Baza wiedzy

Kogo dotyczy SENT? Jakie towary podlegają zgłoszeniu do SENT?

System wprowadzono mocą przepisów ustawy z dnia 9 marca 2017r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Już z tytułu owego aktu prawnego daje się wyciągnąć wniosek, iż przepisy w nim zapisane mają być narzędziem śledzenia przewozów różnych towarów. Stanowią też narzędzie nadzoru nad obrotem paliwami opałowymi. Oczywiście nie wszystkie towary, które w naszym kraju, czy też przez terytorium Polski są transportowane musza być śledzone. Prawodawca, pierwotnie ograniczył ten obowiązek do artykułów których obrót pociągał za sobą przypadki wyłudzeń podatku VAT, zaniżania jego wymiaru, czy też nieodprowadzania innych danin publicznych. Stopniowo jednak katalog towarów objętych systemem był rozszerzany. Ostatnie działania organów państwa doprowadziły np. do objęcia monitorowaniem odzieży i obuwia, przyprawiając o ból głowy nawet drobnych handlowców, oferujących takie produkty choćby na targowiskach. W niedługim czasie monitorowaniem objęty zostanie przewóz betonu towarowego i innych, podobnych mieszanek organicznych wykorzystywanych w budownictwie.  

O zmianach w systemie SENT pisaliśmy więcej w tym miejscu: SENT Miesiąc z nowymi przepisami o monitorowaniu – wcale nie miodowy | Regulacje Prawne

‍

Jak zrobić zgłoszenie do SENT?

Przed rozpoczęciem przewozu towarów wskazanych w ustawie z dnia 9 marca 2017r. lub też rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2022r. w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi, operacja taka musi zostać zgłoszona organom za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo – Celnych. Oczywiście przed dokonaniem zgłoszenia, firma wysyłająca towar, odbierająca go lub przewoźnik, musi założyć konto elektroniczne, pozwalające na jego dokonanie. Proces zgłoszenia kończy się uzyskaniem numeru referencyjnego, jak i kluczy cyfrowych dla przewoźnika i ewentualnie dla podmiotu, który to w pewnych sytuacjach zgłoszenie takie ma obowiązek zamknąć, deklarując odbiór towarów w konkretnej ilości. Już na etapie kreowania zgłoszenia możliwe jest wezwanie do siedziby któregoś z urzędów celnych w celu dokonania przez organy kontroli, zadeklarowanego do przewozu towaru. Taką informację należy przekazać przewoźnikowi, który zobowiązany jest do przedstawienia towaru do kontroli wraz z towarzyszącymi mu dokumentami.

‍

Obowiązki przewoźnika w systemie SENT

Liczne obowiązki w zakresie przewozów objętych systemem SENT ciążą na przewoźniku. Musi wyposażyć pojazd, którym dana operacja jest wykonywana w sprawny i pracujący lokalizator. Można  skorzystać z aplikacji dostarczanej przez organy państwa lub też zamontować w pojeździe zewnętrzny nadajnik pozycjonujący. Kierowca z kolei, obciążony jest obowiązkiem czuwania nad prawidłową pracą tego sprzętu. Każde z opisanych rozwiązań ma swoje dobre i złe strony. Aplikacja jest darmowa, lecz istnieje ryzyko, iż kierowca zapomni ją uruchomić. Z kolei sprzęt pozycjonujący podłączony w pojeździe na stałe, wymaga wnoszenia opłat za usługę firmie zewnętrznej, która zajmuje się transmisją danych. Sytuacja jest tu analogiczna do modelu wnoszenia opłat drogowych e-toll. Przewoźnik przed rozpoczęciem przejazdu ma też obowiązek uzupełnienia zgłoszenia, przez wpisanie pewnych informacji dotyczących własnej firmy a w przypadku tranzytu przez Polskę z innego kraju Unii Europejskiej, nawet dokonania zgłoszenia. Ważne jest też wyposażenie kierowcy w numer referencyjny zgłoszenia jak i numer lokalizatora, pozostającego w pojeździe.

‍

Jakie kary grożą za niezgłoszenie przewozu do SENT?

Ustawa o monitorowaniu, jak wiele innych aktów prawnych zawiera sankcje nakładane za niewypełnienie zapisanych w niej obowiązków. Przy czym ten właśnie akt prawny jest nośnikiem bardzo wysokich kar, których nałożenie może powodować daleko idące kłopoty po stronie ukaranego podmiotu. Już mandaty nakładane na kierowców ukształtowane zostały przez ustawodawcę na bardzo wysokim poziomie. Zatem osoba, która rozpoczęła przejazd z towarem monitorowanym nie wiedząc o tym, choćby dlatego, że nadawca zagraniczny nie mając świadomości w zakresie polskiego prawa, nie poinformował nikogo, iż dana przesyłka musi być śledzona, zapłaci grzywnę w wysokości od 5000 do 7500 zł. Na podobną sankcję narażony jest kierowca, który nie zauważy przerwy w pracy lokalizatora i w wymaganym czasie nie zatrzyma pojazdu. Dodać warto w tym miejscu, iż w całym systemie odpowiedzialność personalna (osobista) dotyczy w zasadzie kierowców. W przypadku innych naruszeń prawa, bez względu na to kto je spowodował, odpowiedzialność ponosi firma – a nie jej pracownik, który np. błędnie uzupełnił dane zgłoszenia. Wyłom od tej zasady znajdziemy przy zamykaniu zgłoszenia dostawy paliw opałowych. Tam na sankcję w wysokości 1 000 zł. naraża się osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, która nie zadeklarowała odbioru tych właśnie paliw.

‍

Co grozi za zaniedbanie obowiązków w systemie SENT?

Zdecydowanie większe kary dotykają podmioty zobowiązane do wykreowania zgłoszenia na PUESC. Będą to z reguły podmioty wysyłające lub odbierające. Za zaniechanie dokonania zgłoszenia, kara ukształtowana została na poziomie 46% wartości przewożonego towaru, przy czym jej wymiar nie może być niższy, niż 20 000 zł. Przykładowo więc, niedokonanie zgłoszenia przesyłki o wartości 100 000 zł skutkować będzie sankcją w wysokości 46 000 zł. Niejednokrotnie taka sankcja może stać się przyczyną utraty płynności finansowej i w perspektywie dłuższego czasu i niesprzyjających okoliczności zdecydować o zamknięciu firmy. Z kolei przewoźnik, który nie dokona zgłoszenia przejazdu tranzytowego przez terytorium naszego kraju, naraża się na karę w wysokości 20 000 zł. Zatem sankcje są wysokie.

‍

Jak przygotować firmę do obsługi SENT?

Firma Drivia pozostaje oczywiście do dyspozycji Klientów w zakresie doradztwa przy wykonywaniu przewozów objętych obowiązkiem monitorowania. Jej pracownicy dysponują ekspercką wiedzą na ten temat, zapraszamy zatem do współpracy.

‍

Maciej Wyrzykowski

Ekspert ds. transportu, wykładowca

Świadectwo kierowcy - co to jest?

Podstawowe kryteria, które muszą zostać spełnione przed przyjęciem kierowcy do pracy, opisane zostały w rozdziale 7a Ustawy o transporcie drogowym. Dotyczą one przede wszystkim stanu zdrowia kandydata oraz konieczności przejścia odpowiedniego szkolenia zawodowego. Przy przewozie ładunków na tzw. “krajówce” to wystarczy by legalnie rozpocząć pracę, jednak w przypadku transportu międzynarodowego, konieczne jest załatwienie dodatkowych formalności.  

Z pomocą przychodzi tu rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady oznaczone numerem 1072/2009 regulujące zasady wykonywania międzynarodowego transportu rzeczy. W jego treści, w art. 3, czytamy, że wykonywanie przewozów międzynarodowych wymaga (...), jeśli kierowca jest obywatelem państwa trzeciego, świadectwa kierowcy. Oznacza to, że przy zatrudnieniu kierowcy, który nie posiada obywatelstwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej, należy uzyskać dla niego dodatkowy dokument - świadectwo kierowcy. Ma ono na celu potwierdzenie, że osoba, której zostało wydane, została legalnie zatrudniona, zgodnie z prawem obowiązującym w danym kraju członkowskim.  

‍

Świadectwo kierowcy - wymagania

W przeciwieństwie do większości uprawnień potrzebnych do pracy, o świadectwo kierowcy nie może ubiegać sam zainteresowany. Zgodnie z literą art. 5 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia 1072/2009 rzeczony dokument jest wydawany każdemu przewoźnikowi, który jest posiadaczem licencji wspólnotowej oraz (...) legalnie zatrudnia kierowcę, który nie jest obywatelem państwa członkowskiego ani rezydentem długoterminowym. Widać zatem wyraźnie, że wnioskodawcą winien być sam przedsiębiorca posiadający licencję wspólnotową a fundamentalnym warunkiem do spełnienia jest uprzedni angaż kierowcy, spełniający wymogi wynikające z przepisów prawa.

Przede wszystkim, zatrudniana osoba powinna spełniać wymagania wynikające z Ustawy o transporcie drogowym. Ich potwierdzenie stanowi wpis kodu 95 do prawa jazdy wydanego na terenie UE lub karty kwalifikacji kierowcy, w przypadku gdy kierowca posługuje się rodzimym prawem jazdy. Oczywiście, nie dotyczy to pracowników w transporcie do 3,5t. W ich przypadku zamiast dokumentu z kodem 95 przedkłada się orzeczenie lekarskie i psychologiczne.  

Kolejnym kryterium jest legalizacja zatrudnienia, bowiem we wniosku - pod rygorem odpowiedzialności karnej - pracodawca wskazuje, na podstawie jakiego dokumentu (np. oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi) zatrudnia kierowcę. Sam zainteresowany powinien być już także zgłoszony do ubezpieczenia społecznego.

‍

Jak uzyskać świadectwo kierowcy?

Organem odpowiedzialnym w Polsce za udzielanie świadectw kierowcy jest Główny Inspektorat Transportu Drogowego. Na stronach instytucji znaleźć można wniosek oznaczony identyfikatorem SK1, który wypełniwszy należy dodatkowo zaopatrzyć w listę załączników, delikatnie zróżnicowaną zależnie od rodzajów przewozów wykonywanych przez kierowcę. Do wymaganych dokumentów należą:

‍

Powyższe zestawienie ma za zadanie wykazać, że kierowca spełnia wymogi do otrzymania świadectwa.

‍

Na jaki okres wydaje się świadectwo kierowcy?

Podobnie jak w przypadku innych uprawnień, na przykład licencji transportowej, wydanie świadectwa kierowcy wiąże się z obowiązkiem wniesienia opłaty administracyjnej. Jej wysokość wynika bezpośrednio z okresu, na jaki ma zostać wydane świadectwo i wynosi odpowiednio dla wydanego na okres:

‍

Zwolnienia

Nadprogramowego obowiązku wyrabiania świadectwa kierowcy nie muszą z kolei obawiać się przewoźnicy operujący na trasach krajowych. Samo rozporządzenie bowiem reguluje zasady wykonywania przewozów międzynarodowych i nie znajduje zastosowania do transportu krajowego. Ponadto, do uzyskania świadectwa firma potrzebowałaby licencji wspólnotowej. Analogicznie wygląda to w przypadku kierowców posiadających obywatelstwo unijne lub status rezydenta długoterminowego. O ile kwestia obywatelstwa zdaje się nie wzbudzać wątpliwości, jako że należy po prostu legitymować się paszportem państwa członkowskiego, o tyle rezydentury długoterminowej nie należy mylić z zezwoleniem na pobyt, nawet pobyt stały. W tym ostatnim wypadku, uzyskanie świadectwa będzie nieodzowne.  

Co ciekawe, obowiązek uzyskania świadectwa kierowcy całkowicie pomija sektor przewozów pasażerskich, które podlegają bliźniaczemu - lecz nie identycznemu - rozporządzeniu 1073/2009. W jego brzmieniu nie znajdziemy żadnych informacji o świadectwie kierowcy lub jego odpowiedniku, wobec czego omawianie zagadnienie dotyczy wyłącznie transportu towarowego.  

‍

Pomoc w uzyskaniu świadectwa kierowcy

Dla części kierowców, świadectwo stanowi nieodzowny dla pracy dokument, którego potrzebują jeszcze przed wyruszeniem w pierwszą trasę. Aktualnie, na wydanie dokumentów, oczekuje się około 2 tygodni, licząc od daty złożenia wniosku. Przez ten czas pracodawcy muszą zatrudniać kierowcę, który może pracować jedynie w ograniczonym zakresie, dlatego bardzo ważnym jest rzetelne przygotowanie dokumentacji do wniosku. W DRIVIA skrzętnie wspieramy przewoźników, przygotowując wnioski o świadectwo kierowcy, dzięki czemu Ci otrzymują pewność rzetelnie złożonych dokumentów a czas oczekiwania zostaje ograniczony do minimum.

Jak rosną koszty wynagrodzeń?

Spójrzmy na dynamikę zmian.

Jeszcze w 2022 roku składki ZUS były liczone od relatywnie niskich podstaw. Wynagrodzenie można było w dużej części „zbudować” na kosztach podróży służbowych. System był prosty, przewidywalny i relatywnie tani. Po zmianach przepisów zaczęliśmy przechodzić na model oparty o przeciętne wynagrodzenie. Podstawa składek wzrosła do poziomu 5922 zł, a całkowity koszt ZUS i podatku zaczął wynosić ponad 3 000 zł na kierowcę.

‍

Kolejne lata przyniosły dalsze wzrosty podstaw ZUS:

‍

Patrząc na tę dynamikę, pojawia się naturalne pytanie — czy przy takim tempie wzrostu w ogóle zostaje jakakolwiek przestrzeń do optymalizacji?

Dodatkowo dochodzimy do momentu, w którym wynagrodzenia brutto kierowców zaczynają zbliżać się do poziomu przeciętnego wynagrodzenia. Przy zarobkach rzędu 8 000 zł netto i około 20 dniach pracy za granicą, wartości brutto sięgają 10 000 – 11 000 złotych. To oznacza, że w perspektywie najbliższych góra dwóch lat granica składek może pokrywać się z realnymi wynagrodzeniami.  

‍

Skoro nie ZUS, to gdzie szukać oszczędności?

Jeżeli możliwości optymalizacji składek są coraz mniejsze, naturalnym kierunkiem staje się podatek. I tutaj pojawiają się obszary, które — mimo że wynikają wprost z przepisów — wciąż są bardzo często wykorzystywane nieprawidłowo.

Pierwszym z nich są tzw. wirtualne diety. Większość firm zna ten mechanizm, jednak praktyka pokazuje, że nadal popełniane są podstawowe błędy. Wirtualne diety nie są składnikiem wynagrodzenia, nie są kwotą do wypłaty i nie działają jak dawne diety delegacyjne. Są one wyłącznie narzędziem do obniżenia przychodu, a tym samym podstawy opodatkowania. Przy standardowym modelu pracy, około 20 dni za granicą oznacza nawet 1700–2000 zł przychodu zwolnionego z podatku. W przeliczeniu daje to około 200-300 zł oszczędności podatkowej na jednym kierowcy miesięcznie. Mimo to wciąż spotykamy firmy, które albo nie stosują tego rozwiązania w ogóle, albo błędnie je wypłacają.

Kolejnym elementem są tzw. sanitariaty, czyli możliwość rozliczenia kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej w trasie. W praktyce oznacza to możliwość przyjęcia określonych kosztów dziennych, często w przedziale 15–25 euro. Przy pełnym miesiącu pracy daje to nawet 1500–2000 zł wypłacone całkowicie bez naliczania zaliczki na PIT. Nie jest to rozwiązanie uniwersalne dla każdej firmy, jednak w wielu przypadkach pozwala znacząco ograniczyć konieczność „dobijania” wynagrodzenia premiami obciążonymi podatkiem.

Kolejnym, bardzo często pomijanym obszarem są ekwiwalenty BHP związane z wykonywaniem pracy. Kierowcy używają własnej odzieży, ponoszą koszty jej prania i konserwacji, korzystają z własnych narzędzi, telefonów czy nawigacji. Wszystkie te elementy mogą zostać ujęte w systemie wynagrodzeń w sposób zgodny z przepisami – jako zwrot kosztów.

W praktyce daje to możliwość wprowadzenia ekwiwalentów sięgających nawet kilkuset złotych miesięcznie. Kluczowe jest jednak ich prawidłowe uzasadnienie i dopasowanie do realiów danej firmy – a co najważniejsze ich ekwiwalentność w stosunku do przepracowanych dni w miesiącu.

Jeżeli połączymy powyższe elementy, okazuje się, że możliwe jest uzyskanie realnych oszczędności na poziomie kilkuset złotych miesięcznie na jednym kierowcy. Z perspektywy kierowcy nic się nie zmienia. Nadal oczekuje on konkretnej kwoty netto i to ona jest dla niego kluczowa. Natomiast sposób, w jaki firma dochodzi do tej kwoty, ma bezpośredni wpływ na jej rentowność.

‍

Czas pracy i wynagrodzenie – system naczyń połączonych

Jednym z najważniejszych wniosków ostatnich lat jest to, że nie da się rozdzielić rozliczania czasu pracy od systemu wynagrodzeń. Każda minuta zapisana na karcie kierowcy przekłada się na konkretną kwotę na liście płac. Konstrukcja umowy, wysokość ryczałtów czy długość okresu rozliczeniowego — wszystko to ma bezpośredni wpływ na koszty.

Dlatego optymalizacja nie polega na „jednym rozwiązaniu”, lecz na spójnym podejściu do całego systemu.

Bardzo istotnym elementem jest również polityka urlopowa. W wielu firmach brak jasnych zasad powoduje, że wynagrodzenia za okresy urlopowe znacząco odbiegają od założeń. Zdarzają się sytuacje, w których koszt kilku dni urlopu przekracza oczekiwania pracodawcy o kilka tysięcy złotych. Podobne problemy pojawiają się przy urlopach bezpłatnych, które przy nieprawidłowym zaplanowaniu mogą generować dodatkowe koszty zamiast je ograniczać.

‍

Czy zawsze trzeba płacić ZUS od przeciętnego wynagrodzenia?

To pytanie pojawia się coraz częściej i odpowiedź nie jest jednoznaczna. W niektórych modelach pracy, szczególnie przy przewozach bilateralnych, przychody kierowców mogą być niższe, co wpływa na podstawę składek. Kluczowe jest jednak zachowanie zgodności z przepisami i odpowiednie przygotowanie do ewentualnych kontroli.

‍

Czy w 2026 roku da się jeszcze optymalizować wynagrodzenia kierowców?

Tak, ale wymaga to zupełnie innego podejścia niż jeszcze kilka lat temu.

Nie chodzi już o proste obniżanie kosztów, lecz o świadome zarządzanie całym systemem rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, a także o właściwe wykorzystanie przepisów, spójność danych i bieżącą kontrolę nad tym, co dzieje się na styku czasu pracy i listy płac.

Kierowcy najczęściej nie analizują struktury wynagrodzenia ani wysokości składek czy podatków. Interesuje ich końcowa kwota, którą otrzymują na konto. To po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za to, aby ta kwota była osiągnięta w sposób możliwie najbardziej efektywny kosztowo. I właśnie w tym obszarze, mimo rosnących kosztów, nadal istnieje realna przestrzeń do optymalizacji.

‍

Paulina Bis

Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie