Baza wiedzy

Jak określić rodzaj wymaganej licencji?

PO PIERWSZE: Czy transport będzie mieć charakter zarobkowy czy niezarobkowy?

Transport zarobkowy – odpłatny przewóz osób lub rzeczy. Mówiąc prościej są to typowe usługi świadczone przez firmę transportową.  

Transport niezarobkowy – inaczej nazywany przewozem na potrzeby własne. Jest to transport pomocniczy w stosunku do głównej działalności przedsiębiorstwa polegający na przewozie osób lub rzeczy na potrzeby firmy, który musi spełniać wszystkie następujące warunki:

‍

Pośrednictwo przy przewozie – działalność polegająca na przekazywaniu zleceń przewozu innym firmom transportowym. Potocznie można powiedzieć, że jest to spedycja (chociaż tak naprawdę spedycja to szersze pojęcie).

‍

PO DRUGIE: Czy transport dotyczy osób, czy rzeczy?

Przedsiębiorca określa, czy w ramach swojej działalności zamierza przewozić rzeczy czy też osoby lub też czy zamierza pośredniczyć przy przewozie rzeczy czy osób.

‍

PO TRZECIE: Jakie pojazdy będą wykorzystywane do przewozu?

Rodzaj potrzebnej licencji na transport uzależniony jest od dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu lub zespołu pojazdów (w transporcie rzeczy) oraz konstrukcyjnego przeznaczenia pojazdów do przewozu określonej ilości osób (w transporcie osób). Takie informacje znajdują się w dowodzie rejestracyjnym pojazdu:

‍

‍

‍

PO CZWARTE: Czy transport będzie wykonywany wyłącznie po terenie Polski czy też poza granicami?

Nawet jednorazowy wyjazd za granicę lub też wykonanie przewozu po terenie innego kraju niż Polska (kabotaż) rodzi konieczność uzyskania uprawnień na transport międzynarodowy.  

Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie wymienione wyżej pytania, przedsiębiorca uzyskuje odpowiedź, jaki dokument jest mu potrzebny do legalnego wykonywania swojej działalności. Czasami może się jednak okazać, że licencja w ogóle nie jest wymagana.  

‍

Zwolnienie z uzyskania licencji

Niektóre rodzaje przewozów nie wymagają uzyskania żadnego dodatkowego dokumentu urzędowego. To znaczy, że przedsiębiorca może legalnie rozpocząć działalność bez licencji na przewóz. Tak będzie w firmach wykonujących transport:

W pozostałych przypadkach Ustawa o transporcie drogowym narzuca na firmę obowiązek skierowania do urzędu wniosku o udzielenie stosownej licencji.

‍

Transport zarobkowy – rodzaje licencji, koszty, wymagania

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego

Najważniejszym dokumentem w zarobkowym transporcie drogowym jest zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jest ono wymagane w stosunku do firm wykonujących przewóz rzeczy pojazdami o dmc powyżej 3,5 tony (powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym) oraz autobusami. Warunki do uzyskania zezwolenia określa Rozporządzenie unijne o numerze 1071/2009 i są to:

‍

Spełnianie przytoczonych wymagań dokumentuje się na specjalnych drukach urzędowych wraz z niezbędnymi załącznikami. Wniosek o uzyskanie zezwolenia kieruje się do starosty właściwego dla siedziby przedsiębiorcy określonej w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), a w przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi - adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej określonego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego jest bezterminowe.  

Licencja wspólnotowa

W przypadku chęci świadczenia swoich usług poza granicami Polski, przewoźnik musi wnioskować dodatkowo o licencję wspólnotową wydawaną na 5 lub 10 lat. Niezależnie od położenia siedziby przedsiębiorcy, wniosek z załącznikami kieruje się do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD).  

Podstawowym warunkiem uzyskania licencji wspólnotowej jest posiadanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Upraszczając – żeby uzyskać „międzynarodówkę” trzeba posiadać „krajówkę”.  

Oba dokumenty można uzyskać jednocześnie w GITD lub też osobno- początkowo uzyskując tylko zezwolenie w Starostwie a następnie rozszerzając uprawnienia w GITD.

‍

Wypis z zezwolenia/licencji

Poza wydaniem oryginału zezwolenia lub licencji, właściwy organ administracyjny wydaje również wypisy z tych dokumentów. Liczba wypisów nie może przekraczać liczby pojazdów, w odniesieniu do których przewoźnik wykazał spełnienie wymogu zdolności finansowej. Liczba ta może być jednak niższa, gdyż wypisy nie są trwale przypisane do konkretnego pojazdu i mogą być wykorzystywane zamiennie w pojazdach zgłoszonych do danej licencji.

Wypis stanowi potwierdzenie legalnego wykonywania przewozu przez przedsiębiorcę posiadającego stosowne uprawnienia. Z tego względu jego oryginał powinien znajdować się w pojeździe przez cały czas realizacji przewozu, wraz z pozostałą dokumentacją przewozową. Ze względu na zastosowane zabezpieczenia dokumentu, stanowczo zabrania się jego laminowania ani podejmowania działań mogących prowadzić do jego uszkodzenia.

‍

Koszty uzyskania zezwolenia/licencji

Cena uzyskania zezwolenia to 1000 zł oraz 110 zł za każdy wypis. Za licencję wspólnotową przedsiębiorca musi zaś uiścić dodatkowo kwotę:

Wypis z „międzynarodówki” wymaga opłaty w wysokości 440 zł (396 zł) lub 880 zł (792 zł) za każdy z nich.

‍

Zmiany w licencji i zezwoleniu

Wszelkie zmiany w licencji lub zezwoleniu powinny zostać zgłoszone do organu wydającego uprawnienia w ciągu 28 dni od dnia ich powstania. Zmiany te mogą dotyczyć takich kwestii jak:

W przypadku gdy zmiany dotyczą zwiększenia liczby pojazdów, przedsiębiorca jest zobowiązany do wykazania zdolności finansowej w odniesieniu do każdego dodatkowego pojazdu oraz może jednocześnie złożyć wniosek o wydanie dodatkowego wypisu. Zmniejszenie liczby pojazdów również podlega obowiązkowi zgłoszenia. W takim przypadku należy zwrócić szczególną uwagę, aby liczba posiadanych wypisów nie przekraczała liczby zgłoszonych pojazdów. W razie wystąpienia nadwyżki przedsiębiorca jest zobowiązany do zwrotu odpowiedniej liczby wypisów.

‍

Portal iBTM

W kontekście wszelkich wniosków kierowanych do GITD niezwykle pomocna może okazać się elektroniczna platforma dla przewoźników – iBTM.  

Portal iBTM służy do obsługi spraw administracyjnych związanych z wykonywaniem transportu drogowego. Za jego pośrednictwem przedsiębiorcy mogą składać wnioski dotyczące m.in. licencji wspólnotowych, wypisów z licencji, zezwoleń oraz dokonywać zgłoszeń i aktualizacji danych związanych z prowadzoną działalnością transportową. Portal umożliwia również monitorowanie statusu prowadzonych spraw, prowadzenie korespondencji z organem oraz dostęp do dokumentów w formie elektronicznej, co znacząco usprawnia i przyspiesza procesy administracyjne po stronie przewoźników.

Portal iBTM: Zaloguj się

Instrukcja zakładania konta na portalu iBTM: Portal Klienta iBTM - Główny Inspektorat Transportu Drogowego - Portal Gov.pl

‍

Numer teczki przewoźnika w GITD

Składając wniosek do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, każdy przewoźnik otrzymuje indywidualny numer teczki, który służy do identyfikacji spraw prowadzonych przez organ. Informacja o numerze teczki znajduje się na dokumentach finansowych przekazywanych przez GITD, a także – w większości przypadków – na kopercie zawierającej korespondencję urzędową. Numer ten jest również widoczny po zalogowaniu do profilu przedsiębiorcy na portalu iBTM.

W przypadku braku dostępu do powyższych źródeł, numer teczki można uzyskać poprzez skierowanie do Biura ds. Transportu Międzynarodowego pisemnego wniosku w formie papierowej (oryginał), złożonego za pośrednictwem operatora pocztowego.

Numer teczki stanowi istotne ułatwienie w prowadzeniu spraw związanych z licencją, w tym m.in. w procesie ubiegania się o refinansowanie wymiany tachografów na tachografy inteligentne.

‍

Transport na potrzeby własne – jakie licencje, gdzie uzyskać, koszt

Zupełnie inną ścieżkę powinni obrać przedsiębiorcy, którzy zamierzają wykonywać transport jedynie pomocniczo w stosunku do głównej działalności firmy. W takim przypadku, konieczne może okazać się uzyskanie zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne (o ile firma nie posiada uprawnień do zarobkowego transportu).  

Wyróżniamy zaświadczenia krajowe i międzynarodowe, które wydaje się niezależnie od siebie na czas nieoznaczony (krajowe) lub na okres do 5 lat (międzynarodowe).  

Urzędem właściwym w sprawie udzielenia krajowego zaświadczenia jest starostwo powiatowe właściwe dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zaś w przypadku wykonywania tras międzynarodowych – Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD).  

Podstawą do pozytywnego rozpatrzenia wniosku jest przedstawienie wykazu pojazdów, którymi będzie wykonywany ten typ transportu oraz uiszczenie opłaty. Cena uzyskania krajowego zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne to:

W przypadku międzynarodowych niezarobkowych przewozów ceny zaświadczenia kształtują się następująco:

Podobnie jak w przypadku transportu zarobkowego, kierowca jest zobowiązany posiadać przy sobie wypis ze stosowanego zaświadczenia danej firmy, zaś przedsiębiorca – przechowywać oryginał zaświadczenia i zgłaszać organowi wszelkie zmiany.

‍

Licencja spedycyjna – co to jest, jak ją uzyskać, koszt

Zacznijmy od tego, że licencja spedycyjna… nie występuje w polskim prawodawstwie.  Jest to potoczna nazwa, którą zwykło się określać licencję na pośrednictwo przy przewozie. Uprawnia ona przedsiębiorcę do pośrednictwa w organizacji przewozów, ale nie do ich fizycznego wykonywania. Spedytor pełni rolę łącznika między nadawcą ładunku a przewoźnikiem – planuje transport, wybiera wykonawcę, negocjuje warunki, dba o dokumentację i nadzoruje przebieg przewozu, ale nie przewozi towarów samodzielnie.

Uzyskanie licencji na pośrednictwo pozwala legalnie wykonywać działalność zarówno w kraju jak i międzynarodowo. Wniosek należy skierować do starostwa właściwego dla miejsca prowadzenia działalności (pośrednictwo przy przewozie rzeczy) lub do GITD (pośrednictwo przy przewozie osób).  

Ustawa o transporcie drogowym wskazuje, że rozpoczęcie działalności pośrednika przy transporcie rzeczy wiąże się ze spełnieniem następujących warunków:

‍

Wysokość opłaty za licencję zależy od okresu na jaki ma być ona wydana i wynosi:

‍

Wzory dokumentów

Wzory dokumentów koniecznych do złożenia wraz z załącznikami znajdują się na stronach internetowych stosownych urzędów lub też bezpośrednio w oddziałach.

Termin rozpatrzenia wniosku w dużym stopniu zależy od poprawności złożonych dokumentów jednak nie powinien przekraczać 30 dni.

‍

Gdzie szukać pomocy?

DRIVIA wspiera przewoźników na każdym etapie procesu administracyjnego związanego z działalnością transportową. Nasza firma zajmuje się kompleksową organizacją dokumentacji – od analizy sytuacji przedsiębiorcy i doboru właściwych uprawnień, przez przygotowanie i składanie wniosków, aż po bieżący nadzór nad sprawami prowadzonymi w urzędach i na portalu iBTM.

Dzięki przejęciu pełnej obsługi formalnej DRIVIA pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu działalności operacyjnej, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów proceduralnych. To rozwiązanie dla firm, które oczekują profesjonalnego wsparcia, bezpieczeństwa prawnego oraz sprawnego przeprowadzenia wszystkich formalności związanych z transportem drogowym.

‍

Dowiedz się więcej o kompleksowej pomocy dla firm.

Podsumowanie

Rozpoczęcie działalności w transporcie drogowym wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów formalnoprawnych, których zakres uzależniony jest m.in. od charakteru przewozów, rodzaju wykorzystywanych pojazdów oraz obszaru prowadzenia działalności. Prawidłowe ustalenie, czy w danym przypadku wymagane jest uzyskanie zezwolenia, licencji, zaświadczenia bądź czy możliwe jest skorzystanie z ustawowych zwolnień, ma kluczowe znaczenie dla legalnego wykonywania przewozów.

Równie istotne pozostaje właściwe zarządzanie dokumentacją transportową już po uzyskaniu uprawnień – w tym terminowe zgłaszanie zmian, obsługa wypisów, korzystanie z portalu iBTM oraz prowadzenie korespondencji z właściwymi organami administracyjnymi. Kompleksowa znajomość obowiązujących przepisów pozwala uniknąć błędów formalnych, opóźnień proceduralnych oraz potencjalnych konsekwencji finansowych.

‍

Michał Pasik

Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec

Nowe obowiązki i wyzwania po wprowadzeniu pakietu mobilności

Pakiet mobilności wymusił m.in. zmianę sposobu rozliczania czasu pracy, podróży służbowych, diet oraz składników płacowych kierowców międzynarodowych. Zespoły kadrowe, które wcześniej obsługiwały pracowników biurowych, często nie były przygotowane do tak dynamicznych zmian w przepisach.

Dlaczego zespoły kadrowo - płacowe mają problemy z wynagrodzeniami kierowców

Naliczanie wynagrodzeń kierowców wymaga znajomości:

Dla wielu firm te kwestie stały się barierą nie do pokonania.

‍

Nasze doświadczenie w obsłudze kadrowo–płacowej firm transportowych

Od ponad 10 lat kompleksowo obsługujemy firmy transportowe, wspierając je w zakresie:

Unikalna usługa dla branży transportowej

Znajomość specyfiki branży pozwoliła nam stworzyć kompleksową usługę kadrowo–płacową dedykowaną wyłącznie dla firm transportowych. Nasze rozwiązania są elastyczne i dostosowane do rzeczywistych potrzeb klientów.

‍

Obsługa kadrowo–płacowa dla firm usługowych zatrudniających kierowców

Firmy posiadające wewnętrzne działy kadr i płac, mimo zasobów, często nie radzą sobie z rozliczeniami kierowców. Przyczyną bywa brak wiedzy, doświadczenia lub specjalistycznego oprogramowania.

Naliczanie list płac kierowców – nasza specjalizacja

Dla takich klientów przygotowaliśmy usługę naliczania list płac kierowców, obejmującą:

Korzyści z outsourcingu części płacowej

Dzięki naszemu wsparciu, działy kadrowe mogą zachować płynność procesów i spokój – bez potrzeby pełnego outsourcingu.

‍

Kompleksowa obsługa kadrowo–płacowa firm transportowych

Dla przedsiębiorstw, których działalność koncentruje się na transporcie, oferujemy pełne przejęcie procesów kadrowo–płacowych.

‍

Audyt i wdrożenie procesów płacowych

Współpracę rozpoczynamy od dokładnego audytu kadrowo–płacowego, obejmującego:

Stała i kompleksowa obsługa firm transportowych

Po wdrożeniu przejmujemy wszystkie procesy, w tym:

Dzięki temu nasi klienci zyskują pewność terminowości, bezpieczeństwa i spokoju.

Współpraca z biurami rachunkowymi obsługującymi transport

Nasze usługi kierujemy również do biur rachunkowych, które chcą zapewnić kompleksową obsługę firm transportowych, nie inwestując w dodatkowe szkolenia i systemy.

Partnerstwo dla biur rachunkowych

Biura rachunkowe często obsługują różne branże i nie mają czasu ani zasobów, by wdrożyć się w zawiłości rozliczania kierowców. Współpracując z nami:

Elastyczna współpraca i wspólny cel

Działamy jako zaufany partner – możemy przejąć tylko część płacową lub pełną obsługę kadrowo–płacową, pozostając w ścisłej współpracy z biurem rachunkowym.

‍

Kadry i płace dla firm transportowych – inwestycja w spokój i rozwój

W Drivia wierzymy, że kadry i płace dla firm transportowych to nie koszt administracyjny, lecz strategiczne narzędzie rozwoju.

Nasze wartości i cele

Stawiamy na:

Dzięki temu pomagamy firmom transportowym budować przewagę kosztową, stabilność i odporność na zmiany w przepisach – a transport staje się bardziej opłacalny, przewidywalny i bezpieczny.

Obowiązkowa wymiana tachografu – niezbędne daty

Przypomnijmy, że dokładne daty wymiany starszych tachografów cyfrowych i analogowych na tachografy inteligentne są znane już od ponad 4 lat, kiedy to ostatecznie przegłosowano i opublikowano Rozporządzenie 2020/1054 będące częścią tak zwanego Pakietu Mobilności. Wtedy też uznano, że rozwój nowych technologii, powszechna digitalizacja oraz potrzeba zapewnienia równych szans wszystkim przedsiębiorstwom transportowym wymusza przejście na urządzenia inteligentne szybciej, niż pierwotnie zakładano. Początkowo bowiem wymiana miała odbywać się w sposób naturalny – w nowych pojazdach instalowano nowe tachografy, zaś starsze pojazdy i tak prędzej lub później zostałyby wycofane z eksploatacji. Cały proces wymiany urządzeń oraz konkretne daty najlepiej widoczne będą na grafice:

Okres przejściowy

Jeżeli w pojeździe znajduje się zatem tachograf zamontowany przed czerwcem 2019 r. to datą graniczną wymiany urządzenia był 31 grudnia 2024 r. I to właśnie tej daty dotyczy całe zamieszanie. Na nieco ponad 10 dni przed końcem roku pojawił się bowiem raport ze spotkania Komisji Europejskiej, w którym uzgodniono 2-miesięczny okres przejściowy. W tym czasie, czyli do 28 lutego 2025 r. inspektorzy nie będą karać za brak wymiany tachografu a jedynie pouczać o istniejącym obowiązku. Niestety, ze względu na to, że tego typu raport nie ma mocy prawnej, nie ma żadnej gwarancji na to, że kontrolujący w innych krajach będą się do niego stosowali.Jak to zazwyczaj w transporcie bywa – czas pokaże. Komisja zwróciła się do państw członkowskich z prośbą o poinformowanie przedsiębiorców o stosowaniu okresu przejściowego, co w Polsce zostało uczynione za pośrednictwem portalugov.pl: Informacja w sprawie obowiązku instalacji i stosowania tachografów inteligentnych wersji drugiej w UE - Ministerstwo Infrastruktury - Portal Gov.pl

Póki co niezmienne pozostają inne daty narzucone przez przepisy:

• do 19.08.2025 r. – wymiana tachografów G2V1 naG2V2
• do 01.07.2026 r. – montaż tachografów G2V2 w tzw. „busach”.

Kogo dotyczy obowiązek wymiany tachografu

Mówiąc o zmianie tachografów na inteligentne nie można pominąć kwestii tego, że nie dotyczy ona każdego przedsiębiorcy. Cytując fragment Rozporządzenia UE nr 165/2014 wymianie podlegają tachografy w „pojazdach użytkowanych w państwie członkowskim innym niż ich państwo członkowskie rejestracji”. Zwykło się zatem mówić, że wymiana tachografu dotyczy transportu międzynarodowego, ale nie jest to sformułowanie precyzyjne. Spójrzmy na kilka przykładów:

1. 1. Trasa: Polska – Francja. Kraj rejestracji pojazdu: Polska. Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ pojazd będzie poruszał w państwie członkowskim innym niż państwo rejestracji.
2. 2. Trasa: Polska – Ukraina (przez granicę polsko- ukraińską). Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: nieobowiązkowa, ponieważ pojazd nie będzie poruszał się po innym kraju członkowskim UE.
3. 3. Trasa: Polska – Serbia. Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ mimo, że Serbia nie jest krajem członkowskim UE to pojazd po drodze będzie przejeżdżał przez kraje członkowskie np. Słowację lub Węgry.
4. 4. Trasa: Warszawa – Gdańsk. Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: nieobowiązkowa. Pojazd może być wyposażony nawet w tachograf analogowy.
5. 5. Trasa: Berlin – Dortmund (Niemcy). Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ pojazd będzie poruszał w państwie członkowskim innym niż państwo rejestracji.

Planując wymianę tachografu warto przemyśleć, które z pojazdów będą użytkowane w kwalifikującym się ruchu zagranicznym. Jak pokazują powyższe przykłady, w przypadku części floty wymiana może okazać się zbędna.

Kary za brak wymiany tachografu

Po 2-miesięcznym okresie przejściowym należy liczyć się z tym, że na przewoźników posypią się kary. Brak wymiany tachografu pomimo ciążącego na firmie obowiązku jest zagrożony mandatem w kwocie 10.000 zł dla przedsiębiorstwa oraz 2.000 zł dla zarządzającego transportem. Co więcej, brak wymiany uniemożliwi dalsze świadczenie usług przewozu międzynarodowego oraz może spowodować postępowanie w sprawie oceny dobrej reputacji przewoźnika.

Można zatem powiedzieć, że jest to ostatni dzwonek dla przedsiębiorców, którzy jeszcze nie udali się do serwisu tachografów na wymianę. Według doniesień zamontowanie nowego urządzenia to koszt ok. 4-5 tyś złotych. Konsekwencje zaniechania tego obowiązku mogą się jednak znacznie droższe.