Baza wiedzy

Najnowsze analizy branżowe, porady i informacje, które pomogą Ci lepiej zrozumieć transport i logistykę.

Niemcy i blokada tachografów

Nasi zachodni sąsiedzi z uporem godnym lepszej sprawy nakładają sankcje na przewoźników za niezablokowanie urządzenia rejestrującego kartą przedsiębiorstwa. Warto więc prześledzić regulacje. Dochodzi się do oczywistego wniosku, iż z przepisów nie wynika obowiązek skierowany do przewoźników, który definiuje konieczność założenia blokady kartą przedsiębiorstwa. W przepisach wspólnotowych, określających wymogi dla tachografów zadekretowano, że każde urządzenie rejestrujące musi mieć możliwość jego zablokowania. Jednak jest to jedna z funkcjonalności, której zaistnienie w menu urządzenia, niezbędne jest do zatwierdzenia typu danego modelu tachografu. Tym samym możliwość blokowania kartą firmową jest niezbędna do uzyskania urzędowej akceptacji do rynkowej sprzedaży danego typu tachografów – oczywiście obok innych, ważnych do wypełnienia warunków. Jest więc to wymóg kierowany do producentów tachografów, jak i organów wydających na te urządzenia świadectwa zatwierdzenia typu. Nie można natomiast na jego podstawie twierdzić, iż umieszczenie regulujących tę kwestię przepisów w załączniku do rozporządzenia unijnego powoduje po stronie przewoźnika konieczność zablokowania tachografów w pojazdach. Tym samym okazuje się, że organy kontrolne z Niemiec egzekwują wobec przewoźnika nieistniejący i niezadekretowany prawnie obowiązek. Do naszej firmy docierają protokoły kontroli i kary nałożone przez rożne organy europejskie. Warto w tym kontekście zauważyć, iż to jedynie formacje kontrolne zza Odry nakładają tego typu sankcje.

‍

Węgry i oznaczenie załadunków i rozładunków

Jedną z nowych funkcjonalności w tachografach produkowanych obecnie jest możliwość oznaczania załadunków i rozładunków. W tym celu stworzone zostały w urządzeniach G2V2 odpowiednie wersje oprogramowania. Ma to służyć rożnym celom, jednak wydaje się że głównym jest możliwość kontroli czy przewoźnik wynagradza kierowców zgodnie z obowiązującymi standardami płac sektorowych w transporcie, jak i kontrola nad ilością wykonywanych kabotaży. W żadnym z aktów unijnych, prawodawca wspólnotowy nie wskazał jednak w jakich okolicznościach znaczniki świadczące o załadunkach i rozładunkach w formie ukośnych strzałek, winny być przez kierowców wprowadzane. Mimo braku regulacji w tym zakresie do naszej firmy trafiła kara, nałożona przez organ węgierski w wysokości 2 800 forintów, będąca następstwem braku zadeklarowanych załadunków i rozładunków. Zatem Węgrzy uczą się od Niemców. Rozpoczęli egzekwowanie przepisów, których nie ma.

‍

Polska goni czołówkę absurdu

Organy kontrolne z naszego kraju nie pozostają w tyle, lokując się wysoko w klasyfikacji naciągania przewoźników na całkowicie bezpodstawne sankcje. Koronnym argumentem są tu sprawy związane pojazdami nienormatywnymi. Jak wiadomo, jednostka drogowa, której wymiary albo też masa całkowita zostały przekroczone w odniesieniu do określonych w przepisach normatywów, zyskuje status pojazdu nienormatywnego. Podobnie dzieje się w sytuacji, w której przekroczone zostają dopuszczalne naciski osi na nawierzchnię danej drogi.  Rodzime formacje kontrolne w sytuacji stwierdzenia przejazdu pojazdem nienormatywnym nakładają podwójne kary za ten sam stan faktyczny. Jedna z nałożonych sankcji ma swoje źródło w przepisach ustawy z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym, druga natomiast oparta jest zwykle o zapisy innego aktu normatywnego, tj. ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym. Przez kilka lat sądy uznawały taki model reakcji państwa na przeładowane pojazdy, co z pewnością budziło pośród przewoźników i innych zainteresowanych podmiotów niemałe zdziwienie. Wszakże są to dwie kary, nałożone wobec jednego podmioty, za ten sam stan faktyczny. Dopiero w ostatnich miesiącach orzecznictwo zaczyna się tutaj zmieniać. Warto wskazać na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego, wydany w dniu 27 maja 2026r. w sprawie oznaczonej sygnaturą: II GSK 1435 / 26. W jego uzasadnieniu skład orzekający zakwestionował praktykę podwójnego karania. Jednak wydaje się, że minie dużo czasu, zanim polskie organy kontrolne z niej zrezygnują. Tym samym i na krajowym podwórku nie jest dobrze. Nakładane są kary po to tylko, aby do budżetu państwa wpłynęły pieniądze.

‍

Czy się odwoływać?

Oczywistym jest, że polski przewoźnik, wobec którego sankcje nałożył rodzimy organ kontrolny nie powinien rezygnować z prawa do odwołania, czy też wniesienia skargi do sądu administracyjnego. Oczywiście chodzi o sytuacje w których sprawa nie jest oczywista. Odwołanie od decyzji organu I instancji nie jest obciążone żadnymi opłatami. Skarga do sądu wymaga natomiast zapłaty wpisu - jego wysokość jest jednak rozsądna. Inaczej sprawa przedstawia się w różnych krajach wspólnoty. Przykładem niech będą Węgry, gdzie wniesienie odwołania obciążone jest opłatą a samo przetłumaczenie pisma na język węgierski sprawia już problem. Oczywiste jest, iż skorzystanie z tłumaczy internetowych prowadzi często do opłakanych skutków i całkowitej zmiany kontekstu przekładanego pisma. Trzeba więc zapłacić za usługę tłumacza, który dokona wiernego przekładu – a to w przypadku języka bratanków nie jest tanie. Są też kraje, w których po rozpatrzeniu odwołania lub złożonej do sądu skargi, kara może zostać podwyższona. Dochodzi do tego kwestia wynagrodzenia prawników, znających system prawny kraju, w którym dane postępowanie się toczy. Często jego wysokość przewyższa znacznie wymiar nałożonej sankcji. Zatem w sprawach z innych krajów trzeba zalecać ostrożność. Próbować jednak można.

‍

Maciej Wyrzykowski

Ekspert ds. transportu, wykładowca

Regulacje Prawne
14.10.2026
13 min.
Europejskie działanie bez podstaw w przepisach
Teoretycznie, organy każdego państwa Unii Europejskiej winny przestrzegać prawa z urzędu. Ten nakaz można jednak włożyć między bajki. W wielu krajach wspólnoty na przewoźników nakłada się sankcje za nic, mają one związek z niewypełnieniem obowiązków, których w przepisach nie zapisano. Staramy się z tym walczyć, choć jest to kampania trudna i nie zawsze zakończona sukcesem.

Przed tachografami: 4806 brutto na umowie i 9000 zł brutto na liście płac

Przez lata obsługą płacową firmy zajmowała się księgowość. Kierowcy busów byli rozliczani w dużej mierze tak, jak pozostali pracownicy. Na liście płac znajdowało się przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 9000 zł brutto – jako jeden składnik, nie odnoszący się nawet do stawki na umowie.

Jednocześnie rzeczywiste ustalenia z kierowcami zakładały wynagrodzenie na poziomie około 7000 – 8000 zł netto miesięcznie. Dopóki firma nie prowadziła szczegółowej ewidencji czasu pracy na podstawie danych z tachografów, system funkcjonował w dotychczasowej formule. Sytuacja zmieniła się po wejściu nowych obowiązków.

‍

Tachograf pokazał rzeczywisty czas pracy kierowców

Po wprowadzeniu tachografów firma rozpoczęła szczegółowe rozliczanie czasu pracy kierowców. I nagle okazało się, że wynagrodzenie kierowcy to znacznie więcej niż jedna pozycja „wynagrodzenie zasadnicze”.

Z ewidencji zaczęły wynikać m.in.:

godziny nadliczbowe,

dyżury,

praca w porze nocnej,

rzeczywisty czas pracy w poszczególnych dniach,

czas pracy wykonywanej za granicą,

należne składniki związane z Pakietem Mobilności.


‍

Tachograf nie stworzył tych obowiązków. Sprawił natomiast, że rzeczywisty czas pracy kierowcy stał się widoczny, policzalny i możliwy do zweryfikowania.

A to oznacza, że powinien znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie również na liście płac.

‍

Sama ewidencja czasu pracy nie wystarczy.

Klient przekazał dane do księgowości, która nadal odpowiadała za przygotowanie list płac. I tutaj pojawił się kolejny problem. Samo posiadanie prawidłowo przygotowanej ewidencji czasu pracy nie oznacza jeszcze, że wynagrodzenie kierowcy zostanie prawidłowo naliczone.

Trzeba bowiem wiedzieć, jak przełożyć dane z ewidencji na poszczególne składniki listy płac.

W przypadku naszego klienta system kadrowo-płacowy nie był odpowiednio dostosowany do specyfiki rozliczania kierowców wykonujących transport międzynarodowy. W konsekwencji wynagrodzenie wynikające z rzeczywistego czasu pracy kierowców nie znajdowało prawidłowego odzwierciedlenia na listach płac.

Ale to nie był jedyny problem.

‍

Wirtualne diety – niewielki błąd, który wpływa na podatek

W ramach audytu zweryfikowaliśmy również sposób stosowania tzw. wirtualnych diet, czyli mechanizmu mającego wpływ na ustalanie podstaw składkowych i podatkowych kierowcy wykonującego przewozy międzynarodowe.

Okazało się, że system kadrowo-płacowy księgowości został skonfigurowany według nieaktualnych zasad. Przy ustalaniu przychodu stosowano pomniejszenie odpowiadające 30% diety, zamiast zasad obowiązujących od 2023 roku (60 euro/20 euro – za każdy dzień).

W efekcie mechanizm, który powinien być jednym z elementów prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia kierowcy międzynarodowego, był stosowany błędnie. Konsekwencją były nie tylko nieprawidłowości w naliczeniu podatku, ale również brak wykorzystania dostępnych możliwości optymalizacji wynagrodzenia. A przypomnijmy – firma zakładała, że kierowca ma finalnie otrzymywać około 7000 – 8000 zł netto.

To bardzo ważny element tego przypadku. Celem naszego klienta nie było obniżenie wynagrodzenia kierowców. Kierowca nadal miał otrzymywać umówioną kwotę. Problem polegał na czymś innym: firma wypłacała założoną kwotę netto, ale lista płac nie pokazywała prawidłowo, z czego wynagrodzenie kierowcy rzeczywiście wynikało.

Z jednej strony mieliśmy więc szczegółową ewidencję czasu pracy.

Z drugiej – listę płac, która nie odzwierciedlała prawidłowo wszystkich wynikających z niej składników.

Do tego dochodziły błędy w naliczaniu obciążeń podatkowych oraz niewykorzystane możliwości prawidłowego ułożenia struktury wynagrodzenia. Taka sytuacja oznacza nie tylko potencjalnie wyższe koszty. To również ryzyko w przypadku kontroli albo sporu z pracownikiem.

‍

Audyt kadrowo-płacowy – sprawdziliśmy cały proces.

Klient zgłosił się do DRIVIA w celu przeprowadzenia audytu kadrowo-płacowego. Nie ograniczyliśmy się wyłącznie do sprawdzenia końcowej kwoty na liście płac.

Przeanalizowaliśmy cały proces:

Tachograf Ewidencja czasu pracy Składniki wynagrodzenia Rozliczenie płacy zagranicznej ZUS i PIT Lista płac Wynagrodzenie netto

‍

Zweryfikowaliśmy m.in. prawidłowość naliczania nadgodzin, dyżurów i pracy w porze nocnej oraz sposób rozliczania czasu pracy za granicą.

Sprawdziliśmy zasady stosowania wirtualnych diet oraz sposób ustalania podstaw składkowych i podatkowych.

Przeanalizowaliśmy również możliwości zastosowania innych świadczeń związanych z zatrudnieniem kierowców – w tym świadczeń dotyczących sanitariatów oraz ekwiwalentów BHP – oczywiście przy spełnieniu warunków pozwalających na ich prawidłowe zastosowanie.

‍

Efekt? To samo wynagrodzenie, ale zupełnie inna lista płac

Po przeprowadzonym audycie kadrowo płacowym przygotowaliśmy nowy model rozliczenia wynagrodzeń.

Kierowca nadal otrzymywał założone przez pracodawcę wynagrodzenie na poziomie około 7000-8000 zł netto. Zmieniło się natomiast to, w jaki sposób wynagrodzenie zostało naliczone i przede wszystkim wykazane.

Lista płac zaczęła odzwierciedlać pełną kwotę netto i rzeczywisty czas pracy wynikający z ewidencji. Pojawiły się na niej właściwe składniki wynagrodzenia – m.in. wynagrodzenie zasadnicze, nadgodziny, dyżury, dodatki za pracę w porze nocnej oraz składniki wynikające z wykonywania pracy za granicą. Prawidłowo zastosowano również mechanizmy mające wpływ na rozliczenie składek i podatku.

Dodatkowo – po analizie warunków ich stosowania – uwzględniono świadczenia związane z sanitariatami oraz ekwiwalentami BHP.

W efekcie udało się uporządkować i zalegalizować strukturę wynagrodzenia, zachowując zbliżony poziom obciążeń ZUS, a jednocześnie istotnie ograniczając obciążenie podatkowe.

Co równie ważne, klient otrzymał listę płac, którą można było powiązać z rzeczywistą ewidencją czasu pracy kierowcy oraz wykonanym przelewem.

Przed audytem Po audycie
Przed audytem9 000 zł brutto jako podstawowa pozycja listy płac Po audyciePełna struktura wynagrodzenia kierowcy
Przed audytemKierowca rozliczany podobnie jak standardowy pracownik Po audycieRozliczenie uwzględniające specyfikę transportu
Przed audytemBrak pełnego powiązania listy płac z ewidencją Po audycieSkładniki zgodne z rzeczywistym czasem pracy
Przed audytemBłędnie stosowane wirtualne diety Po audyciePrawidłowy mechanizm rozliczenia
Przed audytemNiewykorzystane możliwości optymalizacji Po audycieUwzględnienie dodatkowych świadczeń
Przed audytemNieprawidłowo naliczany podatek Po audycieNiższe obciążenie podatkowe
Przed audytemNetto na liście płac ≠ wynagrodzenie kierowcy Po audycieNetto na liście płac = wynagrodzenie kierowcy

‍

Co ten przypadek oznacza dla firm transportowych posiadających busy?

Od lipca 2026 roku właściciele firm transportowych powinni spojrzeć na tachograf znacznie szerzej niż wyłącznie jak na urządzenie służące do kontroli czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku.

‍

Dane z tachografu są początkiem procesu rozliczenia kierowcy – nie jego końcem.

Jeżeli na podstawie tych danych powstaje ewidencja czasu pracy, jej konsekwencją mogą być nadgodziny, dyżury, dodatki nocne i inne należności. Jeżeli kierowca wykonuje przewozy międzynarodowe, dochodzą kolejne elementy związane z pracą za granicą, wynagrodzeniem oraz zasadami ustalania podstaw ZUS i PIT.

A wszystkie te informacje powinny ostatecznie spotkać się w jednym miejscu: na prawidłowo przygotowanej liście płac.

Dlatego po zmianach z lipca 2026 roku warto zadać sobie nie tylko pytanie:

„Czy prawidłowo rozliczamy tachograf?”

ale również:

„Czy nasza księgowość potrafi prawidłowo przełożyć ewidencję czasu pracy kierowcy na jego wynagrodzenie?”

Bo nawet prawidłowo przygotowana ewidencja nie zabezpieczy firmy, jeżeli później dane zostaną niewłaściwie wykorzystane przy naliczaniu płac.

‍

Masz busy w transporcie międzynarodowym? Sprawdź swoje rozliczenia

Opisany przypadek nie jest wyłącznie historią jednej firmy. Po zmianach z lipca 2026 roku coraz więcej przewoźników musi zmierzyć się z pytaniem, jak prawidłowo przełożyć dane z tachografu i ewidencji czasu pracy na wynagrodzenie kierowcy busa.

Dlatego podczas naszego wydarzenia online:

„Alert branżowy – pierwsze problemy z rozliczaniem kierowców busów”

pokażemy, na co zwrócić szczególną uwagę przy naliczaniu wynagrodzeń po zmianach, jakie błędy pojawiają się w praktyce oraz jak powinien wyglądać cały proces – od danych z tachografu, przez ewidencję czasu pracy, aż po prawidłowo przygotowaną listę płac.

Jeżeli zatrudniasz kierowców busów w transporcie międzynarodowym albo odpowiadasz za ich kadry i płace, zapraszamy do udziału.

Zapisz się na Alert branżowy i sprawdź, czy prawidłowo rozliczasz wynagrodzenia swoich kierowców po zmianach z lipca 2026 roku.

‍

Paulina Bis

Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie

Kadry i płace
20.9.2026
13 min.
Case study: Tachograf w busie to dopiero początek. Jak zmieniło się rozliczanie wynagrodzeń kierowców po lipcu 2026?
Od lipca 2026 roku dla wielu firm wykonujących transport międzynarodowy busami rozpoczął się zupełnie nowy etap rozliczania kierowców. Obowiązkowe tachografy sprawiły, że czas pracy kierowcy, który wcześniej nie zawsze był szczegółowo rejestrowany i analizowany, stał się podstawowym elementem rozliczania pracowników. A kiedy pojawia się szczegółowa ewidencja czasu pracy, pojawia się również kolejne pytanie: Czy lista płac kierowcy rzeczywiście odpowiada temu, co wynika z jego czasu pracy? Z takim problemem zgłosiła się do nas firma transportowa posiadająca 10 busów wykonujących przewozy międzynarodowe.

Przewóz na potrzeby własne – definicja

W codziennej nomenklaturze określenie przewozu na potrzeby własne nagminnie stosowane jest w nieprawidłowym kontekście. A przecież ustawa o transporcie drogowym w art. 4 pkt 4 dokładnie definiuje, jakiego rodzaju transport można nazwać przewozem na potrzeby własne. Pojęcie to oznacza każdy przejazd pojazdu po drogach publicznych z pasażerami lub bez, załadowanego lub bez ładunku, przeznaczonego do nieodpłatnego krajowego i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej.

Z definicji ustawowej wyraźnie zatem wynika, że przewóz na potrzeby własne stanowi czynność, którą jest wykonywana w związku z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, nie stanowiąc jednocześnie samego przedmiotu działalności. Jest to transport, który należy wykonać wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowego i stałego obrotu w firmie, który jednak w sposób bezpośredni nie przynosi przychodów. Kluczowe są tu dwie cechy: nieodpłatność i pomocniczy charakter.

Sam transport niezarobkowy w ustawie podzielono dodatkowo na krajowy i międzynarodowy, odpowiednio do trasy, jaką pokonuje pojazd. Podczas przewozów wykonywanych w całości w granicach Polski mówimy o krajowym, zaś przy przekroczeniu granicy o międzynarodowym przewozie na potrzeby własne.

‍

Jakie warunki musi spełniać przewóz na potrzeby własne?

Okazuje się jednak, że nie każdy przewóz, który z pozoru wydaje się niezarobkowym rzeczywiście nim jest. Wynika to z faktu, że oprócz braku zysku i wspierającego charakteru, taka operacja powinna spełniać łącznie jeszcze cztery dodatkowe kryteria, żeby została potraktowana jako przewóz na potrzeby własne:

Pojazdy muszą być prowadzone przez samego przedsiębiorcę lub jego pracowników. Nie mogą to być osoby niezwiązane z firmą lub wykonujące swoje obowiązki na podstawie innej niż umowa o pracę.
Przedsiębiorca posiada tytuł prawny do dysponowania pojazdem (np. własność, leasing, najem dzierżawa itp.)
Celem przewozu jest:
  1. transport rzeczy stanowiących własność przedsiębiorcy albo będących przez niego sprzedane, kupione, wynajęte, wydzierżawione, wyprodukowane, wydobyte, przetworzone lub naprawione albo
  2. osób lub rzeczy z przedsiębiorstwa lub do przedsiębiorstwa na jego własne potrzeby, a także przewóz pracowników i ich rodzin.
Przewóz nie może być wykonywany w ramach działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług turystycznych.

‍

Zanim przewóz zostanie zakwalifikowany jako wykonywany na potrzeby własne, należy sprawdzić, czy spełnia wszystkie wskazane wyżej warunki. Niespełnienie choćby jednego z nich może skutkować uznaniem go za transport drogowy, wymagający posiadania odpowiedniej licencji. Jej uzyskanie wiąże się natomiast ze spełnieniem znacznie bardziej rygorystycznych wymogów.

‍

Transport niezarobkowy – zwolnienia ze stosowania przepisów

Opłakanym w skutkach mogłoby okazać się stwierdzenie, że transport niezarobkowy nie podlega branżowym przepisom. Co prawda, ustawa o transporcie drogowym swoim zakresem stosowania nie obejmuje wszystkich przewozów na potrzeby własne, jednak znaczącej części z nich został poświęcony obszerny rozdział ustawy. Zwolnieni będą przedsiębiorcy przewożący na potrzeby własne rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) nieprzekraczającej 3,5t  oraz osoby samochodami osobowymi i 7-9-miejscowymi busami.  

W pozostałych przypadkach transport niezarobkowy podlegał będzie pod wspomnianą ustawę w zakresie m.in. obowiązku uzyskania zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne czy warunków zatrudnienia kierowcy.  

Oprócz przewozów, które ze względu na swoją specyfikę mieszczą się w przytoczonej na wstępie definicji, przepisy dotyczące niezarobkowego transportu drogowego stosuje się także do przewozów w ramach:

powszechnych usług pocztowych,

usług polegających na przewozie odpadów komunalnych lub nieczystości ciekłych,

usuwania skutków awarii lub wypadków pojazdami pomocy drogowej,

działalności podmiotów niebędących przedsiębiorcami. (np. stowarzyszenia, placówki oświatowe).


W odniesieniu do innych ustaw mających znaczenie dla transportu drogowego, należy każdorazowo weryfikować czy charakter przewozu mieści się w zakresie wyłączeń ze stosowania danego aktu prawnego. Zwykle bowiem niemożliwe jest przyjęcie jednego uniwersalnego stanowiska dla wszystkich przewozów niezarobkowych. Dla przykładu, obowiązek stosowania tachografów będzie dotyczył większości kierujących, którzy wykonują transport na potrzeby własne, ale w gronie zwolnionych z tego obowiązku znajdą się m.in. kierowcy przewożący pojazdami o DMC nieprzekraczającej 7,5t w odległości do 100 km od bazy materiały, sprzęt i narzędzia potrzebne im do pracy w trakcie postoju. Ten przykład wyraźnie ilustruje, że nie każdy przewóz na potrzeby własne można potraktować jako zwolniony ze stosowania danych przepisów.

Zaświadczenie na przewozy na potrzeby własne

Spełnienie wszystkich przesłanek z art. 4 pkt 4 ustawy nie oznacza jeszcze, że przedsiębiorca może swobodnie wyruszyć w trasę. Ustawa wymaga bowiem dopełnienia formalności administracyjnej – uzyskania zaświadczenia potwierdzającego zgłoszenie prowadzenia przewozów drogowych jako działalności pomocniczej w stosunku podstawowej. To rozróżnienie bywa mylące: sam fakt, że przewóz merytorycznie kwalifikuje się jako przewóz na potrzeby własne, nie zwalnia z obowiązku posiadania dokumentu, który to potwierdza. Brak zaświadczenia naraża przedsiębiorcę na karę pieniężną.

Organ właściwy do wydania zaświadczenia zależy od zasięgu wykonywanego przewozu. Przy transporcie krajowym będzie to starosta (lub prezydent miasta na prawach powiatu) właściwy dla siedziby przedsiębiorstwa, a wydane zaświadczenie zachowuje ważność bezterminowo. Inaczej sytuacja wygląda w przewozach międzynarodowych – tu dokument wydaje Główny Inspektor Transportu Drogowego, i to jedynie na okres do pięciu lat, po którym konieczne jest jego odnowienie. Zgodnie z art. 33 ust. 6 ustawy o transporcie drogowym, wniosek o wydanie zaświadczenia musi zawierać:

dane przedsiębiorcy – nazwę, adres oraz siedzibę,

wykaz pojazdów, którymi będzie wykonywany przewóz – z podaniem marki, typu, rodzaju/przeznaczenia, numeru rejestracyjnego, numeru VIN oraz podstawy prawnej do dysponowania pojazdem (własność, leasing, najem itp.),

oświadczenie o zamiarze zatrudniania kierowców spełniających warunki z art. 39a ust. 1 pkt 1–4 ustawy, czyli m.in. posiadania świadectwa kwalifikacji zawodowej,

jeśli pojazd jest najmowany – dodatkowo dokumenty potwierdzające prawo do jego używania, zgodnie z art. 11d ust. 2 ustawy.


Wysokość opłaty zależy od rodzaju zaświadczenia oraz – w przypadku międzynarodowego – okresu, na jaki ma zostać wydane. W przewozach krajowych  wynosi ona 500 zł, plus 100 zł za każdy wypis dla zgłoszonego pojazdu. W przypadku zaświadczenia międzynarodowego, wydawanego przez GITD, opłata jest naliczana proporcjonalnie do wnioskowanego okresu ważności i wynosi maksymalnie 500 zł.  

Nie każdy przedsiębiorca musi jednak przechodzić przez tę procedurę. Ustawa przewiduje szereg zwolnień z obowiązku posiadania zaświadczenia – dotyczy to między innymi przewozów realizowanych w ramach powszechnych usług pocztowych, przedsiębiorców posiadających już uprawnienia do wykonywania transportu drogowego (w zakresie nimi objętym), a także rolników wykonujących działalność wytwórczą w rolnictwie. Do tego dochodzą także przewozy w ogóle niepodlegające reżimowi ustawy – realizowane pojazdami poniżej progów wagowych i liczby miejsc, o których była mowa wcześniej.

‍

Kontrola przewozu na potrzeby własne

Przewóz na potrzeby własne, tak jak każdy inny rodzaj transportu drogowego, podlega kontroli uprawnionych służb – Inspekcji Transportu Drogowego, Policji, Straży Granicznej czy Służby Celno-Skarbowej. Kierowca musi liczyć się z tym, że w każdej chwili zostanie poproszony o okazanie wypisu z zaświadczenia, a niekiedy także dokumentów potwierdzających związek przewożonego ładunku lub osób z działalnością przedsiębiorstwa. To właśnie na etapie kontroli najczęściej ujawniają się uchybienia, które przy pobieżnej analizie łatwo przeoczyć.

Konsekwencje takich uchybień bywają dotkliwe, choć przedsiębiorcy zwykle nie zdają sobie z tego sprawy, dopóki nie dojdzie do kontroli drogowej. Wykonywanie przewozu bez wymaganego zaświadczenia skutkuje nałożeniem na przedsiębiorcę kary pieniężnej w wysokości 1000 zł, a brak wypisu w pojeździe – odrębną karą dla kierowcy. To jednak nie jedyne ryzyko. Jeśli okaże się, że przewóz wykonywany był niezgodnie z posiadanym zaświadczeniem, starosta (a w przypadku transportu międzynarodowego – Główny Inspektor Transportu Drogowego) stwierdzi jego nieważność, a o nowe zaświadczenie przedsiębiorca będzie mógł ubiegać się dopiero po upływie trzech lat.

Znacznie poważniejsze konsekwencje czekają jednak tam, gdzie kontrolujący w ogóle zakwestionuje kwalifikację przejazdu jako przewozu na potrzeby własne. Wówczas – jak wspomniano wcześniej – transport taki traktowany jest jak zwykły transport drogowy, do którego wykonywania niezbędna jest licencja przewoźnika. Konsekwencje jej braku są nieporównywalnie surowsze niż w przypadku braku zaświadczenia a kara może opiewać nawet na 12 000 zł, dlatego tak istotne jest prawidłowe zaklasyfikowanie przewozu.

‍

Podsumowanie

Przewóz na potrzeby własne, choć może wydawać się mniej sformalizowany niż transport zarobkowy, również wymaga spełnienia określonych warunków ustawowych i dopełnienia formalności administracyjnych. Przed rozpoczęciem przewozu przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy ma on charakter pomocniczy wobec podstawowej działalności firmy, czy pojazd, kierowca i ładunek spełniają wymagania określone w przepisach oraz czy konieczne jest uzyskanie odpowiedniego zaświadczenia. Dopiero spełnienie wszystkich wymaganych warunków pozwala uznać taki przejazd za legalny przewóz na potrzeby własne, a nie transport drogowy wykonywany bez wymaganej licencji.

Marek Sobczyński

Ekspert ds. licencji i transportu

Regulacje Prawne
16.9.2026
13 min.
Przewóz na potrzeby własne: definicja, warunki, dokumenty
Wielu przedsiębiorców w ramach prowadzonej działalności transportuje towary lub osoby własnymi pojazdami, nie świadcząc przy tym usług przewozowych – np. sieć sklepów w ramach wewnętrznej dystrybucji, firma budowlana przewożąca materiały na budowę czy przedsiębiorstwo dowożące pracowników do zakładu. Taka aktywność, mimo że z zewnątrz przypomina każdy inny transport, podlega odrębnemu reżimowi prawnemu, stanowiąc zgodnie z prawem niezarobkowy transport drogowy, czyli przewóz na potrzeby własne. Jego wykonywanie obwarowane jest mniejszą liczbą wymogów, w stosunku do transportu stricte zarobkowego. Z pewnością nie oznacza to jednak, że w takim przypadku żadne przepisy nie regulują tej gałęzi działalności. Niniejszy artykuł systematyzuje najważniejsze zagadnienia związane z realizacją przewozów na potrzeby własne.
Brak wpisów do wyświetlenia.
Resetuj filtry
Wyszukaj lub filtruj
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Jesteśmy tam – z wiedzą, doświadczeniem i dobrym nastawieniem

Na naszym stoisku zaprezentujemy kompleksowe rozwiązania dla firm transportowych – od rozliczania czasu pracy kierowców, przez obsługę kadrowo-płacową, aż po wsparcie w zakresie uzyskiwania licencji transportowych. Ale przede wszystkim będzie to miejsce, gdzie można nas po prostu poznać – ludzi, którzy tworzą Drivię i na co dzień pomagają firmom z branży działać sprawniej i zgodnie z przepisami.

‍

Nasza prelekcja: Rewolucja na rynku przewozów do 3,5 tony

📍 Hala 3, godz. 13:10, 5 listopada 2025 r.

Podczas prelekcji Michał Pasik, nasz specjalista ds. czasu pracy kierowców i szkoleniowiec, opowie o kluczowych wyzwaniach, z jakimi mierzy się branża przewozów rzeczy pojazdami o DMC do 3,5 tony. Poruszy tematy licencji transportowych, rozliczania czasu pracy oraz obowiązku montażu tachografów. Na przykładach z naszej praktyki pokażemy, z jakimi trudnościami spotykają się przewoźnicy i jak sobie z nimi radzić.

‍

Nasz udział w debacie: Rozliczanie czasu pracy kierowców – czyli jak liczyć, żeby przetrwać i… się nie przeliczyć?

📍 Hala 3, godz. 15:20, 4 listopada 2025 r.

W debacie weźmie udział Marek Dorabiała, nasz CEO i założyciel Drivia. Podzieli się doświadczeniem i spojrzeniem na rozliczanie czasu pracy kierowców w kontekście aktualnych przepisów i wyzwań, jakie stoją przed branżą.

‍

Do zobaczenia w Warszawie!

Zachęcamy, by zajrzeć na nasze stoisko, porozmawiać, zasięgnąć porady i dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy wspierać Waszą firmę.
Spotkajmy się na Trans Logistica Poland 2025 – hala 4, stoisko E4.

Do zobaczenia!

‍

2 min
Spotkajmy się na Trans Logistica Poland 2025!
Już w dniach 4–6 listopada 2025 roku będzie nas można spotkać podczas Trans Logistica Poland w Warszawie! Znajdziecie nas w hali 4, na stoisku E4, gdzie czekać będzie nasz zespół – gotowy do rozmowy, wymiany doświadczeń i pokazania, jak wspieramy przewoźników w codziennych obowiązkach.
Brak wpisów do wyświetlenia.
Resetuj filtry
Wyszukaj lub filtruj
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.