Ewidencja czasu pracy kierowców – konieczność czy alternatywa?
Ewidencja czasu pracy – kluczowy dokument
Ewidencja czasu pracy kierowców zgodnie z powyższym jest jednym z kluczowych dokumentów w firmie transportowej. Zawiera ona szczegółowy zapis wszystkich aktywności kierowcy - od godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przez dyżury, przerwy i okresy odpoczynku etc. Stanowi również podstawowe narzędzie do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń oraz kontroli przestrzegania norm czasu pracy.
Początkowo forma i sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców nie była mocno rozbudowana.
Ustawodawca zapisał to w art. 25 ust.1 Ustawy o czasie pracy kierowców, z którego wynikał obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy - w jednej lub kilku z następujących form:
Z końcem maja 2022 roku przepis ten został uszczegółowiony i doprecyzowany.
Nowa forma ewidencji czasu pracy
Nowelizacja zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców od 29 maja 2022 r. została wprowadzona ustawą z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2022 poz. 209). To właśnie ten akt prawny zmienił brzmienie art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców i określił nowe zasady.
Dotyczą one m.in. zakresu ewidencji, sposobu jej prowadzenia oraz okresu przechowywania. Nowe regulacje objęły nie tylko kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, lecz także osoby wykonujące przewozy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz samozatrudnionych.
Od tego momentu przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy i zatrudniający kierowców zobowiązany został do prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej bądź elektronicznej zawierającej wszystkie wymagane przepisami prawa dane.
Obowiązkowe składniki ewidencji czasu pracy kierowców
Zgodnie ze znowelizowanym art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców ewidencja musi obowiązkowo zawierać:
Należy zatem podkreślić, że nie wystarczającym jest już samo posiadanie plików z kart kierowców i tachografów, zapisów na wykresówkach, wydruków czy innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności. To pełna ewidencja sporządzona z uwzględnieniem tych danych stanowi wypełnienie obowiązku, o którym mowa w przepisach Ustawy.
Poniżej przykładowa ewidencja czasu pracy kierowcy, opracowana w programie TSR na podstawie danych zarejestrowanych na kartach kierowców oraz informacji uzupełniających, takich jak nieobecności czy inne zdarzenia wpływające na rozliczenie czasu pracy. Grafika obrazuje, w jaki sposób kompletne zestawienie tych danych pozwala na prawidłowe wypełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji, o którym mowa w przepisach ustawy o czasie pracy kierowców.
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Pracodawca jest zobowiązany do:
Dla lepszego zobrazowania zasad przechowywania ewidencji warto posłużyć się przykładem praktycznym:
Kierowca był zatrudniony w przedsiębiorstwie transportowym i została sporządzona dla niego ewidencja czasu pracy obejmująca okres od 1 do 30 czerwca 2024 r. Pracodawca, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, ma obowiązek przechowywać jego ewidencję z czerwca 2024 r. przez 10 lat, czyli do lipca 2034 r.
Warto zaznaczyć, że obowiązek ten obejmuje również udostępnienie ewidencji czasu pracy na wniosek pracownika. Pracodawca powinien przekazać ją niezwłocznie, w formie papierowej lub elektronicznej - zgodnie z wyborem osoby wnioskującej.
Przedsiębiorca, samozatrudnienie, umowy cywilnoprawne - czy ewidencjonowanie czasu pracy jest konieczne?
Kierowcy nie pozostający w stosunku pracy z firmą, na rzecz której wykonują przewozy, podlegają obowiązkowi ewidencjonowania czasu pracy, tak samo jak kierowcy – pracownicy. Różnicą jest tylko to, że do jej sporządzania zobowiązane są różne podmioty.
Przedstawiona powyżej miesięczna karta pracy, stanowi ewidencję czasu pracy kierowcy wykonującego przewozy drogowe na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zawiera szczegółowe zestawienie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, łącznego czasu pracy w poszczególnych dniach oraz wyliczenie należnego wynagrodzenia na podstawie faktycznie przepracowanych godzin.
Zgodnie z art. 26e ustawy o czasie pracy kierowców ewidencję tę należy przechowywać przez dwa lata od zakończenia okresu, którego dotyczy.
Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy kierowców:
Zaniechanie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelne prowadzenie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, prawnymi i organizacyjnymi. Niesie to również ryzyko zgłaszania przez pracowników roszczeń, które często kończą się postępowaniem przed sądem pracy.
Wśród najważniejszych następstw należy wymienić:
Pracownicy i sądy
Warto pamiętać, że prawodawca unijny zobowiązuje firmy transportowe do przechowywania plików pobranych z kart i tachografów jedynie przez okres jednego roku. W konsekwencji więc, po upływie tego czasu przechowywane pliki należy usunąć z nośników. Brak takiego działania stanowić będzie naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Te przepisy dają bowiem legitymacje do przechowywania danych osobowych jedynie w takim okresie, który wynika jasno z przepisów. Tym samym po roku przechowywania plików z danymi osobowymi kierowców, przewoźnik ma obowiązek (a nie uprawnienie) je usunąć i zaprzestać przetwarzania. Wtedy właśnie kluczową rolę zaczyna odgrywać ewidencja. Znane są przypadki pozwów sądowych przeciwko pracodawcom, w których kierowcy domagają się wypłaty różnych składników wynagrodzeń i świadczeń pochodnych, które w ich ocenie zostały wypłacone w niepełnej wysokości, czy też nie zostały naliczone i wypłacone w ogóle. W takich przypadkach, ewidencja czasu pracy staje się najważniejszym dowodem w sprawie i pozwala przedstawić sądowi, jak i stronie powodowej (kierowcy) prawidłowość wyliczeń i wypłat. Zatem ewidencja jest sporządzana nie tylko dla organów kontrolnych. Ma też bronić pracodawcę przed roszczeniami pracowniczymi.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest warunkiem niezbędnym i koniecznym. Ustawodawca wskazuje wprost, nie daje nam wyboru i nie przewiduje alternatywnych form jej prowadzenia.
Ewelina Cieniek
Kierownik Działu Rozliczeń
O czym przeczytasz w artykule?
Ewidencja czasu pracy – kluczowy dokument
Ewidencja czasu pracy kierowców zgodnie z powyższym jest jednym z kluczowych dokumentów w firmie transportowej. Zawiera ona szczegółowy zapis wszystkich aktywności kierowcy - od godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przez dyżury, przerwy i okresy odpoczynku etc. Stanowi również podstawowe narzędzie do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń oraz kontroli przestrzegania norm czasu pracy.
Początkowo forma i sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców nie była mocno rozbudowana.
Ustawodawca zapisał to w art. 25 ust.1 Ustawy o czasie pracy kierowców, z którego wynikał obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy - w jednej lub kilku z następujących form:
Z końcem maja 2022 roku przepis ten został uszczegółowiony i doprecyzowany.
Nowa forma ewidencji czasu pracy
Nowelizacja zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców od 29 maja 2022 r. została wprowadzona ustawą z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2022 poz. 209). To właśnie ten akt prawny zmienił brzmienie art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców i określił nowe zasady.
Dotyczą one m.in. zakresu ewidencji, sposobu jej prowadzenia oraz okresu przechowywania. Nowe regulacje objęły nie tylko kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, lecz także osoby wykonujące przewozy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz samozatrudnionych.
Od tego momentu przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy i zatrudniający kierowców zobowiązany został do prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej bądź elektronicznej zawierającej wszystkie wymagane przepisami prawa dane.
Obowiązkowe składniki ewidencji czasu pracy kierowców
Zgodnie ze znowelizowanym art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców ewidencja musi obowiązkowo zawierać:
Należy zatem podkreślić, że nie wystarczającym jest już samo posiadanie plików z kart kierowców i tachografów, zapisów na wykresówkach, wydruków czy innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności. To pełna ewidencja sporządzona z uwzględnieniem tych danych stanowi wypełnienie obowiązku, o którym mowa w przepisach Ustawy.
Poniżej przykładowa ewidencja czasu pracy kierowcy, opracowana w programie TSR na podstawie danych zarejestrowanych na kartach kierowców oraz informacji uzupełniających, takich jak nieobecności czy inne zdarzenia wpływające na rozliczenie czasu pracy. Grafika obrazuje, w jaki sposób kompletne zestawienie tych danych pozwala na prawidłowe wypełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji, o którym mowa w przepisach ustawy o czasie pracy kierowców.
Okres przechowywania ewidencji czasu pracy
Pracodawca jest zobowiązany do:
Dla lepszego zobrazowania zasad przechowywania ewidencji warto posłużyć się przykładem praktycznym:
Kierowca był zatrudniony w przedsiębiorstwie transportowym i została sporządzona dla niego ewidencja czasu pracy obejmująca okres od 1 do 30 czerwca 2024 r. Pracodawca, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, ma obowiązek przechowywać jego ewidencję z czerwca 2024 r. przez 10 lat, czyli do lipca 2034 r.
Warto zaznaczyć, że obowiązek ten obejmuje również udostępnienie ewidencji czasu pracy na wniosek pracownika. Pracodawca powinien przekazać ją niezwłocznie, w formie papierowej lub elektronicznej - zgodnie z wyborem osoby wnioskującej.
Przedsiębiorca, samozatrudnienie, umowy cywilnoprawne - czy ewidencjonowanie czasu pracy jest konieczne?
Kierowcy nie pozostający w stosunku pracy z firmą, na rzecz której wykonują przewozy, podlegają obowiązkowi ewidencjonowania czasu pracy, tak samo jak kierowcy – pracownicy. Różnicą jest tylko to, że do jej sporządzania zobowiązane są różne podmioty.
Przedstawiona powyżej miesięczna karta pracy, stanowi ewidencję czasu pracy kierowcy wykonującego przewozy drogowe na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zawiera szczegółowe zestawienie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, łącznego czasu pracy w poszczególnych dniach oraz wyliczenie należnego wynagrodzenia na podstawie faktycznie przepracowanych godzin.
Zgodnie z art. 26e ustawy o czasie pracy kierowców ewidencję tę należy przechowywać przez dwa lata od zakończenia okresu, którego dotyczy.
Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy kierowców:
Zaniechanie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelne prowadzenie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, prawnymi i organizacyjnymi. Niesie to również ryzyko zgłaszania przez pracowników roszczeń, które często kończą się postępowaniem przed sądem pracy.
Wśród najważniejszych następstw należy wymienić:
Pracownicy i sądy
Warto pamiętać, że prawodawca unijny zobowiązuje firmy transportowe do przechowywania plików pobranych z kart i tachografów jedynie przez okres jednego roku. W konsekwencji więc, po upływie tego czasu przechowywane pliki należy usunąć z nośników. Brak takiego działania stanowić będzie naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Te przepisy dają bowiem legitymacje do przechowywania danych osobowych jedynie w takim okresie, który wynika jasno z przepisów. Tym samym po roku przechowywania plików z danymi osobowymi kierowców, przewoźnik ma obowiązek (a nie uprawnienie) je usunąć i zaprzestać przetwarzania. Wtedy właśnie kluczową rolę zaczyna odgrywać ewidencja. Znane są przypadki pozwów sądowych przeciwko pracodawcom, w których kierowcy domagają się wypłaty różnych składników wynagrodzeń i świadczeń pochodnych, które w ich ocenie zostały wypłacone w niepełnej wysokości, czy też nie zostały naliczone i wypłacone w ogóle. W takich przypadkach, ewidencja czasu pracy staje się najważniejszym dowodem w sprawie i pozwala przedstawić sądowi, jak i stronie powodowej (kierowcy) prawidłowość wyliczeń i wypłat. Zatem ewidencja jest sporządzana nie tylko dla organów kontrolnych. Ma też bronić pracodawcę przed roszczeniami pracowniczymi.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest warunkiem niezbędnym i koniecznym. Ustawodawca wskazuje wprost, nie daje nam wyboru i nie przewiduje alternatywnych form jej prowadzenia.
Ewelina Cieniek
Kierownik Działu Rozliczeń
Przeczytaj więcej artykułów:
Nowe wynagrodzenie minimalne i stawka godzinowa od stycznia 2027 roku
Od 1 stycznia 2027 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wyniesie 4 950 zł brutto miesięcznie, czyli o 144 zł więcej niż w 2026 roku. Wzrośnie również minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych – z 31,40 zł do 32,30 zł brutto.
Choć wzrost minimalnego wynagrodzenia o 144 zł może wydawać się niewielki, jego konsekwencje dla pracodawców nie ograniczają się wyłącznie do podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego.
W przypadku kierowców, których wynagrodzenie składa się z wielu elementów, zmiana jednej stawki może wpływać na kolejne składniki listy płac. Dlatego przygotowania do nowego roku nie powinny kończyć się na podpisaniu porozumień zmieniających.
Wyższa płaca minimalna – co oznacza dla wynagrodzeń kierowców?
Wynagrodzenie kierowcy to często znacznie więcej niż stawka zasadnicza określona w umowie o pracę. Na ostateczną listę płac wpływają również m.in. wynagrodzenie za dyżury, godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej czy ryczałty wypłacane z tych tytułów.
Wraz ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia pracodawcy powinni zweryfikować nie tylko wysokość wynagrodzenia zasadniczego, ale również sposób naliczania pozostałych składników.
Na szczególną uwagę zasługują ryczałty za godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej. Ich wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy kierowcy w warunkach uzasadniających stosowanie ryczałtu. Początek nowego roku to dobry moment na przeanalizowanie ewidencji czasu pracy z poprzednich miesięcy i ocenę, czy dotychczasowe kwoty nadal są adekwatne.
Warto również pamiętać, że nie wszystkie składniki wynagrodzenia można uwzględnić przy ustalaniu, czy pracownik otrzymuje ustawowe minimum. Dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej podlegają w tym zakresie wyłączeniom.
Przeciętne wynagrodzenie w 2027 roku przekroczy 10 tysięcy złotych
Dla wielu firm transportowych znacznie większym wyzwaniem niż podwyżka płacy minimalnej będzie wzrost prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.
Zgodnie z projektem ustawy budżetowej na 2027 rok jego wysokość ma wynieść 10 033 zł brutto, czyli o 613 zł więcej niż w roku 2026.
Dlaczego ta kwota jest tak istotna dla branży transportowej?
W przypadku kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe przeciętne wynagrodzenie ma bezpośredni wpływ na wysokość składek ZUS. Jeżeli miesięczny przychód kierowcy przekracza tę kwotę, to nawet po zastosowaniu tzw. „wirtualnych diet” podstawa naliczania składek nie może być niższa niż przeciętne wynagrodzenie.
Oznacza to, że wraz ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia rosną również minimalne obciążenia składkowe kierowców objętych tymi zasadami. Nawet przy zastosowaniu dostępnych, zgodnych z prawem rozwiązań optymalizacyjnych pracodawca musi więc liczyć się z wyższymi kosztami zatrudnienia.
Warto spojrzeć, jak zmieniał się ten wskaźnik w ostatnich latach:
W ciągu pięciu lat kwota ta wzrośnie więc o ponad 4 100 zł.
To właśnie systematyczny wzrost przeciętnego wynagrodzenia jest jednym z powodów, dla których koszty zatrudnienia kierowców międzynarodowych rosną, nawet jeżeli ich wynagrodzenie netto pozostaje na niezmienionym poziomie.
Wyższy ZUS kierowców – ile więcej zapłacą firmy transportowe?
Przy założeniu podstawy wymiaru składek w wysokości prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, wzrost z 9 420 zł do 10 033 zł oznacza wyższe obciążenia składkowe.
Według kalkulacji uwzględniającej składki społeczne, zdrowotną oraz FP i FGŚP łączna kwota składek finansowanych przez pracownika i pracodawcę może wzrosnąć z około 3 952 zł do około 4 209 zł miesięcznie.
To różnica wynosząca około 257 zł na jednego kierowcę.
Poniższe zestawienie przedstawia szczegółowe porównanie składek ZUS w 2026 i 2027 roku.
Choć wzrost o 257,20 zł miesięcznie może wydawać się niewielki, przy większej flocie skala dodatkowych obciążeń staje się znacznie bardziej odczuwalna.
Ile wyniesie wzrost obciążeń składkowych w zależności od liczby zatrudnionych kierowców?
To wyliczenia dotyczące łącznych obciążeń składkowych, a nie wyłącznie składek finansowanych przez pracodawcę. Przy wynagrodzeniach ustalanych w kwotach netto wzrost obciążeń może jednak bezpośrednio przełożyć się na koszty przedsiębiorstwa.
Warto bowiem pamiętać, że w wielu firmach transportowych wynagrodzenia kierowców nadal ustalane są w oparciu o określoną kwotę netto lub tzw. dniówkę. W takim modelu wzrost składek ZUS często nie wpływa na wysokość wypłaty otrzymywanej przez kierowcę, lecz zwiększa koszt ponoszony przez pracodawcę.
Kierowca otrzymuje tyle samo, ale firma płaci coraz więcej.
Właśnie dlatego analiza wynagrodzeń powinna obejmować nie tylko kwotę wypłacaną pracownikowi, ale cały koszt jego zatrudnienia.
Efekt domina – podwyżki mogą wpłynąć również na wynagrodzenia urlopowe
Nowe stawki to nie tylko wyższe składki ZUS czy konieczność aktualizacji umów.
Zmiany w strukturze wynagrodzenia mogą mieć również wpływ na wysokość innych świadczeń pracowniczych, w szczególności wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W przypadku kierowców, których wynagrodzenie zawiera liczne składniki zmienne, prawidłowe ustalenie podstawy urlopowej wymaga szczególnej uwagi. Wzrost wynagrodzenia zasadniczego, zmiana wysokości ryczałtów czy zwiększenie wartości składników zmiennych może w kolejnych miesiącach przełożyć się na wysokość świadczeń urlopowych. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność uwzględnienia w budżecie nie tylko bieżących wypłat, ale również przyszłych zobowiązań wobec pracowników.
Podwyżka jednego składnika wynagrodzenia może uruchomić efekt domina, którego skutki finansowe firma odczuje dopiero po kilku miesiącach.
Dlatego planowanie kosztów zatrudnienia na 2027 rok powinno uwzględniać także prognozowane wydatki na urlopy i ewentualne ekwiwalenty urlopowe.
Nowy rok to dobry moment na weryfikację polityki wynagrodzeń
Wzrost ustawowych stawek nie oznacza, że przedsiębiorca nie ma wpływu na ostateczny koszt zatrudnienia kierowcy.
Wręcz przeciwnie – przy rosnących obciążeniach szczególnego znaczenia nabiera prawidłowo zaprojektowana polityka wynagrodzeń.
Warto zweryfikować, czy firma właściwie wykorzystuje rozwiązania przewidziane przepisami, w tym zasady ustalania podstawy wymiaru składek kierowców międzynarodowych, tzw. wirtualne diety, odpowiednie zwolnienia podatkowe oraz należne świadczenia i ekwiwalenty, o ile spełnione są warunki ich stosowania. Nie bez znaczenia pozostaje również prawidłowe rozliczanie czasu pracy. Błędne ustawienia programu, nieadekwatne ryczałty czy nieprawidłowo naliczane dyżury mogą prowadzić zarówno do zaniżania należności pracowniczych, jak i do nieuzasadnionego zwiększania kosztów.
Optymalizacja wynagrodzeń nie polega na szukaniu sposobów na obejście przepisów, lecz na takim wykorzystaniu dostępnych rozwiązań, aby firma nie ponosiła kosztów wyższych, niż rzeczywiście musi.
Jak przygotować firmę transportową do zmian od stycznia 2027 roku?
Przed rozpoczęciem nowego roku warto przeprowadzić kompleksowy przegląd najważniejszych obszarów kadrowo-płacowych. Obejmuje on nie tylko aktualizację umów o pracę i składników wynagrodzenia, ale również weryfikację ustawień programów rozliczeniowych i płacowych oraz ponowne przeliczenie rzeczywistych kosztów zatrudnienia kierowców.
Uwaga! Wyższe składki ZUS mogą pojawić się szybciej, niż zakładasz.
Pracodawcy wypłacający wynagrodzenia z przesunięciem na kolejny miesiąc powinni zachować szczególną czujność. Nowa kwota przeciętnego wynagrodzenia, stanowiąca punkt odniesienia przy ustalaniu podstawy składek ZUS kierowców międzynarodowych, będzie miała zastosowanie już do wynagrodzeń za grudzień 2026 roku wypłaconych w styczniu 2027 roku. Decydujący jest bowiem miesiąc uzyskania przychodu, a nie okres, za który wynagrodzenie przysługuje.
Oznacza to, że pierwsze wyższe obciążenia składkowe mogą dotyczyć jeszcze rozliczeń grudniowych. Firmy, które nie uwzględnią tego w swoich kalkulacjach, mogą zostać zaskoczone wzrostem kosztów już przy pierwszej wypłacie w nowym roku.
Rok 2027 – wyższe koszty nie muszą oznaczać niepotrzebnych wydatków
Wzrost minimalnego i przeciętnego wynagrodzenia to kolejny element presji kosztowej, z którą mierzą się firmy transportowe.
Choć przedsiębiorcy nie mają wpływu na wysokość ustawowych stawek, mogą mieć realny wpływ na sposób organizacji i rozliczania wynagrodzeń w swoich firmach. Kluczowe jest spojrzenie na cały proces – od ewidencji czasu pracy kierowcy, przez prawidłowe naliczenie poszczególnych składników wynagrodzenia, aż po ostateczny koszt pracodawcy. W DRIVIA pomagamy firmom transportowym nie tylko prawidłowo rozliczać wynagrodzenia kierowców, ale również identyfikować obszary, w których możliwe jest ograniczenie kosztów zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Nie czekaj, aż pierwsze listy płac za 2027 rok pokażą, ile naprawdę kosztują Cię nowe stawki. Sprawdź już teraz, czy polityka wynagrodzeń w Twojej firmie jest przygotowana na nadchodzące zmiany.
Skontaktuj się z DRIVIA i sprawdź, gdzie możesz odzyskać kontrolę nad kosztami zatrudnienia kierowców.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
ZUS rośnie, koszty zatrudnienia kierowców również. Co zmieni się w wynagrodzeniach od 2027 roku?
UTC a czas lokalny: najważniejsza różnica
UTC to uniwersalny czas koordynowany. Nie zna czasu letniego ani zimowego i nie zależy od strefy czasowej. Zgodnie z rozporządzeniem 165/2014 tachograf prowadzi stały cyfrowy zapis czasu UTC. Aktywności kierowcy na karcie i w pamięci urządzenia zapisują się właśnie w UTC. Dzięki temu, wykonując przewozy międzynarodowe pomiędzy różnymi strefami czasowymi (np. z Europy kontynentalnej do Wielkiej Brytanii), urządzenie prawidłowo przelicza czas pracy – w końcu minuta zarówno w Polsce, jak i Kanadzie trwa dokładnie 60 sekund.
Czas lokalny to godzina obowiązująca w konkretnym państwie lub miejscu. Jest ona pokazywana na wyświetlaczu dla wygody kierowcy. Powstaje jako przesunięcie czasu UTC ustawione przez kierowcę. Zmiana tego przesunięcia nie wpływa na zapisane dane, a jedynie ma ułatwiać codzienną pracę firmie przewozowej, by możliwe było dostosowanie do miejscowych okoliczności. Dla rozróżnienia, czas lokalny na wyświetlaczu oznaczany jest czarną kropką.
W Polsce to przesunięcie wynosi +1 godzinę zimą i +2 godziny latem. Jeśli w lecie na wyświetlaczu jest 10:00, w UTC jest 08:00. To dlatego wydruki aktywności z tachografu są przesunięte względem zegara lokalnego, ponieważ urządzenie przechowuje je i przetwarza w czasie uniwersalnym.
Czy trzeba przestawić zegar w tachografie?
Zmieniają się tylko godziny lokalne. UTC pozostaje bez zmian, a kierowca nie może go przestawić. Dla zachowania prawidłowej pracy tachografu i wykluczenia manipulacji może to zrobić wyłącznie zatwierdzony warsztat, a w przyrządach drugiej generacji pomaga w tym GNSS, które synchronizuje czas z satelitą.
Czy czas lokalny przestawia się sam? To zależy od modelu. Część urządzeń przypomina o zmianie czasu w ostatnią niedzielę października i marca, ale wynika to z rozwiązań wdrożonych przez producentów, nie z przepisów, i nie każdy tachograf tak robi. Bez względu na rodzaj urządzenia czas lokalny można zmienić ręcznie w ustawieniach urządzenia. Najczęstsza ścieżka w menu to:
Dokładny instruktaż zmiany czasu wraz z filmem instruktażowym znajdziesz w naszym szkoleniu: Czas pracy kierowców - szkolenie | Drivia
Choć nie ma takiego obowiązku, powód, żeby przestawić czas lokalny, jest praktyczny. Zegar zgodny z rzeczywistością ułatwia planowanie przerw i odpoczynków. W części urządzeń przesunięcie ma też znaczenie przy wpisach manualnych, bo to ono mówi tachografowi, zgodnie z jaką strefą czasową są wprowadzane. Czy wpisujesz godziny w UTC, czy lokalnie, zależy już od modelu i generacji.
Zmiana z letniego na zimowy – dodatkowa godzina pracy?
Co roku, w ostatni weekend października, w nocy z soboty na niedzielę, „cofamy się w czasie”, przestawiając zegary z 3:00 z powrotem na 2:00, dzięki czemu „zyskujemy” dodatkową godzinę. Czy dla transportu drogowego oznacza to dodatkową godzinę pracy? Nic bardziej mylnego.
Przepisy rozporządzenia 561/2006 oraz ustawy o czasie pracy kierowców określają limity jazdy czy odpoczynku jako okresy faktycznie upływającego czasu, a zapis w UTC mierzy je poprawnie bez względu na czas lokalny. Wszelkie próby wykorzystania zmiany czasu w celu obejścia przepisów spalą zatem na panewce, a kontrolujący najpewniej nie będą akceptowali wymówki o nieprzestawionym zegarku.
Zmiana z zimowego na letni – krótszy odpoczynek?
Podobnie wygląda to w odniesieniu do marcowej zmiany czasu, kiedy to, ponownie w ostatni weekend, przesunięcie na zegarze odbędzie się w drugą stronę: z 2:00 na 3:00. W tym wypadku również nie będzie to oznaczać wcześniejszego rozpoczęcia pracy lub krótszej zmiany po odpoczynku. Znaczenie ma bowiem to, ile dany okres trwa, a nie o której się zaczął i o której powinien skończyć.
Wszelkie dane z tachografu i karty kierowcy będą pokazywać faktyczny czas pracy lub odpoczynku, a pozornie „pusta” godzina wynikająca ze zmiany czasu nie pozostanie w żaden sposób uzupełniona.
Jak planować pracę kierowcy podczas zmiany czasu?
Zmiana czasu z letniego na zimowy i w drugą stronę niesie ze sobą jednak pewne ryzyka przy planowaniu czasu pracy, w szczególności jeśli chodzi o odpoczynki.
Odpoczynek dzienny kierowca musi wykonać w ciągu 24 godzin, licząc od rozpoczęcia pracy. Kluczowe znaczenie ma tutaj sformułowanie 24 godziny. Nie musi to przecież oznaczać „doby zegarowej”, dlatego błędnym byłoby założenie, że skoro praca została rozpoczęta o 7:00 czasu lokalnego, to odpoczynek należy odebrać do 7:00 dnia kolejnego. Podczas zmiany czasu należy wówczas pamiętać, że rozpoczynając pracę w sobotę o 7:00, odpoczynek dobowy będzie musiał zostać odebrany najpóźniej do 6:00 w niedzielę.
Podobnie wygląda to w przypadku odpoczynków tygodniowych, które powinny występować nie rzadziej niż co 144 godziny. Przez większość roku można przyjąć plan, w ramach którego kierowca zaczynający swój tydzień o 6:00 w poniedziałek czasu lokalnego najpóźniej w niedzielę o 6:00 będzie zobowiązany do rozpoczęcia odpoczynku tygodniowego. W omawianym przypadku jednak należało będzie uwzględnić zmianę czasu z letniego na zimowy, wskutek której to o 5:00 należało będzie zakończyć tzw. „cykl tygodniowy”.
Analogicznie podczas zmiany czasu z zimowego na letni – kierowca udający się na 9-godzinny odpoczynek w sobotę o 20:00, kolejny dzień będzie mógł rozpocząć o 6:00 w niedzielę, ponieważ przesunięcie zegara nie wpływa na faktyczny czas trwania odpoczynku.
W obu przypadkach matematykę ułatwić powinien tachograf, który na bieżąco wskaże, jak długo można jeszcze pracować i ile czasu pozostało do odebrania odpoczynku.
Zegarek można cofnąć, ale nie czas pracy
Zmiana czasu wpływa na to, co widać na wyświetlaczu, ale nie na to, co liczy się dla przepisów. Tachograf przez cały czas mierzy rzeczywisty upływ czasu w UTC, więc jesienią nikt nie zyskuje godziny pracy, a wiosną nikt nie traci godziny odpoczynku. Zegar można przestawić, ale 24 godziny na odpoczynek dzienny czy 9 godzin jazdy pozostają niezmienne. Dlatego w weekend zmiany czasu warto patrzeć nie na zegarek, lecz na faktyczny czas trwania odpoczynku.
Marek Sobczyński
Ekspert ds. licencji i transportu
Zegar się cofa, przepisy nie: tachograf i zmiana czasu w pigułce
Podczas audytu okazało się jednak, że ustawienia i przyjęte zasady rozliczania wymagały uporządkowania. Szczególne znaczenie miały granice niedziel i świąt oraz sposób kwalifikowania postojów i naliczania dyżurów. Do tego dochodziły brakujące znaczniki krajów w danych z kart. W raportach pojawiały się duże różnice w czasie pracy i dyżurach, które mają znaczenie przy ustalaniu należności kierowców.
Przedstawione dane pochodzą z rzeczywistego audytu rozliczeń za lipiec 2026 r. Dane firmy i kierowców zostały zanonimizowane. Przykłady pokazują wybrane ustalenia dotyczące tego klienta.
Przeczytaj także: Case study: Tachograf w busie to dopiero początek. Jak zmieniło się rozliczanie wynagrodzeń kierowców po lipcu 2026? | Kadry i płace
Audyt zaczęliśmy od porównania rozliczeń
Klient korzystał z jednego z popularnych na rynku programów do rozliczania czasu pracy kierowców. W DRIVIA przeanalizowaliśmy przekazane dane z kart w programie TSR i porównaliśmy wyniki z dotychczasowymi raportami klienta za lipiec 2026 r.
Sprawdziliśmy również zapisy regulaminu oraz sposób naliczania poszczególnych składników wynagrodzenia. Chcieliśmy ustalić, z czego wynikają rozbieżności i które elementy wymagają poprawy.
Sama różnica między raportami dwóch programów nie przesądza jeszcze o błędzie. Trzeba wrócić do danych, dokumentów i ustawień. W tym przypadku takie porównanie pokazało kilka konkretnych problemów.
Poniedziałkowy poranek był rozliczany jak niedziela
Jednym z najważniejszych ustaleń audytu był sposób wyznaczania niedziel i świąt. W dokumentacji firmy oraz w programie przyjęto przedział od 6:00 danego dnia do 6:00 następnego dnia. W efekcie praca wykonywana w poniedziałek przed godziną 6:00 była zaliczana do pracy w niedzielę.
Przykładowo, rozpoczęcie pracy w poniedziałek o 3:00 oznaczało, że godziny pracy od 3:00 do 6:00 przypadały jeszcze na niedzielę w rozumieniu zasad rozliczenia. Powstawał więc obowiązek jej rekompensaty, choć według kalendarza kierowca pracował już w poniedziałek. Analogiczny mechanizm dotyczył pracy przed 6:00 w dniu następującym po święcie.
Za pracę w niedzielę należy zapewnić dzień wolny w ciągu 6 dni kalendarzowych przed nią lub po niej, a jeżeli nie jest to możliwe - do końca okresu rozliczeniowego. Za pracę w święto, dzień wolny przysługuje w okresie rozliczeniowym. Brak możliwości udzielenia dnia wolnego w wymaganym terminie oznacza obowiązek wypłaty dodatku 100% za każdą godzinę takiej pracy (art. 151¹¹ Kodeksu pracy).
Przepisy pozwalają pracodawcy ustalić inne granice niedzieli i święta, np. od 0:00 do 0:00 (art. 151⁹ § 2 Kodeksu pracy). Przy takim wariancie praca w poniedziałek od 0:00 do 6:00 nie należy już do niedzieli. W audycie porównaliśmy rozliczenie z takim ustawieniem.
Przedział 6:00-6:00 sam w sobie nie był błędem prawnym. Problemem było niedopasowanie przyjętych granic do organizacji pracy kierowców i wynikające z tego obowiązki rekompensaty. Wprowadzenie wariantu 0:00-0:00 wymaga odpowiedniej zmiany dokumentacji firmy oraz zgodnej konfiguracji programu. Co ważne, nie usuwa to również wstecz należności powstałych według dotychczasowych zasad.
Zasady były w regulaminie, ale nie w rozliczeniu
Kolejna z rozbieżności dotyczyła dyżuru 50%. W regulaminie klienta uwzględniono nieusprawiedliwione postoje, oznaczane w programie jako NPO. Nie znajdowało to jednak odzwierciedlenia w sposobie wyliczania ewidencji.
W porównywanych raportach, przy odmiennym sposobie kwalifikowania postojów i z uwzględnieniem NPO w analizie audytowej, wykazano znacznie różniące się wartości dyżuru 50%.
Porównanie trzech kierowców na podstawie raportu audytowego. Wszystkie wartości pokazano w godzinach i minutach.
U kierowcy B różnica między raportami wyniosła aż 65 godz. 08 min w jednym miesiącu. Taka rozbieżność wymaga wyjaśnienia przed naliczeniem należności za dyżur i oceną, czy ustalony ryczałt jest wystarczający.
NPO nie jest dowolną etykietą służącą do obniżenia dyżuru. Art. 7 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców wyłącza z czasu pracy nieusprawiedliwione postoje w czasie prowadzenia pojazdu. Kwalifikację trzeba jednak ustalić na podstawie przyczyny postoju i rzeczywistych obowiązków kierowcy. Oczekiwania związanego z przewozem, ustawowej przerwy lub odpoczynku nie można automatycznie zakwalifikować jako NPO.
Przykładowo: oczekiwanie na załadunek, podczas którego kierowca musi pozostać na stanowisku i nie zna z góry długości tego okresu, zalicza się do czasu pracy na zasadach art. 6 ust. 2 ustawy. Inaczej ocenia się postój w trakcie trasy wyłącznie na załatwienie spraw prywatnych, niezwiązany z przewozem i niebędący wymaganą przerwą lub odpoczynkiem. W tym drugim przypadku możliwość zakwalifikowania postoju jako NPO wymaga ustalenia jego okoliczności.
Zasady dyżuru i jego wynagradzania wynikają z art. 9, a kwalifikowania przerw w prowadzeniu pojazdu i odpoczynków - z art. 27 ustawy. Regulamin i ustawienia programu muszą być z nimi zgodne. Sama zmiana oznaczenia postoju w programie nie zmienia tego, co kierowca faktycznie robił.
Znacznik kraju wpływał na interpretację zapisów
Kolejnym problemem była włączona opcja traktowania znacznika kraju jako minuty innej pracy. Jej zastosowanie wpływało na sumę wykazywanej pracy, a także na wyznaczanie początku i końca doby kierowcy.
W rozliczeniu klienta dla jednego z kierowców wykazano 38 godz. 51 min innej pracy, a w analizie audytowej, wykonanej bez tej opcji - 29 godz. 17 min. U kolejnego było to odpowiednio 41 godz. 14 min oraz 29 godz. 38 min. Są to wyniki porównania raportów, a nie pomiar wpływu wyłącznie jednego ustawienia.
Mechanizm może wykraczać poza samo dodanie minuty. Jeżeli program wprowadza zapis pracy w miejscu wpisu kraju, może inaczej wyznaczyć początek doby lub podzielić odcinek traktowany wcześniej jako odpoczynek. To z kolei może zmienić przypisanie godzin do doby, wyliczenie nadgodzin i dyżurów oraz wskazania dotyczące odpoczynku. Dlatego takie wyniki trzeba sprawdzić na konkretnych zapisach. Sam znacznik kraju nie przesądza, że kierowca faktycznie wykonywał w tym czasie pracę.
Program wymaga także danych spoza karty kierowcy
Audyt wykazał również naliczanie dodatków związanych z nachodzeniem się dób pracowniczych. Ten element wymagał sprawdzenia w powiązaniu z przyjętą organizacją czasu pracy oraz dokumentacją firmy.
Zauważyliśmy też brak uwzględnienia powrotu jednego z kierowców z Niemiec samochodem osobowym. Ewidencja klienta kończyła się na wyjęciu karty z tachografu. Po otrzymaniu informacji o powrocie uwzględniliśmy w analizie 6 godzin dyspozycji.
Audyt obejmował zarówno weryfikację naliczonych pozycji, jak i uzupełnienie brakujących aktywności. Celem było ustalenie rzeczywistych należności kierowcy na podstawie pełnych danych.
Brakujące kraje mogły wpływać na ulgi i płacę zagraniczną
Podczas analizy zauważyliśmy również brak znaczników krajów rozpoczęcia i zakończenia pracy. Część starszych wpisów, potrzebnych do odtworzenia początku analizowanego okresu, nie była widoczna w pobranych danych. W lipcu u jednego z kierowców odnotowano 16 przypadków brakujących oznaczeń, u kolejnego 9, a u dwóch następnych po 7.
Jako możliwą przyczynę wskazaliśmy zbyt rzadkie pobieranie danych. Karta kierowcy ma ograniczoną pojemność dla poszczególnych rodzajów wpisów. Gdy pamięć przeznaczona na te informacje się zapełnia, starsze wpisy mogą zostać zastąpione nowymi. Zachowane aktywności nie oznaczają więc, że dostępne są wszystkie starsze znaczniki krajów. Należało sprawdzić również poprawność obsługi tachografu i ewentualne problemy techniczne z zapisem.
Niepełne informacje o krajach wymagają uzupełnienia przed rozliczeniem pobytu za granicą.
Braki te mają znaczenie dla rozliczenia pobytu za granicą i operacji transportowych. Jeżeli nie zostaną wyjaśnione, mogą prowadzić do nieuwzględnienia właściwego kraju lub czasu pobytu przy naliczaniu ulg ZUS i PIT oraz wynagrodzenia zagranicznego. Do prawidłowej kwalifikacji przewozów potrzebne są również dane o załadunkach i rozładunkach. Sam znacznik kraju nie rozstrzyga, czy kierowca wykonywał kabotaż, przewóz między państwami czy tranzyt.
Zaleciliśmy pobieranie danych z kart co najmniej dwa razy w miesiącu oraz sprawdzenie, czy problem ustąpił. W razie braków dane trzeba uzupełnić i zweryfikować na podstawie dostępnych zapisów z tachografu, dokumentów przewozowych i informacji o trasie. Brak znacznika kraju nie może być automatycznie uznany za pobyt kierowcy w Polsce.
Co klient otrzymał po audycie
Przygotowaliśmy porównanie rozliczeń, wskazaliśmy źródła różnic i przekazaliśmy zalecenia dotyczące konfiguracji programu, dokumentacji oraz sposobu analizy danych. Obejmowały one także granice niedziel i świąt oraz częstsze pobieranie danych z kart kierowców.
W audycie wskazaliśmy również możliwość zmiany organizacji czasu pracy. Firma stosowała trzymiesięczny okres rozliczeniowy, a my rekomendowaliśmy rozważenie okresu miesięcznego. To propozycja wymagająca dostosowania dokumentacji, a nie ustawienie, które można po prostu przełączyć w programie.
Klient otrzymał konkretne przykłady pokazujące, które elementy wpływały na naliczane należności i co należy uporządkować. To pozwala oceniać rozliczenie na podstawie danych, zamiast przyjmować każdą kwotę wygenerowaną przez program za prawidłową.
Przeczytaj także: Optymalizacja wynagrodzeń kierowców – czy w 2026 roku da się jeszcze zaoszczędzić? | Kadry i płace
Masz program do rozliczeń kierowców? Sprawdź jego ustawienia
Ten przypadek pokazuje, że zakup programu i przyjęcie rekomendowanych ustawień nie wystarczą. Konfiguracja musi odpowiadać dokumentacji firmy, organizacji pracy i zasadom naliczania wynagrodzeń. Równie ważna jest wiedza osoby, która analizuje dane i przygotowuje rozliczenie.
Jeżeli w Twojej firmie pojawiają się wysokie dopłaty, duże wartości dyżurów albo różnice między raportami, warto sprawdzić, skąd się biorą.
W DRIVIA podczas audytu porównujemy dane z kart kierowców, ewidencję, dokumentację i naliczone składniki wynagrodzenia. Wskazujemy błędy oraz możliwości poprawy rozliczeń, z uwzględnieniem należności, które rzeczywiście przysługują kierowcom.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy ustawienia Twojego programu odpowiadają zasadom obowiązującym w Twojej firmie.
Izabela Nowakowska
Kierownik Działu Rozliczeń
Case study: Błędne ustawienia programu a wynagrodzenia kierowców. Co pokazał audyt?
