Baza wiedzy

Świadectwo kierowcy - co to jest?

Podstawowe kryteria, które muszą zostać spełnione przed przyjęciem kierowcy do pracy, opisane zostały w rozdziale 7a Ustawy o transporcie drogowym. Dotyczą one przede wszystkim stanu zdrowia kandydata oraz konieczności przejścia odpowiedniego szkolenia zawodowego. Przy przewozie ładunków na tzw. “krajówce” to wystarczy by legalnie rozpocząć pracę, jednak w przypadku transportu międzynarodowego, konieczne jest załatwienie dodatkowych formalności.  

Z pomocą przychodzi tu rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady oznaczone numerem 1072/2009 regulujące zasady wykonywania międzynarodowego transportu rzeczy. W jego treści, w art. 3, czytamy, że wykonywanie przewozów międzynarodowych wymaga (...), jeśli kierowca jest obywatelem państwa trzeciego, świadectwa kierowcy. Oznacza to, że przy zatrudnieniu kierowcy, który nie posiada obywatelstwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej, należy uzyskać dla niego dodatkowy dokument - świadectwo kierowcy. Ma ono na celu potwierdzenie, że osoba, której zostało wydane, została legalnie zatrudniona, zgodnie z prawem obowiązującym w danym kraju członkowskim.  

‍

Świadectwo kierowcy - wymagania

W przeciwieństwie do większości uprawnień potrzebnych do pracy, o świadectwo kierowcy nie może ubiegać sam zainteresowany. Zgodnie z literą art. 5 ust. 1 wspomnianego rozporządzenia 1072/2009 rzeczony dokument jest wydawany każdemu przewoźnikowi, który jest posiadaczem licencji wspólnotowej oraz (...) legalnie zatrudnia kierowcę, który nie jest obywatelem państwa członkowskiego ani rezydentem długoterminowym. Widać zatem wyraźnie, że wnioskodawcą winien być sam przedsiębiorca posiadający licencję wspólnotową a fundamentalnym warunkiem do spełnienia jest uprzedni angaż kierowcy, spełniający wymogi wynikające z przepisów prawa.

Przede wszystkim, zatrudniana osoba powinna spełniać wymagania wynikające z Ustawy o transporcie drogowym. Ich potwierdzenie stanowi wpis kodu 95 do prawa jazdy wydanego na terenie UE lub karty kwalifikacji kierowcy, w przypadku gdy kierowca posługuje się rodzimym prawem jazdy. Oczywiście, nie dotyczy to pracowników w transporcie do 3,5t. W ich przypadku zamiast dokumentu z kodem 95 przedkłada się orzeczenie lekarskie i psychologiczne.  

Kolejnym kryterium jest legalizacja zatrudnienia, bowiem we wniosku - pod rygorem odpowiedzialności karnej - pracodawca wskazuje, na podstawie jakiego dokumentu (np. oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi) zatrudnia kierowcę. Sam zainteresowany powinien być już także zgłoszony do ubezpieczenia społecznego.

‍

Jak uzyskać świadectwo kierowcy?

Organem odpowiedzialnym w Polsce za udzielanie świadectw kierowcy jest Główny Inspektorat Transportu Drogowego. Na stronach instytucji znaleźć można wniosek oznaczony identyfikatorem SK1, który wypełniwszy należy dodatkowo zaopatrzyć w listę załączników, delikatnie zróżnicowaną zależnie od rodzajów przewozów wykonywanych przez kierowcę. Do wymaganych dokumentów należą:

‍

Powyższe zestawienie ma za zadanie wykazać, że kierowca spełnia wymogi do otrzymania świadectwa.

‍

Na jaki okres wydaje się świadectwo kierowcy?

Podobnie jak w przypadku innych uprawnień, na przykład licencji transportowej, wydanie świadectwa kierowcy wiąże się z obowiązkiem wniesienia opłaty administracyjnej. Jej wysokość wynika bezpośrednio z okresu, na jaki ma zostać wydane świadectwo i wynosi odpowiednio dla wydanego na okres:

‍

Zwolnienia

Nadprogramowego obowiązku wyrabiania świadectwa kierowcy nie muszą z kolei obawiać się przewoźnicy operujący na trasach krajowych. Samo rozporządzenie bowiem reguluje zasady wykonywania przewozów międzynarodowych i nie znajduje zastosowania do transportu krajowego. Ponadto, do uzyskania świadectwa firma potrzebowałaby licencji wspólnotowej. Analogicznie wygląda to w przypadku kierowców posiadających obywatelstwo unijne lub status rezydenta długoterminowego. O ile kwestia obywatelstwa zdaje się nie wzbudzać wątpliwości, jako że należy po prostu legitymować się paszportem państwa członkowskiego, o tyle rezydentury długoterminowej nie należy mylić z zezwoleniem na pobyt, nawet pobyt stały. W tym ostatnim wypadku, uzyskanie świadectwa będzie nieodzowne.  

Co ciekawe, obowiązek uzyskania świadectwa kierowcy całkowicie pomija sektor przewozów pasażerskich, które podlegają bliźniaczemu - lecz nie identycznemu - rozporządzeniu 1073/2009. W jego brzmieniu nie znajdziemy żadnych informacji o świadectwie kierowcy lub jego odpowiedniku, wobec czego omawianie zagadnienie dotyczy wyłącznie transportu towarowego.  

‍

Pomoc w uzyskaniu świadectwa kierowcy

Dla części kierowców, świadectwo stanowi nieodzowny dla pracy dokument, którego potrzebują jeszcze przed wyruszeniem w pierwszą trasę. Aktualnie, na wydanie dokumentów, oczekuje się około 2 tygodni, licząc od daty złożenia wniosku. Przez ten czas pracodawcy muszą zatrudniać kierowcę, który może pracować jedynie w ograniczonym zakresie, dlatego bardzo ważnym jest rzetelne przygotowanie dokumentacji do wniosku. W DRIVIA skrzętnie wspieramy przewoźników, przygotowując wnioski o świadectwo kierowcy, dzięki czemu Ci otrzymują pewność rzetelnie złożonych dokumentów a czas oczekiwania zostaje ograniczony do minimum.

Jak rosną koszty wynagrodzeń?

Spójrzmy na dynamikę zmian.

Jeszcze w 2022 roku składki ZUS były liczone od relatywnie niskich podstaw. Wynagrodzenie można było w dużej części „zbudować” na kosztach podróży służbowych. System był prosty, przewidywalny i relatywnie tani. Po zmianach przepisów zaczęliśmy przechodzić na model oparty o przeciętne wynagrodzenie. Podstawa składek wzrosła do poziomu 5922 zł, a całkowity koszt ZUS i podatku zaczął wynosić ponad 3 000 zł na kierowcę.

‍

Kolejne lata przyniosły dalsze wzrosty podstaw ZUS:

‍

Patrząc na tę dynamikę, pojawia się naturalne pytanie — czy przy takim tempie wzrostu w ogóle zostaje jakakolwiek przestrzeń do optymalizacji?

Dodatkowo dochodzimy do momentu, w którym wynagrodzenia brutto kierowców zaczynają zbliżać się do poziomu przeciętnego wynagrodzenia. Przy zarobkach rzędu 8 000 zł netto i około 20 dniach pracy za granicą, wartości brutto sięgają 10 000 – 11 000 złotych. To oznacza, że w perspektywie najbliższych góra dwóch lat granica składek może pokrywać się z realnymi wynagrodzeniami.  

‍

Skoro nie ZUS, to gdzie szukać oszczędności?

Jeżeli możliwości optymalizacji składek są coraz mniejsze, naturalnym kierunkiem staje się podatek. I tutaj pojawiają się obszary, które — mimo że wynikają wprost z przepisów — wciąż są bardzo często wykorzystywane nieprawidłowo.

Pierwszym z nich są tzw. wirtualne diety. Większość firm zna ten mechanizm, jednak praktyka pokazuje, że nadal popełniane są podstawowe błędy. Wirtualne diety nie są składnikiem wynagrodzenia, nie są kwotą do wypłaty i nie działają jak dawne diety delegacyjne. Są one wyłącznie narzędziem do obniżenia przychodu, a tym samym podstawy opodatkowania. Przy standardowym modelu pracy, około 20 dni za granicą oznacza nawet 1700–2000 zł przychodu zwolnionego z podatku. W przeliczeniu daje to około 200-300 zł oszczędności podatkowej na jednym kierowcy miesięcznie. Mimo to wciąż spotykamy firmy, które albo nie stosują tego rozwiązania w ogóle, albo błędnie je wypłacają.

Kolejnym elementem są tzw. sanitariaty, czyli możliwość rozliczenia kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej w trasie. W praktyce oznacza to możliwość przyjęcia określonych kosztów dziennych, często w przedziale 15–25 euro. Przy pełnym miesiącu pracy daje to nawet 1500–2000 zł wypłacone całkowicie bez naliczania zaliczki na PIT. Nie jest to rozwiązanie uniwersalne dla każdej firmy, jednak w wielu przypadkach pozwala znacząco ograniczyć konieczność „dobijania” wynagrodzenia premiami obciążonymi podatkiem.

Kolejnym, bardzo często pomijanym obszarem są ekwiwalenty BHP związane z wykonywaniem pracy. Kierowcy używają własnej odzieży, ponoszą koszty jej prania i konserwacji, korzystają z własnych narzędzi, telefonów czy nawigacji. Wszystkie te elementy mogą zostać ujęte w systemie wynagrodzeń w sposób zgodny z przepisami – jako zwrot kosztów.

W praktyce daje to możliwość wprowadzenia ekwiwalentów sięgających nawet kilkuset złotych miesięcznie. Kluczowe jest jednak ich prawidłowe uzasadnienie i dopasowanie do realiów danej firmy – a co najważniejsze ich ekwiwalentność w stosunku do przepracowanych dni w miesiącu.

Jeżeli połączymy powyższe elementy, okazuje się, że możliwe jest uzyskanie realnych oszczędności na poziomie kilkuset złotych miesięcznie na jednym kierowcy. Z perspektywy kierowcy nic się nie zmienia. Nadal oczekuje on konkretnej kwoty netto i to ona jest dla niego kluczowa. Natomiast sposób, w jaki firma dochodzi do tej kwoty, ma bezpośredni wpływ na jej rentowność.

‍

Czas pracy i wynagrodzenie – system naczyń połączonych

Jednym z najważniejszych wniosków ostatnich lat jest to, że nie da się rozdzielić rozliczania czasu pracy od systemu wynagrodzeń. Każda minuta zapisana na karcie kierowcy przekłada się na konkretną kwotę na liście płac. Konstrukcja umowy, wysokość ryczałtów czy długość okresu rozliczeniowego — wszystko to ma bezpośredni wpływ na koszty.

Dlatego optymalizacja nie polega na „jednym rozwiązaniu”, lecz na spójnym podejściu do całego systemu.

Bardzo istotnym elementem jest również polityka urlopowa. W wielu firmach brak jasnych zasad powoduje, że wynagrodzenia za okresy urlopowe znacząco odbiegają od założeń. Zdarzają się sytuacje, w których koszt kilku dni urlopu przekracza oczekiwania pracodawcy o kilka tysięcy złotych. Podobne problemy pojawiają się przy urlopach bezpłatnych, które przy nieprawidłowym zaplanowaniu mogą generować dodatkowe koszty zamiast je ograniczać.

‍

Czy zawsze trzeba płacić ZUS od przeciętnego wynagrodzenia?

To pytanie pojawia się coraz częściej i odpowiedź nie jest jednoznaczna. W niektórych modelach pracy, szczególnie przy przewozach bilateralnych, przychody kierowców mogą być niższe, co wpływa na podstawę składek. Kluczowe jest jednak zachowanie zgodności z przepisami i odpowiednie przygotowanie do ewentualnych kontroli.

‍

Czy w 2026 roku da się jeszcze optymalizować wynagrodzenia kierowców?

Tak, ale wymaga to zupełnie innego podejścia niż jeszcze kilka lat temu.

Nie chodzi już o proste obniżanie kosztów, lecz o świadome zarządzanie całym systemem rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, a także o właściwe wykorzystanie przepisów, spójność danych i bieżącą kontrolę nad tym, co dzieje się na styku czasu pracy i listy płac.

Kierowcy najczęściej nie analizują struktury wynagrodzenia ani wysokości składek czy podatków. Interesuje ich końcowa kwota, którą otrzymują na konto. To po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za to, aby ta kwota była osiągnięta w sposób możliwie najbardziej efektywny kosztowo. I właśnie w tym obszarze, mimo rosnących kosztów, nadal istnieje realna przestrzeń do optymalizacji.

‍

Paulina Bis

Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie

Kontrola zawsze i wszędzie.

Ustawodawca tworząc przepisy regulujące pracę Inspekcji Transportu Drogowego, dał tej formacji uprawnienie do przeprowadzania czynności drogowych oraz tych, które realizowane są w siedzibach  przewoźników i podmiotów wykonujących niezarobkowe przewozy drogowe. Maksymalna kara stanowiąca następstwo czynności drogowych ukształtowana została wobec przewoźnika na poziomie 12 000 zł, choć niejako obok takiej sankcji, drugą karę otrzymują osoby zarządzające transportem lub inne osoby, które przyczyniły się do powstania naruszeń prawa. Z kolei maksymalne sankcje łączne nakładane na firmę transportową po kontroli w jej siedzibie, uzależnione są od ilości kierowców, którzy wykonują przewozy na rzecz poddanego sprawdzeniu podmiotu. Liczą się tu zarówno pracownicy, jaki i osoby współpracujące z przewoźnikiem na podstawie umów cywilnoprawnych. W najmniejszych firmach, maksymalna kara stanowiąca wynik działań w siedzibie przedsiębiorstwa, ukształtowana została na poziomie 15 000zł. Czym większy podmiot, tym jednak gorzej. W przypadku największych przewoźników może ona sięgnąć 30 000zł a nawet 40 000 zł. Przepisy nie określają ilości  takich kontroli w siedzibie firm, czy też ich częstotliwości. Jedynym ograniczeniem jest czas ich trwania w jednym roku, mający również związek z wielkością danego przedsiębiorstwa.

‍

Inspektor w drzwiach – do pracy.

Organy inspekcji obowiązane są zapowiedzieć rozpoczęcie kontroli w danej firmie, co oczywiście czynią ponieważ obliguje je do tego ustawa Prawo przedsiębiorców. Wraz z zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia tego typu działań, przesyłane są bardzo obszerne listy dokumentów do przygotowania oraz ok. 1 kg oświadczeń. Już przygotowanie dokumentów do kontroli i wypełnienie tych oświadczeń, zajmuje więc dużo czasu, trzeba do tych czynności oddelegować jednego lub kilku pracowników. Samo jednak zgromadzenie dokumentów, nie ratuje od kary. Ta, jest z reguły wynikiem różnych zaniedbań i często przypadkowych sytuacji. Kierowcy nie zawsze pamiętają o wpisach krajów rozpoczęcia, czy też zakończenia pracy, zdarza im się przedłużyć dopuszczalny czas jazdy, czy też skrócić odpoczynek. Ich szefowie z kolei mają tendencje do wysyłania aut w trasę, mimo braku ważnego okresowego badania technicznego i zapominają o zgłaszaniu zmian w taborze organowi licencyjnemu. Wszystko to, pociąga za sobą jakieś kary, które zsumowane w naprawdę wielu przypadkach dają sankcję maksymalną. Tym samym przewoźnik po wizycie ITD. płaci nie mniej,  niż 15 000 zł. W przypadku większych firm, wysokość kary rośnie.

‍

Jak jest sankcja za niepoddanie się kontroli ITD?

Wyobraźmy więc sobie, że właściciel firmy transportowej dojdzie do wniosku, zgodnie z którym zamiast przygotowywać się do wizyty Inspekcji Transportu Drogowego w jego firmie, mając świadomość, że jakieś niedociągnięcia wymagające nałożenia kary w jego przedsiębiorstwie się zdarzają uzna, że nie podda się kontroli. Tutaj pewne zaskoczenie. W takim przypadku zostanie ukarany sankcją w wysokości 12 000 zł. Zatem jest to dolegliwość niższa, niż maksymalny wymiar kary nawet dla niewielkiej firmy. Dopowiedzieć trzeba jeszcze, iż jest to czyn oznaczony w ustawie z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym, jako bardzo poważne naruszenie (BPN). Zatem nałożona sankcja nie pociągnie za sobą żadnych następstw w postaci postępowania weryfikującego wymóg dobrej reputacji i nie doprowadzi do odebrania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika, czy też licencji.  

Wyobraźmy sobie natomiast, że ten sam właściciel przeznaczy wiele godzin na rzetelne przygotowanie dokumentów, spędzi czas z inspektorami i mimo bardzo poważnego podejścia do kontroli stwierdzone zostaną naruszenia prawa. Kierowcy popełnili bowiem jakieś czyny zabronione w zakresie czasu prowadzenia przerw i odpoczynków, jeden lub dwa pojazdy jeździły przez kilka dni bez okresowych badań technicznych a osoba z biura zapomniała zgłosić do organu licencyjnego zmiany w zakresie użytkowanego taboru. Z dużym prawdopodobieństwem kontrolujący „uskładają” maksymalną karę, która zamknie się kwotą nie niższą niż 15 000 zł. Zadziała statystyka – kilkadziesiąt małych kar da nam wysoką sankcję łączną. To bardzo typowy przypadek. Trzeba tu również wyjaśnić, iż naruszenie prawa polegające na wykonywanie przewozu pojazdem nieprzedstawionym w odpowiednim terminie do okresowego badania technicznego jest czynem oznaczonym w ustawie jako najpoważniejsze naruszenie (NN) czyli pociągnie za sobą kolejne postępowania, w które przewoźnik będzie musiał zaangażować czas i pieniądze. Jaki jest więc sens poddawania się kontroli?  

‍

Co województwo to obyczaj.

Jest w istocie jeden argument, który przemawia za poddaniem się kontroli Inspekcji Transportu Drogowego w firmie. W przypadku braku chęci współpracy z inspektorami, organ może podjąć kolejną próbę przeprowadzenia czynności  u danego przedsiębiorcy w bardzo krótkim czasie. W tym zakresie, formacja ta w różnych województwach, prezentuje odmienne podejście. W niektórych regionach ponowna zapowiedź kontroli pojawia się już po kilku tygodniach i doprowadzi do nałożenia kolejnej sankcji, za następny przypadek niewpuszczenia inspektorów do firmy. W innych natomiast, kontrolujący znikają na lata i nie wyrażają ochoty ponownego spotkania w siedzibie danej firmy.

‍

Kogo pytać?

Przewoźnik musi wiec zdecydować, czy poddać się kontroli i spotkać z przedstawicielami ITD. czy też zając się innymi sprawami. Pracownicy firmy Drivia mają wieloletnią praktykę i zdecydowanie mogą przedstawić wszystkie argumenty za poddaniem się kontroli i takie, które winny z różnych przyczyn blokować spotkanie z inspektorami. Decyzję jednak podejmiecie Państwo samodzielnie.

‍

Maciej Wyrzykowski

Ekspert ds. transportu, wykładowca