie braków dane trzeba uzupełnić i zweryfikować na podstawie dostępnych zapisów z tachografu, dokumentów przewozowych i informacji o trasie. Brak znacznika kraju nie może być automatycznie uznany za pobyt kierowcy w Polsce.
Co klient otrzymał po audycie
Przygotowaliśmy porównanie rozliczeń, wskazaliśmy źródła różnic i przekazaliśmy zalecenia dotyczące konfiguracji programu, dokumentacji oraz sposobu analizy danych. Obejmowały one także granice niedziel i świąt oraz częstsze pobieranie danych z kart kierowców.
W audycie wskazaliśmy również możliwość zmiany organizacji czasu pracy. Firma stosowała trzymiesięczny okres rozliczeniowy, a my rekomendowaliśmy rozważenie okresu miesięcznego. To propozycja wymagająca dostosowania dokumentacji, a nie ustawienie, które można po prostu przełączyć w programie.
Klient otrzymał konkretne przykłady pokazujące, które elementy wpływały na naliczane należności i co należy uporządkować. To pozwala oceniać rozliczenie na podstawie danych, zamiast przyjmować każdą kwotę wygenerowaną przez program za prawidłową.
Przeczytaj także: Optymalizacja wynagrodzeń kierowców – czy w 2026 roku da się jeszcze zaoszczędzić? | Kadry i płace
Masz program do rozliczeń kierowców? Sprawdź jego ustawienia
Ten przypadek pokazuje, że zakup programu i przyjęcie rekomendowanych ustawień nie wystarczą. Konfiguracja musi odpowiadać dokumentacji firmy, organizacji pracy i zasadom naliczania wynagrodzeń. Równie ważna jest wiedza osoby, która analizuje dane i przygotowuje rozliczenie.
Jeżeli w Twojej firmie pojawiają się wysokie dopłaty, duże wartości dyżurów albo różnice między raportami, warto sprawdzić, skąd się biorą.
W DRIVIA podczas audytu porównujemy dane z kart kierowców, ewidencję, dokumentację i naliczone składniki wynagrodzenia. Wskazujemy błędy oraz możliwości poprawy rozliczeń, z uwzględnieniem należności, które rzeczywiście przysługują kierowcom.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy ustawienia Twojego programu odpowiadają zasadom obowiązującym w Twojej firmie.
Izabela Nowakowska
Kierownik Działu Rozliczeń
Przeczytaj więcej artykułów:
Niemcy i blokada tachografów
Nasi zachodni sąsiedzi z uporem godnym lepszej sprawy nakładają sankcje na przewoźników za niezablokowanie urządzenia rejestrującego kartą przedsiębiorstwa. Warto więc prześledzić regulacje. Dochodzi się do oczywistego wniosku, iż z przepisów nie wynika obowiązek skierowany do przewoźników, który definiuje konieczność założenia blokady kartą przedsiębiorstwa. W przepisach wspólnotowych, określających wymogi dla tachografów zadekretowano, że każde urządzenie rejestrujące musi mieć możliwość jego zablokowania. Jednak jest to jedna z funkcjonalności, której zaistnienie w menu urządzenia, niezbędne jest do zatwierdzenia typu danego modelu tachografu. Tym samym możliwość blokowania kartą firmową jest niezbędna do uzyskania urzędowej akceptacji do rynkowej sprzedaży danego typu tachografów – oczywiście obok innych, ważnych do wypełnienia warunków. Jest więc to wymóg kierowany do producentów tachografów, jak i organów wydających na te urządzenia świadectwa zatwierdzenia typu. Nie można natomiast na jego podstawie twierdzić, iż umieszczenie regulujących tę kwestię przepisów w załączniku do rozporządzenia unijnego powoduje po stronie przewoźnika konieczność zablokowania tachografów w pojazdach. Tym samym okazuje się, że organy kontrolne z Niemiec egzekwują wobec przewoźnika nieistniejący i niezadekretowany prawnie obowiązek. Do naszej firmy docierają protokoły kontroli i kary nałożone przez rożne organy europejskie. Warto w tym kontekście zauważyć, iż to jedynie formacje kontrolne zza Odry nakładają tego typu sankcje.
Węgry i oznaczenie załadunków i rozładunków
Jedną z nowych funkcjonalności w tachografach produkowanych obecnie jest możliwość oznaczania załadunków i rozładunków. W tym celu stworzone zostały w urządzeniach G2V2 odpowiednie wersje oprogramowania. Ma to służyć rożnym celom, jednak wydaje się że głównym jest możliwość kontroli czy przewoźnik wynagradza kierowców zgodnie z obowiązującymi standardami płac sektorowych w transporcie, jak i kontrola nad ilością wykonywanych kabotaży. W żadnym z aktów unijnych, prawodawca wspólnotowy nie wskazał jednak w jakich okolicznościach znaczniki świadczące o załadunkach i rozładunkach w formie ukośnych strzałek, winny być przez kierowców wprowadzane. Mimo braku regulacji w tym zakresie do naszej firmy trafiła kara, nałożona przez organ węgierski w wysokości 2 800 forintów, będąca następstwem braku zadeklarowanych załadunków i rozładunków. Zatem Węgrzy uczą się od Niemców. Rozpoczęli egzekwowanie przepisów, których nie ma.
Polska goni czołówkę absurdu
Organy kontrolne z naszego kraju nie pozostają w tyle, lokując się wysoko w klasyfikacji naciągania przewoźników na całkowicie bezpodstawne sankcje. Koronnym argumentem są tu sprawy związane pojazdami nienormatywnymi. Jak wiadomo, jednostka drogowa, której wymiary albo też masa całkowita zostały przekroczone w odniesieniu do określonych w przepisach normatywów, zyskuje status pojazdu nienormatywnego. Podobnie dzieje się w sytuacji, w której przekroczone zostają dopuszczalne naciski osi na nawierzchnię danej drogi. Rodzime formacje kontrolne w sytuacji stwierdzenia przejazdu pojazdem nienormatywnym nakładają podwójne kary za ten sam stan faktyczny. Jedna z nałożonych sankcji ma swoje źródło w przepisach ustawy z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym, druga natomiast oparta jest zwykle o zapisy innego aktu normatywnego, tj. ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym. Przez kilka lat sądy uznawały taki model reakcji państwa na przeładowane pojazdy, co z pewnością budziło pośród przewoźników i innych zainteresowanych podmiotów niemałe zdziwienie. Wszakże są to dwie kary, nałożone wobec jednego podmioty, za ten sam stan faktyczny. Dopiero w ostatnich miesiącach orzecznictwo zaczyna się tutaj zmieniać. Warto wskazać na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego, wydany w dniu 27 maja 2026r. w sprawie oznaczonej sygnaturą: II GSK 1435 / 26. W jego uzasadnieniu skład orzekający zakwestionował praktykę podwójnego karania. Jednak wydaje się, że minie dużo czasu, zanim polskie organy kontrolne z niej zrezygnują. Tym samym i na krajowym podwórku nie jest dobrze. Nakładane są kary po to tylko, aby do budżetu państwa wpłynęły pieniądze.
Czy się odwoływać?
Oczywistym jest, że polski przewoźnik, wobec którego sankcje nałożył rodzimy organ kontrolny nie powinien rezygnować z prawa do odwołania, czy też wniesienia skargi do sądu administracyjnego. Oczywiście chodzi o sytuacje w których sprawa nie jest oczywista. Odwołanie od decyzji organu I instancji nie jest obciążone żadnymi opłatami. Skarga do sądu wymaga natomiast zapłaty wpisu - jego wysokość jest jednak rozsądna. Inaczej sprawa przedstawia się w różnych krajach wspólnoty. Przykładem niech będą Węgry, gdzie wniesienie odwołania obciążone jest opłatą a samo przetłumaczenie pisma na język węgierski sprawia już problem. Oczywiste jest, iż skorzystanie z tłumaczy internetowych prowadzi często do opłakanych skutków i całkowitej zmiany kontekstu przekładanego pisma. Trzeba więc zapłacić za usługę tłumacza, który dokona wiernego przekładu – a to w przypadku języka bratanków nie jest tanie. Są też kraje, w których po rozpatrzeniu odwołania lub złożonej do sądu skargi, kara może zostać podwyższona. Dochodzi do tego kwestia wynagrodzenia prawników, znających system prawny kraju, w którym dane postępowanie się toczy. Często jego wysokość przewyższa znacznie wymiar nałożonej sankcji. Zatem w sprawach z innych krajów trzeba zalecać ostrożność. Próbować jednak można.
Maciej Wyrzykowski
Ekspert ds. transportu, wykładowca
Europejskie działanie bez podstaw w przepisach
Sieć dróg płatnych
Zgodnie z art. 13 Ustawy o drogach publicznych korzystający z dróg w Polsce są zobowiązani do ponoszenia opłaty za parkowanie w strefie płatnego parkowania, korzystanie z określonych mostów lub tuneli a także, co najważniejsze, za przejazdy po niektórych odcinkach dróg publicznych. Sieć dróg płatnych można wygodnie znaleźć na stronie: Sieć dróg płatnych
E-toll nie dla busów z przyczepą
Przed zmianami Ustawodawca wskazywał, że opłatę powinno się odprowadzać za każdy pojazd lub zespół pojazdów, którego łączna dmc przekracza 3,5 tony (nie licząc wyjątków opisanych w art. 13 ust. 3). Powodowało to konieczność rejestracji w e-toll chociażby przejazdów zestawem składającym się z pojazdu o dmc do 3,5 tony z przyczepą, których łączna dmc przekraczała wspomnianą wartość.
Od 21 września zmianie uległo jednak brzmienie zapisu w ustawie i w konsekwencji kluczową rolę odgrywa obecnie dopuszczalna masa całkowita pojazdu ciągnącego. Jeśli dmc tego pojazdu nie przekracza 3,5 tony to nawet jeśli jest on złączony z przyczepą lub naczepą o dowolnej masie – nie podlega pod system elektronicznego poboru opłat.
Co z niewykorzystanymi środkami?
Konta użytkowników, którzy wykorzystywali je wyłącznie do opłacania przejazdów pojazdami o dmc do 3,5 tony z przyczepami będą sukcesywnie zamykane.
W wielu przypadkach, na kontach przedpłaconych pozostały jednak środki, które docelowo miały służyć pokryciu należności za przejazdy. Jak informuje etoll.gov.pl niewykorzystane środki podlegają zwrotowi. Aby go uzyskać należy:
Wniosek należy złożyć w ciągu 6 miesięcy od 21 września 2026 r. Po upływie tego terminu niewykorzystana przedpłata nie podlega zwrotowi i trafia do Krajowego Funduszu Drogowego.
W przypadku wniesienia zabezpieczenia w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, zwrotowi będą podlegać oryginały dokumentów.
Jaką przyczepę można ciągnąć busem?
Zwolnienie z e-TOLL nie oznacza, że do busa można podłączyć przyczepę o dowolnej masie całkowitej. Zgodnie z § 3 ust. 7–8 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia, dmc przyczepy z hamulcem co do zasady nie może przekraczać:
W przypadku przyczepy bez hamulca dmc przyczepy nie może przekraczać 750 kg, z uwzględnieniem pozostałych ograniczeń technicznych.
Pamiętać należy także, że rodzaj ciągniętej przyczepy może mieć wpływ na kategorię prawa jazdy, którą musi posiadać kierowca. Kategoria B pozwala ciągnąć przyczepę lekką o DMC do 750 kg albo cięższą, jeśli suma DMC samochodu i przyczepy nie przekracza 3,5 tony. Kod 96 podnosi limit zestawu z cięższą przyczepą do 4250 kg, natomiast B+E pozwala połączyć samochód o DMC do 3,5 tony z przyczepą o DMC do 3,5 tony, przy zachowaniu ograniczeń technicznych. Zasady te określa art. 6 ust. 1 pkt 6 i 12 oraz ust. 2 ustawy o kierujących pojazdami.
Podsumowanie
Od 21 września 2026 r. samochody o dmc do 3,5 tony z przyczepą lub naczepą nie podlegają opłatom w systemie e-TOLL, nawet gdy dmc całego zestawu przekracza 3,5 tony. Przewoźnicy korzystający ze zwolnienia powinni sprawdzić, czy na ich kontach pozostały niewykorzystane środki - na złożenie wniosku o zwrot mają 6 miesięcy od wejścia zmian w życie. Oszczędność na opłatach nie znosi jednak ograniczeń dotyczących masy przyczepy, parametrów technicznych pojazdu ani wymaganej kategorii prawa jazdy.
Michał Pasik
Kierownik ds. szkoleń i rozwoju
Koniec e-TOLL dla busów z przyczepą. Sprawdź zmiany i odzyskaj pieniądze
W niniejszym artykule omówione zatem zostaną obecne regulacje dotyczące przewozów monitorowanych z ładunkami odzieży oraz obuwia, jak i wskazane zostaną zmiany wchodzące w życie 31 października 2026r. Przeanalizowany zostanie, procedowany obecnie na etapie uzgodnień zewnętrznych, projekt nowelizacji ustawy z dnia 9 marca 2017 o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi.
Na czym stanęło z tymi ciuchami?
Przepisy powodujące konieczność zgłaszania na Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo – Celnych przesyłek zawierających odzież i obuwie, ukazały się już we wrześniu 2025r. Przy czym określono dla nich dosyć długi – bo półroczny, okres wejścia w życie (tzw. vacatio legis). Tym samym w wersji z września 2025r. miały one zacząć obowiązywać dopiero w marcu 2026r. Ich analiza jednak, jak również wykładnia, sprawiała ogromne problemy – nawet organom odpowiedzialnym za wdrożenie i kontrolę nowych regulacji. Przypomnijmy więc, że w pierwotnej wersji monitorowaniu podlegały przesyłki zawierające więcej niż 10 kg odzieży klasyfikowanej jak pozycje nomenklatury scalonej CN 61, CN 62 lub też ładunki w skład których wchodziło więcej niż 10 par butów, przyporządkowanych do pozycji CN 64. Zastosowano pewne udogodnienia dla przejazdów wykonywanych przez operatorów pocztowych przewożących paczki pocztowe, jak również podmiotów zobowiązanych do dokonania zgłoszenia, które posiadały status upoważnionego przedsiębiorcy AEO, bądź zawarły z Szefem Krajowej Administracji Skarbowej umowę o współdziałaniu. W przypadku zainicjowania podróży z odzieżą na terenie Polski z obowiązku dokonania zgłoszenia zwalniało też posiadanie przez kierowcę faktury, w formie umożliwiającej zapoznanie się z jej treścią przez służby kontrolne.
Nadszedł chaos.
Te przepisy, wzbudziły powszechną dezaprobatę. Pokrzywdzeni nowymi obowiązkami czuli się zarówno drobni handlowcy z targowisk, jak i wielkie korporacje, zajmujące się logistyką i wykonujące usługi w tym zakresie na rzecz światowych marek, obecnych w centrach handlowych, jak i ekskluzywnych butikach. Mieliśmy bowiem do czynienia z sytuacją, w której już przewóz kilkunastu par obuwia powodował konieczność wykreowania i aktualizowania zgłoszenia oraz śledzenia przesyłki za pomocą aplikacji. Z kolei wielkie firmy, będące operatorami logistycznymi dla światowych koncernów, musiały zgłaszać setki przesyłek umieszczonych na jednym pojeździe choćby dlatego, że trafiały one w Polsce do rożnych sklepów, magazynów czy też hurtowni. Przystąpiono więc do zmian. Podniesiono masę przesyłek podlegających zgłoszeniu i monitorowaniu. Przepisy tu omawiane nowelizowano dwukrotnie w okresie od ich opublikowania do wejścia w życie, co nastąpiło w dniu 17 marca 2026 r. Zatem Minister Finansów dwukrotnie nowelizował przepisy, które już się ukazały, jednak nie zyskały jeszcze mocy obowiązującej. Więcej pisaliśmy o tym w maju: SENT Miesiąc z nowymi przepisami o monitorowaniu – wcale nie miodowy | Regulacje Prawne
Jak obecnie wyglądają przepisy SENT?
Po dokonaniu przez Ministra Finansów kolejnych zmian doszliśmy do stanu, w którym monitorowane, co do zasady są przesyłki zawierające więcej, niż 31,5 kg odzieży lub też obuwie w ilości większej, niż 32 pary (64 sztuki). Oczywiście przysyłki wymieszane (obuwie +odzież) też są śledzone. Nie zgłasza się operacji rozpoczynających się na ternie naszego kraju, z jednym wyjątkiem. Przejazd rozpoczynany w Polsce podlega zgłoszeniu i monitorowaniu w sytuacji, w której odzież lub obuwie trafiło wcześniej do naszego kraju, tu zostało dopuszczone do obrotu i jest wywożone do innego państwa, będącego członkiem wspólnoty. Wyłączone z obowiązku dokonywania zgłoszeń są przejazdy rozpoczynające się lub też kończące na terenie Rzeczypospolitej Polskiej w przypadku, kiedy obowiązany do wygenerowania zgłoszenia jest podmiot posiadający status AEO lub też będący stroną umowy o współdziałaniu, zawartej z Szefem Krajowej Administracji Skarbowej. Wolne od obowiązków SENT są też przesyłki z towarami o kodach CN 61, CN 62 CN 64 CN lub CN 6309 00 00 transportowane przez operatorów pocztowych w paczkach pocztowych, choćby łączna masa owych paczek przekraczała 31,5 kg. Nie są też monitorowane przewozy odzieży, dokonywane w ramach pomocy humanitarnej.
Pamiętać trzeba jednak, że muszą to być przesyłki rejestrowane w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe. Z systemu wycofano też przewozy dokonywane przez operatorów zajmujących się transgranicznym doręczaniem paczek, pod warunkiem że masa każdej z tych jednostek nie przekracza 31,5 kg, Ułatwienia dotyczą też podmiotów wykonujących kompleksowe usługi logistyczne, pod warunkiem posiadania statusu AEO.
Obecna regulacja jest więc dużo mniej restrykcyjna niż pierwotna. Dziwić jedynie może zachowanie Ministra Finansów, który w zakresie objęcia odzieży i obuwia obowiązkami wynikającymi z SENT porusza się „od ściany – do ściany”. Początkowo, wyłączeń spod systemu dla tych grup towarowych było niewiele, obecnie ich katalog jest dosyć szeroki.
Beton – czyli wojna pomiędzy pałacami.
Wiosną bieżącego roku parlament przyjął ustawę nowelizującą główny akt prawny regulujący obowiązki w ramach systemu SENT. Rozciągał on jego obowiązywanie na beton towarowy i inne mieszanki organiczne będące spoiwami. Ta propozycja legislacyjna, została jednak zawetowana przez Prezydenta i nie zyskała mocy obowiązującej. Rząd nie spoczął jednak na laurach. Próbuje ponownie objąć beton systemem nadzoru – zobaczymy jednak co z tego wyjdzie. Procedowana jest bowiem kolejna wersja zmian do ustawy z dnia 9 marca 2017 o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Oprócz próby rozciągnięcia jej przepisów na nowe artykuły, zaproponowano też zmianę wysokości kar. Mają być one zdecydowanie niższe, dla podmiotów wysyłających i odbierających. Pozostaną na dotychczasowym poziomie w sytuacji niezgłoszenia przewozu artykułów akcyzowych albo innych towarów o znaczeniu dla obronności państwa. Niektóre sankcje zyskają miano względnie określonych (np. do 20 000 zł) a podmioty obecne w łańcuchu dostaw będą miały wiedzę o kryteriach wpływających na wysokość kary. Będzie więc wskazówka jaką linię obrony przyjąć. Wszystko to znalazło się w treści druku UD437 opublikowanego na stronach Rządowego Centrum Legislacji.
Kronikarski obowiązek każe też przypomnieć, że 31 października 2026r. systemem SENT zostają objęte przesyłki z towarami o kodzie CN 1518. Wysyłający te produkty, przewoźnicy i odbiorcy tego typu towarów, winni zatem rozpocząć już działania przygotowawcze. Warto się przeszkolić, wyjaśnić wątpliwości oraz wdrożyć odpowiednie rozwiązana organizacyjne.
Co na to Drivia?
Nasza firma jest dumna z faktu, iż jako jedna z nielicznych (o ile nie jedyna) z całego grona podmiotów zajmujących się rozliczaniem czasu pracy kierowców, pomaga swoim Klientom w wyjaśnianiu wątpliwości związanych z SENT. Redagujemy też z sukcesami pisma do organów jak i skargi do sądów na decyzje o nałożeniu kary. Mamy w tym niemałe sukcesy. Wspomnieć warto choćby o postępowaniu w którym odstąpiono od nałożenia kary na jedną z firm będących naszym Klientem, dzięki czemu podmiot ten zaoszczędził 20 000 zł z pierwotnej kary w wysokości 30 000 zł. W innym natomiast przypadku dowodzimy obecnie iż przewóz ładunku o pewnej masie nie podlegał monitorowaniu – było go zbyt mało. Jesteśmy więc do dyspozycji w tym zakresie zarówno dla obecnych, jak i przyszłych Klientów naszej firmy. Mamy już bogatą praktykę w prowadzeniu takich spraw i wiemy od czego zależy skuteczność podjętych działań. Zapraszamy do współpracy.
Maciej Wyrzykowski
Ekspert ds. transportu, wykładowca
SENT 2026: odzież i obuwie. Nowe progi, wyłączenia i obowiązek zgłoszenia
