Kogo dotyczy obowiązek? Sprawa jest prosta: posiadasz ważne zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego? Każdego roku masz obowiązek przekazać informację o liczbie zatrudnionych osób za rok poprzedni. Dotyczy to firm niezależnie od ich wielkości czy formy prawnej — zarówno spółek, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych. I to nawet tych, w których jedynym kierowcą jest właściciel firmy.
Gdzie składać oświadczenie? Oświadczenie składa się do organu, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. W praktyce oznacza to:
Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) — gdy zezwolenie było wydane przez GITD (wnioskowałeś jednocześnie o zezwolenie i licencję wspólnotową);
Starostwo Powiatowe/ Urząd Miasta — gdy to tam zostało wydane Twoje zezwolenie na zarobkowy transport krajowy (posiadasz tylko zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub w pierwszej kolejności wnioskowałeś o zezwolenie a dopiero po jakimś czasie o licencję wspólnotową).
Sprawdź kto wydał zezwolenie Informacje na temat wydanych uprawnień najprościej zweryfikować w ogólnodostępnej bazie: Ewidencja przedsiębiorców transportu drogowego - Krajowy Rejestr Elektroniczny Przedsiębiorców Transportu Drogowego
Po wpisaniu numeru NIP firmy i kliknięciu „Szukaj” informacja pojawi się w sekcji „Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego w zakresie rzeczy” pod pozycją „Organ wydający zezwolenia”.
Termin złożenia oświadczenia To coroczny obowiązek, który nie zapowiada się, że zniknie z kalendarza. Dane o liczbie zatrudnionych osób i średniej liczbie kierowców za ubiegły rok należy złożyć najpóźniej do 31 marca roku następnego. Zatem oświadczenie za rok 2025 powinno zostać przekazane organowi do 31 marca 2026 r.
Wzór oświadczenia Formalnie oświadczenie składa się z dwóch pozycji:
liczby osób zatrudnionych na dzień 31 grudnia poprzedniego roku – w tym miejscu wskazujesz wszystkie osoby w firmie na dzień 31.12.2025 r. bez względu na formę ich zatrudnienia (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, współpraca B2B). W tym punkcie właściciel uwzględnia również siebie.
średniej arytmetycznej kierowców wykonujących operacje transportowe w poprzednim roku — w tym punkcie uwzględnij wszystkich kierowców: stale wykonujących pracę, sezonowców, zleceniobiorców a nawet tzw. „skoczków” z podziałem na poszczególne miesiące. Właściciel dolicza również siebie, jeżeli w ramach swoich obowiązków wykonywał przewozy dla swojej firmy.
Forma złożenia oświadczenia zależy od organu, do którego je kierujemy.
Jeśli adresatem oświadczenia jest GITD wniosek należy złożyć poprzez dedykowany formularz za pomocą platformy ePUAP. Wniosek znajduje się pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw/motoryzacja-i-transport/ewidencje-i-transport-miedzynarodowy/oswiadczenie-przedsiebiorcy-o-liczbie-osob-zatrudnionych-w-przedsiebiorstwie-kreptd-
Przy wypełnianiu formularza ePUAP należy wskazać, że dane dotyczą roku 2025 (wybrać z listy rozwijalnej rok 2025) oraz podpisać oświadczenie podpisem elektronicznym na platformie ePUAP.
W przypadku, gdy zezwolenie zostało wydane przez Starostwo – informacji należy szukać bezpośrednio na stronach danego urzędu (najczęściej na stronach Wydziału Komunikacji). Każdy organ ma swoje zasady i swój wzór oświadczenia.
Jak obliczyć średnią arytmetyczną zatrudnionych kierowców? Średnią arytmetyczną zatrudnionych kierowców oblicza się korzystając ze wzoru:
śr. arytmetyczna kierowców
liczba kierowców wykonujących przewozy w styczniu +
w lutym + … + w grudniu
12
Podsumowanie Złożenie oświadczenia to rutynowa formalność, ale bardzo istotna — jej niedopełnienie w terminie może rodzić konsekwencje administracyjne, włącznie z weryfikacją spełniania warunków wykonywania transportu. Dlatego warto ustawić sobie coroczne przypomnienie w kalendarzu i potraktować ten obowiązek jako stały element obsługi dokumentacyjnej firmy.
Michał Pasik
Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec
