Baza wiedzy

Legalne sposoby rozliczania kierowców

Umowa o pracę – stabilny fundament

Najbardziej przewidywalną i bezpieczną formą zatrudnienia kierowcy pozostaje umowa o pracę. W realiach kontroli ZUS oraz przepisów unijnych jest to model, który daje największą stabilność i przewidywalność.

Prawidłowo skonstruowane wynagrodzenie powinno obejmować:

Istotne jest także odpowiednie zaplanowanie struktury wynagrodzenia pod kątem obciążeń publicznoprawnych. W granicach obowiązujących przepisów możliwe jest zastosowanie rozwiązań, które pozwalają ograniczyć podstawę oskładkowania.

Dotyczy to m.in.:

W praktyce odpowiednio ułożona struktura wynagrodzenia może oznaczać oszczędność nawet do około 1 000 zł miesięcznie na jednym kierowcy. Przy flocie np. 10 kierowców daje to około 10 000 zł miesięcznie, czyli nawet 120 000 zł w skali roku. W obecnych realiach to realny wpływ na rentowność przedsiębiorstwa.

‍

Umowa zlecenie – dopuszczalna, ale nie w każdej sytuacji

Umowa zlecenie jest możliwa tam, gdzie współpraca nie spełnia przesłanek stosunku pracy. Może sprawdzić się przy pracach pomocniczych, sezonowych lub zadaniowych (tzw. skoczkowie).

Kluczowe znaczenie ma jednak praktyka. Jeżeli kierowca wykonuje obowiązki w sposób podporządkowany, w stałych godzinach i bez realnej samodzielności, umowa cywilnoprawna może zostać zakwestionowana.

‍

B2B – legalne, lecz pod szczególnym nadzorem

Model B2B nadal jest dopuszczalny. Nie został zakazany. Jednak obecnie jest to forma współpracy najbardziej narażona na kontrolę.

Państwowa Inspekcja Pracy, ZUS i KAS analizują, czy samozatrudnienie nie stanowi w rzeczywistości ukrytego etatu. Temat ten wraca również do agendy rządowej — mimo wycofania wcześniejszych propozycji zmian, kierunek pozostaje wyraźny: większy nacisk na ocenę faktycznej relacji między stronami.

Szerzej omawiamy to zagadnienie w artykule B2B w transporcie pod presją.

Aby model B2B był bezpieczny, musi spełniać realne kryteria niezależności, m.in.:

Jeżeli kierowca „na działalności” pracuje w praktyce jak etatowiec, ryzyko przekwalifikowania jest wysokie.

‍

Najbardziej ryzykowne konstrukcje

Największe zagrożenie nie dotyczy samej formy zatrudnienia, lecz prób obchodzenia przepisów poprzez rozwiązania pozorne.

Umowa o pracę połączona z fikcyjną umową zlecenia

Częstą praktyką jest łączenie etatu z dodatkową umową zlecenia, np. jako magazynier czy mechanik. W rzeczywistości kierowca wykonuje wyłącznie pracę kierowcy, a druga umowa służy jedynie do zmniejszenia podstawy składek.

Jeżeli zakres obowiązków z umowy zlecenia nie jest realnie wykonywany lub pokrywa się z etatem, konstrukcja ta jest łatwa do podważenia.

‍

Umowy „nienazwane”

Konstrukcje mieszane, które formalnie nie są ani klasyczną umową o pracę, ani typową umową cywilnoprawną, również są ryzykowne. W prawie pracy decyduje faktyczny sposób wykonywania obowiązków, a nie nazwa dokumentu.

‍

Minimalne wynagrodzenie i wypłaty poza oficjalnym obiegiem

Najbardziej niebezpieczny model to wypłacanie części wynagrodzenia poza oficjalnym obiegiem. Poza oczywistym ryzykiem podatkowym i składkowym może on skutkować koniecznością zapłaty zaległości z odsetkami oraz poważnymi konsekwencjami finansowymi.

‍

Jak uporządkować system wynagrodzeń

Kluczowe jest spojrzenie na system wynagrodzeń całościowo. Nielegalne lub pozorne konstrukcje mogą przez chwilę obniżać koszty, ale w dłuższej perspektywie generują zbyt duże ryzyko finansowe i organizacyjne. Ewentualne dopłaty składek, odsetki czy spory sądowe potrafią wielokrotnie przewyższyć krótkoterminowe oszczędności.

Umowa zlecenie i B2B są dopuszczalne — ale wyłącznie tam, gdzie rzeczywiście odpowiadają charakterowi współpracy. Model B2B powinien być starannie zaprojektowany i uporządkowany zarówno formalnie, jak i operacyjnie, tak aby realnie spełniał kryteria niezależności. Improwizowane rozwiązania w tym obszarze są dziś jednym z największych źródeł ryzyka.

Warto również uwzględnić sytuację rynkową. Branża transportowa zmaga się z niedoborem kierowców, a przejrzysty i stabilny model wynagrodzeń może być realnym argumentem w procesie rekrutacji i utrzymania pracowników. Coraz częściej liczy się nie tylko wysokość wynagrodzenia, ale także jego transparentność i bezpieczeństwo.

Rozliczanie kierowców to dziś nie tylko kwestia kadrowo-płacowa. To element zarządzania ryzykiem, kosztami oraz budowania stabilnej pozycji firmy na rynku.

‍

Podsumowanie

Legalne rozliczanie kierowców jest możliwe w różnych formach. Kluczowe jest jednak to, aby wybrany model był spójny z rzeczywistością i zgodny z przepisami.

W obecnych realiach szczególnej uwagi wymaga model B2B, a także konstrukcje łączone i pozorne. Firmy, które uporządkują strukturę wynagrodzeń i przeanalizują ryzyka, będą funkcjonować stabilniej — zarówno operacyjnie, jak i finansowo.

W DRIVIA pomagamy firmom transportowym przeprowadzić audyt modeli zatrudnienia i uporządkować system rozliczeń tak, aby był bezpieczny podczas kontroli oraz przewidywalny kosztowo.

‍

Marek Dorabiała

CEO / Założyciel

Alimenty, punkty karne i rozszerzanie katalogu sankcji

W ostatnich latach polski parlament, coraz częściej daje sądom i organom egzekwującym przepisy, możliwość orzekania o zawieszeniu czasowym uprawnień do prowadzenia pojazdu lub też ukarania osób łamiących normy regulujące ruch na drogach, dożywotnim zakazem prowadzenia. Takich wyroków, jak i decyzji organów administracji wydaje się być coraz więcej. Niestety kierowcy transportu drogowego nie do końca są tego świadomi.

Pierwszym wyraźnym krokiem w tym kierunku, który jak się wydaje rozpoczął omawiany trend w ustawodawstwie, było wprowadzenie w treści ustawy z dnia 7 września 2007r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, możliwości zatrzymania prawa jazdy za niewywiązywanie się przez dłużnika z obowiązku alimentacyjnego lub też utrudnianie procedury zmierzającej do wykonania egzekucji alimentów. Przez lata zdążyliśmy się do tego przyzwyczaić i obecnie fakt zatrzymania uprawnień do kierowania pojazdem na podstawie wskazanego tu aktu prawnego nie budzi już większego zdziwienia, podobnie jak i finalna utrata możliwości prowadzenia w związku z przekroczeniem limitu punktów karnych. Oczywiste jest, że nie są to jedyne sytuacje w których można stracić prawo jazdy. Taka ewentualność występuje w przypadku dużej liczby przestępstw przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, jak i stanowi karę dodatkową orzekaną za niektóre wykroczenia. Wydaje się, że uczestników ruchu drogowego nie martwi obecnie wysokość mandatów a większe wrażenie na łamiących przepisy robi właśnie możliwość utraty uprawnień.

‍

Pułapka formalna – badania, szkolenia i nieważny dokument

Kierowcy ciężkich pojazdów narażeni są bardziej na taką ewentualność, niż przeciętni nieprofesjonalni użytkownicy dróg. Warto wskazać iż zgodnie z zapisem art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 5 stycznia 2011r. o kierujących pojazdami, uprawnienia do kierowania pojazdem w ramach danej kategorii, potwierdza dokument prawa jazdy, zarówno wydany w naszym kraju, jak i w innym państwie. Oczywiste jest, że ten dokument musi być ważny, w zakresie danej kategorii, odpowiadającej prowadzonemu właśnie pojazdowi. Co ciekawe, upływ terminu badań kierowcy lub też szkolenia okresowego, które to daty zawodowi kierowcy mają wpisane w rubrykach 11 i 12 posiadanych dokumentów stanowi o utracie ważności dokumentu w zakresie kategorii C,D,E. Dochodzimy więc do sytuacji, w której prowadzenia autobusu bądź pojazdu albo zespołu o masie całkowitej powyżej 3,5 tony w wariancie, w którym upłynęły terminy zapisane w rubrykach 11 i 12 posiadanego dokumentu, skutkuje jazdą bez uprawnień. Taki to prawny chochlik. W konsekwencji w przypadku stwierdzenia takiego faktu przeciw kierowcy kierowany jest do sądu wniosek o ukaranie, którego podstawą jest art. 94 Kodeksu wykroczeń. Niestety ta właśnie norma sankcjonująca, nie daje składowi orzekającemu w takiej sprawie żadnego wyboru. Sąd musi orzec karę dodatkową w postaci zakazu prowadzenia pojazdów mechanicznych. Źródłem takiej powinności jest art. 94 ust. 3 Kodeksu wykroczeń. Można zatem przejść stosowne badania oraz szkolenie okresowe i w sytuacji niewystąpienia o wydanie nowego dokumentu, przy nieważnym już starym, stracić czasowo uprawnienia. Takie przypadki są bardzo częste. Z naszą firmą kontaktują się kierowcy nierozumiejący całej sytuacji. Podobnie zagubieni są i właściciele firm transportowych. Wszakże mieli ważne badania, szkolenie... a tu sąd wyrokiem - często bez rozprawy, orzekł zakaz prowadzenia pojazdów mechanicznych. Co robić? Z doświadczenia naszej firmy wynika, że szanse na zmianę tak niekorzystnego wyroku są niewielkie - ale próbować można. Trzeba korzystać z możliwości złożenia sprzeciwu od wyroku nakazowego, bowiem z taką formą orzeczenia mamy do czynienia w podobnych sprawach najczęściej.

‍

Kierowca ofiarą zaostrzenia kar

Rodzi się zatem ciekawa refleksja: czy kierowca, który zdał egzamin potwierdzając tym umiejętność prowadzenia pojazdów ciężkich i autobusów, przez wiele lat pracy w zawodzie nie popełnił żadnego poważnego naruszenia prawa zapomniał swoich umiejętności i nie umie już jeździć, tylko dlatego, że mimo ważnych badań lekarskich i psychologicznych oraz odbytego szkolenia okresowego, nie wystąpił o wydanie nowego prawa jazdy? Taki wniosek jest co najmniej kontrowersyjny, choć zgodny z obowiązującymi przepisami. Reakcja państwa w sprawach tu opisanych wydaje się zdecydowanie zbyt dotkliwa. Te przepisy wymagają zdaniem autora niniejszego tekstu nowelizacji, nie są akceptowane społecznie a kierowcy pracujący w profesjonalnym transporcie stali się prawdopodobnie mimowolnymi ofiarami zaostrzenia kar.

‍

Kierowcy zagraniczni i obowiązek wymiany prawa jazdy

Oczywiście każdy ma prawo mieć tu swoją opinię, jednak pamiętać warto, że zatrzymując nawet czasowo uprawnienia kierowcy zawodowemu, za zaniedbanie administracyjne, bo tym w istocie jest niewystąpienie do starosty o nowy blankiet prawa jazy, rujnuje się życie kierowcy i jego bliskich. Z tymi przepisami, coś się chyba ustawodawcy „omsknęło”.

Bez uprawnień jedzie też kierowca, który posiada prawo jazdy wydane zagranicą i przebywa w Polsce stale lub czasowo przez czas dłuższy, niż 6 miesięcy. Ten termin wynika z polskiej ustawy o kierujących pojazdami a przeniesiono go tam ze sporządzonych i przyjętych w Genewie i Wiedniu Konwencji o ruchu drogowym. Zatem kierowca z Ukrainy, który rozpoczął swój pobyt w Polsce np. 8 miesięcy przed kontrolą i nie wymienił prawa jazdy na polskie, choćby posiadał ważne badania i szkolenia potwierdzone kartą kwalifikacji kierowcy, postrzegany jest w świetle przepisów jako jadący bez uprawnień. Popełnia zatem wykroczenie z art. 94 Kodeksu wykroczeń i także straci uprawnienia analogicznie do polskiego kolegi, który posiada ważne wszelkie szkolenia i badania lecz zapomniał wymienić starego, nieważnego już dokumentu na nowy. O utracie także i w tym przypadku zadecyduje sąd, orzekając obligatoryjną karę dodatkową w postaci zakazu prowadzenia pojazdów mechanicznych.

‍

Manipulacje tachografem – szybka i dotkliwa sankcja

No i truskawka na torcie, utrata uprawnień ze względu na manipulacje tachografem. Każdy kierowca który wykonuje przewóz i równocześnie odstępuje, mimo takiego obowiązku od rejestracji własnej aktywności za pomocą tachografu lub też zakłóca prace urządzenia rejestrującego, czy też rejestruje aktywność na cudzej karcie, traci możliwość prowadzenia pojazdu na okres 3 miesięcy, choć tutaj procedowane są zmiany, okres ten ma zostać wydłużony. Warunkiem jest zatrzymanie na „gorącym uczynku” lub w tym samym okresie jazdy dziennej, w którym doszło do tego typu manipulacji. Te przypadki w dalszym ciągu się odnotowuje. Nie dalej jak w tygodniu poprzedzającym zredagowanie niniejszego artykułu sytuacja taka miała miejsce u jednego z Klientów firmy Drivia. Kierowca wbrew logice i bez żadnego w istocie „zysku” czasowego zakłócił pracę tachografu i został zatrzymany – właśnie poprosił pracodawcę o urlop bezpłatny, zatrzymano mu prawo jazdy.

Widać więc tendencję w polskim prawie czasowego lub też permanentnego zatrzymywania uprawnień do kierowania pojazdami. Eksperci firmy Drivia omawiają i te zagadnienia w trakcie prowadzonych szkoleń. Wszak nieznajomość prawa, szkodzi.

Maciej Wyrzykowski

Ekspert ds. transportu, wykładowca

Ewidencja czasu pracy – kluczowy dokument

Ewidencja czasu pracy kierowców zgodnie z powyższym jest jednym z kluczowych dokumentów w firmie transportowej. Zawiera ona szczegółowy zapis wszystkich aktywności kierowcy - od godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przez dyżury, przerwy i okresy odpoczynku etc. Stanowi również podstawowe narzędzie do prawidłowego rozliczania wynagrodzeń oraz kontroli przestrzegania norm czasu pracy.

Początkowo forma i sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców nie była mocno rozbudowana.  

Ustawodawca zapisał to w art. 25 ust.1 Ustawy o czasie pracy kierowców, z którego wynikał obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy - w jednej lub kilku z następujących form:

Z końcem maja 2022 roku przepis ten został uszczegółowiony i doprecyzowany.

‍

Nowa forma ewidencji czasu pracy

Nowelizacja zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców od 29 maja 2022 r. została wprowadzona ustawą z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym oraz ustawy o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2022 poz. 209). To właśnie ten akt prawny zmienił brzmienie art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców i określił nowe zasady.  

Dotyczą one m.in. zakresu ewidencji, sposobu jej prowadzenia oraz okresu przechowywania. Nowe regulacje objęły nie tylko kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, lecz także osoby wykonujące przewozy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz samozatrudnionych.

Od tego momentu przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy i zatrudniający kierowców zobowiązany został do prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej bądź elektronicznej zawierającej wszystkie wymagane przepisami prawa dane.

‍

Obowiązkowe składniki ewidencji czasu pracy kierowców

Zgodnie ze znowelizowanym art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców ewidencja musi obowiązkowo zawierać:

Należy zatem podkreślić, że nie wystarczającym jest już samo posiadanie plików z kart kierowców i tachografów, zapisów na wykresówkach, wydruków czy innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności. To pełna ewidencja sporządzona z uwzględnieniem tych danych stanowi wypełnienie obowiązku, o którym mowa w przepisach Ustawy.  

Poniżej przykładowa ewidencja czasu pracy kierowcy, opracowana w programie TSR na podstawie danych zarejestrowanych na kartach kierowców oraz informacji uzupełniających, takich jak nieobecności czy inne zdarzenia wpływające na rozliczenie czasu pracy. Grafika obrazuje, w jaki sposób kompletne zestawienie tych danych pozwala na prawidłowe wypełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji, o którym mowa w przepisach ustawy o czasie pracy kierowców.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy

Pracodawca jest zobowiązany do:

‍

Dla lepszego zobrazowania zasad przechowywania ewidencji warto posłużyć się przykładem praktycznym:

Kierowca był zatrudniony w przedsiębiorstwie transportowym i została sporządzona dla niego ewidencja czasu pracy obejmująca okres od 1 do 30 czerwca 2024 r. Pracodawca, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, ma obowiązek przechowywać jego ewidencję z czerwca 2024 r. przez 10 lat, czyli do lipca 2034 r.

Warto zaznaczyć, że obowiązek ten obejmuje również udostępnienie ewidencji czasu pracy na wniosek pracownika. Pracodawca powinien przekazać ją niezwłocznie, w formie papierowej lub elektronicznej - zgodnie z wyborem osoby wnioskującej.

‍

Przedsiębiorca, samozatrudnienie, umowy cywilnoprawne - czy ewidencjonowanie czasu pracy jest konieczne?

Kierowcy nie pozostający w stosunku pracy z firmą, na rzecz której wykonują przewozy, podlegają obowiązkowi ewidencjonowania czasu pracy, tak samo jak kierowcy – pracownicy. Różnicą jest tylko to, że do jej sporządzania zobowiązane są różne podmioty.

‍

Przedstawiona powyżej miesięczna karta pracy, stanowi ewidencję czasu pracy kierowcy wykonującego przewozy drogowe na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zawiera szczegółowe zestawienie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, łącznego czasu pracy w poszczególnych dniach oraz wyliczenie należnego wynagrodzenia na podstawie faktycznie przepracowanych godzin.

Zgodnie z art. 26e ustawy o czasie pracy kierowców ewidencję tę należy przechowywać przez dwa lata od zakończenia okresu, którego dotyczy.

‍

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy kierowców:

Zaniechanie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy lub jej nierzetelne prowadzenie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, prawnymi i organizacyjnymi. Niesie to również ryzyko zgłaszania przez pracowników roszczeń, które często kończą się postępowaniem przed sądem pracy.

Wśród najważniejszych następstw należy wymienić:

‍

Pracownicy i sądy

Warto pamiętać, że prawodawca unijny zobowiązuje firmy transportowe do przechowywania plików pobranych z kart i tachografów jedynie przez okres jednego roku. W konsekwencji więc, po upływie tego czasu przechowywane pliki należy usunąć z nośników. Brak takiego działania stanowić będzie naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Te przepisy dają bowiem legitymacje do przechowywania danych osobowych jedynie w takim okresie, który wynika jasno z przepisów. Tym samym po roku przechowywania plików z danymi osobowymi kierowców, przewoźnik ma obowiązek (a nie uprawnienie) je usunąć i zaprzestać przetwarzania. Wtedy właśnie kluczową rolę zaczyna odgrywać ewidencja. Znane są przypadki pozwów sądowych przeciwko pracodawcom, w których kierowcy domagają się wypłaty różnych składników wynagrodzeń i świadczeń pochodnych, które w ich ocenie zostały wypłacone w niepełnej wysokości, czy też nie zostały naliczone i wypłacone w ogóle. W takich przypadkach, ewidencja czasu pracy staje się najważniejszym dowodem w sprawie i pozwala przedstawić sądowi, jak i stronie powodowej (kierowcy) prawidłowość wyliczeń i wypłat. Zatem ewidencja jest sporządzana nie tylko dla organów kontrolnych. Ma też bronić pracodawcę przed roszczeniami pracowniczymi.

‍

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest warunkiem niezbędnym i koniecznym. Ustawodawca wskazuje wprost, nie daje nam wyboru i nie przewiduje alternatywnych form jej prowadzenia.

‍

Ewelina Cieniek

Kierownik Działu Rozliczeń