Case study: Tachograf w busie to dopiero początek. Jak zmieniło się rozliczanie wynagrodzeń kierowców po lipcu 2026?
Przed tachografami: 4806 brutto na umowie i 9000 zł brutto na liście płac
Przez lata obsługą płacową firmy zajmowała się księgowość. Kierowcy busów byli rozliczani w dużej mierze tak, jak pozostali pracownicy. Na liście płac znajdowało się przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 9000 zł brutto – jako jeden składnik, nie odnoszący się nawet do stawki na umowie.
Jednocześnie rzeczywiste ustalenia z kierowcami zakładały wynagrodzenie na poziomie około 7000 – 8000 zł netto miesięcznie. Dopóki firma nie prowadziła szczegółowej ewidencji czasu pracy na podstawie danych z tachografów, system funkcjonował w dotychczasowej formule. Sytuacja zmieniła się po wejściu nowych obowiązków.
Tachograf pokazał rzeczywisty czas pracy kierowców
Po wprowadzeniu tachografów firma rozpoczęła szczegółowe rozliczanie czasu pracy kierowców. I nagle okazało się, że wynagrodzenie kierowcy to znacznie więcej niż jedna pozycja „wynagrodzenie zasadnicze”.
Z ewidencji zaczęły wynikać m.in.:
Tachograf nie stworzył tych obowiązków. Sprawił natomiast, że rzeczywisty czas pracy kierowcy stał się widoczny, policzalny i możliwy do zweryfikowania.
A to oznacza, że powinien znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie również na liście płac.
Sama ewidencja czasu pracy nie wystarczy.
Klient przekazał dane do księgowości, która nadal odpowiadała za przygotowanie list płac. I tutaj pojawił się kolejny problem. Samo posiadanie prawidłowo przygotowanej ewidencji czasu pracy nie oznacza jeszcze, że wynagrodzenie kierowcy zostanie prawidłowo naliczone.
Trzeba bowiem wiedzieć, jak przełożyć dane z ewidencji na poszczególne składniki listy płac.
W przypadku naszego klienta system kadrowo-płacowy nie był odpowiednio dostosowany do specyfiki rozliczania kierowców wykonujących transport międzynarodowy. W konsekwencji wynagrodzenie wynikające z rzeczywistego czasu pracy kierowców nie znajdowało prawidłowego odzwierciedlenia na listach płac.
Ale to nie był jedyny problem.
Wirtualne diety – niewielki błąd, który wpływa na podatek
W ramach audytu zweryfikowaliśmy również sposób stosowania tzw. wirtualnych diet, czyli mechanizmu mającego wpływ na ustalanie podstaw składkowych i podatkowych kierowcy wykonującego przewozy międzynarodowe.
Okazało się, że system kadrowo-płacowy księgowości został skonfigurowany według nieaktualnych zasad. Przy ustalaniu przychodu stosowano pomniejszenie odpowiadające 30% diety, zamiast zasad obowiązujących od 2023 roku (60 euro/20 euro – za każdy dzień).
W efekcie mechanizm, który powinien być jednym z elementów prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia kierowcy międzynarodowego, był stosowany błędnie. Konsekwencją były nie tylko nieprawidłowości w naliczeniu podatku, ale również brak wykorzystania dostępnych możliwości optymalizacji wynagrodzenia. A przypomnijmy – firma zakładała, że kierowca ma finalnie otrzymywać około 7000 – 8000 zł netto.
To bardzo ważny element tego przypadku. Celem naszego klienta nie było obniżenie wynagrodzenia kierowców. Kierowca nadal miał otrzymywać umówioną kwotę. Problem polegał na czymś innym: firma wypłacała założoną kwotę netto, ale lista płac nie pokazywała prawidłowo, z czego wynagrodzenie kierowcy rzeczywiście wynikało.
Z jednej strony mieliśmy więc szczegółową ewidencję czasu pracy.
Z drugiej – listę płac, która nie odzwierciedlała prawidłowo wszystkich wynikających z niej składników.
Do tego dochodziły błędy w naliczaniu obciążeń podatkowych oraz niewykorzystane możliwości prawidłowego ułożenia struktury wynagrodzenia. Taka sytuacja oznacza nie tylko potencjalnie wyższe koszty. To również ryzyko w przypadku kontroli albo sporu z pracownikiem.
Audyt kadrowo-płacowy – sprawdziliśmy cały proces.
Klient zgłosił się do DRIVIA w celu przeprowadzenia audytu kadrowo-płacowego. Nie ograniczyliśmy się wyłącznie do sprawdzenia końcowej kwoty na liście płac.
Przeanalizowaliśmy cały proces:
Zweryfikowaliśmy m.in. prawidłowość naliczania nadgodzin, dyżurów i pracy w porze nocnej oraz sposób rozliczania czasu pracy za granicą.
Sprawdziliśmy zasady stosowania wirtualnych diet oraz sposób ustalania podstaw składkowych i podatkowych.
Przeanalizowaliśmy również możliwości zastosowania innych świadczeń związanych z zatrudnieniem kierowców – w tym świadczeń dotyczących sanitariatów oraz ekwiwalentów BHP – oczywiście przy spełnieniu warunków pozwalających na ich prawidłowe zastosowanie.
Efekt? To samo wynagrodzenie, ale zupełnie inna lista płac
Po przeprowadzonym audycie kadrowo płacowym przygotowaliśmy nowy model rozliczenia wynagrodzeń.
Kierowca nadal otrzymywał założone przez pracodawcę wynagrodzenie na poziomie około 7000-8000 zł netto. Zmieniło się natomiast to, w jaki sposób wynagrodzenie zostało naliczone i przede wszystkim wykazane.
Lista płac zaczęła odzwierciedlać pełną kwotę netto i rzeczywisty czas pracy wynikający z ewidencji. Pojawiły się na niej właściwe składniki wynagrodzenia – m.in. wynagrodzenie zasadnicze, nadgodziny, dyżury, dodatki za pracę w porze nocnej oraz składniki wynikające z wykonywania pracy za granicą. Prawidłowo zastosowano również mechanizmy mające wpływ na rozliczenie składek i podatku.
Dodatkowo – po analizie warunków ich stosowania – uwzględniono świadczenia związane z sanitariatami oraz ekwiwalentami BHP.
W efekcie udało się uporządkować i zalegalizować strukturę wynagrodzenia, zachowując zbliżony poziom obciążeń ZUS, a jednocześnie istotnie ograniczając obciążenie podatkowe.
Co równie ważne, klient otrzymał listę płac, którą można było powiązać z rzeczywistą ewidencją czasu pracy kierowcy oraz wykonanym przelewem.
Co ten przypadek oznacza dla firm transportowych posiadających busy?
Od lipca 2026 roku właściciele firm transportowych powinni spojrzeć na tachograf znacznie szerzej niż wyłącznie jak na urządzenie służące do kontroli czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku.
Dane z tachografu są początkiem procesu rozliczenia kierowcy – nie jego końcem.
Jeżeli na podstawie tych danych powstaje ewidencja czasu pracy, jej konsekwencją mogą być nadgodziny, dyżury, dodatki nocne i inne należności. Jeżeli kierowca wykonuje przewozy międzynarodowe, dochodzą kolejne elementy związane z pracą za granicą, wynagrodzeniem oraz zasadami ustalania podstaw ZUS i PIT.
A wszystkie te informacje powinny ostatecznie spotkać się w jednym miejscu: na prawidłowo przygotowanej liście płac.
Dlatego po zmianach z lipca 2026 roku warto zadać sobie nie tylko pytanie:
„Czy prawidłowo rozliczamy tachograf?”
ale również:
„Czy nasza księgowość potrafi prawidłowo przełożyć ewidencję czasu pracy kierowcy na jego wynagrodzenie?”
Bo nawet prawidłowo przygotowana ewidencja nie zabezpieczy firmy, jeżeli później dane zostaną niewłaściwie wykorzystane przy naliczaniu płac.
Masz busy w transporcie międzynarodowym? Sprawdź swoje rozliczenia
Opisany przypadek nie jest wyłącznie historią jednej firmy. Po zmianach z lipca 2026 roku coraz więcej przewoźników musi zmierzyć się z pytaniem, jak prawidłowo przełożyć dane z tachografu i ewidencji czasu pracy na wynagrodzenie kierowcy busa.
Dlatego podczas naszego wydarzenia online:
„Alert branżowy – pierwsze problemy z rozliczaniem kierowców busów”
pokażemy, na co zwrócić szczególną uwagę przy naliczaniu wynagrodzeń po zmianach, jakie błędy pojawiają się w praktyce oraz jak powinien wyglądać cały proces – od danych z tachografu, przez ewidencję czasu pracy, aż po prawidłowo przygotowaną listę płac.
Jeżeli zatrudniasz kierowców busów w transporcie międzynarodowym albo odpowiadasz za ich kadry i płace, zapraszamy do udziału.
Zapisz się na Alert branżowy i sprawdź, czy prawidłowo rozliczasz wynagrodzenia swoich kierowców po zmianach z lipca 2026 roku.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
O czym przeczytasz w artykule?
Przed tachografami: 4806 brutto na umowie i 9000 zł brutto na liście płac
Przez lata obsługą płacową firmy zajmowała się księgowość. Kierowcy busów byli rozliczani w dużej mierze tak, jak pozostali pracownicy. Na liście płac znajdowało się przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 9000 zł brutto – jako jeden składnik, nie odnoszący się nawet do stawki na umowie.
Jednocześnie rzeczywiste ustalenia z kierowcami zakładały wynagrodzenie na poziomie około 7000 – 8000 zł netto miesięcznie. Dopóki firma nie prowadziła szczegółowej ewidencji czasu pracy na podstawie danych z tachografów, system funkcjonował w dotychczasowej formule. Sytuacja zmieniła się po wejściu nowych obowiązków.
Tachograf pokazał rzeczywisty czas pracy kierowców
Po wprowadzeniu tachografów firma rozpoczęła szczegółowe rozliczanie czasu pracy kierowców. I nagle okazało się, że wynagrodzenie kierowcy to znacznie więcej niż jedna pozycja „wynagrodzenie zasadnicze”.
Z ewidencji zaczęły wynikać m.in.:
Tachograf nie stworzył tych obowiązków. Sprawił natomiast, że rzeczywisty czas pracy kierowcy stał się widoczny, policzalny i możliwy do zweryfikowania.
A to oznacza, że powinien znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie również na liście płac.
Sama ewidencja czasu pracy nie wystarczy.
Klient przekazał dane do księgowości, która nadal odpowiadała za przygotowanie list płac. I tutaj pojawił się kolejny problem. Samo posiadanie prawidłowo przygotowanej ewidencji czasu pracy nie oznacza jeszcze, że wynagrodzenie kierowcy zostanie prawidłowo naliczone.
Trzeba bowiem wiedzieć, jak przełożyć dane z ewidencji na poszczególne składniki listy płac.
W przypadku naszego klienta system kadrowo-płacowy nie był odpowiednio dostosowany do specyfiki rozliczania kierowców wykonujących transport międzynarodowy. W konsekwencji wynagrodzenie wynikające z rzeczywistego czasu pracy kierowców nie znajdowało prawidłowego odzwierciedlenia na listach płac.
Ale to nie był jedyny problem.
Wirtualne diety – niewielki błąd, który wpływa na podatek
W ramach audytu zweryfikowaliśmy również sposób stosowania tzw. wirtualnych diet, czyli mechanizmu mającego wpływ na ustalanie podstaw składkowych i podatkowych kierowcy wykonującego przewozy międzynarodowe.
Okazało się, że system kadrowo-płacowy księgowości został skonfigurowany według nieaktualnych zasad. Przy ustalaniu przychodu stosowano pomniejszenie odpowiadające 30% diety, zamiast zasad obowiązujących od 2023 roku (60 euro/20 euro – za każdy dzień).
W efekcie mechanizm, który powinien być jednym z elementów prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia kierowcy międzynarodowego, był stosowany błędnie. Konsekwencją były nie tylko nieprawidłowości w naliczeniu podatku, ale również brak wykorzystania dostępnych możliwości optymalizacji wynagrodzenia. A przypomnijmy – firma zakładała, że kierowca ma finalnie otrzymywać około 7000 – 8000 zł netto.
To bardzo ważny element tego przypadku. Celem naszego klienta nie było obniżenie wynagrodzenia kierowców. Kierowca nadal miał otrzymywać umówioną kwotę. Problem polegał na czymś innym: firma wypłacała założoną kwotę netto, ale lista płac nie pokazywała prawidłowo, z czego wynagrodzenie kierowcy rzeczywiście wynikało.
Z jednej strony mieliśmy więc szczegółową ewidencję czasu pracy.
Z drugiej – listę płac, która nie odzwierciedlała prawidłowo wszystkich wynikających z niej składników.
Do tego dochodziły błędy w naliczaniu obciążeń podatkowych oraz niewykorzystane możliwości prawidłowego ułożenia struktury wynagrodzenia. Taka sytuacja oznacza nie tylko potencjalnie wyższe koszty. To również ryzyko w przypadku kontroli albo sporu z pracownikiem.
Audyt kadrowo-płacowy – sprawdziliśmy cały proces.
Klient zgłosił się do DRIVIA w celu przeprowadzenia audytu kadrowo-płacowego. Nie ograniczyliśmy się wyłącznie do sprawdzenia końcowej kwoty na liście płac.
Przeanalizowaliśmy cały proces:
Zweryfikowaliśmy m.in. prawidłowość naliczania nadgodzin, dyżurów i pracy w porze nocnej oraz sposób rozliczania czasu pracy za granicą.
Sprawdziliśmy zasady stosowania wirtualnych diet oraz sposób ustalania podstaw składkowych i podatkowych.
Przeanalizowaliśmy również możliwości zastosowania innych świadczeń związanych z zatrudnieniem kierowców – w tym świadczeń dotyczących sanitariatów oraz ekwiwalentów BHP – oczywiście przy spełnieniu warunków pozwalających na ich prawidłowe zastosowanie.
Efekt? To samo wynagrodzenie, ale zupełnie inna lista płac
Po przeprowadzonym audycie kadrowo płacowym przygotowaliśmy nowy model rozliczenia wynagrodzeń.
Kierowca nadal otrzymywał założone przez pracodawcę wynagrodzenie na poziomie około 7000-8000 zł netto. Zmieniło się natomiast to, w jaki sposób wynagrodzenie zostało naliczone i przede wszystkim wykazane.
Lista płac zaczęła odzwierciedlać pełną kwotę netto i rzeczywisty czas pracy wynikający z ewidencji. Pojawiły się na niej właściwe składniki wynagrodzenia – m.in. wynagrodzenie zasadnicze, nadgodziny, dyżury, dodatki za pracę w porze nocnej oraz składniki wynikające z wykonywania pracy za granicą. Prawidłowo zastosowano również mechanizmy mające wpływ na rozliczenie składek i podatku.
Dodatkowo – po analizie warunków ich stosowania – uwzględniono świadczenia związane z sanitariatami oraz ekwiwalentami BHP.
W efekcie udało się uporządkować i zalegalizować strukturę wynagrodzenia, zachowując zbliżony poziom obciążeń ZUS, a jednocześnie istotnie ograniczając obciążenie podatkowe.
Co równie ważne, klient otrzymał listę płac, którą można było powiązać z rzeczywistą ewidencją czasu pracy kierowcy oraz wykonanym przelewem.
Co ten przypadek oznacza dla firm transportowych posiadających busy?
Od lipca 2026 roku właściciele firm transportowych powinni spojrzeć na tachograf znacznie szerzej niż wyłącznie jak na urządzenie służące do kontroli czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku.
Dane z tachografu są początkiem procesu rozliczenia kierowcy – nie jego końcem.
Jeżeli na podstawie tych danych powstaje ewidencja czasu pracy, jej konsekwencją mogą być nadgodziny, dyżury, dodatki nocne i inne należności. Jeżeli kierowca wykonuje przewozy międzynarodowe, dochodzą kolejne elementy związane z pracą za granicą, wynagrodzeniem oraz zasadami ustalania podstaw ZUS i PIT.
A wszystkie te informacje powinny ostatecznie spotkać się w jednym miejscu: na prawidłowo przygotowanej liście płac.
Dlatego po zmianach z lipca 2026 roku warto zadać sobie nie tylko pytanie:
„Czy prawidłowo rozliczamy tachograf?”
ale również:
„Czy nasza księgowość potrafi prawidłowo przełożyć ewidencję czasu pracy kierowcy na jego wynagrodzenie?”
Bo nawet prawidłowo przygotowana ewidencja nie zabezpieczy firmy, jeżeli później dane zostaną niewłaściwie wykorzystane przy naliczaniu płac.
Masz busy w transporcie międzynarodowym? Sprawdź swoje rozliczenia
Opisany przypadek nie jest wyłącznie historią jednej firmy. Po zmianach z lipca 2026 roku coraz więcej przewoźników musi zmierzyć się z pytaniem, jak prawidłowo przełożyć dane z tachografu i ewidencji czasu pracy na wynagrodzenie kierowcy busa.
Dlatego podczas naszego wydarzenia online:
„Alert branżowy – pierwsze problemy z rozliczaniem kierowców busów”
pokażemy, na co zwrócić szczególną uwagę przy naliczaniu wynagrodzeń po zmianach, jakie błędy pojawiają się w praktyce oraz jak powinien wyglądać cały proces – od danych z tachografu, przez ewidencję czasu pracy, aż po prawidłowo przygotowaną listę płac.
Jeżeli zatrudniasz kierowców busów w transporcie międzynarodowym albo odpowiadasz za ich kadry i płace, zapraszamy do udziału.
Zapisz się na Alert branżowy i sprawdź, czy prawidłowo rozliczasz wynagrodzenia swoich kierowców po zmianach z lipca 2026 roku.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
Przeczytaj więcej artykułów:
Przewóz na potrzeby własne – definicja
W codziennej nomenklaturze określenie przewozu na potrzeby własne nagminnie stosowane jest w nieprawidłowym kontekście. A przecież ustawa o transporcie drogowym w art. 4 pkt 4 dokładnie definiuje, jakiego rodzaju transport można nazwać przewozem na potrzeby własne. Pojęcie to oznacza każdy przejazd pojazdu po drogach publicznych z pasażerami lub bez, załadowanego lub bez ładunku, przeznaczonego do nieodpłatnego krajowego i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej.
Z definicji ustawowej wyraźnie zatem wynika, że przewóz na potrzeby własne stanowi czynność, którą jest wykonywana w związku z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, nie stanowiąc jednocześnie samego przedmiotu działalności. Jest to transport, który należy wykonać wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowego i stałego obrotu w firmie, który jednak w sposób bezpośredni nie przynosi przychodów. Kluczowe są tu dwie cechy: nieodpłatność i pomocniczy charakter.
Sam transport niezarobkowy w ustawie podzielono dodatkowo na krajowy i międzynarodowy, odpowiednio do trasy, jaką pokonuje pojazd. Podczas przewozów wykonywanych w całości w granicach Polski mówimy o krajowym, zaś przy przekroczeniu granicy o międzynarodowym przewozie na potrzeby własne.
Jakie warunki musi spełniać przewóz na potrzeby własne?
Okazuje się jednak, że nie każdy przewóz, który z pozoru wydaje się niezarobkowym rzeczywiście nim jest. Wynika to z faktu, że oprócz braku zysku i wspierającego charakteru, taka operacja powinna spełniać łącznie jeszcze cztery dodatkowe kryteria, żeby została potraktowana jako przewóz na potrzeby własne:
Zanim przewóz zostanie zakwalifikowany jako wykonywany na potrzeby własne, należy sprawdzić, czy spełnia wszystkie wskazane wyżej warunki. Niespełnienie choćby jednego z nich może skutkować uznaniem go za transport drogowy, wymagający posiadania odpowiedniej licencji. Jej uzyskanie wiąże się natomiast ze spełnieniem znacznie bardziej rygorystycznych wymogów.
Transport niezarobkowy – zwolnienia ze stosowania przepisów
Opłakanym w skutkach mogłoby okazać się stwierdzenie, że transport niezarobkowy nie podlega branżowym przepisom. Co prawda, ustawa o transporcie drogowym swoim zakresem stosowania nie obejmuje wszystkich przewozów na potrzeby własne, jednak znaczącej części z nich został poświęcony obszerny rozdział ustawy. Zwolnieni będą przedsiębiorcy przewożący na potrzeby własne rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) nieprzekraczającej 3,5t oraz osoby samochodami osobowymi i 7-9-miejscowymi busami.
W pozostałych przypadkach transport niezarobkowy podlegał będzie pod wspomnianą ustawę w zakresie m.in. obowiązku uzyskania zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne czy warunków zatrudnienia kierowcy.
Oprócz przewozów, które ze względu na swoją specyfikę mieszczą się w przytoczonej na wstępie definicji, przepisy dotyczące niezarobkowego transportu drogowego stosuje się także do przewozów w ramach:
W odniesieniu do innych ustaw mających znaczenie dla transportu drogowego, należy każdorazowo weryfikować czy charakter przewozu mieści się w zakresie wyłączeń ze stosowania danego aktu prawnego. Zwykle bowiem niemożliwe jest przyjęcie jednego uniwersalnego stanowiska dla wszystkich przewozów niezarobkowych. Dla przykładu, obowiązek stosowania tachografów będzie dotyczył większości kierujących, którzy wykonują transport na potrzeby własne, ale w gronie zwolnionych z tego obowiązku znajdą się m.in. kierowcy przewożący pojazdami o DMC nieprzekraczającej 7,5t w odległości do 100 km od bazy materiały, sprzęt i narzędzia potrzebne im do pracy w trakcie postoju. Ten przykład wyraźnie ilustruje, że nie każdy przewóz na potrzeby własne można potraktować jako zwolniony ze stosowania danych przepisów.
Zaświadczenie na przewozy na potrzeby własne
Spełnienie wszystkich przesłanek z art. 4 pkt 4 ustawy nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorca może swobodnie wyruszyć w trasę. Ustawa wymaga bowiem dopełnienia formalności administracyjnej – uzyskania zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku podstawowej. To rozróżnienie bywa mylące: sam fakt, że przewóz merytorycznie kwalifikuje się jako przewóz na potrzeby własne, nie zwalnia z obowiązku posiadania dokumentu, który to potwierdza. Brak zaświadczenia naraża przedsiębiorcę na karę pieniężną.
Organ właściwy do wydania zaświadczenia zależy od zasięgu wykonywanego przewozu. Przy transporcie krajowym będzie to starosta (lub prezydent miasta na prawach powiatu) właściwy dla siedziby przedsiębiorstwa, a wydane zaświadczenie zachowuje ważność bezterminowo. Inaczej sytuacja wygląda w przewozach międzynarodowych – tu dokument wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego, i to jedynie na okres do pięciu lat, po którym konieczne jest jego odnowienie. Zgodnie z art. 33 ust. 6 ustawy o transporcie drogowym, wniosek o wydanie zaświadczenia musi zawierać:
Wysokość opłaty zależy od rodzaju zaświadczenia oraz – w przypadku międzynarodowego – okresu, na jaki ma zostać wydane. W przewozach krajowych wynosi ona 500 zł, plus 100 zł za każdy wypis dla zgłoszonego pojazdu. W przypadku zaświadczenia międzynarodowego, wydawanego przez GITD, opłata jest naliczana proporcjonalnie do wnioskowanego okresu ważności i wynosi maksymalnie 500 zł.
Nie każdy przedsiębiorca musi jednak przechodzić przez tę procedurę. Ustawa przewiduje szereg zwolnień z obowiązku posiadania zaświadczenia – dotyczy to między innymi przewozów realizowanych w ramach powszechnych usług pocztowych, przedsiębiorców posiadających już uprawnienia do wykonywania transportu drogowego (w zakresie nimi objętym), a także rolników wykonujących działalność wytwórczą w rolnictwie. Do tego dochodzą także przewozy w ogóle niepodlegające reżimowi ustawy – realizowane pojazdami poniżej progów wagowych i liczby miejsc, o których była mowa wcześniej.
Kontrola przewozu na potrzeby własne
Przewóz na potrzeby własne, tak jak każdy inny rodzaj transportu drogowego, podlega kontroli uprawnionych służb – Inspekcji Transportu Drogowego, Policji, Straży Granicznej czy Służby Celno-Skarbowej. Kierowca musi liczyć się z tym, że w każdej chwili zostanie poproszony o okazanie wypisu z zaświadczenia, a niekiedy także dokumentów potwierdzających związek przewożonego ładunku lub osób z działalnością przedsiębiorstwa. To właśnie na etapie kontroli najczęściej ujawniają się uchybienia, które przy pobieżnej analizie łatwo przeoczyć.
Konsekwencje takich uchybień bywają dotkliwe, choć przedsiębiorcy zwykle nie zdają sobie z tego sprawy, dopóki nie dojdzie do kontroli drogowej. Wykonywanie przewozu bez wymaganego zaświadczenia skutkuje nałożeniem na przedsiębiorcę kary pieniężnej w wysokości 1000 zł, a brak wypisu w pojeździe – odrębną karą dla kierowcy. To jednak nie jedyne ryzyko. Jeśli okaże się, że przewóz wykonywany był niezgodnie z posiadanym zaświadczeniem, starosta (a w przypadku transportu międzynarodowego – Główny Inspektor Transportu Drogowego) stwierdzi jego nieważność, a o nowe zaświadczenie przedsiębiorca będzie mógł ubiegać się dopiero po upływie trzech lat.
Znacznie poważniejsze konsekwencje czekają jednak tam, gdzie kontrolujący w ogóle zakwestionuje kwalifikację przejazdu jako przewozu na potrzeby własne. Wówczas – jak wspomniano wcześniej – transport taki traktowany jest jak zwykły transport drogowy, do którego wykonywania niezbędna jest licencja przewoźnika. Konsekwencje jej braku są nieporównywalnie surowsze niż w przypadku braku zaświadczenia a kara może opiewać nawet na 12 000 zł, dlatego tak istotne jest prawidłowe zaklasyfikowanie przewozu.
Podsumowanie
Przewóz na potrzeby własne, choć może wydawać się mniej sformalizowany niż transport zarobkowy, również wymaga spełnienia określonych warunków ustawowych i dopełnienia formalności administracyjnych. Przed rozpoczęciem przewozu przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy ma on charakter pomocniczy wobec podstawowej działalności firmy, czy pojazd, kierowca i ładunek spełniają wymagania określone w przepisach oraz czy konieczne jest uzyskanie odpowiedniego zaświadczenia. Dopiero spełnienie wszystkich wymaganych warunków pozwala uznać taki przejazd za legalny przewóz na potrzeby własne, a nie transport drogowy wykonywany bez wymaganej licencji.
Marek Sobczyński
Ekspert ds. licencji i transportu
Przewóz na potrzeby własne: definicja, warunki, dokumenty
Nie zawsze jednak usunięcie danego auta z floty oznacza wymianę modelu na nowszy. W dobie trudnych czasów dla przewoźników drogowych często mamy do czynienia ze stopniową redukcją skali działalności lub czasowym zawieszeniem funkcjonowania całej firmy. Sprzedaż pojazdów to naturalna konsekwencja takich działań.
Niezależnie od przyczyny, zbycie pojazdu wykorzystywanego do działalności transportowej wiąże się z pewnymi obowiązkami natury prawnej oraz formalnej. W tym artykule postaram się przybliżyć najważniejsze z nich.
Sprzedaję auto – co z wypisem?
Nie prowadzę co do tego szczegółowych statystyk, jednak, jeśli miałbym wskazać najczęstszą wątpliwość, z którą dzwonią do mnie klienci pozbywający się części swojej floty, to byłby to bez wątpienia problem związany z wypisem lub licencją.
Załóżmy zatem, że przedsiębiorca ma auto zgłoszone do licencji transportowej a w pojeździe znajduje się stosowny wypis. Wypis ma zadanie potwierdzić, że przewoźnik realizujący transport danym pojazdem posiada uprawnienia do podejmowania i wykonania działalności gospodarczej w tym zakresie. Po pierwsze zatem – zanim pozbędziemy się auta, należy pamiętać, aby wspomniany przed chwilą wypis koniecznie z niego wyciągnąć. Dla nowego właściciela jest to dokument całkowicie zbędny, którym nie może się posłużyć.
Co zrobić z pozostawionym wypisem? Tutaj wiele zależy od tego, jakie są przyszłe plany przedsiębiorcy. Wypis nie jest bowiem dokumentem przypisanym do konkretnego numeru rejestracyjnego i może dalej pełnić swoją rolę w innym pojeździe wykorzystywanym przez tą samą firmę. Z taką sytuacją możemy mieć do czynienia na przykład w przypadku wymiany pojazdów – jeden pojazd zostanie sprzedany i na jego miejsce pojawia się nowy. Wówczas wypis ze zbywanego pojazdu bez problemu można przełożyć do auta nabytego. Najważniejsze to pamiętać, aby liczba posiadanych wypisów nie przekroczyła liczby pojazdów, dla których przewoźnik udokumentował swoją zdolność finansową w urzędzie. Ustawa o transporcie drogowym stwierdza bowiem, że:
Przedsiębiorca jest obowiązany zwrócić ponadliczbowe wypisy do organu, który je wydał w terminie 7 dni od dnia, w którym łączna liczba wypisów przekroczyła liczbę pojazdów, dla których został udokumentowany wymóg zdolności finansowej, zgodnie z art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009.
Zgodnie z pozycją 1.2 taryfikatora znajdującego się w załączniku 3 do Ustawy posiadanie wypisów w łącznej liczbie przekraczającej liczbę pojazdów, dla których został udokumentowany wymóg zdolności finansowej zagrożone jest karą w wysokości 500 zł za każdy ponadliczbowy wypis.
Niezależnie od tego, czy dochodzi do redukcji floty czy jedynie do wymiany aut, zaistniałą sytuację należy zgłosić do urzędu, który wydał firmie zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (licencję krajową). Sprawę trzeba zatem skierować do Starostwa Powiatowego, Urzędu Miasta lub też do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD). Najprostszym sposobem potwierdzenia danych wydawcy dokumentu jest przeczytanie tej informacji wprost z wypisu lub odwiedziny strony Krajowego Rejestru Elektronicznego Przedsiębiorców Transportu Drogowego (KREPTD): Ewidencja przedsiębiorców transportu drogowego - Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego
Na zgłoszenie zmian ustawodawca daje przewoźnikowi 28 dni od daty ich zaistnienia. Czasu jest zatem sporo.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie zgłoszenia zmian w licencji – zapraszamy do kontaktu.
Sprzedaję auto – co z tachografem?
W odniesieniu do tachografu najważniejszym obowiązkiem po stronie przewoźnika, przed finalizacją sprzedaży auta, jest pobranie danych zarejestrowanych przez urządzenie. Ich późniejsze odzyskanie może być bardzo kłopotliwe a ciągłość danych ma niezwykle istotne znaczenie w kontekście przyszłej kontroli oraz bieżącej analizy czasu pracy.
Wczytanie pełnych informacji z tachografu możliwe jest wyłącznie w przypadku użycia karty przedsiębiorstwa danego przewoźnika oraz aktywnej blokady firmowej. Czy koniecznie należy ją dezaktywować jeszcze przed usunięciem auta z floty? Takie postępowanie zalecam, aczkolwiek nowy nabywca automatycznie zdejmie starą blokadę wsuwając do tachografu swoją kartę przedsiębiorstwa. Taryfikator nie przewiduje również żadnej sankcji za niedopilnowanie tej kwestii.
Pisząc artykuł pod koniec sierpnia 2026 roku nie można zapomnieć również o kwestii refinansowania wymiany tachografów. Zbliża się bowiem 31 dzień miesiąca – termin, do którego należało utrzymać zgłoszenie pojazdu (objętego wsparciem) do licencji wspólnotowej. Wcześniejsza sprzedaż auta z tachografem, na który otrzymało się refinansowanie, możliwa była wyłącznie za zgodą Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Po tej dacie przewoźnik będzie jedynie zobowiązany do przechowywania dokumentów świadczących o wymianie tachografu (np. faktur) oraz wydruków danych technicznych i informacji o kalibracji.
Sprzedaję auto – czy muszę zgłaszać to do urzędu?
Zbycie pojazdu zarejestrowanego w Polsce wiąże się z koniecznością zawiadomienia właściwego organu. Na dokonanie tej czynności sprzedający ma 30 dni kalendarzowych od dnia zbycia, czyli najczęściej od daty wystawienia faktury albo podpisania umowy. Niedopełnienie obowiązku może skutkować karą administracyjną w wysokości 250 zł.
Zawiadomienie należy skierować do wydziału komunikacji właściwego ze względu na miejsce zamieszkania albo siedzibę dotychczasowego właściciela. Można je złożyć osobiście, wysłać pocztą lub przekazać elektronicznie. Potrzebne będą dane nabywcy oraz kopia dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Usługa jest bezpłatna, a potwierdzenie zgłoszenia warto zachować na wypadek późniejszych mandatów, opłat drogowych lub innych należności związanych z pojazdem.
Wyrejestrowanie jest odrębną procedurą i dotyczy między innymi kradzieży, demontażu, trwałej utraty oraz sprzedaży lub wywozu pojazdu za granicę. Zwykła sprzedaż auta innemu podmiotowi w Polsce nie stanowi podstawy do jego wyrejestrowania.
Sprzedaję auto – co z polisą?
Sprzedaż pojazdu nie powoduje automatycznego rozwiązania umowy OC. Polisa przechodzi z mocy prawa na nabywcę, dlatego sprzedający powinien przekazać mu potwierdzenie zawarcia ubezpieczenia.
O sprzedaży trzeba jednak poinformować zakład ubezpieczeń w terminie 14 dni. W zgłoszeniu należy podać dane nabywcy - w przypadku osoby fizycznej imię, nazwisko, adres i numer PESEL, a w przypadku osoby prawnej nazwę, adres siedziby oraz numer REGON.
Do chwili skutecznego powiadomienia ubezpieczyciela sprzedający i nabywca odpowiadają solidarnie za zapłatę składki przypadającej za okres po sprzedaży. Nie warto więc odkładać zgłoszenia, ponieważ zakład ubezpieczeń może dochodzić nieopłaconej części składki również od poprzedniego właściciela.
Nabywca może korzystać z dotychczasowego OC do końca okresu ubezpieczenia albo wypowiedzieć polisę i zawrzeć nową. W razie wypowiedzenia sprzedającemu przysługuje zwrot składki za niewykorzystany okres ochrony. Trzeba również pamiętać, że przejęta polisa nie przedłuży się automatycznie na kolejny rok.
Inaczej może wyglądać sytuacja z dobrowolnymi ubezpieczeniami, takimi jak AC czy assistance. Ich dalszy los zależy od warunków konkretnej umowy, dlatego po sprzedaży należy skontaktować się z ubezpieczycielem.
Sprzedaję auto – o czym jeszcze pamiętać?
Pojazd wykorzystywany w transporcie jest zwykle przypisany nie tylko do licencji i polisy, lecz także do wielu dodatkowych systemów. Przed jego przekazaniem warto zatem sprawdzić konto w systemie e-TOLL. Urządzenie OBU albo ZSL należy odłączyć od sprzedawanego pojazdu w Internetowym Koncie Klienta, a następnie dezaktywować, zwrócić lub przypisać do innego auta. Pozostawienie aktywnego urządzenia może prowadzić do naliczania opłat na konto dotychczasowego właściciela. Podobne działania trzeba wykonać w zagranicznych systemach opłat drogowych oraz u operatorów urządzeń działających w ramach EETS.
Pojazd należy również usunąć lub przepisać w systemach telematycznych, GPS, kartach paliwowych, aplikacjach flotowych i umowach serwisowych. Przed przekazaniem auta warto skasować zapisane dane firmy, kierowców, tras i kontaktów, a także odebrać wyposażenie należące do przedsiębiorstwa. Dotyczy to między innymi kart paliwowych, urządzeń lokalizacyjnych, telefonów, dokumentów przewozowych i elementów wyposażenia kabiny.
Sprzedaż trzeba także prawidłowo udokumentować pod względem księgowym i podatkowym. Jeżeli pojazd stanowił środek trwały przedsiębiorstwa, należy wystawić odpowiedni dokument sprzedaży, rozliczyć przychód i podatek VAT zgodnie z sytuacją firmy oraz wykreślić auto z ewidencji środków trwałych. Szczególnej uwagi wymaga pojazd będący przedmiotem leasingu, kredytu lub zabezpieczenia- przed sprzedażą należy potwierdzić, czy przedsiębiorca rzeczywiście może nim swobodnie rozporządzać.
Podsumowanie
Sprzedaż pojazdu wykorzystywanego w firmie transportowej nie kończy się na podpisaniu umowy i przekazaniu kluczyków. Wycofanie auta z floty wiąże się z kilkoma obowiązkami dotyczącymi licencji transportowej, tachografu, rejestracji oraz ubezpieczenia.
Zakres wymaganych działań zależy między innymi od tego, czy pojazd zostanie zastąpiony nowym, czy jego sprzedaż oznacza trwałe zmniejszenie floty. Warto więc wcześniej sprawdzić dokumenty związane z autem, pobrać potrzebne dane i dopilnować wymaganych zgłoszeń. Pozwoli to uporządkować sytuację formalną firmy i uniknąć problemów, które mogą ujawnić się dopiero podczas kontroli lub po przekazaniu pojazdu nowemu właścicielowi.
Michał Pasik
Kierownik ds. szkoleń i rozwoju
Sprzedaż auta w firmie – co dalej?
Dlaczego niższy VAT na paliwo nie oznacza oszczędności dla przewoźników?
17 sierpnia 2026 r. na polskich stacjach paliw zagościła druga odsłona rządowego programu CPN, to znaczy „Ceny Paliwa Niżej”. Jego naczelnym założeniem jest ochrona portfeli Polaków poprzez obniżenie stawki podatku od towarów i usług (z ang. VAT) oraz wprowadzenie maksymalnej ceny detalicznej benzyny i oleju napędowego. Skutkiem jego wdrożenia już pierwszego dnia odnotowano średni spadek cen benzyny o 85 groszy a oleju napędowego o 70 groszy na litrze. Dzięki temu, przykładowo tankując samochód osobowy z 50-litrowym zbiornikiem paliwa, przy kasie można zapłacić ok. 40 złotych mniej.
W stosunku do pierwszej wersji programu, która funkcjonowała od marca do czerwca, nie zdecydowano się jednak na obniżkę akcyzy, dlatego też skala obniżki jest mniejsza, a sam pakiet wprowadzono na dwa tygodnie i wraz z końcem wakacji ma wrócić standardowa stawka VAT i zniknąć cena maksymalna.
Niższy VAT nie oznacza oszczędności dla przedsiębiorcy
O ile dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej program CPN oznacza faktycznie mniejsze wydatki na paliwo, o tyle dla przedsiębiorców sprawa może wyglądać z goła inaczej. W szczególności, gdy pod uwagę weźmiemy firmy transportowe, których flota wykorzystywana jest w stu procentach do celów prowadzonej działalności przewozowej. W ich przypadku obniżenie stawki VAT z 23% do 8% nie wpłynie w żaden sposób na koszty działalności.
Wynika to wprost z charakterystyki podatku od towarów i usług. Jego koszt z ekonomicznego punktu widzenia ponosi konsument końcowy. Przedsiębiorca może natomiast skorzystać z odliczenia, czyli pomniejszenia VATu, który sam musiałby zapłacić do urzędu skarbowego z tytułu własnego biznesu, o wartość podatku naliczonego podczas zakupów poniesionych na rzecz prowadzonej działalności. Na koniec dnia konta przewoźników obciążane są najczęściej ceną netto zatankowanego paliwa, zaś VAT zostaje potrącony, nie rzutując bezpośrednio na wynik finansowy firmy. Faktyczne nakłady poniesione z tego tytułu pozostają niezmienione.
Na tej podstawie, w przeciwieństwie do poprzedniczki, ta edycja nie przyniesie realnych oszczędności dla przewoźników i nie wpłynie realnie na koszty transportu. Pierwsza odsłona CPN, która dodatkowo obniżała akcyzę na paliwa, faktycznie wpływała na cenę netto, na co jednak nie można liczyć w tym przypadku. Na domiar złego w okresie od ogłoszenia do ponownego uruchomienia programu wzrosła cena baryłki, co – mimo obniżki na pylonach – wywołało delikatny wzrost cen bazowych.
Płynność finansowa zamiast oszczędności — na czym polega efekt CPN dla przewoźnika
Wprawdzie program CPN nie wygeneruje oszczędności dla firm transportowych sensu stricto, jego wprowadzenie pozwala udrożnić przepływy pieniężne w przedsiębiorstwie. Wspomniany wcześniej mechanizm odliczania VATu zmusza przewoźników do zamrożenia środków na czas od zakupu paliwa do czas opłaty należnego podatku wynikającego z prowadzonej działalności. 8-procentowa stawka udrożni zatem nieco cash flow, a niewstrzymane na pewien okres fundusze, mogą być bieżąco inwestowane przez przedsiębiorcę. Finalnie koszty pozostaną na tym samym lub zbliżonym poziomie, jednak doraźnie pakiet rządowy może w niektórych przypadkach wpłynąć na obrót.
Brak pozytywnego odbioru działań rządu ze strony branży transportowej, biorąc pod uwagę powyższe czynniki, nie powinien nikogo zaskakiwać. Realne korzyści wynikające z programu są bowiem znikome a powoływanie się na większą przewidywalność cenową czy ograniczenie ryzyka wzrostu kosztów za sprawą ceny maksymalnej zdaje się być zaklinaniem rzeczywistości.
Wymierne korzyści jako przedsiębiorców dosięgną za to jednostki korzystające z częściowego odliczenia VAT w wymiarze 50% - w ich przypadku faktycznie część pieniędzy pozostanie zaoszczędzona.
Ryzyka i niepewności dla branży
Wspomniana już wcześniej kwestia podatkowa nie jest jedyną wadą programu z perspektywy przedsiębiorcy. Kolejną kwestią jest krótkotrwałość programu, ponieważ obecna edycja obowiązuje formalnie tylko do 31 sierpnia, a doświadczenie wiosennej odsłony programu (wielokrotnie przedłużanej między marcem a czerwcem) pokazuje, że przewoźnik nie może budować na niej długoterminowych planów zakupowych ani stawek przewozowych. Do tego dochodzi ryzyko lokalnych zaburzeń dostępności paliwa w okresie zwiększonego ruchu. Należy zadać sobie również pytanie o to, kto w dłuższej perspektywie sfinansuje program, skoro planowany podatek od zysków koncernów paliwowych napotkał przeszkody legislacyjne.
Realistyczny bilans korzyści programu CPN dla branży TSL
W tej sytuacji przewoźnicy powinni traktować ceny z okresu CPN z dozą dystansu a nie jako nowy punkt odniesienia przy negocjacjach z klientami czy budowaniu budżetów. Warto na bieżąco kontrolować cenę netto na fakturach paliwowych, żeby sprawdzić, czy obniżka VAT faktycznie się przekłada, czy raczej ceny netto rosną wskutek kotwiczenia się sprzedawców wokół limitu. Realną korzyścią, którą można świadomie wykorzystać, jest poprawa płynności finansowej wynikająca z niższej kwoty VAT zamrożonej w rozliczeniach — szczególnie przy dużym wolumenie tankowań.
Program CPN został zaprojektowany z myślą o konsumencie indywidualnym — dla niego obniżka jest w pełni odczuwalna. Dla przewoźnika efekt jest znacznie skromniejszy: z trzech filarów programu jedynie obniżka akcyzy dawała gwarantowaną oszczędność na koszcie netto, a właśnie tego elementu zabrakło w sierpniowej edycji. Obecny pakiet jest więc dla branży transportowej wyraźnie słabszy niż jego wiosenny pierwowzór — i dobrze pokazuje, jak przekaz polityczny kierowany do wyborcy-kierowcy może zostać mylnie odczytany przez przedsiębiorcę jako obietnica oszczędności, której program w rzeczywistości nie oferuje.
Otwarte pozostaje pytanie o przyszłość programu: czy zostanie przedłużony, w jakim kształcie i czy akcyza do niego wróci. Branża transportowa ma tu przestrzeń do działania — artykułowanie tego problemu w dialogu z rządem i organizacjami branżowymi może realnie wpłynąć na kształt kolejnych pakietów osłonowych.
Marek Sobczyński
Ekspert ds. licencji i transportu
Program CPN, czyli pułapka pozornych korzyści dla firm transportowych
