Jak wspieramy zarządzających transportem i spedytorów

Siedziba ITS

Instytut Transportu Samochodowego ma swoją siedzibę w Warszawie na ul. Jagiellońskiej 80. Budynek został niedawno wyremontowany i, po kilkuletniej nieobecności, egzaminy w stolicy ponownie odbywają się na Pradze Północ. Wiele osób (nieco żartobliwie) twierdzi, że na nową siedzibę „złożyły się” solidarnie wszystkie osoby podchodzące kilkanaście razy do egzaminu na Certyfikat Kompetencji Zawodowych. Na to nie mam żadnych dowodów jednak trzeba przyznać, że nowe-stare lokum wygląda naprawdę schludnie.

‍

Liczba wydanych Certyfikatów

Przejdźmy do konkretów. Załóżmy, że ktoś rozpoczął 2025 rok z silnym postanowieniem: „zdam CKZ!”. Ile osób może odhaczyć sobie ten punkt ze swojej listy? Zgodnie z przesłanymi informacjami liczba wydanych certyfikatów kompetencji zawodowych w zakresie transportu drogowego rzeczy w roku 2025 wyniosła 2408. Natomiast liczba wydanych certyfikatów kompetencji zawodowych w zakresie transportu drogowego osób – 586. Daje to łączną liczbę 2994 certyfikatów.  

Żeby przedstawione powyżej dane cokolwiek znaczyły, zestawmy je ze statystykami z 2024 roku. Wówczas wydano odpowiednio 2020 i 540 certyfikatów, czyli łącznie 2560. Jak łatwo policzyć rok do roku zanotowano zatem wzrost o prawie 17%.  

‍

Zdawalność

To, że wzrosła ilość wydanych Certyfikatów wcale jeszcze nie musi oznaczać niczego pozytywnego w kontekście zdawalność egzaminu. Tu jednak czeka na nas całkiem miła niespodzianka. Okazuje się, że procentowy wskaźnik zdawalności na egzaminach w transporcie drogowym rzeczy w roku 2025 wyniósł 42,3% zaś w transporcie drogowym osób w roku 2025 - 56,7%. Oznacza to wzrost o ok. 10 punktów procentowych w porównaniu do 2024 roku.  

Dodajmy jednak łyżkę dziegciu do naszej beczki miodu i wyjaśnijmy co oznacza „procentowy wskaźnik zdawalności”. ITS tworzy taki wskaźnik porównując liczbę złożonych wniosków o przystąpienie do egzaminu do liczby wydanych Certyfikatów. Tym samym 42,3% zdawalności oznacza, że niecała połowa osób, które ubiegały się o CKZ rzeczywiście go otrzymały i to… niekoniecznie w pierwszym podejściu. Wniosek składa się bowiem raz (ITS nie uwzględnia wniosków o egzamin poprawkowy).  

‍

Wcale nie jest dobrze

Skąd taki tytuł akapitu skoro zdawalność wzrosła rok do roku? Otóż cofając się w statystykach o kolejne lata można dojść do wniosku, że zdawalność nie powróciła jeszcze na (w miarę stabilny) poziom ok. 50%. To właśnie taki wskaźnik notowany był przez kilka kolejnych lat z rzędu przed kryzysem w roku 2024.

‍

Z czego może wynikać tak niski wskaźnik zdawalności?

Prowadzę zajęcia na Certyfikat Kompetencji Zawodowych już dobrych parę lat i moim zdaniem przyczyn jest co najmniej kilka. Za najważniejsze uważam jednak:

W odniesieniu do pierwszej pozycji na liście przypominam, że baza pytań i zadań nie jest jawna – może zmieniać się z tygodnia na tydzień i to bez żadnego uprzedzenia. Decydując się zatem na szkolenie przygotowujące warto zwrócić uwagę, czy rzeczywiście organizator zapewnia sprawne dostosowywanie swojego szkolenia do wymagań egzaminacyjnych.  

Co do punktu drugiego – niestety to stały problem, z którym mierzy się cała branża transportu drogowego. Niejednokrotnie na zajęciach spotykam osoby, które:

‍

Gdzie szukać pomocy?

Powstaje zatem pytanie – jak tego uniknąć? I tutaj nie mam zamiaru rozpisywać się nad tym, jak wspaniałe są nasze szkolenia w porównaniu do konkurencji. Swoim nazwiskiem ręczę jednak za to, że przykładamy mnóstwo uwagi żeby dostarczyć Wam produkt, dzięki któremu zoptymalizujecie swoje szanse na uzyskanie Certyfikatu w krótkim czasie. Nowoczesna platforma, starannie ułożone materiały, zajęcia prowadzone przez praktyków w branży, ale przede wszystkim stałe wsparcie od nas, czyli całego zespołu firmy DRIVIA. Nie jesteśmy kolejną firmą XYZ, która reklamuje się jako „grono ekspertów” a tak naprawdę za całym kursem stoi jedna osoba. Mamy ugruntowaną pozycję na rynku na co dzień rozliczając kilkaset firm transportowych, zajmując się kadrami oraz płacami a także doradztwem w bieżącej działalności. Zatrudniamy byłych Inspektorów PIP oraz ITD. Dzięki temu jesteśmy na bieżąco ze wszystkimi zmianami w branży i reagujemy natychmiast.  

Serdecznie zapraszam do zapoznania się naszą ofertą i do kontaktu w razie jakichkolwiek pytań: Certyfikat Kompetencji Zawodowych

‍

Michał Pasik

Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec

Ewidencja czasu pracy – kluczowy dokument

Ewidencja czasu pracy kierowców zgodnie z powyższym jest jednym z kluczowych dokumentów w firmie transportowej. Zawiera ona szczegółowy zapis wszystkich aktywności kierowcy - od godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przez dyżury, przerwy i okresy odpoczynku etc. Stanowi również podstawowe narzędzie do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń oraz kontroli przestrzegania norm czasu pracy.

Początkowo forma i sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców nie była mocno rozbudowana.  

Ustawodawca zapisał to w art. 25 ust.1 Ustawy o czasie pracy kierowców, z którego wynikał obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy - w jednej lub kilku z następujących form:

Z końcem maja 2022 roku przepis ten został uszczegółowiony i doprecyzowany.

‍

Nowa forma ewidencji czasu pracy

Nowelizacja zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców od 29 maja 2022 r. została wprowadzona ustawą z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2022 poz. 209). To właśnie ten akt prawny zmienił brzmienie art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców i określił nowe zasady.  

Dotyczą one m.in. zakresu ewidencji, sposobu jej prowadzenia oraz okresu przechowywania. Nowe regulacje objęły nie tylko kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, lecz także osoby wykonujące przewozy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz samozatrudnionych.

Od tego momentu przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy i zatrudniający kierowców zobowiązany został do prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej bądź elektronicznej zawierającej wszystkie wymagane przepisami prawa dane.

‍

Obowiązkowe składniki ewidencji czasu pracy kierowców

Zgodnie ze znowelizowanym art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców ewidencja musi obowiązkowo zawierać:

Należy zatem podkreślić, że nie wystarczającym jest już samo posiadanie plików z kart kierowców i tachografów, zapisów na wykresówkach, wydruków czy innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności. To pełna ewidencja sporządzona z uwzględnieniem tych danych stanowi wypełnienie obowiązku, o którym mowa w przepisach Ustawy.  

Poniżej przykładowa ewidencja czasu pracy kierowcy, opracowana w programie TSR na podstawie danych zarejestrowanych na kartach kierowców oraz informacji uzupełniających, takich jak nieobecności czy inne zdarzenia wpływające na rozliczenie czasu pracy. Grafika obrazuje, w jaki sposób kompletne zestawienie tych danych pozwala na prawidłowe wypełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji, o którym mowa w przepisach ustawy o czasie pracy kierowców.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy

Pracodawca jest zobowiązany do:

‍

Dla lepszego zobrazowania zasad przechowywania ewidencji warto posłużyć się przykładem praktycznym:

Kierowca był zatrudniony w przedsiębiorstwie transportowym i została sporządzona dla niego ewidencja czasu pracy obejmująca okres od 1 do 30 czerwca 2024 r. Pracodawca, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, ma obowiązek przechowywać jego ewidencję z czerwca 2024 r. przez 10 lat, czyli do lipca 2034 r.

Warto zaznaczyć, że obowiązek ten obejmuje również udostępnienie ewidencji czasu pracy na wniosek pracownika. Pracodawca powinien przekazać ją niezwłocznie, w formie papierowej lub elektronicznej - zgodnie z wyborem osoby wnioskującej.

‍

Przedsiębiorca, samozatrudnienie, umowy cywilnoprawne - czy ewidencjonowanie czasu pracy jest konieczne?

Kierowcy nie pozostający w stosunku pracy z firmą, na rzecz której wykonują przewozy, podlegają obowiązkowi ewidencjonowania czasu pracy, tak samo jak kierowcy – pracownicy. Różnicą jest tylko to, że do jej sporządzania zobowiązane są różne podmioty.

‍

Przedstawiona powyżej miesięczna karta pracy, stanowi ewidencję czasu pracy kierowcy wykonującego przewozy drogowe na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zawiera szczegółowe zestawienie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, łącznego czasu pracy w poszczególnych dniach oraz wyliczenie należnego wynagrodzenia na podstawie faktycznie przepracowanych godzin.

Zgodnie z art. 26e ustawy o czasie pracy kierowców ewidencję tę należy przechowywać przez dwa lata od zakończenia okresu, którego dotyczy.

‍

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy kierowców:

Zaniechanie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelne prowadzenie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, prawnymi i organizacyjnymi. Niesie to również ryzyko zgłaszania przez pracowników roszczeń, które często kończą się postępowaniem przed sądem pracy.

Wśród najważniejszych następstw należy wymienić:

‍

Pracownicy i sądy

Warto pamiętać, że prawodawca unijny zobowiązuje firmy transportowe do przechowywania plików pobranych z kart i tachografów jedynie przez okres jednego roku. W konsekwencji więc, po upływie tego czasu przechowywane pliki należy usunąć z nośników. Brak takiego działania stanowić będzie naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Te przepisy dają bowiem legitymacje do przechowywania danych osobowych jedynie w takim okresie, który wynika jasno z przepisów. Tym samym po roku przechowywania plików z danymi osobowymi kierowców, przewoźnik ma obowiązek (a nie uprawnienie) je usunąć i zaprzestać przetwarzania. Wtedy właśnie kluczową rolę zaczyna odgrywać ewidencja. Znane są przypadki pozwów sądowych przeciwko pracodawcom, w których kierowcy domagają się wypłaty różnych składników wynagrodzeń i świadczeń pochodnych, które w ich ocenie zostały wypłacone w niepełnej wysokości, czy też nie zostały naliczone i wypłacone w ogóle. W takich przypadkach, ewidencja czasu pracy staje się najważniejszym dowodem w sprawie i pozwala przedstawić sądowi, jak i stronie powodowej (kierowcy) prawidłowość wyliczeń i wypłat. Zatem ewidencja jest sporządzana nie tylko dla organów kontrolnych. Ma też bronić pracodawcę przed roszczeniami pracowniczymi.

‍

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest warunkiem niezbędnym i koniecznym. Ustawodawca wskazuje wprost, nie daje nam wyboru i nie przewiduje alternatywnych form jej prowadzenia.

‍

Ewelina Cieniek

Kierownik Działu Rozliczeń

Rozwiązanie zaprojektowane przez praktyków

TSR został opracowany przez firmy zajmujące się zawodowo rozliczaniem czasu pracy kierowców, we współpracy z ekspertami branży transportowej. Program powstał na bazie rzeczywistych problemów pojawiających się w codziennej pracy, w trakcie kontroli oraz przy naliczaniu wynagrodzeń. Dzięki temu nie jest narzędziem uniwersalnym, lecz rozwiązaniem dopasowanym do specyfiki transportu drogowego.

‍

Pełna ewidencja i kontrola naruszeń

Program umożliwia prowadzenie kompletnej ewidencji czasu pracy kierowców, obejmującej wszystkie wymagane przepisami aktywności. TSR automatycznie analizuje dane pod kątem naruszeń czasu jazdy, przerw i odpoczynków, wskazując obszary wymagające uwagi jeszcze przed zatwierdzeniem rozliczeń.

Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko sankcji finansowych oraz świadomie zarządzać czasem pracy kierowców, zamiast reagować dopiero na wyniki kontroli.

Automatyzacja dokumentacji i raportowanie

System TSR umożliwia tworzenie własnych szablonów raportów, dostosowanych do potrzeb konkretnej firmy. Automatyczne generowanie raportów pozwala przygotować pełną dokumentację rozliczeniową w kilka sekund, co ma bezpośrednie przełożenie na oszczędność czasu i zasobów.

Jest to szczególnie istotne w firmach obsługujących większą liczbę kierowców lub współpracujących z biurami rachunkowymi.

Spójność z systemami kadrowo-płacowymi

TSR integruje się z systemami Optima oraz Enova, umożliwiając bezpośredni eksport danych z rozliczeń czasu pracy do programu płacowego. Eliminuje to konieczność ręcznego przenoszenia danych i znacząco ogranicza ryzyko błędów, które w branży transportowej są szczególnie kosztowne.

‍

Praca bez ograniczeń lokalizacyjnych

Program działa w różnych przeglądarkach internetowych, co umożliwia pracę z dowolnego miejsca na świecie. Dostęp do aktualnych danych, raportów i ewidencji nie jest ograniczony, co zwiększa elastyczność pracy i pozwala na bieżącą kontrolę rozliczeń niezależnie od lokalizacji, czy posiadanego systemu operacyjnego.

‍

Zgodność z przepisami i gotowość na kontrolę

TSR uwzględnia aktualne przepisy krajowe i unijne dotyczące czasu pracy kierowców. Prawidłowo prowadzona ewidencja stanowi solidną podstawę dokumentacji wykorzystywanej podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego i Państwowej Inspekcji Pracy.

‍

Czy program TSR jest odpowiedni dla mojej firmy?

Program ten jest narzędziem dla firm, które chcą zarządzać czasem pracy kierowców w sposób świadomy i uporządkowany - a nie jedynie reagować na problemy. Automatyczna analiza naruszeń, szybkie raportowanie, integracja z systemami kadrowo-płacowymi oraz możliwość pracy z każdego miejsca sprawiają, że TSR realnie wspiera organizację rozliczeń i bezpieczeństwo operacyjne Państwa firmy.

‍

Izabela Nowakowska

Kierownik Działu Rozliczeń