SENT Miesiąc z nowymi przepisami o monitorowaniu – wcale nie miodowy.
Szeroki asortyment śledzonych przesyłek.
Przypomnieć warto, że monitorowaniu zgodnie z nowymi przepisami, podlegają przesyłki towarowe zawierające więcej niż 10 kg odzieży lub też ponad 10 par obuwia. Regulacja objęła też przemieszczanie tego typu towarów wymieszanych w przypadku, kiedy to przesyłka ma masę przekraczającą 10 kg. Zatem „progi” kiedy to śledzenie przesyłki staje się obligatoryjne, są bardzo niskie. W konsekwencji więc oprócz dużych podmiotów, które na co dzień zajmują się logistyką tego typu towarów lub wręcz świadczą związane z branżą „fashion” kompleksowe usługi magazynowania i dystrybucji obowiązywanie nowych norm, znalazło też zastosowanie do mikro przedsiębiorców, przewożących odzież i obuwie na targowiska festyny i inne imprezy plenerowe, oczywiście z zamiarem sprzedaży tych artykułów. Potwierdza to Krajowa Administracja Skarbowa publikując na: https://puesc.gov.pl/faq odpowiedzi na zadawane pytania, cyt:
12.11. Przewożę towary na jarmarki, targi, bazary lub odwiedzam klientów (handel obwoźny), ale nie wiem czy, co i ile zostanie sprzedane. Po powrocie wystawiam faktury na podstawie WZ. Czy taki przewóz podlega rejestracji w SENT?
Na całość przewożonego towaru należy dokonać zgłoszenia tzw. na siebie (jako podmiot wysyłający i podmiot odbierający) i w polu „uwagi” dopisać, że na tym zgłoszeniu będzie przewożony niesprzedany towar w drodze powrotnej. W drodze powrotnej kierujący winien posiadać dokumenty potwierdzające sprzedaż, np. paragony, faktury, dokumenty WZ, na podstawie których później zostanie wstawiona faktura. Po powrocie należy „zamknąć zgłoszenie” podając liczbę pozostałych (niesprzedanych) towarów.
Te najmniejsze firmy, zostały więc objęte nową regulacją, tak samo jak i korporacje.
Wykluczenie cyfrowe.
Ich właściciele jednak, zajmują się tego typu działalnością już od wielu lat, często nie są to osoby młode z mniejszym niż pokolenie obecnych 20-to -czy też 30-to latków zamiłowaniem do komputerów i internetu. W konsekwencji nierzadko osoby prowadzące tego typu działalność stanowią przykład wykluczenia cyfrowego. Dlatego to właśnie te podmioty, zdecydowanie najbardziej opornie wdrażają omawiane tu regulacje.
Autor niniejszego artykułu nie krytykuje absolutnie faktu objęcie nowymi przepisami wskazanych tu operacji przewozu odzieży na jarmarki, festyny i targowiska. Takie postępowanie wydaje się jak najbardziej celowe w kontekście uszczelniania systemu podatkowego, jak i walki z tzw. szarą strefą. Niemniej jednak wydaje się, iż Ministerstwo Finansów w czasie od września 2025r. kiedy to omawiane tu przepisy zostały wydane do marca 2026r. kiedy to weszły one w życie, winno poświęcić nieco więcej czasu i energii na przeprowadzenie akcji informacyjnej skierowanej do takich właśnie mikro przedsiębiorców.
Ministerstwo Finansów – czyli od ściany, do ściany.
Przedziwne było postępowanie resortu w okresie od września 2025r. do marca roku kolejnego. Wtedy to przepisy obejmujące przewozy odzieży i obuwia obowiązkiem monitorowania zostały wydane i czekały na wejście w życie. Minister Finansów i Gospodarki nowelizował je dwukrotnie! Zatem nowe regulacje, choć jeszcze nie obowiązywały, już były aktualizowane. Nie tak chyba powinien wyglądać proces prawodawczy w naszym kraju. Podkreślić trzeba, iż ostatnia zmiana mająca znaczenie dla podmiotów przewożących odzież i obuwie opublikowana została w Dzienniku Ustaw, datowanym na dzień 13 marca 2026r. podczas gdy „pierwotna” nowela wchodziła w życie 17 marca 2026r. a jej treść była znana od wrześnie roku poprzedniego. Oj, nie tak to powinno wyglądać!
Praktyka prawotwórcza w resorcie budzi wręcz niesmak. Przepisy korzystają z logicznych konstrukcji podwójnego przeczenia, vide: §2 ust. 10 pkt 1 obecnego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2022r. w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi, w kształcie nadanym mu zmianą z września 2025r. Tego typu konstrukcje, jako żywo utrudniają przedsiębiorcom, zwłaszcza tym, którzy nie mogą liczyć na pomoc prawną wyspecjalizowanych kancelarii, zrozumienie znaczenie przyjętych rozwiązań prawnych.
Nad wyraz ciekawe i wymagające krytyki, jest natomiast swoiste „obchodzenie” przez ministra przepisów przywołanego tu rozporządzenia zmianą innego aktu wykonawczego opublikowaną w dzienniku promulgacyjnym z dnia 13 marca 2026r.
Rozwiązania mało czytelne dla organów państwa.
Organy Krajowej Administracji Skarbowej wydają się mieć spore problemy z interpretacją i egzekwowaniem nowych obowiązków w zakresie monitorowania. Pierwszą, niezwykle ciekawą i wymagającą szybkiej zmiany rzeczą, są interpretacje przedstawiane przedsiębiorcom korzystającym z telefonicznej infolinii oraz strony: https://puesc.gov.pl/faq. Zależnie od organu Krajowej Administracji Skarbowej do którego uda się dodzwonić, jeden przepis potrafi być odmiennie interpretowany. Najważniejsze jednak, że pierwsze kontrole uwidoczniły już swoiste rozumienie prawa przez funkcjonariuszy prowadzących czynności, którzy w ich trakcie potrafili kierowców, jak i ich pracodawców oraz zleceniodawców informować o niemających oparcia w normach prawnych obowiązkach. Tak więc od liniowych funkcjonariuszy można się było w toku kontroli dowiedzieć przykładowo, że:
Te twierdzenia, nie mają zbyt wiele wspólnego z prawdą uwzględniającą treść przepisów krajowych czy też uregulowań z wynikających z Konwencji o Umowie Międzynarodowego Przewozu Towarów (CMR).
I co dalej?
Pierwszy miesiąc funkcjonowania nowych przepisów o monitorowaniu nie był więc łatwy zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów kontrolnych. W pełni usprawiedliwione wydaje się oczekiwanie aby przy kolejnych nowelizacjach powodujących rozciągnięcie mocy obowiązującej obowiązków związanych z monitorowaniem przewozu na inne towary, minister unikał opisanych tu praktyk legislacyjnych, dużo wcześniej i intensywniej szkolił w zakresie zmian własnych funkcjonariuszy i tłumaczył w sposób jednoznaczny wątpliwości prawne. Na razie trzeba jakoś sobie poradzić.
Firma Drivia natomiast, stawia do dyspozycji swoich Klientów właściwie przygotowanych ekspertów którzy bez problemu są Państwu w stanie wyjaśnić wiele aspektów nowych regulacji.
Maciej Wyrzykowski
Ekspert ds. transportu, wykładowca
O czym przeczytasz w artykule?
Szeroki asortyment śledzonych przesyłek.
Przypomnieć warto, że monitorowaniu zgodnie z nowymi przepisami, podlegają przesyłki towarowe zawierające więcej niż 10 kg odzieży lub też ponad 10 par obuwia. Regulacja objęła też przemieszczanie tego typu towarów wymieszanych w przypadku, kiedy to przesyłka ma masę przekraczającą 10 kg. Zatem „progi” kiedy to śledzenie przesyłki staje się obligatoryjne, są bardzo niskie. W konsekwencji więc oprócz dużych podmiotów, które na co dzień zajmują się logistyką tego typu towarów lub wręcz świadczą związane z branżą „fashion” kompleksowe usługi magazynowania i dystrybucji obowiązywanie nowych norm, znalazło też zastosowanie do mikro przedsiębiorców, przewożących odzież i obuwie na targowiska festyny i inne imprezy plenerowe, oczywiście z zamiarem sprzedaży tych artykułów. Potwierdza to Krajowa Administracja Skarbowa publikując na: https://puesc.gov.pl/faq odpowiedzi na zadawane pytania, cyt:
12.11. Przewożę towary na jarmarki, targi, bazary lub odwiedzam klientów (handel obwoźny), ale nie wiem czy, co i ile zostanie sprzedane. Po powrocie wystawiam faktury na podstawie WZ. Czy taki przewóz podlega rejestracji w SENT?
Na całość przewożonego towaru należy dokonać zgłoszenia tzw. na siebie (jako podmiot wysyłający i podmiot odbierający) i w polu „uwagi” dopisać, że na tym zgłoszeniu będzie przewożony niesprzedany towar w drodze powrotnej. W drodze powrotnej kierujący winien posiadać dokumenty potwierdzające sprzedaż, np. paragony, faktury, dokumenty WZ, na podstawie których później zostanie wstawiona faktura. Po powrocie należy „zamknąć zgłoszenie” podając liczbę pozostałych (niesprzedanych) towarów.
Te najmniejsze firmy, zostały więc objęte nową regulacją, tak samo jak i korporacje.
Wykluczenie cyfrowe.
Ich właściciele jednak, zajmują się tego typu działalnością już od wielu lat, często nie są to osoby młode z mniejszym niż pokolenie obecnych 20-to -czy też 30-to latków zamiłowaniem do komputerów i internetu. W konsekwencji nierzadko osoby prowadzące tego typu działalność stanowią przykład wykluczenia cyfrowego. Dlatego to właśnie te podmioty, zdecydowanie najbardziej opornie wdrażają omawiane tu regulacje.
Autor niniejszego artykułu nie krytykuje absolutnie faktu objęcie nowymi przepisami wskazanych tu operacji przewozu odzieży na jarmarki, festyny i targowiska. Takie postępowanie wydaje się jak najbardziej celowe w kontekście uszczelniania systemu podatkowego, jak i walki z tzw. szarą strefą. Niemniej jednak wydaje się, iż Ministerstwo Finansów w czasie od września 2025r. kiedy to omawiane tu przepisy zostały wydane do marca 2026r. kiedy to weszły one w życie, winno poświęcić nieco więcej czasu i energii na przeprowadzenie akcji informacyjnej skierowanej do takich właśnie mikro przedsiębiorców.
Ministerstwo Finansów – czyli od ściany, do ściany.
Przedziwne było postępowanie resortu w okresie od września 2025r. do marca roku kolejnego. Wtedy to przepisy obejmujące przewozy odzieży i obuwia obowiązkiem monitorowania zostały wydane i czekały na wejście w życie. Minister Finansów i Gospodarki nowelizował je dwukrotnie! Zatem nowe regulacje, choć jeszcze nie obowiązywały, już były aktualizowane. Nie tak chyba powinien wyglądać proces prawodawczy w naszym kraju. Podkreślić trzeba, iż ostatnia zmiana mająca znaczenie dla podmiotów przewożących odzież i obuwie opublikowana została w Dzienniku Ustaw, datowanym na dzień 13 marca 2026r. podczas gdy „pierwotna” nowela wchodziła w życie 17 marca 2026r. a jej treść była znana od wrześnie roku poprzedniego. Oj, nie tak to powinno wyglądać!
Praktyka prawotwórcza w resorcie budzi wręcz niesmak. Przepisy korzystają z logicznych konstrukcji podwójnego przeczenia, vide: §2 ust. 10 pkt 1 obecnego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2022r. w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi, w kształcie nadanym mu zmianą z września 2025r. Tego typu konstrukcje, jako żywo utrudniają przedsiębiorcom, zwłaszcza tym, którzy nie mogą liczyć na pomoc prawną wyspecjalizowanych kancelarii, zrozumienie znaczenie przyjętych rozwiązań prawnych.
Nad wyraz ciekawe i wymagające krytyki, jest natomiast swoiste „obchodzenie” przez ministra przepisów przywołanego tu rozporządzenia zmianą innego aktu wykonawczego opublikowaną w dzienniku promulgacyjnym z dnia 13 marca 2026r.
Rozwiązania mało czytelne dla organów państwa.
Organy Krajowej Administracji Skarbowej wydają się mieć spore problemy z interpretacją i egzekwowaniem nowych obowiązków w zakresie monitorowania. Pierwszą, niezwykle ciekawą i wymagającą szybkiej zmiany rzeczą, są interpretacje przedstawiane przedsiębiorcom korzystającym z telefonicznej infolinii oraz strony: https://puesc.gov.pl/faq. Zależnie od organu Krajowej Administracji Skarbowej do którego uda się dodzwonić, jeden przepis potrafi być odmiennie interpretowany. Najważniejsze jednak, że pierwsze kontrole uwidoczniły już swoiste rozumienie prawa przez funkcjonariuszy prowadzących czynności, którzy w ich trakcie potrafili kierowców, jak i ich pracodawców oraz zleceniodawców informować o niemających oparcia w normach prawnych obowiązkach. Tak więc od liniowych funkcjonariuszy można się było w toku kontroli dowiedzieć przykładowo, że:
Te twierdzenia, nie mają zbyt wiele wspólnego z prawdą uwzględniającą treść przepisów krajowych czy też uregulowań z wynikających z Konwencji o Umowie Międzynarodowego Przewozu Towarów (CMR).
I co dalej?
Pierwszy miesiąc funkcjonowania nowych przepisów o monitorowaniu nie był więc łatwy zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów kontrolnych. W pełni usprawiedliwione wydaje się oczekiwanie aby przy kolejnych nowelizacjach powodujących rozciągnięcie mocy obowiązującej obowiązków związanych z monitorowaniem przewozu na inne towary, minister unikał opisanych tu praktyk legislacyjnych, dużo wcześniej i intensywniej szkolił w zakresie zmian własnych funkcjonariuszy i tłumaczył w sposób jednoznaczny wątpliwości prawne. Na razie trzeba jakoś sobie poradzić.
Firma Drivia natomiast, stawia do dyspozycji swoich Klientów właściwie przygotowanych ekspertów którzy bez problemu są Państwu w stanie wyjaśnić wiele aspektów nowych regulacji.
Maciej Wyrzykowski
Ekspert ds. transportu, wykładowca
Przeczytaj więcej artykułów:
Weekend majowy 2026 – kiedy obowiązują zakazy ruchu ciężarówek?
W 2026 roku dni ustawowo wolne przypadają:
W tym okresie obowiązują następujące zakazy ruchu pojazdów ciężarowych o DMC powyżej 12 ton:
Zakazy obejmują wszystkie drogi publiczne na terenie Polski.
Warto zwrócić uwagę na dwie nieoczywiste daty obowiązywania zakazów ruchu – 30 kwietnia oraz 2 maja. W tych dniach:
Oznacza to, że:
To istotny moment przy planowaniu przejazdów pomiędzy dniami świątecznymi.
Szybkie podsumowanie
Podstawa prawna – co reguluje zakazy?
Zakazy ruchu pojazdów ciężarowych w Polsce regulowane są przez:
Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 31 lipca 2007 r. w sprawie okresowych ograniczeń oraz zakazu ruchu niektórych rodzajów pojazdów na drogach (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2423)
Rozporządzenie określa:
Zakaz dotyczy pojazdów samochodowych oraz zespołów pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 12 ton (z wyłączeniem autobusów) i obowiązuje na wszystkich drogach publicznych w Polsce.
Akt prawny dostępny jest tutaj:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002423
Co to oznacza w praktyce dla przewoźników?
Najważniejsze kwestie przy planowaniu:
W praktyce oznacza to konieczność:
Gdzie sprawdzić wyjątki i szczegóły?
W tym wpisie skupiamy się na konkretnych datach dla weekendu majowego. Pełne zasady – w tym:
znajdziesz w naszym wcześniejszym artykule dotyczącym zasad ogólnych.
Aktualne zestawienia zakazów – zarówno dla Polski, jak i innych krajów UE – dostępne są na stronie:
drivia.pl → Baza wiedzy → Aktualności
Transport międzynarodowy – o tym warto pamiętać
Weekend majowy to okres, w którym:
Dlatego przy planowaniu tras międzynarodowych konieczne jest sprawdzenie przepisów dla każdego kraju na trasie.
Podsumowanie
Najważniejsze informacje:
Dobrze zaplanowany transport pozwala uniknąć przestojów i problemów operacyjnych w jednym z najbardziej wymagających okresów w roku.
Marek Dorabiała
CEO / Założyciel
Zakaz ruchu ciężarówek w weekend majowy 2026 – konkretne daty i zasady dla transportu
Tachografy w busach
Zacznijmy od podstaw. Obowiązek użytkowania tachografów dotyczy kierowców, którzy prowadzą pojazdy i wykonują przewozy podlegające pod Rozporządzenie WE nr 561/2006. I tak w art. 2 czytamy:
Nie trzeba być zatem wybitnym znawcą prawa oraz branży transportowej żeby stwierdzić, że 1 lipca nastąpi ogromna zmiana - dotychczasowa granica 3,5 tony zostanie obniżona do 2,5 tony. To z kolei oznacza, że cała masa firm transportowych i kierowców, którzy do tej pory nie używali urządzeń do rejestracji czasu pracy, niedługo będą musieli to robić.
Czy każdy bus będzie miał tachograf?
Nie. Przytoczony art. 2 Rozporządzenia 561/2006 wyraźnie ogranicza, do których kierowców będą miały zastosowanie jego zasady. Chodzić będzie dokładnie o wykonywanie międzynarodowego lub kabotażowego transportu drogowego. Mówiąc prościej – z obowiązku użytkowania tachografu nadal będą zwolnieni kierowcy wykonujący transport krajowy lub na potrzeby własne. Podobnie będzie z firmami, które wykonywać będą wyłącznie przewozy niepodlegające pod Rozporządzenie – np. do i z krajów trzecich (nienależących do UE, EOG oraz poza Szwajcarią).
Nie mniej – bez żadnego znaczenia dla wyżej wymienionego obowiązku pozostaje to, czy pojazd o dmc powyżej 2,5 tony był już wcześniej wyposażony w tachograf czy też zostanie wprowadzony do ruchu po 1 lipca 2026 r. Jeżeli taki pojazd ma być użytkowany w międzynarodowym transporcie zarobkowym w UE to będzie musiał posiadać tachograf. Co ważne – tachograf ten będzie musiał być inteligentny, czyli tzw. G2V2.
Szacuje się, że nowe regulacje mogą dotyczyć w Polsce nawet około 40 tys. lekkich pojazdów dostawczych o DMC od 2,5 do 3,5 t, wykorzystywanych przez krajowe firmy w międzynarodowym przewozie towarów. Wprowadzenie obowiązku stosowania tachografów w tej grupie pojazdów oznacza dla branży istotne wyzwanie – zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Zmiany te mogą znacząco wpłynąć na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw transportowych, a część z nich będzie zmuszona do modyfikacji swojego modelu działalności, np. poprzez ograniczenie operacji lub przejście na pojazdy o wyższej dopuszczalnej masie całkowitej.
Czy montaż tachografu oznacza stosowanie ogranicznika prędkości?
Odpowiedź ponownie brzmi: nie. Jedno z drugim nie ma bezpośredniego związku przyczynowo- skutkowego i póki co nie ma oficjalnych planów wprowadzenia ograniczników prędkości w pojazdach do 3,5 tony.
Jak kierowca powinien przygotować się do zmian?
Do głowy przychodzą mi przede wszystkim dwa aspekty. Po pierwsze – konieczność użytkowania tachografu przez kierowcę rodzi obowiązek posiadania przez niego spersonalizowanej karty kierowcy. Ta 5-letnia karta wydawana jest przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych. Cały proces uzyskania karty nie jest specjalnie długi ani skomplikowany aczkolwiek trzeba pomyśleć o tym wcześniej. Od siebie zalecam złożenie wniosku najpóźniej z początkiem czerwca. Najlepiej wykorzystać do tego portal: Info-Car
Po drugie – sama obecność w pojeździe tachografu oraz posiadanie przez kierowcę karty nie wystarczy. Najważniejsze z punktu widzenia kierowcy jest to, żeby poznać tajniki obsługi tego urządzenia a nade wszystko – nowe zasady organizacji własnego czasu pracy. Limity czasu jazdy, obowiązkowe przerwy, regularne i skrócone odpoczynki, pora nocna – to tylko wierzchołek góry lodowej przepisów, które wkrótce będą stanowiły codzienność w pracy międzynarodowego kierowcy busa. W tym aspekcie polecić mogę jedno – rzetelne szkolenie z czasu pracy kierowców i obsługi tachografów. A później nauka…poprzez praktykę.
Jak firma powinna przygotować się do zmian?
W tym miejscu pozwolę sobie wypunktować najważniejsze aspekty i stworzyć swego rodzaju checklistę dla firm wykorzystujących lżejsze pojazdy do transportu towarów.
Podsumowanie
Rok 2026 przyniesie jedną z największych zmian w segmencie transportu lekkiego od lat. Obowiązek stosowania tachografów w busach powyżej 2,5 t w transporcie międzynarodowym oznacza, że tysiące firm będą musiały wejść w zupełnie nową rzeczywistość regulacyjną. I choć wokół zmian narosło wiele mitów, fakty są jasne – nie każdy bus będzie objęty przepisami, ale dla tych, którzy realizują przewozy międzynarodowe, zmiana jest nieunikniona.
W praktyce nie chodzi jednak wyłącznie o montaż tachografu. Kluczowe będą nowe obowiązki administracyjne: regularne pobieranie danych, ich archiwizacja, analiza naruszeń oraz przede wszystkim prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców na podstawie plików z kart i tachografów. To obszar wymagający wiedzy, narzędzi i systematyczności – a błędy mogą oznaczać poważne konsekwencje finansowe.
Dlatego coraz więcej firm transportowych decyduje się nie tylko na wdrożenie tachografów, ale także na powierzenie obsługi całego procesu zewnętrznym specjalistom. Współpraca z firmą taką jak DRIVIA pozwala zdjąć z przedsiębiorcy ciężar interpretacji przepisów, pilnowania terminów odczytów czy przygotowywania rozliczeń. To nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim bezpieczeństwo – zarówno w codziennym funkcjonowaniu, jak i podczas ewentualnych kontroli.
Jeśli chcesz przejść przez zmiany związane z tachografami w busach 2026 bez chaosu i ryzyka błędów, warto rozważyć wsparcie partnera, który zajmie się tym kompleksowo. DRIVIA może przeprowadzić Twoją firmę przez cały proces – od wdrożenia, przez bieżącą obsługę danych, aż po pełne rozliczenie czasu pracy kierowców.
Michał Pasik
Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec
Zegar tyka - coraz bliżej zmiany dla przewoźników do 3,5 tony
Jak rosną koszty wynagrodzeń?
Spójrzmy na dynamikę zmian.
Jeszcze w 2022 roku składki ZUS były liczone od relatywnie niskich podstaw. Wynagrodzenie można było w dużej części „zbudować” na kosztach podróży służbowych. System był prosty, przewidywalny i relatywnie tani. Po zmianach przepisów zaczęliśmy przechodzić na model oparty o przeciętne wynagrodzenie. Podstawa składek wzrosła do poziomu 5922 zł, a całkowity koszt ZUS i podatku zaczął wynosić ponad 3 000 zł na kierowcę.
Kolejne lata przyniosły dalsze wzrosty podstaw ZUS:
Patrząc na tę dynamikę, pojawia się naturalne pytanie — czy przy takim tempie wzrostu w ogóle zostaje jakakolwiek przestrzeń do optymalizacji?
Dodatkowo dochodzimy do momentu, w którym wynagrodzenia brutto kierowców zaczynają zbliżać się do poziomu przeciętnego wynagrodzenia. Przy zarobkach rzędu 8 000 zł netto i około 20 dniach pracy za granicą, wartości brutto sięgają 10 000 – 11 000 złotych. To oznacza, że w perspektywie najbliższych góra dwóch lat granica składek może pokrywać się z realnymi wynagrodzeniami.
Skoro nie ZUS, to gdzie szukać oszczędności?
Jeżeli możliwości optymalizacji składek są coraz mniejsze, naturalnym kierunkiem staje się podatek. I tutaj pojawiają się obszary, które — mimo że wynikają wprost z przepisów — wciąż są bardzo często wykorzystywane nieprawidłowo.
Pierwszym z nich są tzw. wirtualne diety. Większość firm zna ten mechanizm, jednak praktyka pokazuje, że nadal popełniane są podstawowe błędy. Wirtualne diety nie są składnikiem wynagrodzenia, nie są kwotą do wypłaty i nie działają jak dawne diety delegacyjne. Są one wyłącznie narzędziem do obniżenia przychodu, a tym samym podstawy opodatkowania. Przy standardowym modelu pracy, około 20 dni za granicą oznacza nawet 1700–2000 zł przychodu zwolnionego z podatku. W przeliczeniu daje to około 200-300 zł oszczędności podatkowej na jednym kierowcy miesięcznie. Mimo to wciąż spotykamy firmy, które albo nie stosują tego rozwiązania w ogóle, albo błędnie je wypłacają.
Kolejnym elementem są tzw. sanitariaty, czyli możliwość rozliczenia kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej w trasie. W praktyce oznacza to możliwość przyjęcia określonych kosztów dziennych, często w przedziale 15–25 euro. Przy pełnym miesiącu pracy daje to nawet 1500–2000 zł wypłacone całkowicie bez naliczania zaliczki na PIT. Nie jest to rozwiązanie uniwersalne dla każdej firmy, jednak w wielu przypadkach pozwala znacząco ograniczyć konieczność „dobijania” wynagrodzenia premiami obciążonymi podatkiem.
Kolejnym, bardzo często pomijanym obszarem są ekwiwalenty BHP związane z wykonywaniem pracy. Kierowcy używają własnej odzieży, ponoszą koszty jej prania i konserwacji, korzystają z własnych narzędzi, telefonów czy nawigacji. Wszystkie te elementy mogą zostać ujęte w systemie wynagrodzeń w sposób zgodny z przepisami – jako zwrot kosztów.
W praktyce daje to możliwość wprowadzenia ekwiwalentów sięgających nawet kilkuset złotych miesięcznie. Kluczowe jest jednak ich prawidłowe uzasadnienie i dopasowanie do realiów danej firmy – a co najważniejsze ich ekwiwalentność w stosunku do przepracowanych dni w miesiącu.
Jeżeli połączymy powyższe elementy, okazuje się, że możliwe jest uzyskanie realnych oszczędności na poziomie kilkuset złotych miesięcznie na jednym kierowcy. Z perspektywy kierowcy nic się nie zmienia. Nadal oczekuje on konkretnej kwoty netto i to ona jest dla niego kluczowa. Natomiast sposób, w jaki firma dochodzi do tej kwoty, ma bezpośredni wpływ na jej rentowność.
Czas pracy i wynagrodzenie – system naczyń połączonych
Jednym z najważniejszych wniosków ostatnich lat jest to, że nie da się rozdzielić rozliczania czasu pracy od systemu wynagrodzeń. Każda minuta zapisana na karcie kierowcy przekłada się na konkretną kwotę na liście płac. Konstrukcja umowy, wysokość ryczałtów czy długość okresu rozliczeniowego — wszystko to ma bezpośredni wpływ na koszty.
Dlatego optymalizacja nie polega na „jednym rozwiązaniu”, lecz na spójnym podejściu do całego systemu.
Bardzo istotnym elementem jest również polityka urlopowa. W wielu firmach brak jasnych zasad powoduje, że wynagrodzenia za okresy urlopowe znacząco odbiegają od założeń. Zdarzają się sytuacje, w których koszt kilku dni urlopu przekracza oczekiwania pracodawcy o kilka tysięcy złotych. Podobne problemy pojawiają się przy urlopach bezpłatnych, które przy nieprawidłowym zaplanowaniu mogą generować dodatkowe koszty zamiast je ograniczać.
Czy zawsze trzeba płacić ZUS od przeciętnego wynagrodzenia?
To pytanie pojawia się coraz częściej i odpowiedź nie jest jednoznaczna. W niektórych modelach pracy, szczególnie przy przewozach bilateralnych, przychody kierowców mogą być niższe, co wpływa na podstawę składek. Kluczowe jest jednak zachowanie zgodności z przepisami i odpowiednie przygotowanie do ewentualnych kontroli.
Czy w 2026 roku da się jeszcze optymalizować wynagrodzenia kierowców?
Tak, ale wymaga to zupełnie innego podejścia niż jeszcze kilka lat temu.
Nie chodzi już o proste obniżanie kosztów, lecz o świadome zarządzanie całym systemem rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, a także o właściwe wykorzystanie przepisów, spójność danych i bieżącą kontrolę nad tym, co dzieje się na styku czasu pracy i listy płac.
Kierowcy najczęściej nie analizują struktury wynagrodzenia ani wysokości składek czy podatków. Interesuje ich końcowa kwota, którą otrzymują na konto. To po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za to, aby ta kwota była osiągnięta w sposób możliwie najbardziej efektywny kosztowo. I właśnie w tym obszarze, mimo rosnących kosztów, nadal istnieje realna przestrzeń do optymalizacji.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
Optymalizacja wynagrodzeń kierowców – czy w 2026 roku da się jeszcze zaoszczędzić?
