Jak rosną koszty wynagrodzeń? Spójrzmy na dynamikę zmian.
Jeszcze w 2022 roku składki ZUS były liczone od relatywnie niskich podstaw. Wynagrodzenie można było w dużej części „zbudować” na kosztach podróży służbowych. System był prosty, przewidywalny i relatywnie tani. Po zmianach przepisów zaczęliśmy przechodzić na model oparty o przeciętne wynagrodzenie. Podstawa składek wzrosła do poziomu 5922 zł, a całkowity koszt ZUS i podatku zaczął wynosić ponad 3 000 zł na kierowcę.
Kolejne lata przyniosły dalsze wzrosty podstaw ZUS:
aż do obecnego poziomu 9420 zł.
Patrząc na tę dynamikę, pojawia się naturalne pytanie — czy przy takim tempie wzrostu w ogóle zostaje jakakolwiek przestrzeń do optymalizacji?
Dodatkowo dochodzimy do momentu, w którym wynagrodzenia brutto kierowców zaczynają zbliżać się do poziomu przeciętnego wynagrodzenia. Przy zarobkach rzędu 8 000 zł netto i około 20 dniach pracy za granicą, wartości brutto sięgają 10 000 – 11 000 złotych. To oznacza, że w perspektywie najbliższych góra dwóch lat granica składek może pokrywać się z realnymi wynagrodzeniami.
Skoro nie ZUS, to gdzie szukać oszczędności? Jeżeli możliwości optymalizacji składek są coraz mniejsze, naturalnym kierunkiem staje się podatek. I tutaj pojawiają się obszary, które — mimo że wynikają wprost z przepisów — wciąż są bardzo często wykorzystywane nieprawidłowo.
Pierwszym z nich są tzw. wirtualne diety. Większość firm zna ten mechanizm, jednak praktyka pokazuje, że nadal popełniane są podstawowe błędy. Wirtualne diety nie są składnikiem wynagrodzenia, nie są kwotą do wypłaty i nie działają jak dawne diety delegacyjne. Są one wyłącznie narzędziem do obniżenia przychodu, a tym samym podstawy opodatkowania. Przy standardowym modelu pracy, około 20 dni za granicą oznacza nawet 1700–2000 zł przychodu zwolnionego z podatku. W przeliczeniu daje to około 200-300 zł oszczędności podatkowej na jednym kierowcy miesięcznie. Mimo to wciąż spotykamy firmy, które albo nie stosują tego rozwiązania w ogóle, albo błędnie je wypłacają.
Kolejnym elementem są tzw. sanitariaty, czyli możliwość rozliczenia kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej w trasie. W praktyce oznacza to możliwość przyjęcia określonych kosztów dziennych, często w przedziale 15–25 euro. Przy pełnym miesiącu pracy daje to nawet 1500–2000 zł wypłacone całkowicie bez naliczania zaliczki na PIT. Nie jest to rozwiązanie uniwersalne dla każdej firmy, jednak w wielu przypadkach pozwala znacząco ograniczyć konieczność „dobijania” wynagrodzenia premiami obciążonymi podatkiem.
Kolejnym, bardzo często pomijanym obszarem są ekwiwalenty BHP związane z wykonywaniem pracy. Kierowcy używają własnej odzieży, ponoszą koszty jej prania i konserwacji, korzystają z własnych narzędzi, telefonów czy nawigacji. Wszystkie te elementy mogą zostać ujęte w systemie wynagrodzeń w sposób zgodny z przepisami – jako zwrot kosztów.
W praktyce daje to możliwość wprowadzenia ekwiwalentów sięgających nawet kilkuset złotych miesięcznie. Kluczowe jest jednak ich prawidłowe uzasadnienie i dopasowanie do realiów danej firmy – a co najważniejsze ich ekwiwalentność w stosunku do przepracowanych dni w miesiącu.
Jeżeli połączymy powyższe elementy, okazuje się, że możliwe jest uzyskanie realnych oszczędności na poziomie kilkuset złotych miesięcznie na jednym kierowcy. Z perspektywy kierowcy nic się nie zmienia. Nadal oczekuje on konkretnej kwoty netto i to ona jest dla niego kluczowa. Natomiast sposób, w jaki firma dochodzi do tej kwoty, ma bezpośredni wpływ na jej rentowność.
Czas pracy i wynagrodzenie – system naczyń połączonych Jednym z najważniejszych wniosków ostatnich lat jest to, że nie da się rozdzielić rozliczania czasu pracy od systemu wynagrodzeń. Każda minuta zapisana na karcie kierowcy przekłada się na konkretną kwotę na liście płac. Konstrukcja umowy, wysokość ryczałtów czy długość okresu rozliczeniowego — wszystko to ma bezpośredni wpływ na koszty.
Dlatego optymalizacja nie polega na „jednym rozwiązaniu”, lecz na spójnym podejściu do całego systemu.
Bardzo istotnym elementem jest również polityka urlopowa. W wielu firmach brak jasnych zasad powoduje, że wynagrodzenia za okresy urlopowe znacząco odbiegają od założeń. Zdarzają się sytuacje, w których koszt kilku dni urlopu przekracza oczekiwania pracodawcy o kilka tysięcy złotych. Podobne problemy pojawiają się przy urlopach bezpłatnych, które przy nieprawidłowym zaplanowaniu mogą generować dodatkowe koszty zamiast je ograniczać.
Czy zawsze trzeba płacić ZUS od przeciętnego wynagrodzenia? To pytanie pojawia się coraz częściej i odpowiedź nie jest jednoznaczna. W niektórych modelach pracy, szczególnie przy przewozach bilateralnych, przychody kierowców mogą być niższe, co wpływa na podstawę składek. Kluczowe jest jednak zachowanie zgodności z przepisami i odpowiednie przygotowanie do ewentualnych kontroli.
Czy w 2026 roku da się jeszcze optymalizować wynagrodzenia kierowców? Tak, ale wymaga to zupełnie innego podejścia niż jeszcze kilka lat temu.
Nie chodzi już o proste obniżanie kosztów, lecz o świadome zarządzanie całym systemem rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, a także o właściwe wykorzystanie przepisów, spójność danych i bieżącą kontrolę nad tym, co dzieje się na styku czasu pracy i listy płac .
Kierowcy najczęściej nie analizują struktury wynagrodzenia ani wysokości składek czy podatków. Interesuje ich końcowa kwota, którą otrzymują na konto. To po stronie pracodawcy leży odpowiedzialność za to, aby ta kwota była osiągnięta w sposób możliwie najbardziej efektywny kosztowo. I właśnie w tym obszarze, mimo rosnących kosztów, nadal istnieje realna przestrzeń do optymalizacji.
Paulina Bis
Wspólnik / Ekspert ds. kadr i płac w transporcie
