Sprawozdanie ADR – obowiązki przedsiębiorcy, terminy i zasady wypełniania

Rozwiązanie zaprojektowane przez praktyków

TSR został opracowany przez firmy zajmujące się zawodowo rozliczaniem czasu pracy kierowców, we współpracy z ekspertami branży transportowej. Program powstał na bazie rzeczywistych problemów pojawiających się w codziennej pracy, w trakcie kontroli oraz przy naliczaniu wynagrodzeń. Dzięki temu nie jest narzędziem uniwersalnym, lecz rozwiązaniem dopasowanym do specyfiki transportu drogowego.

‍

Pełna ewidencja i kontrola naruszeń

Program umożliwia prowadzenie kompletnej ewidencji czasu pracy kierowców, obejmującej wszystkie wymagane przepisami aktywności. TSR automatycznie analizuje dane pod kątem naruszeń czasu jazdy, przerw i odpoczynków, wskazując obszary wymagające uwagi jeszcze przed zatwierdzeniem rozliczeń.

Takie podejście pozwala ograniczyć ryzyko sankcji finansowych oraz świadomie zarządzać czasem pracy kierowców, zamiast reagować dopiero na wyniki kontroli.

Automatyzacja dokumentacji i raportowanie

System TSR umożliwia tworzenie własnych szablonów raportów, dostosowanych do potrzeb konkretnej firmy. Automatyczne generowanie raportów pozwala przygotować pełną dokumentację rozliczeniową w kilka sekund, co ma bezpośrednie przełożenie na oszczędność czasu i zasobów.

Jest to szczególnie istotne w firmach obsługujących większą liczbę kierowców lub współpracujących z biurami rachunkowymi.

Spójność z systemami kadrowo-płacowymi

TSR integruje się z systemami Optima oraz Enova, umożliwiając bezpośredni eksport danych z rozliczeń czasu pracy do programu płacowego. Eliminuje to konieczność ręcznego przenoszenia danych i znacząco ogranicza ryzyko błędów, które w branży transportowej są szczególnie kosztowne.

‍

Praca bez ograniczeń lokalizacyjnych

Program działa w różnych przeglądarkach internetowych, co umożliwia pracę z dowolnego miejsca na świecie. Dostęp do aktualnych danych, raportów i ewidencji nie jest ograniczony, co zwiększa elastyczność pracy i pozwala na bieżącą kontrolę rozliczeń niezależnie od lokalizacji, czy posiadanego systemu operacyjnego.

‍

Zgodność z przepisami i gotowość na kontrolę

TSR uwzględnia aktualne przepisy krajowe i unijne dotyczące czasu pracy kierowców. Prawidłowo prowadzona ewidencja stanowi solidną podstawę dokumentacji wykorzystywanej podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego i Państwowej Inspekcji Pracy.

‍

Czy program TSR jest odpowiedni dla mojej firmy?

Program ten jest narzędziem dla firm, które chcą zarządzać czasem pracy kierowców w sposób świadomy i uporządkowany - a nie jedynie reagować na problemy. Automatyczna analiza naruszeń, szybkie raportowanie, integracja z systemami kadrowo-płacowymi oraz możliwość pracy z każdego miejsca sprawiają, że TSR realnie wspiera organizację rozliczeń i bezpieczeństwo operacyjne Państwa firmy.

‍

Izabela Nowakowska

Kierownik Działu Rozliczeń

Niewykorzystane środki

Na realizację inwestycji w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności zabezpieczono łącznie blisko 320 mln zł. Przy dotychczasowym limicie refinansowania w wysokości 3000 zł na pojazd oznaczało to teoretyczną możliwość objęcia wsparciem ponad 106 tys. pojazdów należących do polskich przewoźników, w których dokonano wymiany tachografów na inteligentne urządzenia drugiej generacji. W praktyce jednak skala zainteresowania programem okazała się znacznie mniejsza. Na dzień 21 stycznia 2026 r. o dofinansowanie ubiegało się około 12 tys. przewoźników, dysponujących niespełna 90 tys. pojazdów objętych obowiązkiem wymiany tachografu. Oznacza to, że istotna część środków pozostaje niewykorzystana.

‍

Nowy termin składania wniosków

Już pierwotna wersja rozporządzenia zakładała, że w przypadku niewykorzystania środków zostanie uruchomiony nabór uzupełniający. Korzystając z tego zapisu ARiMR poinformowała, że wnioski będą przyjmowane do 2 marca 2026 r.

‍

Możliwość sprzedaży auta

Jednym z istotnych powodów, dla których część przewoźników zrezygnowała z ubiegania się o dofinansowanie do tachografów, są warunki pierwotnej umowy, jaką należało podpisać po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku. Kluczowy zapis zobowiązywał beneficjenta do utrzymania tytułu prawnego do pojazdu przez 36 miesięcy od dnia montażu tachografu, co w praktyce oznaczało trzyletnie „przywiązanie” auta do firmy. Zapis ten jednak został usunięty z najnowszej wersji umowy a przewoźnik będzie w zamian zobowiązany do:

‍

Zwroty dla „busiarzy” - projekt

Skupmy się teraz na przyszłości i na planach Ministerstwa wynikających z opublikowanego wczoraj rozporządzenia zmieniającego.  

Projektowane przepisy mają przede wszystkim uporządkować zasady ustalania przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego wykazu przewoźników i pojazdów uprawnionych do złożenia wniosku o pomoc de minimis. Kluczową zmianą jest rozszerzenie zakresu danych uwzględnianych w tym wykazie poprzez zmianę definicji tzw. właściwego pojazdu. Po zmianach ma ona obejmować wszystkie pojazdy zgłoszone do licencji wspólnotowej. Dotychczas definicja użyta w rozporządzeniu wskazywała, że refinansowanie można uzyskać wyłącznie na pojazdy zgłoszone do licencji ale jednocześnie podlegające pod Rozporządzenie 561/2006, czyli pojazdy o dmc powyżej 3,5 tony. Przypomnijmy jednak, że od 1 lipca 2026 r. obowiązkiem stosowania Rozporządzenia będą objęte również pojazdy o dmc od 2,5 do 3,5 tony w zarobkowym ruchu międzynarodowym. Tym samym wielu przewoźników posiadających takie auta już teraz zdecydowało się wymienić (zamontować) tachograf inteligentny w swoim pojeździe. Po wejściu w życie nowych przepisów, wnioski będzie można składać biorąc pod uwagę również i takie auta.  

‍

Wyższa kwota wsparcia - projekt

Dotychczasowe szacunki zakładały, że koszty wyposażenia pojazdów w inteligentne tachografy drugiej generacji będą zróżnicowane w zależności od rodzaju wymienianego urządzenia. W przypadku najstarszych pojazdów, wyposażonych w tachografy analogowe lub cyfrowe pierwszej generacji, rzeczywiste wydatki związane z modernizacją floty z reguły przewyższały obowiązujący dotychczas limit refinansowania w wysokości 3000 zł na pojazd. Tym samym w projekcie zdecydowano się na podniesienie maksymalnej kwoty wsparcia do 5000 zł na jeden właściwy pojazd, przy czym pomoc ta odpowiada faktycznie poniesionym i udokumentowanym wydatkom, a nie stanowi ryczałtu – oznacza to, że przewoźnik otrzyma zwrot kosztów do wysokości rzeczywistego wydatku, nie więcej jednak niż przewidziany limit.

‍

Podsumowanie

Podkreślić należy, że o ile komunikat ARiMR o nowym terminie składania wniosku oraz zmiany w umowie dotyczące kwestii kontrolnych już stały się faktem o tyle wsparcie dla „busiarzy” oraz zwiększenie kwoty wsparcia to na razie plany zawarte w projektowanej zmianie rozporządzenia.  

Trzymamy rękę na pulsie i będziemy informować o dalszych pracach Ministerstwa. Instrukcja składania wniosku o refinansowanie znajduje się w naszym wcześniejszym artykule: Refinansowanie tachografów – breaking news!

‍

Michał Pasik

Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec

Rys historyczny

Wprowadzona w roku 2017 do krajowego systemu prawnego Rzeczypospolitej Polskiej ustawa z dnia 9 marca 2017r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (SENT) nakłada na różne podmioty obowiązek wykonywania czynności, dających właściwym organom państwa możliwość monitorowania przewozu towarów „wrażliwych”. Czynności ich śledzenia, zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy, dokonuje się poprzez: gromadzenie i przetwarzanie danych o przewozie w szczególności poprzez zastosowanie środków technicznych służących do śledzenia danej operacji przemieszczenia, jak również poprzez kontrolę realizacji obowiązków wynikających z ustawy.

‍

Niezbędne jest więc zdiagnozowanie obowiązków, wynikających z przepisów ustawy o których mowa w jej art. 3 ust. 1. Pierwszym z nich jest zgłoszenie przewozu danej przesyłki towarowej do rejestru. Odbywa się to poprzez wypełnienie formularza umieszczonego na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo – Celnych (PUESC). Zgłoszenie to, co należy podkreślić w sposób dosadny musi być aktualizowane w przypadku zmiany jakichkolwiek parametrów związanych z danym przewozem i w wielu przypadkach zamknięte po jego wykonaniu – najpóźniej w kolejnym dniu roboczym, po dniu dotarcia towaru do miejsca przeznaczenia. Środek transportu musi zostać wyposażony w odpowiedni sprzęt techniczny, który zostaje odzwierciedlony w zgłoszeniu (numer lokalizatora) a powinnością przewoźnika, jest stałe utrzymywanie transmisji danych za pomocą tego właśnie sprzętu, na całej trasie przewozu z uwzględnieniem miejsc postoju pojazdu, podczas których lokalizator również musi nadawać sygnał w sposób określony przez organy celne.

‍

W przypadku towarów, których przemieszczenie wiąże się z punktu widzenia organów zajmujących się wykonywaniem ustawy SENT ze zwiększonym ryzykiem, przewoźnik ma obowiązek przedstawić środek transportu z towarem do kontroli, w wyznaczonym przez te podmioty władcze miejscu i czasie – na wezwanie.

Wszelkie te środki mają stanowić narzędzie walki z „szarą strefą” oraz sposób kontroli obrotu artykułami nazywanymi często mianem „wrażliwych” tzn. takich, których obrót pociągał za sobą liczne przypadki wyłudzenia podatku VAT, podatku akcyzowego, jak i uchylania się od zapłaty innych danin publicznych, co daje się ustalić na podstawie uzasadnienia do projektu ustawy o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów, opublikowanego na: www.sejm.gov.pl - druk nr 2144.

‍

Zmiany po 17 marca 2026r.

Początkowo lista towarów objętych systemem monitorowania nie była rozbudowana. Ustawodawca zapisał ją w art. 3 ust. 2 ustawy SENT. Minister właściwy do spraw finansów publicznych otrzymał jednak delegację, zapisaną w art. 3 ust. 11 do samodzielnego kształtowania w drodze rozporządzenia listy towarów podlegających monitorowaniu. Z tego uprawnienia resort korzystał wielokrotnie, rozszerzając zastosowanie reżimu przepisów omawianej tu ustawy do towarów innych  niż pierwotnie wskazano. Obowiązki zapisane w ustawie rozciągano więc na różnego rodzaju ładunki jak i odpady. Zatem obok zapisów ustawowych, dla rzetelnego ustalenia pełnej listy towarów objętych systemem, niezbędne jest także sięgnięcie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2022 r. w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi.

W tym miejscu podkreślić należy jednak bardzo wyraźnie, że dla pełnego określenia listy towarów objętych specjalnym nadzorem organów administracji, niezbędne jest również przeanalizowanie późniejszych zmian do przywołanego tu rozporządzenia. Wielokrotnie zawierały one bowiem nowe regulacje, mające charakter przepisów autonomicznych obowiązujących niejako równolegle do zapisów rozporządzenia z dnia 25 kwietnia 2022r.  

‍

W dniu 10 września 2025r. Minister Finansów i Gospodarki, wydał kolejną nowelizację przepisów rozporządzeni Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2022 r. w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Przyjęła ona postać rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 10 września 2025r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Interesujące z punktu widzenia niniejszego artykułu regulacje, wchodzą w życie z dniem 17 marca 2026r.

‍

System monitorowania z tą datą, znajdzie więc zastosowanie do towarów:

‍

Nowe obowiązki w tranzycie, czyli przewoźniku masz problem.

Każdy rodzaj przewozu towarów objętych systemem, niesie za sobą obowiązki do wykonania dla różnych podmiotów. Stosunkowo najprostsze jest wyjaśnienie powinności materializujących się w przypadku tranzytu dóbr, podlegających reżimowi przepisów SENT przez terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Pod pojęciem tranzytu, rozumieć należy zarówno przejazd przez Polskę w trakcie realizacji przewozu pomiędzy państwami wchodzącymi w skład Unii Europejskiej, jak i przypadek, w którym jedno, lub też obydwa z krajów nadawcy i odbiorcy członkami wspólnoty nie są. Zgodnie więc z treścią art. 7 ustawy w przypadku tranzytu zgłoszenia ( lub zgłoszeń) na PUESC dokonuje przewoźnik. Przewoźnikiem z kolei jest podmiot, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonuje faktycznego przemieszczenia towarów. W konsekwencji więc firma transportowa, której nadawca powierzy przesyłkę lub też przesyłki, transportowane w reżimie przepisów SENT tranzytem przez nasz kraj, zmuszona będzie do utworzenia zgłoszenia przed wjazdem z danym ładunkiem na teren Rzeczypospolitej Polskiej i uzyskania numeru referencyjnego.

‍

Kolejnym obowiązkiem będzie wyposażenie pojazdu w lokalizator, który kierowca ma obowiązek uruchomić przed wjazdem na teren RP. i stale utrzymywać jego pracę. W przypadku systemowego (komunikat z PUESC) wezwania do przedstawienia środka transportu do kontroli, przewoźnik jest obowiązany żądanie to wykonać.

‍

Kary za niewykonanie wskazanych tu obowiązków przy tranzycie, przedstawiają się następująco:

‍

Widać więc, że sankcje za naruszenie omawianych tu przepisów nie są niskie. Warto zatem przeszkolić pracowników firm transportowych w zakresie nowych obowiązków oraz uświadomić kontrahentom (szczególnie zagranicznym) konieczność deklarowania składu i masy przesyłek z odzieżą i obuwiem.

‍

W przypadku tranzytu zwolnione z obowiązków kreowania i aktualizacji zgłoszeń , jak i śledzenia towarów, będą jedynie te przesyłki zawierające artykuły z działu CN 61, CN 62 lub CN 64, które przewożone są z jednoczesnym dochowaniem dwóch warunków:

Zatem wyłączenie jakichkolwiek przejazdów tranzytowych z reżimu omawianych tu regulacji wydaje się mało prawdopodobne, mając w pamięci definicję przesyłki pocztowej.  

Import i co dalej?

W przypadku operacji importowej, rozpoczynającej się na terytorium innego niż Rzeczpospolita Polska państwa, z miejscem zakończenia przewozu na terenie naszego kraju, obowiązek dokonania zgłoszenia towarów podlegających ustawie SENT, zawierającej produkty objęte tą regulacją od dnia 17 marca 2026r. spoczywać będzie na „podmiocie odbierającym” (zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy). Trzeba będzie się z niego wywiązać przed rozpoczęciem przewozu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

‍

Pojęcie „podmiot odbierający”, zdefiniowane zostało w sposób formalny w art.   2 pkt 6 ustawy, cyt: 6) podmiot odbierający:

‍

Przewoźnik z kolei, będzie obowiązany do aktualizacji zgłoszenia, przed rozpoczęciem przejazdu na terenie Polski, poprzez uzupełnienie (aktualizację) sporej ilości danych. Z kolei podmiot odbierający, po rozładunku towaru, winien uzupełnić zgłoszenie wprowadzając informację o jego odbiorze. Będzie obowiązany tego dokonać, najpóźniej w następnym dniu roboczym, po dniu dostarczenia towaru. Stanowi to zamknięcie zgłoszenia.

‍

Kary za niewykonanie wskazanych tu obowiązków przy imporcie, przedstawiają się następująco:

‍

Przewóz towarów objętych od dnia 17 marca 2026r. reżimem omawianych tu przepisów będzie wyłączony w całości spod opisanych tu obowiązków przy imporcie, jeśli podmiot obowiązany do przesłania do rejestru zgłoszenia:

‍

W przypadku importów, spod reżimu ustawy wyłączone będą również artykuły z działów CN 61, CN 62 oraz CN 63, przewożone przez operatorów pocztowych w paczkach pocztowych w rozumieniu Prawa pocztowego.

‍

Ładujemy w kraju odzież lub obuwie.

W tej części przeanalizowane zostaną obowiązki nałożone przez prawodawcę w zakresie przewozów rozpoczynających się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej – a zatem transportów krajowych i eksportów opisanych w art. 5 ustawy. W tego typu przypadkach, zobowiązany do przesłania zgłoszenia na PUESC jest podmiot wysyłający, zdefiniowany w art. 2 pkt 7 ustawy, jako,

cyt: "podmiot wysyłający - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej, prowadząca działalność gospodarczą, dokonująca:"

‍

Przewoźnik z kolei przez rozpoczęciem podróży krajowej lub eksportowej jest obowiązany zgłoszenie zaktualizować, poprzez wprowadzenie wielu istotnych informacji. Aktualizacja zgłoszenia przez przewoźnika w praktyce będzie możliwa jedynie po przekazaniu numeru zgłoszenia oraz wygenerowanego przy jego przesyłaniu elektronicznego klucza.

‍

W przypadku dostawy towarów (krajowej) podmiot odbierający uzupełnia zgłoszenie o informację o odbiorze towaru, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu dostarczenia towaru.

‍

Kary za niewykonanie wskazanych tu obowiązków przy przewozach opisanych w art. 5 ustawy przedstawiają się następująco:

‍

Przepisy tu omawiane trzeba będzie stosować do przejazdów opisanych w art. 5 jeśli:

‍

Warto poświęcić nieco czasu na drugi ze wskazanych tu przypadków. Przejazd rozpoczynany na terenie Rzeczypospolitej Polskiej nie będzie objęty monitorowaniem jeśli kierowca okaże fakturę za przewożoną partię artykułów o kodach CN 61, CN 62 oraz CN 64. Największym w tym kontekście problemem wydaje się uświadomienie kierowcom takiego stanu rzeczy. Ten proces nie będzie łatwy. Kierowcy nie będą mieli świadomości, iż okazanie faktury zmieni sytuację prawną przesyłki. Z dotychczasowej praktyki wiemy, iż  nawet wyposażeni w fakturę, nie będą uświadomieni co do obowiązku jej okazania kontrolującym. Z kolei firmy handlujące i producenci odzieży i obuwia, nie są skłonni dołączać faktur do tego typu przesyłek, co powodowane jest chęcią utrzymania tajemnicy handlowej.

‍

Przewóz towarów rozpoczynający się na terenie RP,  objętych od dnia 17 marca 2026r. reżimem omawianych tu przepisów, będzie wyłączony w całości spod opisanych tu obowiązków w przypadku,  w którym podmiot obowiązany do przesłania do rejestru zgłoszenia:

‍

W przypadku eksportu i transportów krajowych, spod reżimu ustawy wyłączone będą również  artykuły z działów CN 61, CN 62 oraz CN 63, przewożone przez operatorów pocztowych w paczkach pocztowych w rozumieniu Prawa pocztowego.

‍

Jest źle, co robić?

Jak widać kary za niewykonanie obowiązków w zakresie monitorowania przewozów odzieży i obuwia będą bardzo wysokie a ich następstwa dotkliwe. Z tych przyczyn warto skupić się, na przygotowaniu firm do nowej sytuacji prawnej w tym zakresie. DRIVIA ma oczywiście przygotowany personel i w zakresie usług doradczych, jest w stanie pomóc w przygotowaniu podmiotów nadających czy też odbierających tego typu przesyłki, jak i przewoźników. Zapraszamy wiec do kontaktu.

‍

Maciej Wyrzykowski

Ekspert ds. transportu, wykładowca

‍