Baza wiedzy

Licencje transportowe

Przedsiębiorstwo rozpoczynające działalność w zakresie transportu drogowego zazwyczaj musi uzyskać odpowiedni dokument potwierdzający posiadanie wymaganych uprawnień. Rodzaj tego dokumentu, procedura uzyskania oraz związane z tym opłaty zależą od specyfiki planowanych przewozów. Aby określić właściwe wymagania, należy uwzględnić kilka czynników

Zwolnienie z uzyskania licencji

Niektóre rodzaje przewozów nie wymagają uzyskania żadnego dodatkowego dokumentu urzędowego. To znaczy, że przedsiębiorca może legalnie rozpocząć działalność bez licencji na przewóz. Tak będzie w firmach wykonujących transport:

• zarobkowy, pojazdami do przewozu rzeczy o dmc do 3,5 tony po kraju (do 2,5 tony międzynarodowo)
• niezarobkowy, pojazdami do przewozu rzeczy o dmc do 3,5 tony po kraju i międzynarodowo oraz samochodami osobowymi  

W pozostałych przypadkach Ustawa o transporcie drogowym narzuca na firmę obowiązek skierowania do urzędu wniosku o udzielenie stosownej licencji.

Transport zarobkowy – jakie licencje, gdzie uzyskać, koszt

Najważniejszym dokumentem w zarobkowym transporcie drogowym jest zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jest ono wymagane w stosunku do firm wykonujących przewóz rzeczy pojazdami o dmc powyżej 3,5 tony (powyżej 2,5 tony w transporcie międzynarodowym) oraz autobusami. Warunki do uzyskania zezwolenia określa Rozporządzenie unijne o numerze 1071/2009 i są to:

Spełnianie przytoczonych wymagań dokumentuje się na specjalnych drukach urzędowych wraz z niezbędnymi załącznikami.

Uzyskanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego uprawnia do bezterminowego zarobkowego przewozu krajowego. W przypadku chęci świadczenia swoich usług poza granicami Polski, przewoźnik musi wnioskować dodatkowo o licencję wspólnotową wydawaną na 5 lub 10 lat. Co ważne, do udzielenia licencji wymagane jest  posiadanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika. Upraszczając – żeby uzyskać „międzynarodówkę” trzeba posiadać „krajówkę”.

Urzędem właściwym w sprawie udzielenia zezwolenia jest starostwo powiatowe właściwe dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zaś w przypadku licencji – Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD). Firma może również złożyć wniosek o wydanie obydwu dokumentów jednocześnie – wówczas kieruje go bezpośrednio do GITD.  

‍

Cena uzyskania zezwolenia to 1000 zł oraz 110 zł za każdy wypis (wypis to dokument, który należy przechowywać w pojeździe podczas przewozu). Za licencję wspólnotową przedsiębiorca musi zaś uiścić dodatkowo kwotę 4000 zł (licencja na 5 lat) lub 8000 zł (licencja na 10 lat). Wypis z „międzynarodówki” wymaga opłaty w wysokości 440 lub 880 zł.  

Transport na potrzeby własne – jakie licencje, gdzie uzyskać, koszt

Zupełnie inną ścieżkę powinni obrać przedsiębiorcy, którzy zamierzają wykonywać transport pomocniczo w stosunku do głównej działalności firmy. W takim przypadku, konieczne może okazać się uzyskanie zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne.  

Wyróżniamy zaświadczenia krajowe i międzynarodowe, które wydaje się niezależnie od siebie na czas nieoznaczony (krajowe)/na okres do 5 lat (międzynarodowe).  

Urzędem właściwym w sprawie udzielenia krajowego zaświadczenia jest starostwo powiatowe właściwe dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, zaś w przypadku wykonywania tras międzynarodowych – Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD).  

Podstawą do pozytywnego rozpatrzenia wniosku jest przedstawienie wykazu pojazdów, którymi będzie wykonywany ten typ transportu oraz uiszczenie opłaty. Cena uzyskania zaświadczenia na przewozy na potrzeby własne nie przekracza 500 zł oraz 100 zł za wypis.  

Zmiany w licencji

Zgodnie z przepisami, przewoźnik jest zobowiązany zgłaszać wszelkie zmiany w licencji lub w dokumentach, na podstawie których ją wydano. To z kolei oznacza, że urząd należy poinformować o takich kwestiach jak:

• nabycie nowego pojazdu lub zbycie pojazdu
• zmiana numerów rejestracyjnych aut
• zmiana osoby zarządzającej transportem
• zmiana nazwy lub adresu firmy  
• zmiana adresu bazy eksploatacyjnej
• zmiana formy prowadzonej działalności
• przejęcie firmy w przypadku śmierci przedsiębiorcy

Do urzędu trzeba się również zwrócić w przypadku chęci uzyskania dodatkowego wypisu albo zdania nadmiarowego wypisu. Ustawodawca zastrzega bowiem, że przedsiębiorca nie powinien posiadać większej ilości wypisów niż liczba pojazdów, na które wykazano zdolność finansową.  

Licencja spedycyjna – co to jest, jak ją uzyskać, koszt

Zacznijmy od tego, że licencja spedycyjna… nie występuje w polskim prawodawstwie.  Jest to potoczna nazwa, którą zwykło się określać licencję na pośrednictwo przy przewozie. Uprawnia ona przedsiębiorcę do pośrednictwa w organizacji przewozów, ale nie do ich fizycznego wykonywania. Spedytor pełni rolę łącznika między nadawcą ładunku a przewoźnikiem – planuje transport, wybiera wykonawcę, negocjuje warunki, dba o dokumentację i nadzoruje przebieg przewozu, ale nie przewozi towarów samodzielnie.

Uzyskanie licencji na pośrednictwo pozwala legalnie wykonywać działalność zarówno w kraju jak i międzynarodowo. Wniosek należy skierować do starostwa właściwego dla miejsca prowadzenia działalności (pośrednictwo przy przewozie rzeczy) lub do GITD (pośrednictwo przy przewozie osób).  

Ustawa o transporcie drogowym wskazuje, że rozpoczęcie działalności pośrednika przy transporcie rzeczy wiąże się ze spełnieniem następujących warunków:

• wyznaczenie osoby zarządzającej transportem z Certyfikatem Kompetencji Zawodowych
• zabezpieczenie finansowe działalności w kwocie 50 tyś. euro (np. sprawozdaniem finansowym lub środkami na rachunku bankowym)
• oświadczenie o niekaralności osoby/osób prowadzącej/cych działalność gospodarczą

Wysokość opłaty za licencję zależy od okresu na jaki ma być ona wydana i wynosi:

• 800 zł – opłata za licencję ważną od 2 do 15 lat 
• 900 zł – opłata za licencję ważną od 15 do 30 lat 
• 1000 zł – opłata za licencję ważną od 30 do 50 lat 

‍

Nowe obowiązki i wyzwania po wprowadzeniu pakietu mobilności

Pakiet mobilności wymusił m.in. zmianę sposobu rozliczania czasu pracy, podróży służbowych, diet oraz składników płacowych kierowców międzynarodowych. Zespoły kadrowe, które wcześniej obsługiwały pracowników biurowych, często nie były przygotowane do tak dynamicznych zmian w przepisach.

Dlaczego zespoły kadrowo - płacowe mają problemy z wynagrodzeniami kierowców

Naliczanie wynagrodzeń kierowców wymaga znajomości:

Dla wielu firm te kwestie stały się barierą nie do pokonania.

‍

Nasze doświadczenie w obsłudze kadrowo–płacowej firm transportowych

Od ponad 10 lat kompleksowo obsługujemy firmy transportowe, wspierając je w zakresie:

Unikalna usługa dla branży transportowej

Znajomość specyfiki branży pozwoliła nam stworzyć kompleksową usługę kadrowo–płacową dedykowaną wyłącznie dla firm transportowych. Nasze rozwiązania są elastyczne i dostosowane do rzeczywistych potrzeb klientów.

‍

Obsługa kadrowo–płacowa dla firm usługowych zatrudniających kierowców

Firmy posiadające wewnętrzne działy kadr i płac, mimo zasobów, często nie radzą sobie z rozliczeniami kierowców. Przyczyną bywa brak wiedzy, doświadczenia lub specjalistycznego oprogramowania.

Naliczanie list płac kierowców – nasza specjalizacja

Dla takich klientów przygotowaliśmy usługę naliczania list płac kierowców, obejmującą:

Korzyści z outsourcingu części płacowej

Dzięki naszemu wsparciu, działy kadrowe mogą zachować płynność procesów i spokój – bez potrzeby pełnego outsourcingu.

‍

Kompleksowa obsługa kadrowo–płacowa firm transportowych

Dla przedsiębiorstw, których działalność koncentruje się na transporcie, oferujemy pełne przejęcie procesów kadrowo–płacowych.

‍

Audyt i wdrożenie procesów płacowych

Współpracę rozpoczynamy od dokładnego audytu kadrowo–płacowego, obejmującego:

Stała i kompleksowa obsługa firm transportowych

Po wdrożeniu przejmujemy wszystkie procesy, w tym:

Dzięki temu nasi klienci zyskują pewność terminowości, bezpieczeństwa i spokoju.

Współpraca z biurami rachunkowymi obsługującymi transport

Nasze usługi kierujemy również do biur rachunkowych, które chcą zapewnić kompleksową obsługę firm transportowych, nie inwestując w dodatkowe szkolenia i systemy.

Partnerstwo dla biur rachunkowych

Biura rachunkowe często obsługują różne branże i nie mają czasu ani zasobów, by wdrożyć się w zawiłości rozliczania kierowców. Współpracując z nami:

Elastyczna współpraca i wspólny cel

Działamy jako zaufany partner – możemy przejąć tylko część płacową lub pełną obsługę kadrowo–płacową, pozostając w ścisłej współpracy z biurem rachunkowym.

‍

Kadry i płace dla firm transportowych – inwestycja w spokój i rozwój

W Drivia wierzymy, że kadry i płace dla firm transportowych to nie koszt administracyjny, lecz strategiczne narzędzie rozwoju.

Nasze wartości i cele

Stawiamy na:

Dzięki temu pomagamy firmom transportowym budować przewagę kosztową, stabilność i odporność na zmiany w przepisach – a transport staje się bardziej opłacalny, przewidywalny i bezpieczny.

Obowiązkowa wymiana tachografu – niezbędne daty

Przypomnijmy, że dokładne daty wymiany starszych tachografów cyfrowych i analogowych na tachografy inteligentne są znane już od ponad 4 lat, kiedy to ostatecznie przegłosowano i opublikowano Rozporządzenie 2020/1054 będące częścią tak zwanego Pakietu Mobilności. Wtedy też uznano, że rozwój nowych technologii, powszechna digitalizacja oraz potrzeba zapewnienia równych szans wszystkim przedsiębiorstwom transportowym wymusza przejście na urządzenia inteligentne szybciej, niż pierwotnie zakładano. Początkowo bowiem wymiana miała odbywać się w sposób naturalny – w nowych pojazdach instalowano nowe tachografy, zaś starsze pojazdy i tak prędzej lub później zostałyby wycofane z eksploatacji. Cały proces wymiany urządzeń oraz konkretne daty najlepiej widoczne będą na grafice:

Okres przejściowy

Jeżeli w pojeździe znajduje się zatem tachograf zamontowany przed czerwcem 2019 r. to datą graniczną wymiany urządzenia był 31 grudnia 2024 r. I to właśnie tej daty dotyczy całe zamieszanie. Na nieco ponad 10 dni przed końcem roku pojawił się bowiem raport ze spotkania Komisji Europejskiej, w którym uzgodniono 2-miesięczny okres przejściowy. W tym czasie, czyli do 28 lutego 2025 r. inspektorzy nie będą karać za brak wymiany tachografu a jedynie pouczać o istniejącym obowiązku. Niestety, ze względu na to, że tego typu raport nie ma mocy prawnej, nie ma żadnej gwarancji na to, że kontrolujący w innych krajach będą się do niego stosowali.Jak to zazwyczaj w transporcie bywa – czas pokaże. Komisja zwróciła się do państw członkowskich z prośbą o poinformowanie przedsiębiorców o stosowaniu okresu przejściowego, co w Polsce zostało uczynione za pośrednictwem portalugov.pl: Informacja w sprawie obowiązku instalacji i stosowania tachografów inteligentnych wersji drugiej w UE - Ministerstwo Infrastruktury - Portal Gov.pl

Póki co niezmienne pozostają inne daty narzucone przez przepisy:

• do 19.08.2025 r. – wymiana tachografów G2V1 naG2V2
• do 01.07.2026 r. – montaż tachografów G2V2 w tzw. „busach”.

Kogo dotyczy obowiązek wymiany tachografu

Mówiąc o zmianie tachografów na inteligentne nie można pominąć kwestii tego, że nie dotyczy ona każdego przedsiębiorcy. Cytując fragment Rozporządzenia UE nr 165/2014 wymianie podlegają tachografy w „pojazdach użytkowanych w państwie członkowskim innym niż ich państwo członkowskie rejestracji”. Zwykło się zatem mówić, że wymiana tachografu dotyczy transportu międzynarodowego, ale nie jest to sformułowanie precyzyjne. Spójrzmy na kilka przykładów:

1. 1. Trasa: Polska – Francja. Kraj rejestracji pojazdu: Polska. Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ pojazd będzie poruszał w państwie członkowskim innym niż państwo rejestracji.
2. 2. Trasa: Polska – Ukraina (przez granicę polsko- ukraińską). Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: nieobowiązkowa, ponieważ pojazd nie będzie poruszał się po innym kraju członkowskim UE.
3. 3. Trasa: Polska – Serbia. Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ mimo, że Serbia nie jest krajem członkowskim UE to pojazd po drodze będzie przejeżdżał przez kraje członkowskie np. Słowację lub Węgry.
4. 4. Trasa: Warszawa – Gdańsk. Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: nieobowiązkowa. Pojazd może być wyposażony nawet w tachograf analogowy.
5. 5. Trasa: Berlin – Dortmund (Niemcy). Kraj rejestracji pojazdu: Polska.
   Wymiana tachografu: obowiązkowa, ponieważ pojazd będzie poruszał w państwie członkowskim innym niż państwo rejestracji.

Planując wymianę tachografu warto przemyśleć, które z pojazdów będą użytkowane w kwalifikującym się ruchu zagranicznym. Jak pokazują powyższe przykłady, w przypadku części floty wymiana może okazać się zbędna.

Kary za brak wymiany tachografu

Po 2-miesięcznym okresie przejściowym należy liczyć się z tym, że na przewoźników posypią się kary. Brak wymiany tachografu pomimo ciążącego na firmie obowiązku jest zagrożony mandatem w kwocie 10.000 zł dla przedsiębiorstwa oraz 2.000 zł dla zarządzającego transportem. Co więcej, brak wymiany uniemożliwi dalsze świadczenie usług przewozu międzynarodowego oraz może spowodować postępowanie w sprawie oceny dobrej reputacji przewoźnika.

Można zatem powiedzieć, że jest to ostatni dzwonek dla przedsiębiorców, którzy jeszcze nie udali się do serwisu tachografów na wymianę. Według doniesień zamontowanie nowego urządzenia to koszt ok. 4-5 tyś złotych. Konsekwencje zaniechania tego obowiązku mogą się jednak znacznie droższe.