Jak określić rodzaj wymaganej licencji? PO PIERWSZE: Czy transport będzie mieć charakter zarobkowy czy niezarobkowy? Transport zarobkowy – odpłatny przewóz osób lub rzeczy. Mówiąc prościej są to typowe usługi świadczone przez firmę transportową.
Transport niezarobkowy – inaczej nazywany przewozem na potrzeby własne. Jest to transport pomocniczy w stosunku do głównej działalności przedsiębiorstwa polegający na przewozie osób lub rzeczy na potrzeby firmy, który musi spełniać wszystkie następujące warunki:
a
pojazdy samochodowe używane do przewozu są prowadzone przez przedsiębiorcę lub jego pracowników;
b
przedsiębiorca legitymuje się tytułem prawnym do dysponowania pojazdami samochodowymi;
c
rzeczy przewożone są własnością przedsiębiorcy lub zostały przez niego sprzedane, kupione, wynajęte, wydzierżawione, wyprodukowane, wydobyte, przetworzone lub naprawione albo celem przejazdu jest przewóz osób lub rzeczy z przedsiębiorstwa lub do przedsiębiorstwa na jego własne potrzeby lub też jest to przewóz pracowników i ich rodzin;
d
nie jest przewozem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług turystycznych.
Pośrednictwo przy przewozie – działalność polegająca na przekazywaniu zleceń przewozu innym firmom transportowym. Potocznie można powiedzieć, że jest to spedycja (chociaż tak naprawdę spedycja to szersze pojęcie).
PO DRUGIE: Czy transport dotyczy osób, czy rzeczy? Przedsiębiorca określa, czy w ramach swojej działalności zamierza przewozić rzeczy czy też osoby lub też czy zamierza pośredniczyć przy przewozie rzeczy czy osób.
PO TRZECIE: Jakie pojazdy będą wykorzystywane do przewozu? Rodzaj potrzebnej licencji na transport uzależniony jest od dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu lub zespołu pojazdów (w transporcie rzeczy) oraz konstrukcyjnego przeznaczenia pojazdów do przewozu określonej ilości osób (w transporcie osób). Takie informacje znajdują się w dowodzie rejestracyjnym pojazdu:
pole F2/F3 – dopuszczalna masa całkowita pojazdu/zespołu pojazdów
pole S1 - liczba miejsc siedzących, wraz z siedzeniem kierowcy
PO CZWARTE: Czy transport będzie wykonywany wyłącznie po terenie Polski czy też poza granicami? Nawet jednorazowy wyjazd za granicę lub też wykonanie przewozu po terenie innego kraju niż Polska (kabotaż) rodzi konieczność uzyskania uprawnień na transport międzynarodowy.
Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie wymienione wyżej pytania, przedsiębiorca uzyskuje odpowiedź, jaki dokument jest mu potrzebny do legalnego wykonywania swojej działalności. Czasami może się jednak okazać, że licencja w ogóle nie jest wymagana.
Zwolnienie z uzyskania licencji Niektóre rodzaje przewozów nie wymagają uzyskania żadnego dodatkowego dokumentu urzędowego. To znaczy, że przedsiębiorca może legalnie rozpocząć działalność bez licencji na przewóz. Tak będzie w firmach wykonujących transport:
Zarobkowy , pojazdami do przewozu rzeczy o dmc do 3,5 tony po kraju (do 2,5 tony międzynarodowo);
niezarobkowy , pojazdami do przewozu rzeczy o dmc do 3,5 tony po kraju i międzynarodowo oraz pojazdami konstrukcyjnie przeznaczonymi do przewozu maksymalnie 9 osób łącznie z kierowcą.
W pozostałych przypadkach Ustawa o transporcie drogowym narzuca na firmę obowiązek skierowania do urzędu wniosku o udzielenie stosownej licencji.
Transport zarobkowy – rodzaje licencji, koszty, wymagania Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego Najważniejszym dokumentem w zarobkowym transporcie drogowym jest zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jest ono wymagane w stosunku do firm wykonujących przewóz rzeczy pojazdami o dmc powyżej 3,5 tony (powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym) oraz autobusami. Warunki do uzyskania zezwolenia określa Rozporządzenie unijne o numerze 1071/2009 i są to:
Rzeczywista i stała siedziba
Firma musi wykazać, że posiada odpowiednie lokale, w których jest w stanie przechowywać dokumentację transportową oraz bazę transportową dla pojazdów. Wymagane jest również dysponowanie co najmniej jednym pojazdem.
Dobra reputacja
Przedsiębiorca oraz zarządzający transportem muszą udokumentować swoją niekaralność w zakresie określonym w art. 5 ust. 2a Ustawy o transporcie drogowym.
Zdolność finansowa
Firma musi wykazać, że posiada odpowiednio wysokie zabezpieczenie finansowe na pojazdy w swojej flocie. Zdolność finansową można udokumentować sprawozdaniem finansowym a w przypadku jego braku – np. polisą odpowiedzialności zawodowej przewoźnika.
Kompetencje zawodowe
Przedsiębiorca wskazuje co najmniej jedną osobę posiadającą
Certyfikat Kompetencji Zawodowych
,
która przejmuje rolę zarządzającego transportem.
Spełnianie przytoczonych wymagań dokumentuje się na specjalnych drukach urzędowych wraz z niezbędnymi załącznikami. Wniosek o uzyskanie zezwolenia kieruje się do starosty właściwego dla siedziby przedsiębiorcy określonej w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), a w przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi - adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej określonego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego jest bezterminowe.
Licencja wspólnotowa W przypadku chęci świadczenia swoich usług poza granicami Polski, przewoźnik musi wnioskować dodatkowo o licencję wspólnotową wydawaną na 5 lub 10 lat. Niezależnie od położenia siedziby przedsiębiorcy, wniosek z załącznikami kieruje się do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD).
Podstawowym warunkiem uzyskania licencji wspólnotowej jest posiadanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego . Upraszczając – żeby uzyskać „międzynarodówkę” trzeba posiadać „krajówkę”.
Oba dokumenty można uzyskać jednocześnie w GITD lub też osobno- początkowo uzyskując tylko zezwolenie w Starostwie a następnie rozszerzając uprawnienia w GITD.
Wypis z zezwolenia/licencji Poza wydaniem oryginału zezwolenia lub licencji, właściwy organ administracyjny wydaje również wypisy z tych dokumentów. Liczba wypisów nie może przekraczać liczby pojazdów, w odniesieniu do których przewoźnik wykazał spełnienie wymogu zdolności finansowej. Liczba ta może być jednak niższa, gdyż wypisy nie są trwale przypisane do konkretnego pojazdu i mogą być wykorzystywane zamiennie w pojazdach zgłoszonych do danej licencji.
Wypis stanowi potwierdzenie legalnego wykonywania przewozu przez przedsiębiorcę posiadającego stosowne uprawnienia. Z tego względu jego oryginał powinien znajdować się w pojeździe przez cały czas realizacji przewozu, wraz z pozostałą dokumentacją przewozową. Ze względu na zastosowane zabezpieczenia dokumentu, stanowczo zabrania się jego laminowania ani podejmowania działań mogących prowadzić do jego uszkodzenia.
Koszty uzyskania zezwolenia/licencji Cena uzyskania zezwolenia to 1000 zł oraz 110 zł za każdy wypis. Za licencję wspólnotową przedsiębiorca musi zaś uiścić dodatkowo kwotę:
4000 zł (licencja na 5 lat) lub 8000 zł (licencja na 10 lat) – w transporcie rzeczy
3600 zł (licencja na 5 lat) lub 7200 zł (licencja na 10 lat) – w transporcie osób
Wypis z „międzynarodówki” wymaga opłaty w wysokości 440 zł (396 zł) lub 880 zł (792 zł) za każdy z nich.
Zmiany w licencji i zezwoleniu Wszelkie zmiany w licencji lub zezwoleniu powinny zostać zgłoszone do organu wydającego uprawnienia w ciągu 28 dni od dnia ich powstania. Zmiany te mogą dotyczyć takich kwestii jak:
miejsce prowadzenia działalności;
miejsce bazy eksploatacyjnej;
liczba wykorzystywanych pojazdów;
osoba zarządzająca transportem (posiadająca Certyfikat Kompetencji Zawodowych);
prawo dysponowania danym pojazdem.
W przypadku gdy zmiany dotyczą zwiększenia liczby pojazdów, przedsiębiorca jest zobowiązany do wykazania zdolności finansowej w odniesieniu do każdego dodatkowego pojazdu oraz może jednocześnie złożyć wniosek o wydanie dodatkowego wypisu. Zmniejszenie liczby pojazdów również podlega obowiązkowi zgłoszenia. W takim przypadku należy zwrócić szczególną uwagę, aby liczba posiadanych wypisów nie przekraczała liczby zgłoszonych pojazdów. W razie wystąpienia nadwyżki przedsiębiorca jest zobowiązany do zwrotu odpowiedniej liczby wypisów.
Portal iBTM W kontekście wszelkich wniosków kierowanych do GITD niezwykle pomocna może okazać się elektroniczna platforma dla przewoźników – iBTM.
Portal iBTM służy do obsługi spraw administracyjnych związanych z wykonywaniem transportu drogowego. Za jego pośrednictwem przedsiębiorcy mogą składać wnioski dotyczące m.in. licencji wspólnotowych, wypisów z licencji, zezwoleń oraz dokonywać zgłoszeń i aktualizacji danych związanych z prowadzoną działalnością transportową. Portal umożliwia również monitorowanie statusu prowadzonych spraw, prowadzenie korespondencji z organem oraz dostęp do dokumentów w formie elektronicznej, co znacząco usprawnia i przyspiesza procesy administracyjne po stronie przewoźników.
Portal iBTM: Zaloguj się
Instrukcja zakładania konta na portalu iBTM: Portal Klienta iBTM - Główny Inspektorat Transportu Drogowego - Portal Gov.pl
Numer teczki przewoźnika w GITD Składając wniosek do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, każdy przewoźnik otrzymuje indywidualny numer teczki, który służy do identyfikacji spraw prowadzonych przez organ. Informacja o numerze teczki znajduje się na dokumentach finansowych przekazywanych przez GITD, a także – w większości przypadków – na kopercie zawierającej korespondencję urzędową. Numer ten jest również widoczny po zalogowaniu do profilu przedsiębiorcy na portalu iBTM.
W przypadku braku dostępu do powyższych źródeł, numer teczki można uzyskać poprzez skierowanie do Biura ds. Transportu Międzynarodowego pisemnego wniosku w formie papierowej (oryginał), złożonego za pośrednictwem operatora pocztowego.
Numer teczki stanowi istotne ułatwienie w prowadzeniu spraw związanych z licencją, w tym m.in. w procesie ubiegania się o refinansowanie wymiany tachografów na tachografy inteligentne.
Transport na potrzeby własne – jakie licencje, gdzie uzyskać, koszt Zupełnie inną ścieżkę powinni obrać przedsiębiorcy, którzy zamierzają wykonywać transport jedynie pomocniczo w stosunku do głównej działalności firmy. W takim przypadku, konieczne może okazać się uzyskanie zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne (o ile firma nie posiada uprawnień do zarobkowego transportu).
Wyróżniamy zaświadczenia krajowe i międzynarodowe, które wydaje się niezależnie od siebie na czas nieoznaczony (krajowe) lub na okres do 5 lat (międzynarodowe).
Urzędem właściwym w sprawie udzielenia krajowego zaświadczenia jest starostwo powiatowe właściwe dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zaś w przypadku wykonywania tras międzynarodowych – Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD).
Podstawą do pozytywnego rozpatrzenia wniosku jest przedstawienie wykazu pojazdów, którymi będzie wykonywany ten typ transportu oraz uiszczenie opłaty. Cena uzyskania krajowego zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne to:
500 zł - wydanie zaświadczenia na krajowy przewóz drogowy na potrzeby własne osób lub rzeczy na czas nieokreślony.
100 zł - wydanie wypisu z krajowego zaświadczenia
W przypadku międzynarodowych niezarobkowych przewozów ceny zaświadczenia kształtują się następująco:
Okres wydania zaświadczenia
Opłata za zaświadczenie
Opłata za wypis
do 1 roku
100,00 zł
20,00 zł
do 2 lat
200,00 zł
40,00 zł
do 3 lat
300,00 zł
60,00 zł
do 4 lat
400,00 zł
80,00 zł
do 5 lat
500,00 zł
100,00 zł
Podobnie jak w przypadku transportu zarobkowego, kierowca jest zobowiązany posiadać przy sobie wypis ze stosowanego zaświadczenia danej firmy, zaś przedsiębiorca – przechowywać oryginał zaświadczenia i zgłaszać organowi wszelkie zmiany.
Licencja spedycyjna – co to jest, jak ją uzyskać, koszt Zacznijmy od tego, że licencja spedycyjna… nie występuje w polskim prawodawstwie. Jest to potoczna nazwa, którą zwykło się określać licencję na pośrednictwo przy przewozie. Uprawnia ona przedsiębiorcę do pośrednictwa w organizacji przewozów, ale nie do ich fizycznego wykonywania. Spedytor pełni rolę łącznika między nadawcą ładunku a przewoźnikiem – planuje transport, wybiera wykonawcę, negocjuje warunki, dba o dokumentację i nadzoruje przebieg przewozu, ale nie przewozi towarów samodzielnie.
Uzyskanie licencji na pośrednictwo pozwala legalnie wykonywać działalność zarówno w kraju jak i międzynarodowo. Wniosek należy skierować do starostwa właściwego dla miejsca prowadzenia działalności (pośrednictwo przy przewozie rzeczy) lub do GITD (pośrednictwo przy przewozie osób).
Ustawa o transporcie drogowym wskazuje, że rozpoczęcie działalności pośrednika przy transporcie rzeczy wiąże się ze spełnieniem następujących warunków:
wyznaczenie osoby zarządzającej transportem z Certyfikatem Kompetencji Zawodowych
zabezpieczenie finansowe działalności w kwocie 50 tyś. euro (np. sprawozdaniem finansowym lub środkami na rachunku bankowym)
oświadczenie o niekaralności osoby/osób prowadzącej/cych działalność gospodarczą
Wysokość opłaty za licencję zależy od okresu na jaki ma być ona wydana i wynosi:
800 zł – opłata za licencję ważną od 2 do 15 lat
900 zł – opłata za licencję ważną od 15 do 30 lat
1000 zł – opłata za licencję ważną od 30 do 50 lat
Wzory dokumentów Wzory dokumentów koniecznych do złożenia wraz z załącznikami znajdują się na stronach internetowych stosownych urzędów lub też bezpośrednio w oddziałach.
Termin rozpatrzenia wniosku w dużym stopniu zależy od poprawności złożonych dokumentów jednak nie powinien przekraczać 30 dni.
Gdzie szukać pomocy? DRIVIA wspiera przewoźników na każdym etapie procesu administracyjnego związanego z działalnością transportową. Nasza firma zajmuje się kompleksową organizacją dokumentacji – od analizy sytuacji przedsiębiorcy i doboru właściwych uprawnień, przez przygotowanie i składanie wniosków, aż po bieżący nadzór nad sprawami prowadzonymi w urzędach i na portalu iBTM.
Dzięki przejęciu pełnej obsługi formalnej DRIVIA pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu działalności operacyjnej, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów proceduralnych. To rozwiązanie dla firm, które oczekują profesjonalnego wsparcia, bezpieczeństwa prawnego oraz sprawnego przeprowadzenia wszystkich formalności związanych z transportem drogowym.
Dowiedz się więcej o kompleksowej pomocy dla firm.
Podsumowanie Rozpoczęcie działalności w transporcie drogowym wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów formalnoprawnych, których zakres uzależniony jest m.in. od charakteru przewozów, rodzaju wykorzystywanych pojazdów oraz obszaru prowadzenia działalności. Prawidłowe ustalenie, czy w danym przypadku wymagane jest uzyskanie zezwolenia, licencji, zaświadczenia bądź czy możliwe jest skorzystanie z ustawowych zwolnień, ma kluczowe znaczenie dla legalnego wykonywania przewozów.
Równie istotne pozostaje właściwe zarządzanie dokumentacją transportową już po uzyskaniu uprawnień – w tym terminowe zgłaszanie zmian, obsługa wypisów, korzystanie z portalu iBTM oraz prowadzenie korespondencji z właściwymi organami administracyjnymi. Kompleksowa znajomość obowiązujących przepisów pozwala uniknąć błędów formalnych, opóźnień proceduralnych oraz potencjalnych konsekwencji finansowych.
Michał Pasik
Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec
