Baza wiedzy

Nowe obowiązki i wyzwania po wprowadzeniu pakietu mobilności

Pakiet mobilności wymusił m.in. zmianę sposobu rozliczania czasu pracy, podróży służbowych, diet oraz składników płacowych kierowców międzynarodowych. Zespoły kadrowe, które wcześniej obsługiwały pracowników biurowych, często nie były przygotowane do tak dynamicznych zmian w przepisach.

Dlaczego zespoły kadrowo - płacowe mają problemy z wynagrodzeniami kierowców

Naliczanie wynagrodzeń kierowców wymaga znajomości:

Dla wielu firm te kwestie stały się barierą nie do pokonania.

‍

Nasze doświadczenie w obsłudze kadrowo–płacowej firm transportowych

Od ponad 10 lat kompleksowo obsługujemy firmy transportowe, wspierając je w zakresie:

Unikalna usługa dla branży transportowej

Znajomość specyfiki branży pozwoliła nam stworzyć kompleksową usługę kadrowo–płacową dedykowaną wyłącznie dla firm transportowych. Nasze rozwiązania są elastyczne i dostosowane do rzeczywistych potrzeb klientów.

‍

Obsługa kadrowo–płacowa dla firm usługowych zatrudniających kierowców

Firmy posiadające wewnętrzne działy kadr i płac, mimo zasobów, często nie radzą sobie z rozliczeniami kierowców. Przyczyną bywa brak wiedzy, doświadczenia lub specjalistycznego oprogramowania.

Naliczanie list płac kierowców – nasza specjalizacja

Dla takich klientów przygotowaliśmy usługę naliczania list płac kierowców, obejmującą:

Korzyści z outsourcingu części płacowej

Dzięki naszemu wsparciu, działy kadrowe mogą zachować płynność procesów i spokój – bez potrzeby pełnego outsourcingu.

‍

Kompleksowa obsługa kadrowo–płacowa firm transportowych

Dla przedsiębiorstw, których działalność koncentruje się na transporcie, oferujemy pełne przejęcie procesów kadrowo–płacowych.

‍

Audyt i wdrożenie procesów płacowych

Współpracę rozpoczynamy od dokładnego audytu kadrowo–płacowego, obejmującego:

Stała i kompleksowa obsługa firm transportowych

Po wdrożeniu przejmujemy wszystkie procesy, w tym:

Dzięki temu nasi klienci zyskują pewność terminowości, bezpieczeństwa i spokoju.

Współpraca z biurami rachunkowymi obsługującymi transport

Nasze usługi kierujemy również do biur rachunkowych, które chcą zapewnić kompleksową obsługę firm transportowych, nie inwestując w dodatkowe szkolenia i systemy.

Partnerstwo dla biur rachunkowych

Biura rachunkowe często obsługują różne branże i nie mają czasu ani zasobów, by wdrożyć się w zawiłości rozliczania kierowców. Współpracując z nami:

Elastyczna współpraca i wspólny cel

Działamy jako zaufany partner – możemy przejąć tylko część płacową lub pełną obsługę kadrowo–płacową, pozostając w ścisłej współpracy z biurem rachunkowym.

‍

Kadry i płace dla firm transportowych – inwestycja w spokój i rozwój

W Drivia wierzymy, że kadry i płace dla firm transportowych to nie koszt administracyjny, lecz strategiczne narzędzie rozwoju.

Nasze wartości i cele

Stawiamy na:

Dzięki temu pomagamy firmom transportowym budować przewagę kosztową, stabilność i odporność na zmiany w przepisach – a transport staje się bardziej opłacalny, przewidywalny i bezpieczny.

Obowiązkowa wymiana tachografu – niezbędne daty

Przypomnijmy, że dokładne daty wymiany starszych tachografów cyfrowych i analogowych na tachografy inteligentne są znane już od ponad 4 lat, kiedy to ostatecznie przegłosowano i opublikowano Rozporządzenie 2020/1054 będące częścią tak zwanego Pakietu Mobilności. Wtedy też uznano, że rozwój nowych technologii, powszechna digitalizacja oraz potrzeba zapewnienia równych szans wszystkim przedsiębiorstwom transportowym wymusza przejście na urządzenia inteligentne szybciej, niż pierwotnie zakładano. Początkowo bowiem wymiana miała odbywać się w sposób naturalny – w nowych pojazdach instalowano nowe tachografy, zaś starsze pojazdy i tak prędzej lub później zostałyby wycofane z eksploatacji. Cały proces wymiany urządzeń oraz konkretne daty najlepiej widoczne będą na grafice:

Okres przejściowy

Jeżeli w pojeździe znajduje się zatem tachograf zamontowany przed czerwcem 2019 r. to datą graniczną wymiany urządzenia był 31 grudnia 2024 r. I to właśnie tej daty dotyczy całe zamieszanie. Na nieco ponad 10 dni przed końcem roku pojawił się bowiem raport ze spotkania Komisji Europejskiej, w którym uzgodniono 2-miesięczny okres przejściowy. W tym czasie, czyli do 28 lutego 2025 r. inspektorzy nie będą karać za brak wymiany tachografu a jedynie pouczać o istniejącym obowiązku. Niestety, ze względu na to, że tego typu raport nie ma mocy prawnej, nie ma żadnej gwarancji na to, że kontrolujący w innych krajach będą się do niego stosowali.Jak to zazwyczaj w transporcie bywa – czas pokaże. Komisja zwróciła się do państw członkowskich z prośbą o poinformowanie przedsiębiorców o stosowaniu okresu przejściowego, co w Polsce zostało uczynione za pośrednictwem portalugov.pl: Informacja w sprawie obowiązku instalacji i stosowania tachografów inteligentnych wersji drugiej w UE - Ministerstwo Infrastruktury - Portal Gov.pl

Póki co niezmienne pozostają inne daty narzucone przez przepisy:

• do 19.08.2025 r. – wymiana tachografów G2V1 naG2V2
• do 01.07.2026 r. – montaż tachografów G2V2 w tzw. „busach”.

Kogo dotyczy obowiązek wymiany tachografu

Mówiąc o zmianie tachografów na inteligentne nie można pominąć kwestii tego, że nie dotyczy ona każdego przedsiębiorcy. Cytując fragment Rozporządzenia UE nr 165/2014 wymianie podlegają tachografy w „pojazdach użytkowanych w państwie członkowskim innym niż ich państwo członkowskie rejestracji”. Zwykło się zatem mówić, że wymiana tachografu dotyczy transportu międzynarodowego, ale nie jest to sformułowanie precyzyjne. Spójrzmy na kilka przykładów:

1. 1. Trasa: Polska – Francja. Kraj rejestracji pojazdu: Polska. Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ pojazd będzie poruszał w państwie członkowskim innym niż państwo rejestracji.
2. 2. Trasa: Polska – Ukraina (przez granicę polsko- ukraińską). Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: nieobowiązkowa, ponieważ pojazd nie będzie poruszał się po innym kraju członkowskim UE.
3. 3. Trasa: Polska – Serbia. Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ mimo, że Serbia nie jest krajem członkowskim UE to pojazd po drodze będzie przejeżdżał przez kraje członkowskie np. Słowację lub Węgry.
4. 4. Trasa: Warszawa – Gdańsk. Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: nieobowiązkowa. Pojazd może być wyposażony nawet w tachograf analogowy.
5. 5. Trasa: Berlin – Dortmund (Niemcy). Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ pojazd będzie poruszał w państwie członkowskim innym niż państwo rejestracji.

Planując wymianę tachografu warto przemyśleć, które z pojazdów będą użytkowane w kwalifikującym się ruchu zagranicznym. Jak pokazują powyższe przykłady, w przypadku części floty wymiana może okazać się zbędna.

Kary za brak wymiany tachografu

Po 2-miesięcznym okresie przejściowym należy liczyć się z tym, że na przewoźników posypią się kary. Brak wymiany tachografu pomimo ciążącego na firmie obowiązku jest zagrożony mandatem w kwocie 10.000 zł dla przedsiębiorstwa oraz 2.000 zł dla zarządzającego transportem. Co więcej, brak wymiany uniemożliwi dalsze świadczenie usług przewozu międzynarodowego oraz może spowodować postępowanie w sprawie oceny dobrej reputacji przewoźnika.

Można zatem powiedzieć, że jest to ostatni dzwonek dla przedsiębiorców, którzy jeszcze nie udali się do serwisu tachografów na wymianę. Według doniesień zamontowanie nowego urządzenia to koszt ok. 4-5 tyś złotych. Konsekwencje zaniechania tego obowiązku mogą się jednak znacznie droższe.

Termin składania wniosków

‍

Zgodnie z przedstawioną informacją wnioski w sprawie refinansowania wymiany tachografów będzie można składać od 1 grudnia 2025 r. dokładnie od godziny 10:00 do 31 stycznia 2026 r. poprzez dedykowany formularz elektroniczny, który zostanie opublikowany przez ARiMR na PUE pod adresem https://epue.arimr.gov.pl/.  

Wspomniany formularz nie jest jeszcze dostępny i prawdopodobnie pojawi się na stronie dopiero w momencie rozpoczęcia naboru.  

Kwota dotacji

Na początku warto przypomnieć, że maksymalna kwota refinansowania na pojazd wyniesie nie więcej niż 3 tysiące złotych. Biorąc pod uwagę, że średni koszt wymiany urządzenia wahał się od 4 do 5 tysięcy złotych należy zakładać, że dotacja nie pozwoli na całkowite refinansowanie wszystkich poniesionych kosztów, aczkolwiek pokryje ich znaczną część. Jeżeli przewoźnikowi udało się wymienić tachograf po niższej cenie niż 3 tysiące złotych, kwota wsparcia będzie odpowiadać faktycznie poniesionym kosztom.  

I tutaj chciałbym uspokoić wszystkich, którzy 1 grudnia zamierzają odświeżać stronę ARiMR co sekundę. Łączna pula środków, którą zdecydowano się przeznaczyć na realizację inwestycji jest niemała - 319 678 800,00 zł. Umożliwi to objęcie wsparciem 106 599 pojazdów użytkowanych przez polskich przewoźników drogowych, w których wymieniono tachografy na najnowsze urządzenia rejestrujące. Z informacji pozyskanych z Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego wynika, że w połowie sierpnia 2025 r. łączna liczba wszystkich „aktywnych” pojazdów zgłoszonych do licencji wspólnotowych potencjalnie objętych obowiązkiem wymiany tachografów wyniosła 294 735. Niemniej należy wspomnieć, że ww. liczba pojazdów uwzględniała również nowe pojazdy już wyposażone w docelowe tachografy, które nie podlegały wymianie. Szacuje się, że w Polsce w uprawnionych warsztatach wymieniono ok. 150 000 tachografów.  

Wniosek jest zatem prosty – pieniędzy powinno wystarczyć.  

Pojazdy objęte wsparciem

W pierwszym naborze refinansowanie będzie można uzyskać na 10 pojazdów zgłoszonych do licencji wspólnotowej, w których wymieniono tachograf na G2V2 w terminie od 21 sierpnia 2023 r. do 17 listopada 2025 r. Jeżeli środki nie zostaną wyczerpane, to dofinansowanie obejmie pozostałe wymienione tachografy w danej firmie.

Tu ciekawostka – data 17 listopada 2025 r. pojawiła się w regulaminie naboru mimo tego, że na etapie konsultacji Ustawodawca twierdził, że wsparciem obejmie jedynie tachografy wymienione w terminie tj. do 18 sierpnia 2025 r.  

Stwierdzić trzeba natomiast jasno, że wsparcie będzie mogło być udzielone na pojazdy zgłoszone do licencji wspólnotowej, w których trzeba było dokonać wymiany tachografu. Nie obejmie ono zatem pojazdów nowych, w których już był zamontowany tachograf G2V2.  

Wniosek o refinansowanie

Tak jak wspominałem, w momencie tworzenia artykułu, oficjalny wzór wniosku nie jest jeszcze dostępny. Nie mniej, w regulaminie podano jakie informacje trzeba będzie w nim umieścić oraz jakie dokumenty dołączyć.  

Wniosek będzie musiał zawierać:

‍

O ile większość danych, które zostały wymienione w regulaminie są dostępne bez żadnego problemu, o tyle pozyskanie niektórych może być nieco trudniejsze.

Numer teczki uprawnionego przewoźnika

GITD nadaje każdemu przewoźnikowi odpowiedni numer teczki, który to identyfikuje przewoźnika w systemach teleinformatycznych Inspektoratu. Informacja o tym, jaki numer teczki nadano danemu przewoźnikowi znajduje się najczęściej na dokumentach, które otrzymuje się od GITD. Jeżeli jednak taki numer nie jest znany przewoźnikowi, to najprościej uzyskać go logując się do portalu iBTM.  

Portal iBTM: Zaloguj się

Instrukcja zakładania konta na portalu iBTM: Portal Klienta iBTM - Główny Inspektorat Transportu Drogowego - Portal Gov.pl

Numer identyfikujący tachograf

Co ciekawe, taka nazwa nie pojawia wprost w Rozporządzeniu 2016/799 ustanawiającym wymogi dotyczące budowy, sprawdzania, instalacji, użytkowania i naprawy tachografów oraz ich elementów składowych. Nie mniej należy wnioskować, że Ustawodawcy chodzi o numer jednoznacznie identyfikujący tachograf, który znajdziemy na wydruku danych technicznych z urządzenia w sekcji „Dane identyfikacyjne tachografu”.

‍

Dane warsztatu tachografów

Ogólnodostępny rejestr podmiotów świadczących usługi związane z tachografami dostępny jest na stronie Głównego Urzędu Miar (GUM): Rejestr podmiotów posiadających zezwolenie - TRANS-TACHO

Co jeszcze przygotować

Zgodnie z regulaminem naboru, do wniosku dołącza się jeszcze:

Podsumowanie

Nowe przepisy dotyczące refinansowania wymiany tachografów wreszcie przynoszą przewoźnikom nadzieje na odzyskanie części zainwestowanych środków. Wnioski będzie można składać od 1 grudnia 2025 r. do 31 stycznia 2026 r. wyłącznie przez formularz elektroniczny ARiMR, a maksymalna wysokość wsparcia to 3 000 zł na pojazd. Dostępna pula środków — ponad 319 mln zł — powinna w pełni zabezpieczyć potrzeby rynku, obejmując znaczną część tachografów wymienionych w Polsce.

Pomimo pewnych wątpliwości, poprawne złożenie wniosku nie powinno przysparzać firmom większych problemów. Należy się jednak do niego odpowiednio przygotować.

Przewoźnicy współpracujący z firmą DRIVIA mogą liczyć na bieżące wsparcie dyżurujących ekspertów.

Pozostałe osoby zapraszamy do kontaktu.

Michał Pasik

Specjalista ds. czasu pracy kierowców, szkoleniowiec