Zakaz ruchu pojazdów ciężarowych w okresie świąt Bożego Narodzenia oraz Nowego Roku

Jak określić rodzaj wymaganej licencji?

PO PIERWSZE: Czy transport będzie mieć charakter zarobkowy czy niezarobkowy?

Transport zarobkowy – odpłatny przewóz osób lub rzeczy. Mówiąc prościej są to typowe usługi świadczone przez firmę transportową.  

Transport niezarobkowy – inaczej nazywany przewozem na potrzeby własne. Jest to transport pomocniczy w stosunku do głównej działalności przedsiębiorstwa polegający na przewozie osób lub rzeczy na potrzeby firmy, który musi spełniać wszystkie następujące warunki:

‍

Pośrednictwo przy przewozie – działalność polegająca na przekazywaniu zleceń przewozu innym firmom transportowym. Potocznie można powiedzieć, że jest to spedycja (chociaż tak naprawdę spedycja to szersze pojęcie).

‍

PO DRUGIE: Czy transport dotyczy osób, czy rzeczy?

Przedsiębiorca określa, czy w ramach swojej działalności zamierza przewozić rzeczy czy też osoby lub też czy zamierza pośredniczyć przy przewozie rzeczy czy osób.

‍

PO TRZECIE: Jakie pojazdy będą wykorzystywane do przewozu?

Rodzaj potrzebnej licencji na transport uzależniony jest od dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu lub zespołu pojazdów (w transporcie rzeczy) oraz konstrukcyjnego przeznaczenia pojazdów do przewozu określonej ilości osób (w transporcie osób). Takie informacje znajdują się w dowodzie rejestracyjnym pojazdu:

‍

‍

‍

PO CZWARTE: Czy transport będzie wykonywany wyłącznie po terenie Polski czy też poza granicami?

Nawet jednorazowy wyjazd za granicę lub też wykonanie przewozu po terenie innego kraju niż Polska (kabotaż) rodzi konieczność uzyskania uprawnień na transport międzynarodowy.  

Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie wymienione wyżej pytania, przedsiębiorca uzyskuje odpowiedź, jaki dokument jest mu potrzebny do legalnego wykonywania swojej działalności. Czasami może się jednak okazać, że licencja w ogóle nie jest wymagana.  

‍

Zwolnienie z uzyskania licencji

Niektóre rodzaje przewozów nie wymagają uzyskania żadnego dodatkowego dokumentu urzędowego. To znaczy, że przedsiębiorca może legalnie rozpocząć działalność bez licencji na przewóz. Tak będzie w firmach wykonujących transport:

W pozostałych przypadkach Ustawa o transporcie drogowym narzuca na firmę obowiązek skierowania do urzędu wniosku o udzielenie stosownej licencji.

‍

Transport zarobkowy – rodzaje licencji, koszty, wymagania

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego

Najważniejszym dokumentem w zarobkowym transporcie drogowym jest zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jest ono wymagane w stosunku do firm wykonujących przewóz rzeczy pojazdami o dmc powyżej 3,5 tony (powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym) oraz autobusami. Warunki do uzyskania zezwolenia określa Rozporządzenie unijne o numerze 1071/2009 i są to:

‍

Spełnianie przytoczonych wymagań dokumentuje się na specjalnych drukach urzędowych wraz z niezbędnymi załącznikami. Wniosek o uzyskanie zezwolenia kieruje się do starosty właściwego dla siedziby przedsiębiorcy określonej w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), a w przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi - adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej określonego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego jest bezterminowe.  

Licencja wspólnotowa

W przypadku chęci świadczenia swoich usług poza granicami Polski, przewoźnik musi wnioskować dodatkowo o licencję wspólnotową wydawaną na 5 lub 10 lat. Niezależnie od położenia siedziby przedsiębiorcy, wniosek z załącznikami kieruje się do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD).  

Podstawowym warunkiem uzyskania licencji wspólnotowej jest posiadanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Upraszczając – żeby uzyskać „międzynarodówkę” trzeba posiadać „krajówkę”.  

Oba dokumenty można uzyskać jednocześnie w GITD lub też osobno- początkowo uzyskując tylko zezwolenie w Starostwie a następnie rozszerzając uprawnienia w GITD.

‍

Wypis z zezwolenia/licencji

Poza wydaniem oryginału zezwolenia lub licencji, właściwy organ administracyjny wydaje również wypisy z tych dokumentów. Liczba wypisów nie może przekraczać liczby pojazdów, w odniesieniu do których przewoźnik wykazał spełnienie wymogu zdolności finansowej. Liczba ta może być jednak niższa, gdyż wypisy nie są trwale przypisane do konkretnego pojazdu i mogą być wykorzystywane zamiennie w pojazdach zgłoszonych do danej licencji.

Wypis stanowi potwierdzenie legalnego wykonywania przewozu przez przedsiębiorcę posiadającego stosowne uprawnienia. Z tego względu jego oryginał powinien znajdować się w pojeździe przez cały czas realizacji przewozu, wraz z pozostałą dokumentacją przewozową. Ze względu na zastosowane zabezpieczenia dokumentu, stanowczo zabrania się jego laminowania ani podejmowania działań mogących prowadzić do jego uszkodzenia.

‍

Koszty uzyskania zezwolenia/licencji

Cena uzyskania zezwolenia to 1000 zł oraz 110 zł za każdy wypis. Za licencję wspólnotową przedsiębiorca musi zaś uiścić dodatkowo kwotę:

Wypis z „międzynarodówki” wymaga opłaty w wysokości 440 zł (396 zł) lub 880 zł (792 zł) za każdy z nich.

‍

Zmiany w licencji i zezwoleniu

Wszelkie zmiany w licencji lub zezwoleniu powinny zostać zgłoszone do organu wydającego uprawnienia w ciągu 28 dni od dnia ich powstania. Zmiany te mogą dotyczyć takich kwestii jak:

W przypadku gdy zmiany dotyczą zwiększenia liczby pojazdów, przedsiębiorca jest zobowiązany do wykazania zdolności finansowej w odniesieniu do każdego dodatkowego pojazdu oraz może jednocześnie złożyć wniosek o wydanie dodatkowego wypisu. Zmniejszenie liczby pojazdów również podlega obowiązkowi zgłoszenia. W takim przypadku należy zwrócić szczególną uwagę, aby liczba posiadanych wypisów nie przekraczała liczby zgłoszonych pojazdów. W razie wystąpienia nadwyżki przedsiębiorca jest zobowiązany do zwrotu odpowiedniej liczby wypisów.

‍

Portal iBTM

W kontekście wszelkich wniosków kierowanych do GITD niezwykle pomocna może okazać się elektroniczna platforma dla przewoźników – iBTM.  

Portal iBTM służy do obsługi spraw administracyjnych związanych z wykonywaniem transportu drogowego. Za jego pośrednictwem przedsiębiorcy mogą składać wnioski dotyczące m.in. licencji wspólnotowych, wypisów z licencji, zezwoleń oraz dokonywać zgłoszeń i aktualizacji danych związanych z prowadzoną działalnością transportową. Portal umożliwia również monitorowanie statusu prowadzonych spraw, prowadzenie korespondencji z organem oraz dostęp do dokumentów w formie elektronicznej, co znacząco usprawnia i przyspiesza procesy administracyjne po stronie przewoźników.

Portal iBTM: Zaloguj się

Instrukcja zakładania konta na portalu iBTM: Portal Klienta iBTM - Główny Inspektorat Transportu Drogowego - Portal Gov.pl

‍

Numer teczki przewoźnika w GITD

Składając wniosek do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, każdy przewoźnik otrzymuje indywidualny numer teczki, który służy do identyfikacji spraw prowadzonych przez organ. Informacja o numerze teczki znajduje się na dokumentach finansowych przekazywanych przez GITD, a także – w większości przypadków – na kopercie zawierającej korespondencję urzędową. Numer ten jest również widoczny po zalogowaniu do profilu przedsiębiorcy na portalu iBTM.

W przypadku braku dostępu do powyższych źródeł, numer teczki można uzyskać poprzez skierowanie do Biura ds. Transportu Międzynarodowego pisemnego wniosku w formie papierowej (oryginał), złożonego za pośrednictwem operatora pocztowego.

Numer teczki stanowi istotne ułatwienie w prowadzeniu spraw związanych z licencją, w tym m.in. w procesie ubiegania się o refinansowanie wymiany tachografów na tachografy inteligentne.

‍

Transport na potrzeby własne – jakie licencje, gdzie uzyskać, koszt

Zupełnie inną ścieżkę powinni obrać przedsiębiorcy, którzy zamierzają wykonywać transport jedynie pomocniczo w stosunku do głównej działalności firmy. W takim przypadku, konieczne może okazać się uzyskanie zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne (o ile firma nie posiada uprawnień do zarobkowego transportu).  

Wyróżniamy zaświadczenia krajowe i międzynarodowe, które wydaje się niezależnie od siebie na czas nieoznaczony (krajowe) lub na okres do 5 lat (międzynarodowe).  

Urzędem właściwym w sprawie udzielenia krajowego zaświadczenia jest starostwo powiatowe właściwe dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zaś w przypadku wykonywania tras międzynarodowych – Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD).  

Podstawą do pozytywnego rozpatrzenia wniosku jest przedstawienie wykazu pojazdów, którymi będzie wykonywany ten typ transportu oraz uiszczenie opłaty. Cena uzyskania krajowego zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne to:

W przypadku międzynarodowych niezarobkowych przewozów ceny zaświadczenia kształtują się następująco:

Podobnie jak w przypadku transportu zarobkowego, kierowca jest zobowiązany posiadać przy sobie wypis ze stosowanego zaświadczenia danej firmy, zaś przedsiębiorca – przechowywać oryginał zaświadczenia i zgłaszać organowi wszelkie zmiany.

‍

Licencja spedycyjna – co to jest, jak ją uzyskać, koszt

Zacznijmy od tego, że licencja spedycyjna… nie występuje w polskim prawodawstwie.  Jest to potoczna nazwa, którą zwykło się określać licencję na pośrednictwo przy przewozie. Uprawnia ona przedsiębiorcę do pośrednictwa w organizacji przewozów, ale nie do ich fizycznego wykonywania. Spedytor pełni rolę łącznika między nadawcą ładunku a przewoźnikiem – planuje transport, wybiera wykonawcę, negocjuje warunki, dba o dokumentację i nadzoruje przebieg przewozu, ale nie przewozi towarów samodzielnie.

Uzyskanie licencji na pośrednictwo pozwala legalnie wykonywać działalność zarówno w kraju jak i międzynarodowo. Wniosek należy skierować do starostwa właściwego dla miejsca prowadzenia działalności (pośrednictwo przy przewozie rzeczy) lub do GITD (pośrednictwo przy przewozie osób).  

Ustawa o transporcie drogowym wskazuje, że rozpoczęcie działalności pośrednika przy transporcie rzeczy wiąże się ze spełnieniem następujących warunków:

‍

Wysokość opłaty za licencję zależy od okresu na jaki ma być ona wydana i wynosi:

‍

Wzory dokumentów

Wzory dokumentów koniecznych do złożenia wraz z załącznikami znajdują się na stronach internetowych stosownych urzędów lub też bezpośrednio w oddziałach.

Termin rozpatrzenia wniosku w dużym stopniu zależy od poprawności złożonych dokumentów jednak nie powinien przekraczać 30 dni.

‍

Gdzie szukać pomocy?

DRIVIA wspiera przewoźników na każdym etapie procesu administracyjnego związanego z działalnością transportową. Nasza firma zajmuje się kompleksową organizacją dokumentacji – od analizy sytuacji przedsiębiorcy i doboru właściwych uprawnień, przez przygotowanie i składanie wniosków, aż po bieżący nadzór nad sprawami prowadzonymi w urzędach i na portalu iBTM.

Dzięki przejęciu pełnej obsługi formalnej DRIVIA pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu działalności operacyjnej, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów proceduralnych. To rozwiązanie dla firm, które oczekują profesjonalnego wsparcia, bezpieczeństwa prawnego oraz sprawnego przeprowadzenia wszystkich formalności związanych z transportem drogowym.

‍

Dowiedz się więcej o kompleksowej pomocy dla firm.

Podsumowanie

Rozpoczęcie działalności w transporcie drogowym wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów formalnoprawnych, których zakres uzależniony jest m.in. od charakteru przewozów, rodzaju wykorzystywanych pojazdów oraz obszaru prowadzenia działalności. Prawidłowe ustalenie, czy w danym przypadku wymagane jest uzyskanie zezwolenia, licencji, zaświadczenia bądź czy możliwe jest skorzystanie z ustawowych zwolnień, ma kluczowe znaczenie dla legalnego wykonywania przewozów.

Równie istotne pozostaje właściwe zarządzanie dokumentacją transportową już po uzyskaniu uprawnień – w tym terminowe zgłaszanie zmian, obsługa wypisów, korzystanie z portalu iBTM oraz prowadzenie korespondencji z właściwymi organami administracyjnymi. Kompleksowa znajomość obowiązujących przepisów pozwala uniknąć błędów formalnych, opóźnień proceduralnych oraz potencjalnych konsekwencji finansowych.

‍

Michał Pasik

Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec

Zmiany w wynagrodzeniach w branży transportowej od stycznia

‍

Płaca minimalna — najważniejsze informacje dla firm transportowych

Przed nami nowy rok, a co za tym idzie oprócz nowych perspektyw również nowe obowiązki. Dzień 1 stycznia dla działów kadr i płac jest dniem wprowadzenia dla pracowników nowej dokumentacji – nowe wzory umów, nowe porozumienia zmieniające – zgodnie z nową stawką płacy minimalnej. Od 1 stycznia 2026 r. płaca minimalna wzrośnie do 4806 zł brutto miesięcznie (wzrost o 140 złotych brutto w stosunku do roku ubiegłego) – a w przypadku stawki godzinowej wzrost do kwoty 31,40 zł (wzrost o 0,9 zł). Pracodawcy muszą przygotować się na te zmiany już teraz, tak aby od początku kolejnego roku obowiązywały prawidłowe stawki i dokumenty.

‍

Wzrost płacy minimalnej – konsekwencje dla kierowców i pracodawców

Podstawowym obowiązkiem firm transportowych jest ponowne przyjrzenie się stawkom na umowach kierowców. Warto tutaj podkreślić, że kierowcy, jako pracownicy stale wykonujący pracę poza siedzibą pracodawcy korzystają z możliwości wynagrodzenia w formie ryczałtu – za godziny nadliczbowe i nocne. Analiza pracy kierowcy w ostatnim roku powinna być punktem wyjścia do ewentualnej waloryzacji tych ryczałtów. Pamiętajmy również, że zgodnie z obowiązującymi przepisami dot. płacy minimalnej składniki te nie mogą być częścią wynagrodzenia minimalnego. Konstruując więc nowe porozumienia zmieniające, należy bardzo mocno wziąć ten aspekt pod uwagę. Nie zapominajmy również o składniku, który wywodzi się z ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. 2004 Nr 92 poz. 879), a który jest w zasadzie nieodłącznym elementem wynagrodzenia kierowcy – mowa tu o wynagrodzeniu za dyżur, które jeszcze w roku 2026 będzie mogło być razem z wynagrodzeniem zasadniczym częścią wynagrodzenia minimalnego.

‍

Przeciętne wynagrodzenie a składki ZUS kierowców

‍

Wyższe przeciętne wynagrodzenie – co to oznacza dla kosztów zatrudnienia?

Kolejnym ważnym aspektem, jeśli nie najważniejszym, jest wzrost przeciętnego wynagrodzenia – będącego jednocześnie możliwą najniższą podstawą oskładkowania dla kierowców oddelegowanych. Zgodnie z założeniami ustawy budżetowej, nowe przeciętne wynagrodzenie od stycznia 2026 roku wyniesie 9420 złotych. I to nie wzrost płacy minimalnej, ale fakt, że wzrasta przeciętne wynagrodzenie, może okazać się największym wyzwaniem dla branży transportowej.

Podkreślmy, że wynagrodzenie kierowców zarabiających powyżej tej kwoty – nawet przy największej zalecanej przez nas optymalizacji (ulgi ZUS i PIT, sanitariaty, ekwiwalenty BHP) – będzie niosło za sobą konieczność odprowadzania przez pracodawcę składek od niebagatelnej kwoty 9420 zł. Pamiętajmy, że w roku 2022, kiedy wprowadzano Pakiet Mobilności to przeciętne wynagrodzenie wynosiło „zaledwie” 5922 zł i rosło przez kolejne lata – podnosząc jednocześnie koszty firm transportowych  i osiągając w roku 2025 poziom 8673 zł.  

‍

ZUS kierowcy delegowanego – nowe wyliczenia i wpływ na budżet firmy

Co to oznacza dla rachunku kosztów firmy? Przy założeniu, że kierowca osiąga przychód wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, firmy transportowe muszą zmierzyć się z kosztem ZUS-u za jednego kierowcę w wysokości 3952,26 zł. Odnotujemy więc wzrost o 313,41 zł – i to właśnie na taką kwotę wzrostu kosztów muszą przygotować się pracodawcy. Dla porównania koszt ten w roku 2025 wynosił 3638,85 zł.

Co również bardzo ważne – jeżeli dokumentacja wewnątrzzakładowa przedsiębiorstwa ustala termin wynagrodzenia z przesunięciem na początek kolejnego miesiąca (np. na 10 dzień miesiąca za miesiąc poprzedni) – taką kwotę będzie trzeba zapłacić już z wynagrodzenia za grudzień. Bowiem przychód jaki osiągnie kierowca, będzie już przychodem styczniowym – zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych – a tak właśnie ustalamy podstawę oskładkowania dla ZUS.

‍

Obowiązki pracodawców od stycznia

‍

Kontrola zgodności rozliczeń z nowymi przepisami

Nowe stawki to nie tylko obowiązek wypłaty wyższego wynagrodzenia minimalnego, ale przede wszystkim dostosowania dokumentacji, oprogramowania oraz w dalszej kolejności weryfikacja rozliczeń i ich zgodności z nowymi przepisami.  

Checklista dla firmy transportowej – co trzeba zrobić przed styczniem?

‍

W roku tak dużych zmian dobra organizacja rozliczeń staje się równie ważna jak dobra organizacja tras. Dlatego warto powierzyć kadry i płace specjalistom DRIVIA — aby mieć pewność, że wszystko działa zgodnie z przepisami i bez nadmiernych kosztów. Przeoczenie jednego elementu dokumentacji może kosztować więcej niż sama podwyżka płacy minimalnej. Dla kadr i płac w transporcie najważniejsza staje się więc optymalizacja oraz gotowość do wdrożenia zmian już przy grudniowych wypłatach liczonych w styczniu.

‍

Paulina Bis

Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie

Refinansowanie tachografów

1 grudnia 2025 r. – data niecierpliwie wyczekiwana przez wielu przewoźników z całej Polski. To dziś o 10:00 rusza program refinansowania wymiany tachografów ze środków z KPO. Tymczasem na stronie ARiMR (Agencji odpowiedzialnej za przeprowadzenie całego procesu) pojawiła się obszerna instrukcja składania wniosków. Jej długość może niektórych przerazić, jednak Agencja starała się krok po kroku opisać całą procedurę. Zachęcam do wypełniania wniosku postępując według wskazanych zaleceń.

Przy okazji warto pamiętać:

• Nabór wniosków trwa do 31 stycznia 2026 r. – wniosku nie trzeba składać dzisiaj.

• Środki zarezerwowane na ten cel są na tyle duże, że pieniędzy z pewnością wystarczy. Należy zadbać przede wszystkim o poprawność złożonych oświadczeń a nie o tempo.

• W pierwszym naborze refinansowanie można uzyskać na maksymalnie 10 aut zgłoszonych do licencji wspólnotowej.

• Więcej o przygotowaniu niezbędnych dokumentów pisałem w poprzednim artykule: Refinansowanie wymiany tachografów | Tachografy

Instrukcja

‍