Sprawozdanie ADR – obowiązki przedsiębiorcy, terminy i zasady wypełniania

Ewidencja czasu pracy – kluczowy dokument

Ewidencja czasu pracy kierowców zgodnie z powyższym jest jednym z kluczowych dokumentów w firmie transportowej. Zawiera ona szczegółowy zapis wszystkich aktywności kierowcy - od godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przez dyżury, przerwy i okresy odpoczynku etc. Stanowi również podstawowe narzędzie do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń oraz kontroli przestrzegania norm czasu pracy.

Początkowo forma i sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców nie była mocno rozbudowana.  

Ustawodawca zapisał to w art. 25 ust.1 Ustawy o czasie pracy kierowców, z którego wynikał obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy - w jednej lub kilku z następujących form:

Z końcem maja 2022 roku przepis ten został uszczegółowiony i doprecyzowany.

‍

Nowa forma ewidencji czasu pracy

Nowelizacja zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców od 29 maja 2022 r. została wprowadzona ustawą z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2022 poz. 209). To właśnie ten akt prawny zmienił brzmienie art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców i określił nowe zasady.  

Dotyczą one m.in. zakresu ewidencji, sposobu jej prowadzenia oraz okresu przechowywania. Nowe regulacje objęły nie tylko kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, lecz także osoby wykonujące przewozy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz samozatrudnionych.

Od tego momentu przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy i zatrudniający kierowców zobowiązany został do prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej bądź elektronicznej zawierającej wszystkie wymagane przepisami prawa dane.

‍

Obowiązkowe składniki ewidencji czasu pracy kierowców

Zgodnie ze znowelizowanym art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców ewidencja musi obowiązkowo zawierać:

Należy zatem podkreślić, że nie wystarczającym jest już samo posiadanie plików z kart kierowców i tachografów, zapisów na wykresówkach, wydruków czy innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności. To pełna ewidencja sporządzona z uwzględnieniem tych danych stanowi wypełnienie obowiązku, o którym mowa w przepisach Ustawy.  

Poniżej przykładowa ewidencja czasu pracy kierowcy, opracowana w programie TSR na podstawie danych zarejestrowanych na kartach kierowców oraz informacji uzupełniających, takich jak nieobecności czy inne zdarzenia wpływające na rozliczenie czasu pracy. Grafika obrazuje, w jaki sposób kompletne zestawienie tych danych pozwala na prawidłowe wypełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji, o którym mowa w przepisach ustawy o czasie pracy kierowców.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy

Pracodawca jest zobowiązany do:

‍

Dla lepszego zobrazowania zasad przechowywania ewidencji warto posłużyć się przykładem praktycznym:

Kierowca był zatrudniony w przedsiębiorstwie transportowym i została sporządzona dla niego ewidencja czasu pracy obejmująca okres od 1 do 30 czerwca 2024 r. Pracodawca, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, ma obowiązek przechowywać jego ewidencję z czerwca 2024 r. przez 10 lat, czyli do lipca 2034 r.

Warto zaznaczyć, że obowiązek ten obejmuje również udostępnienie ewidencji czasu pracy na wniosek pracownika. Pracodawca powinien przekazać ją niezwłocznie, w formie papierowej lub elektronicznej - zgodnie z wyborem osoby wnioskującej.

‍

Przedsiębiorca, samozatrudnienie, umowy cywilnoprawne - czy ewidencjonowanie czasu pracy jest konieczne?

Kierowcy nie pozostający w stosunku pracy z firmą, na rzecz której wykonują przewozy, podlegają obowiązkowi ewidencjonowania czasu pracy, tak samo jak kierowcy – pracownicy. Różnicą jest tylko to, że do jej sporządzania zobowiązane są różne podmioty.

‍

Przedstawiona powyżej miesięczna karta pracy, stanowi ewidencję czasu pracy kierowcy wykonującego przewozy drogowe na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zawiera szczegółowe zestawienie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, łącznego czasu pracy w poszczególnych dniach oraz wyliczenie należnego wynagrodzenia na podstawie faktycznie przepracowanych godzin.

Zgodnie z art. 26e ustawy o czasie pracy kierowców ewidencję tę należy przechowywać przez dwa lata od zakończenia okresu, którego dotyczy.

‍

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy kierowców:

Zaniechanie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelne prowadzenie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, prawnymi i organizacyjnymi. Niesie to również ryzyko zgłaszania przez pracowników roszczeń, które często kończą się postępowaniem przed sądem pracy.

Wśród najważniejszych następstw należy wymienić:

‍

Pracownicy i sądy

Warto pamiętać, że prawodawca unijny zobowiązuje firmy transportowe do przechowywania plików pobranych z kart i tachografów jedynie przez okres jednego roku. W konsekwencji więc, po upływie tego czasu przechowywane pliki należy usunąć z nośników. Brak takiego działania stanowić będzie naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Te przepisy dają bowiem legitymacje do przechowywania danych osobowych jedynie w takim okresie, który wynika jasno z przepisów. Tym samym po roku przechowywania plików z danymi osobowymi kierowców, przewoźnik ma obowiązek (a nie uprawnienie) je usunąć i zaprzestać przetwarzania. Wtedy właśnie kluczową rolę zaczyna odgrywać ewidencja. Znane są przypadki pozwów sądowych przeciwko pracodawcom, w których kierowcy domagają się wypłaty różnych składników wynagrodzeń i świadczeń pochodnych, które w ich ocenie zostały wypłacone w niepełnej wysokości, czy też nie zostały naliczone i wypłacone w ogóle. W takich przypadkach, ewidencja czasu pracy staje się najważniejszym dowodem w sprawie i pozwala przedstawić sądowi, jak i stronie powodowej (kierowcy) prawidłowość wyliczeń i wypłat. Zatem ewidencja jest sporządzana nie tylko dla organów kontrolnych. Ma też bronić pracodawcę przed roszczeniami pracowniczymi.

‍

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest warunkiem niezbędnym i koniecznym. Ustawodawca wskazuje wprost, nie daje nam wyboru i nie przewiduje alternatywnych form jej prowadzenia.

‍

Ewelina Cieniek

Kierownik Działu Rozliczeń

Rozwiązanie zaprojektowane przez praktyków

TSR został opracowany przez firmy zajmujące się zawodowo rozliczaniem czasu pracy kierowców, we współpracy z ekspertami branży transportowej. Program powstał na bazie rzeczywistych problemów pojawiających się w codziennej pracy, w trakcie kontroli oraz przy naliczaniu wynagrodzeń. Dzięki temu nie jest narzędziem uniwersalnym, lecz rozwiązaniem dopasowanym do specyfiki transportu drogowego.

‍

Pełna ewidencja i kontrola naruszeń

Program umożliwia prowadzenie kompletnej ewidencji czasu pracy kierowców, obejmującej wszystkie wymagane przepisami aktywności. TSR automatycznie analizuje dane pod kątem naruszeń czasu jazdy, przerw i odpoczynków, wskazując obszary wymagające uwagi jeszcze przed zatwierdzeniem rozliczeń.

Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko sankcji finansowych oraz świadomie zarządzać czasem pracy kierowców, zamiast reagować dopiero na wyniki kontroli.

Automatyzacja dokumentacji i raportowanie

System TSR umożliwia tworzenie własnych szablonów raportów, dostosowanych do potrzeb konkretnej firmy. Automatyczne generowanie raportów pozwala przygotować pełną dokumentację rozliczeniową w kilka sekund, co ma bezpośrednie przełożenie na oszczędność czasu i zasobów.

Jest to szczególnie istotne w firmach obsługujących większą liczbę kierowców lub współpracujących z biurami rachunkowymi.

Spójność z systemami kadrowo-płacowymi

TSR integruje się z systemami Optima oraz Enova, umożliwiając bezpośredni eksport danych z rozliczeń czasu pracy do programu płacowego. Eliminuje to konieczność ręcznego przenoszenia danych i znacząco ogranicza ryzyko błędów, które w branży transportowej są szczególnie kosztowne.

‍

Praca bez ograniczeń lokalizacyjnych

Program działa w różnych przeglądarkach internetowych, co umożliwia pracę z dowolnego miejsca na świecie. Dostęp do aktualnych danych, raportów i ewidencji nie jest ograniczony, co zwiększa elastyczność pracy i pozwala na bieżącą kontrolę rozliczeń niezależnie od lokalizacji, czy posiadanego systemu operacyjnego.

‍

Zgodność z przepisami i gotowość na kontrolę

TSR uwzględnia aktualne przepisy krajowe i unijne dotyczące czasu pracy kierowców. Prawidłowo prowadzona ewidencja stanowi solidną podstawę dokumentacji wykorzystywanej podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego i Państwowej Inspekcji Pracy.

‍

Czy program TSR jest odpowiedni dla mojej firmy?

Program ten jest narzędziem dla firm, które chcą zarządzać czasem pracy kierowców w sposób świadomy i uporządkowany - a nie jedynie reagować na problemy. Automatyczna analiza naruszeń, szybkie raportowanie, integracja z systemami kadrowo-płacowymi oraz możliwość pracy z każdego miejsca sprawiają, że TSR realnie wspiera organizację rozliczeń i bezpieczeństwo operacyjne Państwa firmy.

‍

Izabela Nowakowska

Kierownik Działu Rozliczeń

Niewykorzystane środki

Na realizację inwestycji w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności zabezpieczono łącznie blisko 320 mln zł. Przy dotychczasowym limicie refinansowania w wysokości 3000 zł na pojazd oznaczało to teoretyczną możliwość objęcia wsparciem ponad 106 tys. pojazdów należących do polskich przewoźników, w których dokonano wymiany tachografów na inteligentne urządzenia drugiej generacji. W praktyce jednak skala zainteresowania programem okazała się znacznie mniejsza. Na dzień 21 stycznia 2026 r. o dofinansowanie ubiegało się około 12 tys. przewoźników, dysponujących niespełna 90 tys. pojazdów objętych obowiązkiem wymiany tachografu. Oznacza to, że istotna część środków pozostaje niewykorzystana.

‍

Nowy termin składania wniosków

Już pierwotna wersja rozporządzenia zakładała, że w przypadku niewykorzystania środków zostanie uruchomiony nabór uzupełniający. Korzystając z tego zapisu ARiMR poinformowała, że wnioski będą przyjmowane do 2 marca 2026 r.

‍

Możliwość sprzedaży auta

Jednym z istotnych powodów, dla których część przewoźników zrezygnowała z ubiegania się o dofinansowanie do tachografów, są warunki pierwotnej umowy, jaką należało podpisać po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku. Kluczowy zapis zobowiązywał beneficjenta do utrzymania tytułu prawnego do pojazdu przez 36 miesięcy od dnia montażu tachografu, co w praktyce oznaczało trzyletnie „przywiązanie” auta do firmy. Zapis ten jednak został usunięty z najnowszej wersji umowy a przewoźnik będzie w zamian zobowiązany do:

‍

Zwroty dla „busiarzy” - projekt

Skupmy się teraz na przyszłości i na planach Ministerstwa wynikających z opublikowanego wczoraj rozporządzenia zmieniającego.  

Projektowane przepisy mają przede wszystkim uporządkować zasady ustalania przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego wykazu przewoźników i pojazdów uprawnionych do złożenia wniosku o pomoc de minimis. Kluczową zmianą jest rozszerzenie zakresu danych uwzględnianych w tym wykazie poprzez zmianę definicji tzw. właściwego pojazdu. Po zmianach ma ona obejmować wszystkie pojazdy zgłoszone do licencji wspólnotowej. Dotychczas definicja użyta w rozporządzeniu wskazywała, że refinansowanie można uzyskać wyłącznie na pojazdy zgłoszone do licencji ale jednocześnie podlegające pod Rozporządzenie 561/2006, czyli pojazdy o dmc powyżej 3,5 tony. Przypomnijmy jednak, że od 1 lipca 2026 r. obowiązkiem stosowania Rozporządzenia będą objęte również pojazdy o dmc od 2,5 do 3,5 tony w zarobkowym ruchu międzynarodowym. Tym samym wielu przewoźników posiadających takie auta już teraz zdecydowało się wymienić (zamontować) tachograf inteligentny w swoim pojeździe. Po wejściu w życie nowych przepisów, wnioski będzie można składać biorąc pod uwagę również i takie auta.  

‍

Wyższa kwota wsparcia - projekt

Dotychczasowe szacunki zakładały, że koszty wyposażenia pojazdów w inteligentne tachografy drugiej generacji będą zróżnicowane w zależności od rodzaju wymienianego urządzenia. W przypadku najstarszych pojazdów, wyposażonych w tachografy analogowe lub cyfrowe pierwszej generacji, rzeczywiste wydatki związane z modernizacją floty z reguły przewyższały obowiązujący dotychczas limit refinansowania w wysokości 3000 zł na pojazd. Tym samym w projekcie zdecydowano się na podniesienie maksymalnej kwoty wsparcia do 5000 zł na jeden właściwy pojazd, przy czym pomoc ta odpowiada faktycznie poniesionym i udokumentowanym wydatkom, a nie stanowi ryczałtu – oznacza to, że przewoźnik otrzyma zwrot kosztów do wysokości rzeczywistego wydatku, nie więcej jednak niż przewidziany limit.

‍

Podsumowanie

Podkreślić należy, że o ile komunikat ARiMR o nowym terminie składania wniosku oraz zmiany w umowie dotyczące kwestii kontrolnych już stały się faktem o tyle wsparcie dla „busiarzy” oraz zwiększenie kwoty wsparcia to na razie plany zawarte w projektowanej zmianie rozporządzenia.  

Trzymamy rękę na pulsie i będziemy informować o dalszych pracach Ministerstwa. Instrukcja składania wniosku o refinansowanie znajduje się w naszym wcześniejszym artykule: Refinansowanie tachografów – breaking news!

‍

Michał Pasik

Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec